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1、生物科技有限公司采購制度及作業(yè)程序編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 杭州xx生物科技有限公司采購制度及作業(yè)程序 一、目的 為使本公司商品包材物料及相應的物品促銷品宣傳品等的采購作業(yè)有所遵循，及時提供適質(zhì)，適量，適 價的原物料及物品，特制定本制度。二、范圍 凡商品原料、輔料、包裝材料、器材、辦公用品、宣傳品、促銷用品等采購業(yè)務均適用本制度。 三、 采購職責與基本原則1、采購部根據(jù)庫存或其他部門提報的需求請求，提報采購計劃，經(jīng)總經(jīng)理批準后實施采購工作，確保各項采購工作的圓滿完成。2、熟悉公司各部門物資需求及消耗情況，及各2、種物資的供應渠道和市場行業(yè)情況，掌握公司所需各類物資的各稱、規(guī)格、型號、單價、用途和產(chǎn)地、質(zhì)量標準、行業(yè)標準、行業(yè)生產(chǎn)工藝等。確保優(yōu)質(zhì)完成商品訂購業(yè)務洽談及合同的簽訂和執(zhí)行落實。 3、定期總結(jié)采購落實情況及結(jié)果，每月初把上月的全部采購任務完成及未完成情況詳細總結(jié)列出報表，呈公司總經(jīng)理批閱。4、建立完善的供應商資料，包括企業(yè)資質(zhì)證件，合法的生產(chǎn)許可證，可供貨的產(chǎn)品規(guī)格、型號、單價、起單量、生產(chǎn)工藝，明確下定單形式、結(jié)款方式、交貨數(shù)量、交貨時間、交貨地點、運輸方式及違約處理。5、商品和包材，由采購部依據(jù)庫存現(xiàn)狀提出采購申請，辦公用品、宣傳品、促銷品等的采購，由使用部門提出申請，總經(jīng)理審批后，采購部3、負責詢價，呈總經(jīng)理簽準，簽批后采購部門實施采購動作。 6、采購部門必須多途徑，少環(huán)節(jié)，貨比三家，適時，適質(zhì)，適量，適價保證原物料的供給。7、采購部門必須定期作出市場，供貨，存貨，采購等分析，對供貨市場，供應商情況，需購原物料質(zhì)量、價格、數(shù)量、運輸、氣象資料、進出口數(shù)據(jù)、原物料庫存、原物料耗用情況等作出定期分析。8、采購部和財會部應于每月末與供應商核對供貨數(shù)量、應付貨款和商務處理等資料。9、原物料采購須遵循“貨到付款”的原則，嚴格控制原物料預付貨款。10、公司的財會部門對采購業(yè)務予以充分的監(jiān)督和反映。11、采購部每周、每月整理好供應商檔案，做出庫存周報表，庫存月報表，采購分析周報，采購分析月報。4、直接呈報總經(jīng)理。12、市場行情及時了解分析，價格走勢定期分析，供應商信譽等級定期評審，來電來函文件資料及時分類保存。如遇價格上漲，則可考慮多備貨，如遇價格下跌，則適時要求供應商降價，并及時掌握最新價格。四、供應商選擇與管理辦法 1、選定的供應商均需在公司建立檔案，包括噴繪寫真名片制作的。供應商及采購資料檔案管理嚴謹，做好保密工作。其他部門或人員如需借閱有關(guān)資料、檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理同意。所有檔案資料不可復印掃描，并及時歸還。2、為確保貨源，采購人員對于經(jīng)常采購的原物料，應尋找兩家以上的供應商作為儲備或交互采購，以穩(wěn)定貨源、保證品質(zhì)、降低價格。3、選定供應商時，應從其供貨能力、信譽度、資金狀況、解5、決糾紛能力及對市場狀況把握程度等方面綜合考慮，并依此確定是否發(fā)展為長期供應商。4、若供應商為貿(mào)易商或代理商時，采購人員應調(diào)查其信譽及技術(shù)服務能力等，憑以作為判斷是否為采購對象的依據(jù)。5、積極向供應商宣傳公司原料品質(zhì)標準，并在品質(zhì)及技術(shù)服務上給予必要的幫助，使其交貨及時、品質(zhì)穩(wěn)定且符合國家行業(yè)及公司的質(zhì)量標準。五、合同1、所有原料采購都必須簽訂合同，合同一式三份(一份采購部自存，一份交供應商，一份交財會部)。信件和數(shù)據(jù)電文可以作為合同附件，應注意互相之間時間和內(nèi)容的一致性。2、如市場行情發(fā)生變化，合同需更改，須由采購部經(jīng)理報送總經(jīng)理核準后才可變更，必要時，可臨時召集采購委員會討論決定。3、采購合6、同內(nèi)容由當事人約定，應將以下內(nèi)容明確、清楚、具體寫出，不得含糊其辭：標的；(2)數(shù)量；(3)質(zhì)量；(4)價格；(5)包裝；(6)交貨期限；(7)驗收地點及辦法；(8)交貨方式及地點；(9)付款條件及付款方式；(10)保險；(11)運輸損耗的承擔；(12)違約責任；(13)行業(yè)標準、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)加工執(zhí)行標準。4、所有合同經(jīng)采購部經(jīng)理簽字后，報送總經(jīng)理審定簽字，加蓋公司合同專用章后生效。合同簽訂后若有異議，應按合同法有關(guān)規(guī)定處理。 