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1、企業(yè)公司信息系統(tǒng)崗位要求規(guī)范編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 一、 總則第一條 為了加強XX公司信息系統(tǒng)的管理，確保公司數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性，促進公司信息系統(tǒng)工作持續(xù)健康的發(fā)展，滿足管理決策的需要，根據(jù)公司實際情況，結(jié)合信息管理工作的特點，特制定本辦法。第二條 信息系統(tǒng)管理是指XX公司管理工作中，運用通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)和信息分析技術(shù)而建設(shè)和運行的能對有關(guān)數(shù)據(jù)進行收集、傳送、加工、處理、存儲和管理的各種系統(tǒng)的總和。第三條 XX公司信息系統(tǒng)工作目標(biāo)是：以供應(yīng)鏈、財務(wù)會計核算為基礎(chǔ)，逐步建立全行業(yè)統(tǒng)一的、科學(xué)的2、經(jīng)濟合理，并具備有輔助核算、支持決策和辦公自動化功能的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。第四條 XX公司信息管理部負(fù)責(zé)全公司的信息系統(tǒng)管理工作，基本任務(wù)是：(一) 研究制定管理信息系統(tǒng)發(fā)展規(guī)劃，并有計劃的組織實施工作；(二) 根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)新的需求組織相關(guān)部門、人員對信息管理系統(tǒng)進行改進和完善；(三) 制定信息管理系統(tǒng)的管理辦法和規(guī)章制度；(四) 組織和管理信息管理的相關(guān)人員的培訓(xùn)工作；(五) 總結(jié)、交流推廣信息管理系統(tǒng)應(yīng)用經(jīng)驗，指導(dǎo)各部門開展信息管理工作；(六) 為公司決策層提供信息分析數(shù)據(jù)，為決策提供依據(jù)；(七) 建立公司“技術(shù)支持熱線”，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各種同信息系統(tǒng)相關(guān)的技術(shù)服務(wù)和相關(guān)技術(shù)的解答工作。第五條 信息管理3、系統(tǒng)是公司管理工作的發(fā)展方向和重點，各部門應(yīng)充分重視這一工作，把它做為建立現(xiàn)代企業(yè)制度、提高流程管理質(zhì)量、滿足決策需求，加強公司內(nèi)部管理的一項重要工作來抓，為決策層、管理層提供高質(zhì)量的信息服務(wù)，要把信息系統(tǒng)管理工作和其它工作相結(jié)合，逐步過渡到以信息管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)和手段的工作方式中來，逐漸擺脫手工工作。信息管理部要做好普及培訓(xùn)工作，使企業(yè)絕大部分人掌握各相關(guān)崗位的信息管理系統(tǒng)。第六條 本公司員工在使用公司信息管理系統(tǒng)期間，應(yīng)尊重公司商業(yè)機密，所使用的系統(tǒng)賬號密碼禁止外泄，公司商業(yè)信息不得外傳，本管理制度實行30個工作日內(nèi)，涉及信息管理系統(tǒng)的員工需與公司簽訂商業(yè)保密協(xié)議。二、 崗位及崗位責(zé)任隨著X4、X公司信息管理的應(yīng)用層次不斷深化，為了使信息化工作沿著健康嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆较蜢柟烫岣撸_保此項工作的準(zhǔn)確性、安全性，特制定如下信息管理系統(tǒng)的崗位及崗位職責(zé)，各部門要根據(jù)實際情況進行管理并進行相應(yīng)的考核。 我公司信息管理系統(tǒng)目前分為系統(tǒng)管理、銷售管理、采購管理、庫存管理、財務(wù)管理，每個模塊對應(yīng)各部門領(lǐng)導(dǎo)，為該模塊的總負(fù)責(zé)人，根據(jù)系統(tǒng)職能的設(shè)置，對各模塊最終用戶職責(zé)進行界定，共分解出如下崗位：模塊職能部門關(guān)鍵用戶數(shù)據(jù)輸入員數(shù)據(jù)審核員系統(tǒng)管理財務(wù)部財務(wù)部經(jīng)理系統(tǒng)管理員財務(wù)部經(jīng)理銷售管理商場部商場部副總收銀員各店店長采購管理綜合服務(wù)部綜合服務(wù)部經(jīng)理采購專員綜合服務(wù)部經(jīng)理倉存管理倉儲部倉儲主管倉庫管理員倉儲主管5、財務(wù)管理財務(wù)部財務(wù)部主管總賬管理員財務(wù)部主管成本管理員存貨核算員應(yīng)收應(yīng)付管理員固定資產(chǎn)管理員 崗位要求及崗位職責(zé)2.1 系統(tǒng)管理員崗位崗位要求 系統(tǒng)管理員是信息管理系統(tǒng)的維護和管理人員，是一個技術(shù)性較強的崗位。