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1、公司綜合檔案歸檔、保密銷毀管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 主題內容和適用范圍本標準規定了綜合檔案管理原則與管理體制，檔案的歸檔，檔案的保密，檔案的利用，檔案的鑒定與銷毀，庫房與檔案，圖樣的更改、補充。檔案圖書借閱。檔案的統計工作等管理辦法。本標準適用于本集團公司各部門和所屬各公司（廠）的檔案管理。2 引用政策規定中華人民共和國檔案法3 綜合檔案管理原則與管理體制3.1綜合檔案管理涉及生產、經營、科研、工程等各部門、各公司(廠)，歸集團公司總裁分工領導，由集團公司辦公室歸口管理，并列入企業領導議事日程，作2、為考核企業有關領導人政績的一部份。3.2集團公司檔案工作,實行統一領導,分級管理原則,集團公司設綜合檔案室，配備專職檔案人員，它是檔案、資料的貯存基地和利用中心，并負責監督、指導、統籌、協調、組織、管理集團公司各部門、各公司（廠）檔案、資料工作。各部門、各公司（廠），由負責人指定配備專、兼職檔案員，負責檔案、資料收集、整理立卷、案卷管理。4 綜合檔案的歸檔管理4.1.1 歸檔范圍4.1.2 產品生產方面：有產品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件、原材料檢驗、產品生產過程和生產調度工作過程中形成的各種文件材料等。4.1.3 經營銷售方面：有企業經營決策和經營管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材3、料、市場經濟信息、廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。4.1.4 設備儀器方面：有設備儀器的圖樣和技術文件，設備儀器安裝，調試和驗收過程中的技術性，憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄、設備改進、改裝和報廢的文件材料等。4.1.5 技術管理方面：有質量管理，技術引進、技術改造和標準、計量、能源、環保、科技情報等所形成的各種文件材料。4.1.6 科技研究方面：有科技研究準備、研究實驗、總結鑒定、成果獎勵，推廣應用等各階段工作形成的計劃、紀錄、報告及技術性往來文件資料等。4.1.7 物資供應方面：有物資、原材料外協件采購、訓存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。4.1.8 人事勞資4、方面：有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、安全生產、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。教育培訓方面。有干部、職工教育和技術培訓、人事的文件材料等。4.1.9 財務管理方面（包括計劃、財會、統計）：有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。4.1.10 工程建設方面：有工程依報性，基礎性的文件材料、工程設計、施工、驗收等文件材料。4.1.11 聲像實物方面：有產品、科研、設備、基建項目：市以上領導開臨檢查指導工作等重大活動、集團公司重大活動所拍攝的照片、錄像（底片），錄音、錄像帶，還有獎旗、獎狀、獎杯、獎章、證書、獎品、贈品等材料。4.1.12 綜合、后勤方面：辦公及生活用品、用房、保衛治安5、通訊設備、環境綠化等過程中所成的文件材料。4.1.13 黨、工、團、婦方面：在各項工作中形成的文件材料。4.2 歸檔時間4.2.1 凡生產、經營、設備、技術、計劃統計、物資、勞動工資、人事保衛、教育培訓、行政等工作中形成的文件材料，由各部門、各公司（廠），兼職檔案保管負責收集整理立卷，經部門，公司（廠）負責人審定后，在第二年第一季度，向綜合檔案室歸檔。4.2.2 科研、工程建設，在工程或項目通過鑒定投產后，三個月內由部門指定專人負責，將檔案材料整理立卷，由工程或項目負責人審定后，向綜合檔案歸檔。4.2.3 聲像實物在各項活動后，由有關部門整理好隨時歸檔。4.2.4 財務檔案，要在第二年第二季6、度前，由財務部門負責立卷，裝訂成冊，統好案卷目錄，由財會部門保管一年后，由立卷人寫好說明，再由部門負責人審定后，向綜合檔案室歸檔。4.3 文件材料歸檔要求。4.3.1 歸檔的文件材料必須完整、準確、齊全、字跡端，嚴禁用園珠筆、鉛筆，要用墨水書寫，傳真件必須做到及時復印，層次分明，符合其形成規律。4.3.2 歸檔的底面按QGZT35EP050094圖樣及技術文件完整性審查簽字程序執行。4.3.3 在歸檔文件材料中，應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復與請示、轉及文件與原件、多種文字形成的同一文件，不得分開，分別立在一起。文電應合一立卷。4.3.4 不同年度的文件一般得歸入同一卷內，但跨年7、度的請示與批復，歸入復文的年度內立卷，沒有復文的，歸入請示的年度內立卷，跨年度的規劃放在針對的第一年立卷。跨年度的總結放在針對的最后一年立卷。跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。