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1、集團(tuán)高管季度交流懇談會(huì)及公司級(jí)、專題會(huì)議管理規(guī)定編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 目 錄1 目的12范圍13定義14職責(zé)15程序26相關(guān)文件（略）87 流程圖（無）88 記錄（略）81 目的為明確各類會(huì)議的議事范圍，提高會(huì)議效率，保障會(huì)議決策的嚴(yán)肅性，確保會(huì)議決議充分落實(shí)，特制定本規(guī)定。2范圍本制度適用于集團(tuán)公司高管辦公會(huì)、集團(tuán)月度經(jīng)營分析會(huì)、各業(yè)務(wù)模塊專題協(xié)調(diào)會(huì)、各中心/部門例會(huì)、高管不定期交流懇談會(huì)的管理。集團(tuán)下屬各項(xiàng)目部及項(xiàng)目公司的會(huì)議不屬本規(guī)定管理范圍，按照項(xiàng)目建設(shè)管理程序的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)2、事會(huì)不屬本規(guī)定管理范圍根據(jù)公司章程規(guī)定舉行。員工代表大會(huì)、黨工團(tuán)代表大會(huì)、年度總結(jié)表彰會(huì)、年度績效考評(píng)會(huì)、高管年度述職會(huì)等特定會(huì)議不屬于本規(guī)定管理范圍，按公司規(guī)定舉行。3定義本規(guī)定所指會(huì)議主要包括以下三類：3.1公司級(jí)會(huì)議：主要包括集團(tuán)公司高管辦公會(huì)、集團(tuán)月度經(jīng)營分析會(huì)。3.2 專題會(huì)議：主要包括各業(yè)務(wù)模塊專題協(xié)調(diào)會(huì)、各中心/部門例會(huì)。3.3 高管季度交流懇談會(huì)：每季度高管與董事長之間的交流談話。4職責(zé)4.1公司級(jí)會(huì)議由行政與公共事務(wù)管理中心負(fù)責(zé)歸口管理，負(fù)責(zé)會(huì)議的組織安排，人力資源管理中心、成本控制中心和其他相關(guān)部門配合。4.2專題會(huì)議如涉及多部門參加，由會(huì)議召集高管或部門負(fù)責(zé)組織安排，行政3、與公共事務(wù)管理中心配合會(huì)務(wù)工作。4.3高管交流懇談會(huì)由行政與公共事務(wù)管理中心談話時(shí)間的安排。5程序5.1 會(huì)議計(jì)劃5.1.1集團(tuán)公司提倡會(huì)議的計(jì)劃性和時(shí)效性，各項(xiàng)公司級(jí)會(huì)議按規(guī)定時(shí)間召開，如遇特殊情況需調(diào)整，須經(jīng)過會(huì)議主持人批準(zhǔn)，由行政與公共事務(wù)管理中心負(fù)責(zé)提前通知與會(huì)人員。5.1.2對(duì)于準(zhǔn)備不充分或目的不明確的會(huì)議，行政與公共事務(wù)管理中心有權(quán)拒絕安排。對(duì)于參加人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相近的多個(gè)會(huì)議，行政與公共事務(wù)管理中心有權(quán)合并安排。5.1.3 高管季度交流懇談會(huì)由行政與公共事務(wù)管理中心統(tǒng)一計(jì)劃安排時(shí)間；臨時(shí)性的其他會(huì)議必須服從公司統(tǒng)一安排，非緊急情況，不得安排與公司級(jí)會(huì)議同期召開。5.2 4、會(huì)務(wù)工作5.2.1 公司級(jí)會(huì)議由行政與公共事務(wù)管理中心負(fù)責(zé)組織會(huì)務(wù)工作。包括擬定會(huì)議議程、發(fā)送會(huì)議通知、準(zhǔn)備會(huì)議資料，落實(shí)會(huì)務(wù)人員、布置會(huì)場等，根據(jù)需要解決會(huì)議所需的鮮花、茶水、茶具、飲料、水果、橫幅、投影及攝影設(shè)備等。5.2.2涉及多部門參加的專題會(huì)議，會(huì)議召集部門應(yīng)至少提前1天向行政與公共事務(wù)管理中心申請(qǐng)會(huì)議室和配套設(shè)施，并負(fù)責(zé)擬定會(huì)議議程、發(fā)送會(huì)議通知、準(zhǔn)備會(huì)議資料，落實(shí)會(huì)務(wù)人員、布置會(huì)場等，重要討論議題及相關(guān)文件原則上應(yīng)提前發(fā)給列會(huì)人員，行政與公共事務(wù)管理中心協(xié)助組織會(huì)務(wù)工作。