電器集團企業市場服務信息反饋管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1101958
2024-09-07
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1、電器集團企業市場服務信息反饋管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: XX中國市場服務信息反饋管理制度XX年XX中國市場服務信息反饋管理制度編 號編制: 客服部日 期:XX年01月01日頁 數批準日期:XX年01月 01日版 本XX-1.0版編訂部門XX中國市場分發部門XX中國市場各部門1、目的:加快市場服務信息的反饋速度、介入處理速度,規范信息反饋流程,明確信息處理過程的職能責任,控制因市場投訴而引發的負面影響或市場危機,特制定本制度。2、適用范圍:本制度適用于XX中國市場全體人員(包含駐外團隊)。3、服務信息分類2、3.1一般質量信息:指日常單臺產品質量、技術疑難反饋,小批量機器質量故障反饋等信息3.2重大質量(事故)信息:指市場上出現嚴重的產品質量事故或者大批量的產品質量問題,即將造成品牌或市場危機等信息3.3市場客訴信息:消費者對其使用的產品質量,售后收費、售后服務人員態度等的直接投訴3.3服務管理信息:代理商(服務網點)對XX現行管理流程、制度類、總部職能部門等投訴反饋信息3.4競品服務信息:市場上同行業競品相關信息(產品服務政策、產品質量情況等)4、服務信息反饋要求4.1一般質量信息4.1.1駐外服務經理和業務經理走訪市場拜訪客戶(網點)時,接到一般產品質量反饋信息的,對反饋問題的機器型號,批次,3、數量,產品條碼,故障現象等信息使用市場質量信息反饋表進行登記,對于已處理完畢的需對處理方法進行登記,對于等待處理的,注明未處理并進行問題核實;有條件的采取對機器或安裝使用環境等進行拍照、錄像,向公司提報供分析問題原因整改使用。對于一般質量信息,各業務經理于每周五提報至轄區駐外服務經理處,由駐外服務經理匯總總結向公司提報。客服部或駐外人員接到市場投訴信息后,應立即確認客戶提供信息之準確性,并將相應產品不良現象進行分析,對于可即時回復處理方案,如無法即時回復處理方案的,駐外人員提報至客服部技術支持,技術支持1天內落實處理意見或方案對客戶和駐外人員進行書面回復,駐外服務經理跟進落實處理。如經核實市場4、反饋的為批量質量問題,由客服部要求品質部主導通知相關部門,以及對庫存品做相應標示、隔離處理,并進行綜合評估落實后期處理方案。4.2重大質量(事故)信息接此類信息,需即時向總部反饋,判斷屬于產品質量問題的,如通過協調、換機能妥善處理的,駐外團隊直接辦結;如導致其他損失3000元以內,根據公司指引操作執行,如果超過3000元以上損失,可根據實際情況,保護好現場和相關關鍵證據,即時報保險處理。(XX年承保公司為“太平洋保險”)因產品本身質量原因或其它相關因素所引起的產品起火、爆炸、漏電、漏水等故障(不包括因不可抗力原因造成的事故),并由此造成的用戶人身傷害和財產損失。A、特殊事故:指用戶家發生起火、5、爆炸、漏水、觸電、等意外而直接或間接關系到XX產品所導致的消費者糾紛事件;B、一般特殊事故:無人身傷亡及重大財產損失,損失2萬以下,用戶未提出超出消費者權益保護法的苛刻要求;C、特殊重大事故:造成人員輕傷或財產損失累計2萬5萬或用戶提出超出消費者權益保護法的苛刻要求;D、特別重大事故:重大傷亡或給用戶造成巨額財產損失5萬元以上;重大質量(事故)處理原則,處理前信息及時上報;第一時間達到現場全面取證;初步事故原因責任分清。處理中損失評估準確;據理以爭;全過程受控。處理后資料齊全、不留后患。4.2.3重大質量(事故)處理要求經銷商、服務網點、駐外服務經理、業務經理、客服部等接到市場事故信息時,以駐6、外服務經理為第一責任人,大區經理為第二責任人,跟進處理應及時向用戶確認是否是我司產品,以及產品型號,購買時間等信息,了解事發過程的詳細情況,在最快的時間內安排專人上門和向保險公司報案,查看事故現場、損失情況、拍照取證、事故過程記錄,并作好用戶安撫工作;4.2.3.2上門人員切記注意客戶情緒,注意自身安全,切勿以廠家人員名義露面;可以服務網點受委托人員出面,注意保護好事故現場,掌握具體的情況后,要馬上向大區經理和總部客服部匯報。