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1、信息科技公司外派人員費用報銷制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 外派人員費用報銷制度目的明確報銷程序及要求，確保支出合理、真實1 范圍適用公司全體人員。2 定義3.1 審批：指在審批人權(quán)限范圍內(nèi)，未違反公司制度情況下的復(fù)核（審）作 用， 有權(quán)對有爭議的費用提出質(zhì)疑，并提請更高一級領(lǐng)導(dǎo)裁決。3.2 簽批：是指對該項費用有最終決定權(quán)利簽字。3.3 合法憑證：指有效的發(fā)票及簽認的單據(jù)。3 職責(zé)與權(quán)限3.1 申請人：索取真實、合法憑證；整理、粘貼、填寫相關(guān)憑證交部門負責(zé)人審核；3.2 部門負責(zé)人：審核并確認申請人憑證的真實2、性及合理性3.3 管理部負責(zé)人：負責(zé)如辦公場地的租金、水電費、管理費、后勤人員交通費、電話費等；非業(yè)務(wù)類員工工資、業(yè)務(wù)類員工基本底薪等定額工資、五險一金。3.4 財務(wù)部負責(zé)人：根據(jù)公司財務(wù)制度、公司費用報銷制度及相關(guān)規(guī)定，復(fù)核費用、報銷申請和支付費用的審批。3.5 總經(jīng)理：費用額度、標準的核準審批，預(yù)算外、額度外費用的簽批和特殊經(jīng)費的簽批。4 費用報銷標準、額度4.1 個人電話費補貼； 1、 員工因工出差省（廣東省）外，可向公司申請個人電話費補貼人民幣200元/月。2、 審批通過后由部門助理統(tǒng)一填寫報銷單并負責(zé)在每月10日前收集話費發(fā)票，經(jīng)管理部主管審核，交財務(wù)部門復(fù)審，每月一次以補貼形式定期3、統(tǒng)一發(fā)放。3、 通訊補貼要求提供有效發(fā)票，無發(fā)票不予報銷，超額部分不報銷。4.2 當?shù)厥袃?nèi)交通補貼可使用交通工具所有員工（不限級別）地鐵、巴士、TAXI實報實銷月租車/私車公用需先OA申請審批，實報實銷備注：1. 人員因公外出的當?shù)亟煌ㄙM用實報實銷，需注明起訖地點、時間和事由。出差人員應(yīng)該盡量使用公共交通工具，避免搭乘私車等缺乏安全保護的交通工具。2. 出差人員如因特殊需要（如接待貴賓）外埠市內(nèi)交通費超出標準較多，經(jīng)預(yù)先申請，總經(jīng)理批準同意，交通費可以按照所提供的票據(jù)實報實銷，但本次出差不再享受交通補貼。3. 所有享有公司車輛補貼的人員不重復(fù)享受其他交通補貼。u 車輛費用報銷標準及相關(guān)規(guī)定1)4、 原則上當月報銷上月的費用，每月報銷一次，最遲在費用發(fā)生后的兩個月內(nèi)報銷完畢，否則過期不予報銷。2) 為方便管理，報銷單交到管理部的時間為每月15日、25日，其他時間不受理。3) 所有報銷必須在OA系統(tǒng)錄入報銷單或郵件抄送，同步于線下也走紙質(zhì)報銷單，報部門負責(zé)人審批，交管理部部進行審核，由管理部統(tǒng)一交給財務(wù)部進行報銷。4) 路橋費、停車費等，憑出車記錄及真實、合法票據(jù)報銷，財務(wù)部負責(zé)核查票據(jù)日期及加油情況是否與出車記錄相符；司機填報出差補貼支付證明單時需經(jīng)用車人員簽名，經(jīng)車輛調(diào)配負責(zé)人審批。（出車記錄記載每次出車事項、時間、去向）無出車記錄者不予報銷；5) 以上費用報銷額度標準超出的，由使用人5、自付。6) 一切人為或工作疏忽、違規(guī)駕駛造成的費用損失，由責(zé)任者自付，公司不予報銷；4.3 差旅費出差前，需OA填報出差申請，按批準額度辦理借款，出差返回七個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)；出差補貼？備注：出差期間若發(fā)生應(yīng)酬費，則當天的出差補貼相應(yīng)扣減。 差旅費需及時報銷，無特殊情況盡量在15天內(nèi)完成報銷。4.4 應(yīng)酬費用管理規(guī)定1、 原則上，一切的應(yīng)酬費開支必須事先經(jīng)過OA申請審批流程通過，若特殊情況可在后補OA流程后給予報銷。2、 所有應(yīng)酬費開支都需開具真實有效的發(fā)票，若因特殊情況產(chǎn)生無發(fā)票消費支出時，必須說明情況報批總經(jīng)理審批同意，補發(fā)票支出，無票一律不予報銷。3、 大額應(yīng)酬費支出，需在OA或6、郵件申請中寫明：應(yīng)酬理由、幾人同行、消費地點、預(yù)算額度等內(nèi)容，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可支出核銷，凡未經(jīng)批準或超額部份由個人自行承擔。