5.3 會(huì)議分類及議事規(guī)則5.3.1 集團(tuán)公司高管辦公會(huì)會(huì)議議事范圍：u 研究、協(xié)調(diào)、決定公司各中心、部門和項(xiàng)5、目公司提出的問題，經(jīng)分管高管專題會(huì)議研究后，仍然不能有效解決的重要事項(xiàng)；u 研究、決定超出分管高管決策權(quán)限的重要事項(xiàng)；u 研究、協(xié)調(diào)、決定公司經(jīng)分管高管專題會(huì)議研究后，各單位之間仍存在分歧的重要事項(xiàng)。u 凡屬分管領(lǐng)導(dǎo)、各中心、部門職責(zé)范圍內(nèi)能解決的問題，不得列入高管辦公會(huì)議。會(huì)議召開時(shí)間：u 高管辦公會(huì)由集團(tuán)公司總裁負(fù)責(zé)組織召開，每周召開一次，于每周一上午9:30召開，特殊情況可推遲或改期。對(duì)于緊急問題，可臨時(shí)召開高管辦公會(huì)。會(huì)議參加人員：u 會(huì)議由集團(tuán)公司總裁主持；u 集團(tuán)公司執(zhí)行董事、副總經(jīng)理、總監(jiān)、中心主任參加。與議題有關(guān)的其他人員，可參加會(huì)議相關(guān)議程。會(huì)議匯報(bào)要求：u 匯報(bào)人：集團(tuán)公司6、副總經(jīng)理、總監(jiān)、中心主任及以上的人員；u 匯報(bào)時(shí)間：單個(gè)議題匯報(bào)時(shí)間一般不超過5分鐘，與會(huì)人員發(fā)言時(shí)應(yīng)圍繞議題，做到言簡意賅，不跑題。u 匯報(bào)綱領(lǐng)：匯報(bào)人圍繞關(guān)于本議題的專題協(xié)調(diào)會(huì)的召開情況、解決問題的思路、解決方案三個(gè)方面的內(nèi)容進(jìn)行匯報(bào)會(huì)議籌備：u 高管辦公會(huì)的議題在每周五上午11:00前，由集團(tuán)公司副總經(jīng)理或中心主任審核簽字后提交，行政與公共事務(wù)管理中心負(fù)責(zé)匯總議題，收集會(huì)議材料，由行政與公共事務(wù)管理中心在周五下午15:00前，將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、議題通知及會(huì)議議題相關(guān)材料，發(fā)至與會(huì)人員；u 各匯報(bào)單位，需在會(huì)前準(zhǔn)備好主導(dǎo)性書面建議方案和分析報(bào)告等會(huì)議材料，在每周五上午11:00前7、，與匯報(bào)議題一并提交行政與公共事務(wù)中心，如只有議題而沒有主導(dǎo)性書面建議方案的，一般不予研究。會(huì)議紀(jì)要：u 行政與公共事務(wù)中心負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的編寫、報(bào)審、發(fā)布。u 議題匯報(bào)人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要中涉及議題的相關(guān)內(nèi)容的準(zhǔn)確性進(jìn)行確認(rèn)，行政與公共事務(wù)中心負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的措辭、文字、語句的準(zhǔn)確性進(jìn)行確認(rèn)。u 行政與公共事務(wù)中心負(fù)責(zé)將匯報(bào)人簽字確認(rèn)后的會(huì)議紀(jì)要交會(huì)議主持人或其授權(quán)人審核后簽發(fā)。u 簽發(fā)時(shí)間不應(yīng)遲于會(huì)議結(jié)束后的2個(gè)工作日。會(huì)議紀(jì)要須清楚表述會(huì)議決議內(nèi)容，明確工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、責(zé)任人及完成時(shí)間要求。行政與公共事務(wù)管理中心負(fù)責(zé)把會(huì)議紀(jì)要報(bào)送與會(huì)人員和有關(guān)部門，并請(qǐng)收件人員簽收。