經(jīng)過培訓(xùn)，此崗要求具備計算機軟硬件及數(shù)據(jù)庫知識，有維護系統(tǒng)環(huán)境的經(jīng)驗。崗位職責(zé) a)負(fù)責(zé)公司軟硬件的日常維護工作，并登記相應(yīng)的維護制度； b)負(fù)責(zé)公司電子數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫的備份工作； c)按照相關(guān)制度檢查信息管理系統(tǒng)操作人員的工作，根據(jù)實際工作需要分配系統(tǒng)權(quán)限； d)為公司提供系統(tǒng)技術(shù)支持，負(fù)責(zé)解答、解決涉及系統(tǒng)的員工在操作過程中所碰到的問題； E)嚴(yán)格遵守公司關(guān)于安全性、保密性的規(guī)章制度，6、對于違反規(guī)章制度，進行泄密行為，公司有權(quán)利追究其法律責(zé)任。2.2 收銀員崗位2.2.1崗位要求 收銀員是信息管理系統(tǒng)中較重要的環(huán)節(jié)，是一個要求計算機基礎(chǔ)操作熟練，細心、耐心的崗位，此崗位要求收銀員每天及時完成現(xiàn)銷單、訂單、收款單的錄入工作，并熟悉產(chǎn)品型號，以免在工作中頻繁出現(xiàn)誤操作現(xiàn)象，新入公司的收銀員應(yīng)經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)合格后方可上崗。2.2.2崗位職責(zé) a)現(xiàn)銷單、銷售訂單的錄入； b)收款單的錄入； c)現(xiàn)金收取、找兌； d)銷售日報表整理，各店設(shè)計師、量尺員、導(dǎo)購員業(yè)績統(tǒng)計； e)客戶資料的輸入、更新； f)每日于下班前必須將當(dāng)天的現(xiàn)銷單、訂單交財務(wù)部，不能因自己的工作延誤影響財務(wù)的出貨對帳7、； g)根據(jù)客戶的訂貨情況經(jīng)店長確認(rèn)后修改現(xiàn)銷單、訂單。2.3 店長崗位2.3.1崗位要求 店長是信息管理系統(tǒng)中銷售單據(jù)審核的重要環(huán)節(jié)，是一個要求有管理經(jīng)驗并要求處理條事情條理清晰的崗位，此崗位要求店長每天及時審核現(xiàn)銷單，按時審核訂單，確保銷單、訂單的可執(zhí)行性。2.3.2崗位職責(zé) a)現(xiàn)銷單、銷售訂單的審核； b)本店面銷售報表查閱、收發(fā)存報表查閱； c)本店銷售回款情況督導(dǎo)； d)本店導(dǎo)購、收銀、倉管人員的管理； e)操作人員的工作分配; f)指導(dǎo)、監(jiān)督銷售收銀員的工作，檢查銷售基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性，現(xiàn)銷單、訂單的正確性； g)跟蹤訂單執(zhí)行情況，如有錯誤及時指導(dǎo)糾正；2.4 采購專員崗位2.4.8、1崗位要求 采購專員是信息管理系統(tǒng)中較重要的環(huán)節(jié)，是一個要求計算機基礎(chǔ)操作熟練，細心、具備一定分析能力的崗位，此崗位要求采購專員每天及時錄入綜合服務(wù)部下達的采購訂單以及付款單數(shù)據(jù)，并熟悉產(chǎn)品型號，以免出現(xiàn)誤操作情況，新入的公司的采購專員需要經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)后方可上崗。2.4.2崗位職責(zé) a)采購訂單的錄入； b)付款單據(jù)錄入； c)采購日報表整理，采購月報表統(tǒng)計， d)負(fù)責(zé)根據(jù)部門主管簽發(fā)的供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商資料，輸入、更新供應(yīng)商數(shù)據(jù); e)到貨單數(shù)據(jù)錄入生成； f)如發(fā)現(xiàn)采購訂單不正確或有疑問，應(yīng)及時向部門主管報告，在有關(guān)錯誤解決后才能進行下一步工作。2.5 綜合服務(wù)部經(jīng)理崗位2.5.1崗位要求9、 綜合服務(wù)部經(jīng)理是信息管理系統(tǒng)最重要的環(huán)節(jié)，是一個要求計算機操作熟練，對公司運營情況了解，對公司經(jīng)營的產(chǎn)品熟悉，并具備統(tǒng)籌、管理能力的重要崗位，此崗位要求把控公司供應(yīng)鏈運營周期，合理做出采購、調(diào)配產(chǎn)品、派工安裝的調(diào)度能力。