六、采購執(zhí)行流程與交貨期控制 1、采購原物料，則須按以下程序辦理：使用部門申請采購部詢價、比價總經(jīng)理核準采購部采購采購部給倉管部原料到貨預報表倉管部或使用部門驗收采購7、部付款申請（附件有采購申請單、客戶發(fā)貨清單和運輸單據(jù)、倉管部入庫單等）總經(jīng)理核準財務付款財務跟進收到發(fā)票入賬。2、合同簽定后，采購部必須追蹤，督促交貨進度完好如期交貨。3、采購部根據(jù)原料客戶發(fā)貨情況，提前填寫“原料到貨預報表”送倉管部，以便做好接貨準備。4、每批料收貨結(jié)束，采購部應對其品質(zhì)、價格及“合同履行情況”、“采成本”進行分析評判，登記入供應商資料卡內(nèi)，作為以后選擇供應商之依據(jù)。七、異常情況處理 1、如遇供應商送來的原物料品質(zhì)、數(shù)量等與合同規(guī)定的不相符，應及時書面通知供應商處理。2、因品質(zhì)不合格而退貨、換貨導致逾期入廠，應以逾期交貨處理。八、貨款結(jié)算1、采購部根據(jù)所訂原料的到貨期及付款條8、件，測算資金的使用時間和金額，填報“原料采購用款計劃”報財會部籌款，每周應提報“付款計劃”報財會部和總經(jīng)理。2、一批原物料驗收完畢，采購部應及時整理各種單據(jù)，提交“付款申請單送總經(jīng)理批準后財務部付款和跟蹤發(fā)票（跟蹤發(fā)票如遇困難則由采購部跟蹤）。 3、付款憑證需有：采購申請單、貨物入庫驗收單據(jù)（特殊采購事先經(jīng)總經(jīng)理批注的，可附供應商發(fā)貨清單、運輸物流單）、發(fā)票。4、采購部應在每批原料收貨后一周內(nèi)及每月底與供應商核對帳務，防止出現(xiàn)差錯。九、帶款提貨及預付貨款管理（本款提貨人必須是制定的專人） 1、在部分原物料緊張?zhí)幱谫u方市場時，供應商堅持要求先款后貨，因而需要帶款提貨，其所需貨款須由采購部、財會部9、和總經(jīng)理嚴格審查批準方能辦理。2、帶款提貨必須確保采購資金的安全，須待貨物發(fā)出并拿到有效憑證（鐵路領(lǐng)貨憑證或公路物流發(fā)貨單）后方可辦理付款。錢貨兩清，資金不能受損失。3、匯票特戶和信用卡轉(zhuǎn)帳，在具體付款之前，須經(jīng)采購部經(jīng)理審核，呈報總經(jīng)理批準，由財會部授權(quán)辦理。4、如發(fā)生付款后進貨量不足等情況造成公司多付款或供應商欠款，采購部要責成具體經(jīng)辦人員盡快追回，必要時應采用法律手段追回。 作業(yè)具體要求采購作業(yè)內(nèi)容是從收到“請購事件”開始進行分發(fā)采購事件，由采購經(jīng)辦人員先核對請購內(nèi)容，查閱“廠商資料”、“采購記錄”及其他有關(guān)資料后，開始辦理詢價，于報價后，整理報價資料，擬訂議價方式及各種有利條件，進行議10、價，辦妥后，依核決權(quán)限，呈核訂購。詳細作業(yè)程序及要點如： 采購作業(yè)程序及要點1請購單各欄填寫是否清楚； 2按分配原則分派請購事件； 3急件優(yōu)先分派辦理； 4無法于需用日期辦妥者利用“交貨期聯(lián)絡(luò)單”通知相關(guān)部門； 5撤銷請購單應及時填報單據(jù)并遞交采購部取消此項采購計劃。 采購前要了解的細節(jié)1交貨期無法配合需用日期時聯(lián)絡(luò)請購部門 2充分了解請購材料的品名、規(guī)格、質(zhì)量 3急件或需用日期接近者應優(yōu)先辦理 4向廠商詳細說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交貨期、地點、付款辦法 5同規(guī)格產(chǎn)品有幾家供應宜均詢價 6有否其他較有利的代用品或?qū)蛊?7應提供同規(guī)格，不同廠牌做比較 8有否必要辦理售后服務及11、保固年限 9新廠商產(chǎn)品，是否需經(jīng)檢驗試用 比 價、議 價 1廠商的供應能力是否能按期交貨、質(zhì)量確認 2是否殷實可靠的生產(chǎn)廠或直接進口商 3其他經(jīng)銷商價格是否較低 4經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價目標 5是否必要向廠商索取型號比較 6價格上漲下跌有何因素 7是否必要開發(fā)其它廠商或轉(zhuǎn)外購 8規(guī)定幾萬元以上的案件呈副經(jīng)理議價或設(shè)定議價目標 呈 核 1請購單上應詳細注明與廠商議定的買價條件 2買賣慣例需超交者應注明 3現(xiàn)場選用較貴材料時，聯(lián)絡(luò)請購部門述明原因 4按核決權(quán)限呈核 訂 購 1需預付定金，內(nèi)外銷價需辦退稅、或規(guī)定多少金額以上或有附帶條件等應制定買賣合同 2再向廠商確認價格交貨期質(zhì)量條件 3分批交貨者在請購單上蓋分批交貨單 4訂購單(采用聯(lián)絡(luò)函式傳真機)寄交廠商，無法按需用日期交貨的案件聯(lián)絡(luò)請購部門 催 交 1約交日期前應再確認交貨期 2無法于約交日期前交貨時聯(lián)絡(luò)請購部門并列入交貨期異常控制表內(nèi)催辦 3已逾約交貨日期尚未到貨者加緊催交 整 理 付 款 1發(fā)票抬頭及內(nèi)容是否相符 2發(fā)票金額與請購單價格是否相符 3有否預付款或暫借款，應處理 4是否需要扣款 5需要辦退稅的請購單轉(zhuǎn)告退稅部門 6以內(nèi)銷價采購供外銷用材料，應允收齊退稅同意書始得辦理付款