有關(guān)部門根據(jù)會(huì)議紀(jì)要8、貫徹落實(shí)。會(huì)議督辦：u 為保證會(huì)議決議落實(shí)執(zhí)行，由人力資源管理中心負(fù)責(zé)督辦，并及時(shí)將督辦結(jié)果報(bào)告集團(tuán)公司總裁。由審計(jì)監(jiān)察中心負(fù)責(zé)對(duì)人力資源管理中心的督辦情況進(jìn)行監(jiān)控。 月度經(jīng)營工作會(huì)會(huì)議議事范圍：u 各業(yè)務(wù)模塊上月重點(diǎn)工作計(jì)劃的完成情況和上月高管辦公會(huì)決議的落實(shí)執(zhí)行情況u 分管范圍內(nèi)各中心的下月重點(diǎn)工作的安排和計(jì)劃u 上月高管辦公會(huì)決議的督辦結(jié)果和任務(wù)完成統(tǒng)計(jì)u 討論確定公司下月需要安排的核心工作計(jì)劃會(huì)議召開時(shí)間：u 月度經(jīng)營工作會(huì)由公司總裁負(fù)責(zé)組織召開，每月召開一次，于每月第一個(gè)周五上午9:30召開。會(huì)議參加人員：u 會(huì)議由公司總裁主持；u 集團(tuán)公司執(zhí)行董事、副總經(jīng)理、總監(jiān)、中心主任及相關(guān)人9、員參加。會(huì)議匯報(bào)要求：u 由各中心主任匯報(bào)，上月重點(diǎn)工作計(jì)劃的完成情況和上月高管辦公會(huì)決議的落實(shí)執(zhí)行情況，各中心匯報(bào)時(shí)間一般不超過10分鐘。u 由集團(tuán)副總經(jīng)理及總裁直管中心的中心主任匯報(bào)，下月分管范圍內(nèi)各中心的重點(diǎn)工作的安排和計(jì)劃。匯報(bào)時(shí)間一般不超過10分鐘。u 由人力資源管理中心主任匯報(bào)，上月高管辦公會(huì)決議的督辦結(jié)果和任務(wù)完成統(tǒng)計(jì)。匯報(bào)時(shí)間一般不超過10分鐘。會(huì)議籌備：u 各中心負(fù)責(zé)編制高管辦公會(huì)決議落實(shí)情況說明、本月核心工作完成情況表和下月核心業(yè)務(wù)計(jì)劃表,在每月的第一周周四上午11:00前，分別提交人力資源管理中心和行政與公共事務(wù)管理中心。u 行政與公共事務(wù)管理中心在周四下午15:00前，10、將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議材料發(fā)至與會(huì)人員。會(huì)議紀(jì)要：u 行政與公共事務(wù)中心負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的編寫、報(bào)審、發(fā)布。u 各匯報(bào)單位指派專人，記錄本中心的匯報(bào)內(nèi)容，并在一個(gè)工作日內(nèi)將經(jīng)匯報(bào)人簽字確認(rèn)后提交行政與公共事務(wù)管理中心。u 行政與公共事務(wù)管理中心根據(jù)各中心提交的記錄編制會(huì)議紀(jì)要，編制完成后交會(huì)議主持人或其授權(quán)人審核后簽發(fā)。u 簽發(fā)時(shí)間不應(yīng)遲于會(huì)議結(jié)束后的3個(gè)工作日，行政與公共事務(wù)管理中心負(fù)責(zé)把會(huì)議紀(jì)要報(bào)送與會(huì)人員和有關(guān)部門，并請(qǐng)收件人員簽收。有關(guān)部門根據(jù)會(huì)議紀(jì)要貫徹落實(shí)。會(huì)議督辦：u 為保證會(huì)議決議落實(shí)執(zhí)行，由人力資源管理中心負(fù)責(zé)督辦，并及時(shí)將督辦結(jié)果報(bào)告集團(tuán)公司總裁。由審計(jì)監(jiān)察中心負(fù)責(zé)對(duì)11、人力資源管理中心的督辦情況進(jìn)行監(jiān)控。5.3.3 各業(yè)務(wù)模塊專題協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議議事范圍：u 解決各業(yè)務(wù)模塊的緊急任務(wù)、突發(fā)事件和專項(xiàng)事件。會(huì)議召開時(shí)間：u 視內(nèi)容情況而定，但緊急任務(wù)和突發(fā)事件的處理需在獲悉情況后1個(gè)工作日內(nèi)組織召開。