非訴訟案件放在結案年立卷。其它文件材料立卷，按有關規定執行。4.3.5 歸檔時，各部門、各公司（廠），應由兼職檔案人員填寫檔案移交目錄，一式三份，經綜合檔案室專職檔案人員驗收簽章后，雙方各執一份，另一份作檢索用。4.3.6 產品試制定型，科研成果鑒定，基建工程竣工驗收，必須由檔案部門參加。歸檔文件材料完整、準確、統一。5 庫房與檔案管理5.1 非檔案管理人員不得擅自進入庫房。需要進入時，必須由檔案管理人員陪同下方可進入8、，5.2 庫內資料、柜架、設備必須擺放整齊、排列科學、不得在庫內抽煙、飲食、喧嘩及發生其他違反管理規定的行為。5.3 庫內應保持整潔、空氣流通、光線充足、溫 濕度適宜、定期打掃衛生、在場地許可的情況下，盡量做到辦公室、查閱室分開。5.4 庫房保持做好七防（防水、防盜、防光、防潮、防蛀、防有害生物、防污染）。5.5 定期安全檢查，發現不安全因素，及時匯報并采取措施，消滅事故隱患，確保庫房安全。5.6 要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進入修補和復制，以延長檔案使用期。5.7 堅持文明管理，檔案分類清楚、檢索明確、做到查閱調卷迅速，歸卷上架及時，確保卷9、本完整。6 檔案的保密制度6.1 凡國家正式批準或集團公司主管副經理以上領導劃定的各項密級文件檔案。凡集團公司經營重大決策，重要科研成果、工程建設，產品的工藝、底圖、財務、人事、合同、協議書中提出保密的部份，均屬密級檔案范圍。6.2 凡查閱密級的檔案，須經集團公司主管副經理以上領導批準后，限在檔案室內查閱、不得復印或摘抄。6.3 由綜合檔案室統一保管的文件材料，任何部門和個人不得私自提供贈送或出賣給外單位及個人，不得任意帶出本單位，違者嚴肅處理。6.4 檔案人員要嚴格執行保密紀律，對密級檔案要重點保管，嚴格檔案借閱手續，并不得隨便談論檔案中秘密資料，以防失密，發現泄密現象，按情節輕重、予以處理10、。7 檔案的利用管理。7.1 檔案信息開發利用要重點服務于改善企業經營管理，提高產品質量、降低物資消耗和增加經濟效益等方面。7.2 編制和交流檔案資料目錄，在內部逐步實行擴大開架范圍。7.3 對檔案資料進行加工整理，匯編專題資料或編制產品科研成果，基建工程簡介，文摘和數據手冊，圖表手冊，市場信息，用戶反映，國內外同行生產情況介紹等。7.4 檔案開發利用必須嚴格執行檔案保密管規定。7.5 檔案利用是檔案管理的根本目的，綜合檔案室應編制必須的檢索工具（目錄、索引、卡片）為查找利用創造條件，做到調卷迅速準確。8 檔案的鑒定與銷毀管理8.1各種文件歸檔,按檔案法規定與實際利用價值,編制檔案保管期限表,11、檔案期限分永久、長期、短期三種，由集團公司主管副經理、專業技術人員和檔案人員等相關人員參加的鑒定小組確定。8.2對超過保管期限的檔案，由綜合檔案室定期列出清冊，提出銷毀申請，經鑒定小組通過，由集團公司主管副經理批準，方可進行。并應報請保衛部門人員參加監毀。9 圖樣的更改，補充管理9.1 更改內容較小時，可直接在圖畫“杠改”、“刮改”，應在更改處在“更改標記”。9.2 更改內容較多時，應另出新圖代替，原來圖樣作廢。新圖列入原圖樣目錄，并且注明新代替的原圖圖號。作廢的圖樣注明新圖的編號，根據需要另行保管。9.3 整個保和單位內圖樣作廢，由新圖代替時，應重新編制保管單位，并且注明保管單位編號。原保管12、單位標注新保管單位的編號后，根據需要另行保管。10 檔案圖書借閱管理10.1 綜合檔案是本集團公司生產、經營、科技、基建等活動中積累的文件材料，是今后生產經營發展的重要依據，是科技和設計工作的必要條件，所以企業員工不得擅自查閱。10.2 凡本集團公司人員，因工作需要，經集團公司副總經理以上批準，并辦理登記手續，均可向綜合檔案室查閱。10.3 查閱檔案只限室內查閱、查閱時不得任意更改、涂劃、拆散、剪挖、轉借、攜帶外出、如有違反、檔案管理員有權停止使用，情節嚴重者，報請主管領導，嚴肅處理。10.4 歸還檔案時需經檔案管理員檢查無誤后，方能簽收。10.5 查閱檔案確需外借（不包括密級檔案），須經檔案13、主管部門批準，一般限三天內交還，如需延期，要辦理延期手續。10.6 借閱圖書時，應辦理借閱手續，當面清點，借期不得超過半月，科技圖書僅供專業人員借閱，每人不得超過二本，借期半月，凡超期不補辦手續者，一律停止借閱。11 檔案統計工作管理11.1 建立健全現有庫藏檔案概況：檔案資料開發利用概況。圖樣和技術文件更改情況。各種圖樣、文件資料復制情況。上級檔案業務普查與年報。檔案管理“五率”（歸檔率、完整率、準確率、查準率、查全率）的專業統計工作。11.2 建立健全檔案歸案，檔案查閱，利用效果反饋登記，做好各類檔案數量，檔案利用人次，利用效果登記，各型號圖樣曬發單，圖樣技術文件更改等原始記錄，確保專業統計數據準確、可靠。11.3 檔案管理人員，應不斷加強業務學習，明確檔案統計范圍與區劃，如實填寫登記，完善統計匯總，確保統計質量。12 檢查與考核12.1 本標準由集團公司行政辦公室歸口管理，每年進行一次全面檢查貫徹執行情況，并將檢查結果寫成總結，除報有關部門外，反饋給企管辦。12.2 本標準的執行情況，結合檢查考核有關部門，有關人員的部門工作標準及個人工作標準一并檢查考核。 附加說明： 本標準由集團公司企管辦提出。 本標準由集團公司企管辦歸口管理。