4、 報銷應(yīng)酬費時須注明：應(yīng)酬人員、應(yīng)酬時間、應(yīng)酬事項、應(yīng)酬地點、應(yīng)酬結(jié)果等簡要情況說明，交該上級領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部審核5、 凡不屬于公司的應(yīng)酬費用，一律不予報銷。如有弄虛作假，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)則全額扣減或限期退還公司，并視情節(jié)輕重給予經(jīng)濟處罰。6、 以上應(yīng)酬費額度，不包括實物禮品、禮金贈予。凡實物禮品和禮金贈予的公關(guān)費用都必須先OA或郵件申請，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后方可列支、報銷。4.5 加班。一般情況下，在境外出差的性質(zhì)，不接受加班申請。如遇特殊情況再根據(jù)業(yè)務(wù)情況特批。6 費用審批流7、程:6.1 費用報銷：出納支付經(jīng)辦人申請直接上級審 批財務(wù)部復(fù) 核管理部審 核總經(jīng)理6.2 借支、沖借支流程1）借支流程：經(jīng)辦人申請直接上級審 批財務(wù)部復(fù)核總經(jīng)理管理部復(fù)核出納支付沖借支流程：經(jīng)辦人申請直接上級審 批財務(wù)部復(fù)核總經(jīng)理管理部復(fù)核財務(wù)沖賬6.3 物品申購流程：經(jīng)辦人申請直接上級審 批財務(wù)部復(fù)核總經(jīng)理管理部復(fù)核管理部登記6.4 送禮、招待費申請流程經(jīng)辦人申請直接上級審 批財務(wù)部復(fù)核總經(jīng)理管理部復(fù)核管理部登記（11）特殊申請流程7 報銷需注意事項和對單據(jù)的要求1、 在支付證明單“科目”處填上費用發(fā)生公司名稱。2、 報銷事由須填寫詳細（發(fā)生日期/月份、事由），如X月話費費用，公司X月X日8、X月X日租金一定要注明清楚，并在備注欄填寫附件（發(fā)票）張數(shù)；特別事項應(yīng)以黃色告示貼寫清楚貼在支付證明單上；3、 所有的簽名需用中文全名；4、 不要涂改任何地方，金額處涂改無效；5、 大小寫金額必須填寫一致；6、 使用的支付證明單按公司提供樣式購買；7、 固定費用（房租/管理費/稅金/等）不可和其他日常支出填在同一張支付證明單上；8、 當月費用必須在次月報完，以發(fā)票日期為準，如超期，不給予報銷。如特殊情況無錢墊付的費用，須填寫借支單；9、 費用報銷需憑合法憑證報銷，發(fā)票內(nèi)容完整。發(fā)票抬頭按公司全稱打印。原則上無發(fā)票不能報銷，如因特殊原因未取得發(fā)票需要報銷的，由報銷人自行負責(zé)提供相應(yīng)的發(fā)票，再附上9、相關(guān)原始單據(jù)，并用“黃色告示貼”注明原因貼在單據(jù)上，證明人簽字證明，或購買無發(fā)票的物品，必須有購買商家開具蓋章的收據(jù)或者小票，財務(wù)才給予報銷；10、 原始單據(jù)必須用膠水粘貼在支付證明單后面，個人的應(yīng)酬費、差旅費、交通費等各項支出，請報銷人按填寫順序粘貼相關(guān)發(fā)票并在票據(jù)后作出相關(guān)說明事項，不得使用訂書機裝訂；如所附發(fā)票太多，需分層次粘貼，且粘貼面積不要超過A5大小；單據(jù)粘貼時，正面朝上，金額欄向右；11、 報銷單，每周二日前將上周報銷單送達財務(wù)部會計；12、 公司實行報銷款打入工資卡，請在報銷時將開戶銀行與賬號寫在支付證單背面和OA指定的賬號上；13、 如報銷時不能提供發(fā)票，請先走借支流程，待發(fā)10、票回來以后沖減借支；14、 在出差行程中因非工作原因修改行程的，須先經(jīng)OA申請，否則不予報銷該行程費用，并給予違規(guī)警告處分。15、 不符合以上規(guī)定的報銷單據(jù)，一律不予報銷，退回報銷人重新整理。8 財務(wù)人員審批、支付費用報銷單規(guī)定1、 會計審核費用報銷單時，必須核查費用報銷是否在規(guī)定的標準內(nèi)，核查報銷金額是否準確，發(fā)票是否符合報銷業(yè)務(wù)要求、是否真實，無發(fā)票的報銷單有否備注說明。對不符合要求的費用報銷單必須告之報銷人退單理由； 2、 費用報銷如屬于沖借支的，必須核查所沖借支是否與實際借支相符合，如有不符財務(wù)審核人員有權(quán)提出異議；3、 出納不得支付未經(jīng)審批核準或?qū)徟藴适掷m(xù)不全的報銷單；4、 財務(wù)人員堅持原則，不符合規(guī)章制度的支出必須堅決予以抵制，對有疑問的支出交財務(wù)上級審核處理，審批后方予以付款。9 附則1、本制度自公布之日起開始實施，由財務(wù)部負責(zé)解釋；2、本制度如有變動以公司另行公布為準。