會(huì)議參加人員：u 會(huì)議由各業(yè)務(wù)模塊中心主任及以上及的分管領(lǐng)導(dǎo)或其授權(quán)人主持；u 與議題相關(guān)業(yè)務(wù)模塊分管副總經(jīng)理、總監(jiān)、中心主任及相關(guān)人員參加。會(huì)議紀(jì)要：u 主持會(huì)議中心負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的編寫、報(bào)審、發(fā)布；u 參會(huì)中心負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容的簽字確認(rèn)；u 簽發(fā)時(shí)間不應(yīng)遲于會(huì)議結(jié)束后的2個(gè)工作日，主持中心負(fù)責(zé)把會(huì)議紀(jì)要報(bào)送與會(huì)人員和有關(guān)部門，并請(qǐng)收件人員簽收。有關(guān)部門根據(jù)12、會(huì)議紀(jì)要貫徹落實(shí)。會(huì)議督辦：u 為保證會(huì)議決議落實(shí)執(zhí)行，由人力資源管理中心負(fù)責(zé)督辦，并及時(shí)將督辦結(jié)果報(bào)告集團(tuán)公司總裁。由審計(jì)監(jiān)察中心負(fù)責(zé)對(duì)人力資源管理中心的督辦情況進(jìn)行監(jiān)控。5.3.4 中心/部門例會(huì)集團(tuán)公司高管辦公會(huì)結(jié)束后，各中心（部門）根據(jù)辦公會(huì)形成的決議，召開中心/部門例會(huì)，按照高管辦公會(huì)的要求部署工作，并做好會(huì)議記錄，會(huì)議記錄在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，提交人力資源管理中心歸檔保存。5.3.5 高管季度交流訪談為便于集團(tuán)公司總裁對(duì)集團(tuán)高管人員工作情況的指導(dǎo)，集團(tuán)高管人員可以全面準(zhǔn)確掌握公司的整體戰(zhàn)略方向，行政與公共事務(wù)管理中心根據(jù)集團(tuán)公司總裁的時(shí)間，每季度安排一次集團(tuán)各高管人員與集團(tuán)公司13、總裁交流訪談，訪談時(shí)間原則上不超過3個(gè)小時(shí)。5.4 會(huì)議決議的發(fā)布和執(zhí)行會(huì)議應(yīng)安排專人做好記錄，如有必要，會(huì)后會(huì)議記錄人員須在24小時(shí)之內(nèi)及時(shí)整理寫出會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審簽后，由會(huì)議組織部門派專人送達(dá)各位參加人員和相關(guān)部門，并請(qǐng)收件人員簽收。會(huì)議結(jié)束后如有必要，除有特殊要求的資料由主辦部門各自存檔外，其余部分包括會(huì)議記錄及紀(jì)要均由行政與公共事務(wù)管理中心整理、立卷、保存存檔。公司級(jí)會(huì)議決議的貫徹執(zhí)行情況由人力資源管理中心負(fù)責(zé)檢查和督促，人力資源管理中心需向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、反饋決議執(zhí)行情況。專題會(huì)議和部門級(jí)會(huì)議及其它類型會(huì)議的決議督查工作人員根據(jù)會(huì)議安排確定。5.5 會(huì)議紀(jì)律為保證公司各類會(huì)議高效、務(wù)實(shí)的召開，參加會(huì)議的人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并履行會(huì)議簽到手續(xù)。與會(huì)人員因故不能出席或不能按時(shí)到會(huì)的，應(yīng)于會(huì)前向會(huì)議主持人或會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)人請(qǐng)假，并說明原因，委派相關(guān)人員參加會(huì)議。與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)場紀(jì)律，未請(qǐng)假或無正當(dāng)理由不得中途離會(huì)，不得在會(huì)場討論與會(huì)議無關(guān)的話題、接聽通訊工具。所有通訊工具必須調(diào)整在振動(dòng)狀態(tài)。6相關(guān)文件（略）7 流程圖（無）8 記錄（略）