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1、成品閥門開立分發訂購單、驗收入庫采購作業指導書編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核: 批 準： 發 布： 二XX年X月目錄1、目的:32、成品采購審批流程33、供應商的選定方法及基準34、詢價、比價、議價、定價作業45、訂購單的開立、分發與變更56、采購的交期控制57、驗收及入庫68、采購費用的報銷79、報表的填報710、存檔7 成品閥門采購作業指導書 1、目的: 通過對采購過程進行有效控制,確保成品的品質、價格、交期與數量能滿足本公司的要求。 2、成品采購審批流程 2.1.采購員根據業務部門的生產通知單;送交倉庫填寫庫存狀況后結合最低訂購量、安2、全庫存量確定訂購數量需求表;由采購員依據訂購數量需求表編制成品閥門訂購單予權限呈交采購部經理/總經理批準采購。 2.2成品閥門訂購單應包括產品型號、生產單號、數量、型號/規格/材質、技術條款、到貨時間、供應商、注意事項等資料。 2.3.成品閥門所涉圖樣及技術文件由采購員向技術部申請,經部門主管審核,總經理批準后交供應商。 3、供應商的選定方法及基準 3.1審查方式:書面審查及實地調查。 3.1.1由采購員提出成品采購的需求申請。 3.1.2申請核準后,由采購員判定是否有供應商;若沒有,則選擇三家以上有加工 能力且能保證質量的供應商,填制“供應商資料調查表”。 3.1.3實地調查,視成品的制造難3、易程度,由質保、技術、采購、生產等部門派員 組成調查小組,但每一次調查小組成員不得少于以上其中三部門的相關人員,并 將調查結果填入供應商資料調查表,且在調查表上簽字,以示對其調查結果負責。 3.1.4實地調查后根據結果選定合格供應商。 3.2審查基準(綜合考評優秀才者,作為合格供應商)。 3.2.1品質。 3.2.2加工能力(設備配置、場地、工量器具、人員配備)。 3.2.3價格。 3.2.4管理/信譽。 3.2.5具有一般納稅人資格。 4、詢價、比價、議價、定價作業 4.1.本公司所有成品采購必須向經公司認可后的合格供應商購買,以有信譽、有能力之生產廠商為詢價對象。 4.2.比價、議價:采購4、人員在合格供應商中選擇兩家以上廠商進行詢價,以利于比價作業進行,并從中挑選在品質、價格、交期與服務等方面符合公司要求的廠商;采購人員與廠商議后,將比價、議價結果呈報總經理。如客戶有指定要求或特定技術時,不受此限。 4.3.議價過程必須明確交貨周期、日產能、是否有最低訂購量要求及最低訂購量、品質標準、價格條件、包裝要求、貨款支付周期等。 4.4.定價:采購部經理依據議價結果選擇合適的供應商,簽訂采購合同及定價表經采購部經理審核、總經理批準后實施。 4.5.涉及技術性的圖紙或公司提供的樣品,采購部必須同供應商簽訂技術保密協議,以保障公司利益。 5、訂購單的開立、分發與變更 5.1.所有成品閥門的采5、購必須采用本公司的訂購單,訂購單一式四份,一份由采購存檔,一份由財務結算,一份由倉庫收貨及進度跟蹤,一份供應商存檔。 5.2.采購人員在確認供方能夠滿足本次采購要求下填寫訂購單,并明確供應商名稱、生產單號、產品型號、數量、型號/規格/材質、交貨時間、品質要求、注意事項等,若采購要求需附圖紙、檢驗標準、包裝要求、樣本或其它文件,應在訂購單上注明所附文件的識別方式。 5.3.已下達的訂購單如遇客戶訂單變更需修改或取消,必須在供應商未正式生產前通知供應商,否則供應商有權不予接受修改內容。如供應商已投產需測算數量及金額,報業務部與客戶協商處理。訂單修改后須編制新的訂購數量需求表及成品閥門訂 購單并注明6、“修改”字樣,或注明原單號作廢字樣,取消并收回已經分發的訂購數量需求表、訂購單(含部分修改或全部修改);訂單取消亦同。 6、采購的交期控制 6.1.采購人員在訂購單發出后要與供應商聯系確認交期與數量并回傳確認函,急單采購要將約定交期回復需求部門,并建立采購臺帳,在采購各個階段以電話、傳真形式聯絡供應商,跟催交期,如有異常不能按既定交期交貨時,應以書面形式,注明異常原因及預定交貨日期,呈采購部經理核示后轉送需求部門,依需求部門意見擬訂對策處理。 6.2.倉管人員應根據訂購單提供成品到位的數量與質量信息,提醒采購人員未按交期到貨的信息,以利及時處理采購時出現的一系列異常。 7、驗收及入庫 7.1.7、采購成品到廠后,供應商將送貨單交倉管員,由倉管員引導供方將成品存放在待檢區。供應商送貨單必須注明我公司訂購單單號及訂購數量、送貨數量等信息。 7.2.由采購員和倉庫管理員在一個工作日內依訂購單對檢驗成品進行驗證。驗證內容包括:成品名稱、型號/規格/材質、產品包裝、標識、數量等,品質按抽樣比例進行量測。驗證合格后開具送檢入庫單在二小時內通知檢驗人員進行檢驗。檢驗合格后由倉管員依照定置管理進行歸位擺放,并依送檢入庫單及時填寫吊卡和登記計數帳;檢驗不合格需退貨的填報驗退單辦理退貨手續。 7.3.入庫數量與訂購數量必須相吻合,超出部分填寫驗退單通知采購人員予以退回供應商處理。如供應商確需寄存于我司倉庫8、等待訂單的,由倉管員在廠商寄存登記簿上登記。并將寄存成品按定置管理擺放,并做好標識;交貨數量未達訂購數量時,以補足為原則,但不影響訂單交貨,有利降低庫存積壓的由倉庫主管復核,采購部經理同意, 可免補交,短交如需補足時,倉管員應通知采購部門聯絡供應商處理。 7.4.由于品質不符合規定標準,但不影響顧客要求,或經過返修和挑選能達到規定標準的特采或降級成品,采購人員應與供應商聯系退換或返修,如由我公司返修、特采或降級處理,采購和倉管人員應跟蹤該批成品對我公司的費用影響,并通知供應商對該批物資進行折價或補償處理。 7.5.送檢入庫單須依據訂購單、送貨單或發票載明供應商名稱、訂購單號、成品名稱、型號/規9、格/材質、單位、訂購數量、送檢數量、入庫數量、單價、金額、備注,送檢入庫單經倉管員、檢驗員、倉庫主管簽字后將結算聯、財務聯連同送貨單、發票交采購人員。 7.6.采購人員對照訂購單、送檢入庫單、發票、合同、定價表進行核對,核對無誤后交采購經理復核并同時登記采購臺帳核銷采購訂單,復核后轉交財務辦理入帳手續。 8、采購費用的報銷 采購人員依據采購合同約定的付款周期到期辦理付款申請書,經財務核對無誤后交采購部經理、總經理審批,審批后交財務出納付款,并在采購臺帳中記錄。確認出納付款后在采購臺帳中沖銷應付款項。 9、報表的填報 采購人員依據采購臺帳每月底報送采購月報表及應付帳款余額表,報送相關部門人員(財務、總經辦、采購部經理)。 10、存檔 采購人員應對生產通知單、生產計劃表、訂購數量需求表、成品訂購單、送檢種入庫單、驗退單、采購合同、報價單進行分類整理,按時間序時順序裝訂成冊存檔。