拍照取證要求,現場照片是特殊事故最重要的證物,現場照片的拍攝應能直觀反映事故的整體情況,產品使用環境周圍及產品照片至少各拍五張(保險公司最終賠付事故現場的損失照片將是核定7、實際損失金額的重要依據)。涉及到造成的損失,必須是以機器為中心由內向外拍攝的損失照片,從事故機器位置開始,依次拍照事故的各個位置現場現狀損失照片,既要有局部效果又要有整體效果照片,另外能夠看出是XX產品的機器照片是必備的。用戶家造成損失的部位(如機器位置、墻壁、地板等)多方位取證清楚。重大質量(事故)的責任區分,屬于用戶責任的,向用戶說明詳細情況和事故原因,表明不是產品問題XX公司不予以理賠,但可以協商解決產品維護或更換問題。屬于經銷商(或服務網點)責任的,由責任方自行處理,但XX公司要協助經銷商(或服務網點)收集、整理相關證據或信息,努力將損失降到最低。屬于公司產品責任的,按用戶實際損失與用8、戶交涉(金額超過2000元的,可申請向保險公司索賠)。在處理事故過程中,切忌與用戶一開始就談賠償問題,要想降低損失,必須先談責任,責任明確后進行實際損失評估,再進行責任分擔,或提供幾種解決方案,這樣才能最大限度的降低損失。4.2.3.6對于接到市場批量質量問題的信息,通過電話,照片,視頻等落實,是否屬于批量質量問題,如屬于重大批量問題,以駐外服務經理為第一責任人,大區經理為第二責任人,就近安排人員上門協助客戶處理,落實清楚故障現象,產品型號,數量等具體信息,通報公司客服部經理,再由客服部2天內和品質部,技術部落實處理方案,并按方案3天內執行處理。4.3市場客訴信息XX工作人員投訴接待人員應認真9、記錄用戶投訴意見,并做好安撫工作,核實投訴內容,及時按有關規定處理,重大、批量問題必須立即向有關領導匯報,并將處理結果答復投訴人,;投訴處理人必須熱情耐心受理用戶反映的問題,不得以任何形式冷淡、譏諷、刁難、報復投訴人,不得與投訴人發生爭吵。核實、處理投訴情況必須客觀、公正,發生誤會必須耐心細致解釋,不能讓投訴人心存不滿。因售后服務網點業務水平、配件儲備、服務及時性、服務態度或不負責任等因素造成用戶投訴,或用戶投訴維修服務中有亂收費現象,經調查屬實,XX公司將按照相關考核規定對售后服務網點進行嚴格考核。用戶投訴后,由于人為原因延誤處理時間,引起矛盾激化,將嚴格追究信息受理人的責任。4.4服務管理10、信息國內營銷中心人員,接到市場客戶咨詢服務流程,制度等相關信息時須耐心提供解答,隨后知會駐外服務經理跟進協助處理。4.4.2當接到市場反饋服務職能相關人員工作配合問題時,第一時間通報客服部經理和區域大區經理,并詳細記錄所反饋的相關問題,由上級領導核實后對相關責任人進行考核,并將考核結果通報反饋方。4.5競品服務信息4.5.1駐外服務經理,每月5日前向公司總部提交上月度所轄區域3個或以上主流競品的服務相關信息(新品上市信息、服務政策信息、服務費用信息等)5、考核辦法5.1考核辦法根據每月市場服務信息反饋的及時性、準確性,以駐外服務經理為第一責任人進行考核。5.2激勵兌現時間與辦法5.2.1通報時11、間月8日前公布上月考核結果,并進行全國通報。5.2.2兌現時間:正負激勵每月15日直接在工資中體現。5.3過程考核5.3.1不和服務網點保持溝通聯系,不按時提交市場質量反饋信息,或對市場直接向公司總部反饋的質量信息不知情,對駐外服務經理給予負激勵20-50元/次。5.3.2由于不及時按公司指引安排上門處理重大質量(事故)信息,導致不必要的損失,給公司帶來負面影響,對第一責任人駐外服務經理給予負激勵200-300元/次,大區經理(第二責任人)給予負激勵200-500元/次。5.4結果考核對市場網點反饋信息不做核實和求證,造成向公司誤報,對駐外服務經理給予負激勵20-50元/次;對于重大事故資料收12、集不完整,處理不當導致無法保險理賠或公司其他損失的,給予對駐外服務經理給予負激勵200-500元/次,大區經理(第二責任人)給予負激勵100-300元/次。屬于公司產品的重大事故及時妥善處理,有效降低公司損失,維護好品牌形象的,給予駐外服務經理正激勵200-500元/次,大區經理(第二責任人)給予正激勵100-300元/次。6、其他附表:6.1表1:市場質量信息反饋表6.2表2:重大事故現場調查報告6.3表3:損失清單6.4表4:事故處理協議書6.5表5:事故處理完結申請 7、附則7.1本制度由XX中國市場制定,XX中國市場根據市場變化保留修訂權。7.2本規定試行期:XX年01月01日至XX年12月31日,自發文之日起執行。XX中國市場XX年一月一日