2.5.2崗位職責(zé) a)負(fù)責(zé)制定采購合同、以及供應(yīng)商編碼、產(chǎn)品編碼； d)分配、指導(dǎo)、監(jiān)督采購專員的工作，檢查供應(yīng)商數(shù)據(jù)、采購訂單、的正確性，發(fā)現(xiàn)錯誤及時指導(dǎo)糾正; b)審核并簽字確認(rèn)系統(tǒng)輸入依據(jù)的基礎(chǔ)文件，包括供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商資料、產(chǎn)品資料等; c)提供供應(yīng)商編碼給采購專員，供應(yīng)商編碼發(fā)生改變時，應(yīng)及時通知采購專員; e)追蹤采購訂單執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時指導(dǎo)糾正; f)10、根據(jù)公司要求制定派工計劃，并指導(dǎo)客服專員錄入調(diào)撥單，安排派工安裝； g)審核采購訂單。2.6 倉庫管理員崗位2.6.1崗位要求 倉庫管理員是信息系統(tǒng)管理中較重要的部分，要求計算機基礎(chǔ)操作熟練；對公司產(chǎn)品型號熟悉，工作細心、認(rèn)真，能吃苦。此崗位要求嚴(yán)謹(jǐn)、對公司的產(chǎn)品進出管理嚴(yán)格。新入公司倉庫管理員需要經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)后方可上崗。2.6.2崗位職責(zé)a)根據(jù)部門主管簽發(fā)的倉庫資料文件，輸入、更新系統(tǒng)倉庫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，當(dāng)倉庫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)發(fā)生改變時，應(yīng)及時通知各相關(guān)部門;b)接到綜合服務(wù)簽字確認(rèn)后的到貨單，和送貨單后，當(dāng)天輸入采購入庫數(shù)量，完成發(fā)貨單、銷售出庫單及其他入庫單，并確認(rèn)審核、聯(lián)單交財務(wù)部；c)如發(fā)現(xiàn)自身11、操作失誤應(yīng)及時通知受影響部門，并采取相應(yīng)措施及時糾正；d)根據(jù)調(diào)撥需要及時錄入調(diào)撥單，完成其它出入庫流程；e)所有操作須在接到通知后半日內(nèi)執(zhí)行，不能影響各項出入庫業(yè)務(wù)，造成公司經(jīng)濟損失；f)如發(fā)現(xiàn)倉儲基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、發(fā)貨單、采購訂單、到貨單、調(diào)撥單不正確或有疑問，應(yīng)及時通知信息管理部與其它相關(guān)部門，不能知錯不報、將錯就錯，進一步造成下層結(jié)果錯誤；g)負(fù)責(zé)每月月初核對實際庫存、賬面庫存與系統(tǒng)庫存，發(fā)現(xiàn)錯誤應(yīng)根據(jù)庫存歷史數(shù)據(jù)提供的上月庫存歷史數(shù)據(jù)和倉管員提供的倉庫進出資料，找出原因記錄備案并報告部門主管、財務(wù)部門、信息管理部；h)照各個倉庫的盤點周期，倉庫管理員定期對各倉庫進行盤點，倉庫數(shù)12、據(jù)管理員在遵照系統(tǒng)盤點作業(yè)流程盤點前審核所有倉存單據(jù)備份帳存數(shù)據(jù)，列印盤點表交倉管員物料盤點。2.7 倉儲主管2.7.1崗位要求 倉儲主管是信息管理系統(tǒng)中很重要的崗位，要求計算機操作熟練，對公司物流運行情況非常清晰，對產(chǎn)品型號熟悉，并具備調(diào)度、調(diào)配各倉平衡關(guān)系的管理能力；各倉的實物與賬面數(shù)、系統(tǒng)數(shù)要經(jīng)常性檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。2.7.2崗位職責(zé)a)負(fù)責(zé)制定倉庫編碼、庫存調(diào)整原則、庫存事務(wù)處理權(quán)限分配表；b)審核并簽字確認(rèn)本模塊所有作為系統(tǒng)輸入依據(jù)的基礎(chǔ)文件，包括倉庫資料、庫存調(diào)整原因、庫存事務(wù)處理權(quán)限文件等;c)確保物流暢通，提高庫存效率，降低庫存成本;d)負(fù)責(zé)分配、指導(dǎo)、監(jiān)督倉庫管理13、員的工作，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、確保出入庫控制的及時性和準(zhǔn)確性；e)根據(jù)總庫存量及銷售情況及時調(diào)配各倉之間的平衡；f)核對各倉的盤點差異，找出差異原因，并與財務(wù)部協(xié)作尋找差異解決辦法，并在庫存差異表上確認(rèn)簽字。