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1、公司物料及耗材品采購(gòu)作業(yè)流程詢價(jià)合同規(guī)定編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 采購(gòu)管理程序一、目的為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足工公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。二、范圍適用于本公司所有采購(gòu)的物料及耗材品三、定義3.1物料：指本公司所經(jīng)營(yíng)所需之直接與間接物料3.2采購(gòu)人員：采購(gòu)部執(zhí)行采購(gòu)3.3需求人員：各部門開具請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)之人員四、采購(gòu)作業(yè)流程4.1.請(qǐng)購(gòu)的定義：請(qǐng)購(gòu)是指某人或者某部門根據(jù)市場(chǎng)及門店需求確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫物料2、申請(qǐng)給部門經(jīng)理審核后提交采購(gòu)部。4.2采購(gòu)作業(yè)是從接受物料需求一選擇適當(dāng)?shù)膹S商，并確定物料之名稱，規(guī)格質(zhì)理交貨期等要求，和訂單發(fā)出，確認(rèn)及物料接收并按時(shí)請(qǐng)款之過(guò)程4.3應(yīng)在合格供應(yīng)商中選擇供應(yīng)商，如需采購(gòu)物品現(xiàn)有的供貨商無(wú)法達(dá)成，就在網(wǎng)上或自薦、展銷會(huì)等開發(fā)新的供應(yīng)商，則由采購(gòu)部對(duì)其供貨商進(jìn)行選擇及評(píng)估流程對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行選擇，考核等作業(yè)。如需采購(gòu)的產(chǎn)品中有被客戶批準(zhǔn)或指定的供應(yīng)商，則采購(gòu)部在采購(gòu)產(chǎn)品時(shí)，必須從客戶批準(zhǔn)和指定的供應(yīng)商名單上采購(gòu)有關(guān)產(chǎn)品，如采購(gòu)部要從其他供貨商處采購(gòu)時(shí)，必須將此供貨商提供給客戶批準(zhǔn)，并經(jīng)客戶批準(zhǔn)被列與客戶指定的供應(yīng)商后，采購(gòu)方可從該供應(yīng)商處采購(gòu)物料。如客戶有新批準(zhǔn)的供3、應(yīng)商名單或客戶對(duì)原批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單做修改和更改時(shí)，采購(gòu)人員必須及時(shí)對(duì)此客戶批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單進(jìn)行更新4.4對(duì)直接購(gòu)買的物料，由采購(gòu)人員收到請(qǐng)購(gòu)單時(shí)對(duì)請(qǐng)購(gòu)的物料進(jìn)行審核及供應(yīng)商價(jià)格，數(shù)量及交期等的確認(rèn)。如果是重復(fù)性的采購(gòu)，采購(gòu)直接在系統(tǒng)下采購(gòu)訂單并打印，經(jīng)采購(gòu)負(fù)責(zé)人簽核后傳真給供應(yīng)商，如果是新物料或新供應(yīng)商，則進(jìn)行供應(yīng)商選擇和評(píng)估及樣品評(píng)估流程，進(jìn)行記錄。然后才能執(zhí)行采購(gòu)流程傳真給供應(yīng)商。采購(gòu)須進(jìn)行采購(gòu)追蹤及監(jiān)控采購(gòu)的物料，及時(shí)準(zhǔn)確的到達(dá)公司入庫(kù)，然后財(cái)務(wù)根據(jù)送貨單，入庫(kù)單進(jìn)行對(duì)賬。如供應(yīng)商無(wú)法按交期交貨時(shí)，采購(gòu)應(yīng)征求相關(guān)單位是否調(diào)料，或采取緊急對(duì)應(yīng)措施如周期較長(zhǎng)的物料可先行訂貨，但要征求采購(gòu)部門4、負(fù)責(zé)人的同意.4.5間接物料采購(gòu)，由需求人員填寫物料請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)由請(qǐng)購(gòu)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后交采購(gòu)負(fù)責(zé)人進(jìn)行采購(gòu)作業(yè)。采購(gòu)對(duì)申請(qǐng)單進(jìn)行審核以及交期確認(rèn)。如采購(gòu)的產(chǎn)品之質(zhì)量對(duì)提交給客戶的產(chǎn)品質(zhì)量基本上無(wú)任何影響的物料采購(gòu)由需求部門根據(jù)其實(shí)際工作需要報(bào)經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審批，由采購(gòu)員直接進(jìn)行采購(gòu)作業(yè)。4.6采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量要求應(yīng)在采購(gòu)單上說(shuō)明，如所采購(gòu)的產(chǎn)品質(zhì)量無(wú)法描述清楚時(shí)，則需求部門或品質(zhì)部應(yīng)附上相關(guān)的采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要求。且采購(gòu)須與供應(yīng)商確認(rèn)采購(gòu)物料之版次是否相符。五請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定（1）請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要求填寫完整、清晰 ，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門； （2）請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單是應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收人5、請(qǐng)購(gòu)部門備份；（3）涉及的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過(guò)多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；（4）請(qǐng)購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。 4公司物資請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門（1）公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門提報(bào)；（2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室提報(bào)；（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。六、采購(gòu)部接收請(qǐng)購(gòu)單作業(yè)流程 1、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn) （1）采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu)，名稱規(guī)格等不完整清晰不采6、購(gòu)，圖紙及技術(shù)資料不全不采購(gòu)，庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購(gòu)的原則； （3）通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查請(qǐng)購(gòu)物資是否有庫(kù)存； （4）對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。2、請(qǐng)購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定（1）對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理； （2）對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理； （3）無(wú)法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門； （4）重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。七、詢價(jià)規(guī)定1詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門溝通；2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu)；3對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；4所有采購(gòu)7、項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過(guò)其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)就最好的；5對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品；6遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購(gòu)金額大于5萬(wàn)的采購(gòu)情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表（擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單）的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放訂單；7詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；8除固定資產(chǎn)外單次采購(gòu)金額在5千以下項(xiàng)目可以自行采購(gòu)；單次采購(gòu)金額預(yù)算金額在5千元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少二家上的供應(yīng)商參與比價(jià)或采購(gòu)，單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在2萬(wàn)元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購(gòu)部組織采購(gòu)，公司8、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；9比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；10在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。八、比價(jià)、議價(jià)1對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出； 3收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格；4重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；5參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與以合作單位或以中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。9、九、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總 1比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總； 2比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表（比價(jià)/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核； 3如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。十、合同的簽訂規(guī)定。 1合同 合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購(gòu)工作主要涉及五金產(chǎn)品買賣合同。2.合同簽訂及其規(guī)定1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2）以定合同條款時(shí)一定要將各種10、風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3）為防止合同訂單增加或增加無(wú)依據(jù)，打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；4）遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期；6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；7）針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體； 10）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。十一、付款及合同執(zhí)行1付款規(guī)定（1）所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公11、司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（2）按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（3）財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2合同執(zhí)行 (1) 已簽訂合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)； （2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約；（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；十二、報(bào)驗(yàn)與入庫(kù) 1報(bào)驗(yàn) （1）供應(yīng)單位已經(jīng)12、履行完畢的合同，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收；（2）對(duì)于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（3）達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收；（4）質(zhì)檢部門在接到采購(gòu)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫(kù)的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2入庫(kù)（1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫(kù)前均應(yīng)通過(guò)質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收；（2）合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門，由請(qǐng)購(gòu)部門及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)；（3）質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，倉(cāng)庫(kù)在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；（4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)及時(shí)的入庫(kù)，并及時(shí)出具入庫(kù)清單；（5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫(kù)；（6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司規(guī)定入庫(kù)。