g)及時審核當(dāng)天的到貨單、出入庫單、調(diào)撥單，對公司的物流運行情況要心中有數(shù)，發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時找到解決辦法。h)定期檢查各倉管理員的庫存收發(fā)存賬、庫存報表，找出差異及問題，及時解決。信息系統(tǒng)訪問安全管理一、 信息系統(tǒng)中的等級與賬號1、 企業(yè)信息系統(tǒng)中的信息、數(shù)據(jù)按級別劃分，員工根據(jù)權(quán)限進行閱讀、使用；2、 信息管理部根據(jù)員工職位與權(quán)限編號，一人一號，禁止使用他人或外借他人使用賬號，造成損失由14、使用人與賬號所有人共同承擔(dān)責(zé)任；3、 越級使用企業(yè)信息系統(tǒng)，須經(jīng)上級批準(zhǔn)，否則視為非法使用，擅自越級使用的企業(yè)信息系統(tǒng)的員工視情節(jié)輕重將處以100-1000元罰款，對公司造成嚴(yán)重?fù)p失的，公司將保留法律上訴手段。二、 賬號申請程序 1、 使用部門向信息管理部提交申請，普通員工權(quán)限經(jīng)信息管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后，予以開通；中層以上管理人員權(quán)限經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)后，予以開通； 2、 信息管理部將在2個工作日內(nèi)進行審批，條件合格部門員工，審批通過后由信息管理部通過郵件方式發(fā)放賬號。三、 操作人員規(guī)范 1、 未經(jīng)相關(guān)部門及信息管理部培訓(xùn)禁止使用系統(tǒng)，以免造成數(shù)據(jù)重復(fù)、錯誤； 2、 企業(yè)信息管理系統(tǒng)的升級、殺毒、安裝15、，統(tǒng)一由信息管理部操作，禁止使用部門自行操作，造成后果者將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任； 3、 更換操作人員或密碼泄露后應(yīng)及時更換操作人員使用； 4、 信息管理部工作人員在信息系統(tǒng)中設(shè)置的安全參數(shù)與軟件系統(tǒng)配置環(huán)境，禁止各部門操作人員進行修改；如經(jīng)發(fā)現(xiàn)將處以500-2000元罰款； 5、 信息管理系統(tǒng)中的信息、數(shù)據(jù)為企業(yè)資產(chǎn)，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的員工使用U盤等移動存儲工具拷貝、刪除。四、 信息管理部人員確保安全的規(guī)范 1、 信息管理部人員應(yīng)定期審閱信息管理系統(tǒng)中賬號，避免授權(quán)不當(dāng)或存在非法賬號； 2、 系統(tǒng)管理員加強對防火墻、路由器等網(wǎng)絡(luò)安全方面的管理、防止外網(wǎng)信息對信息系統(tǒng)造成傷害。信息管理系統(tǒng)硬件管理規(guī)范一、 16、硬件采購1、 購回的計算機類硬件產(chǎn)品必須由信息管理人員檢測，以確認(rèn)是否符合產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，若不符合，則由采購人員聯(lián)系供應(yīng)商退還；2、 購回硬件產(chǎn)品需注意保存使用說明書，驅(qū)動程序及保修卡；3、 經(jīng)檢測合格完好的硬件由信息管理部人員貼標(biāo)簽；標(biāo)簽內(nèi)容注明硬件名稱、編號、硬件購買日期及硬件使用部門、責(zé)任人或保管人；4、 逐步建立企業(yè)硬件檔案管理。二、 硬件使用 1、 企業(yè)硬件設(shè)施由授權(quán)人員使用，在未經(jīng)授權(quán)人同意的情況下，其它工作人員一律不得使用； 2、 未經(jīng)允許禁止移動硬件存放地點，移動硬件設(shè)備時需得到信息管理部許可，方可進行移動； 3、 禁止任何人員更換硬件上的標(biāo)簽與硬件部件；如經(jīng)發(fā)現(xiàn)將按市場價賠償；三、 硬件保管、維修與報廢 1、 使用部門指定專人對硬件進行保管，沒指派專人的視部門負(fù)責(zé)人為保管人； 2、 硬件使用人因離職、調(diào)職等發(fā)生變化時，信息管理部工作人員要及時更新信息，檢查完好與否，在質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)人為損壞、硬件丟失相應(yīng)責(zé)任人將照價進行賠償； 3、 硬件出現(xiàn)問題時，及時聯(lián)系信息管理部人員，禁止私自修理、拆卸硬件； 4、 修理或維護過的硬件由維修人員與保管人填寫硬件維護記錄表，信息管理人員將此記入企業(yè)硬件管理檔案； 5、 定期對硬件進行差錯與維護，以確保其穩(wěn)定運行； 6、 設(shè)備因老化，損耗及其他原因需報廢時，填寫報廢申請單并將信息計入檔案。