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1、房地產(chǎn)公司企業(yè)文書(shū)檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 檔案管理制度第一章 總則第1條 目的 檔案是過(guò)去工作和歷史情況的記錄，它可以為工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考材料。檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。為了加強(qiáng)檔案管理，特制定本制度，請(qǐng)各部門(mén)執(zhí)行。第2條 管理部門(mén) 行政管理部是企業(yè)文書(shū)檔案的管理部門(mén)，其主要職責(zé)如下。（1）制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。（2）對(duì)企業(yè)其他部門(mén)文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（3）做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。 （4）做好永久2、性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。（5）提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。第二章 企業(yè)檔案管理體制第1條 歸檔范圍公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。具體分類(lèi)：（1）辦公文件包括公司的各種請(qǐng)示和批復(fù)文件、各種申請(qǐng)文件（如：用印申請(qǐng)文件）、公司對(duì)外發(fā)文（公司發(fā)出的各類(lèi)工作計(jì)劃、方案、安排、總結(jié)、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通知等文件）、注冊(cè)年檢資料、驗(yàn)資文件、融資資料、法律事物、處理糾紛等具有保存價(jià)值的文件（2）證件性文書(shū)資料：包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)，證書(shū)、3、證明等。（3）法規(guī)性文件：包括上級(jí)頻發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。（4）企業(yè)的重大決議：包括由企業(yè)會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料會(huì)議記錄等。（5）計(jì)劃性文件：包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等（6）總結(jié)性文件:包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門(mén)的年度和月度工作總結(jié)、單向性工作總結(jié)調(diào)查報(bào)告等（7）批示性文件：包括企業(yè)各類(lèi)計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷(xiāo)指標(biāo)等以及企業(yè)各類(lèi)任命工作指示等。（8）憑證性文件：包括企業(yè)各部門(mén)上報(bào)的在日常活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證、如財(cái)產(chǎn)狀況房屋銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)等原始記錄和文本。（9）4、匯報(bào)性文字資料：包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門(mén)的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言，匯報(bào)或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料。（10）聲像制品資料：包括企業(yè)及下屬各部在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治，文件娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)，考察時(shí)或外部門(mén)提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料錄音資料，影片資料等。（11）題贈(zèng)性資料：包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞書(shū)畫(huà)，工藝制作等。（12）工程檔案：立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件，開(kāi)工審批文件，招投標(biāo)文件，工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)，工程財(cái)務(wù)文件，工程竣工驗(yàn)收文件，竣工圖等從立項(xiàng)到竣工的具有保存價(jià)值的全過(guò)程系統(tǒng)資料。（13）會(huì)計(jì)檔案：有5、關(guān)會(huì)計(jì)工作的方針、政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、合同以及往來(lái)文書(shū)都應(yīng)歸檔。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料可由會(huì)計(jì)部門(mén)自行歸檔。（14）人事檔案：人事檔案由部門(mén)自行立卷、歸檔、管理。第2條 管理部門(mén)（1）企業(yè)檔案工作要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政管理部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其他部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。（2）企業(yè)設(shè)立四個(gè)檔案管理點(diǎn)，分管各類(lèi)文件、資料檔案。工程技術(shù)部負(fù)責(zé)工程建設(shè)過(guò)程所需各類(lèi)文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負(fù)責(zé)企業(yè)所有人員及制度的建檔與管理；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)所有財(cái)務(wù)文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負(fù)責(zé)其他文件、資料及制度的建檔與管6、理，同時(shí)負(fù)責(zé)其他部門(mén)移交檔案的管理。（3）各檔案點(diǎn)管理的文件、資料及制度各部門(mén)不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。第三章 平時(shí)歸卷第1條 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(zhuān)（兼）職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。第2條 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的案卷類(lèi)目。案卷類(lèi)目的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第3條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門(mén)專(zhuān)（兼）職文書(shū)歸卷。第四章 立卷第1條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用7、。第2條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。第3條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文件應(yīng)合一立卷。絕密文電應(yīng)單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。第4條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，應(yīng)放在復(fù)文立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第5條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分8、的文件材料應(yīng)依序排列在一起。第6條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第7條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。第五章 文件質(zhì)量要求第1條 字跡清楚、圖物相符、圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。請(qǐng)示和批復(fù)，印本和底稿，正文和附件必須立在一起。第2條 永久、長(zhǎng)期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，一律用碳素墨水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆。第3條 復(fù)印、打印文件及照片字跡、線(xiàn)條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量。第4條 錄音、錄像資料應(yīng)保證載體的有效性。聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由，時(shí)間，地點(diǎn)，主要人物，背9、景，攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，原件，清晰，完整。第5條 各類(lèi)實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品，獎(jiǎng)杯，錦旗，證書(shū)，牌匾，饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損第六章 檔案級(jí)別分類(lèi)機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。第1條 絕密檔案包括：公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬(wàn)元以上的重大合同。第2條 機(jī)密檔案包括：（1）財(cái)務(wù)資料；（2）公司重要會(huì)議紀(jì)要；（3）公司經(jīng)營(yíng)情況；（4）人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同；（5）技術(shù)資料；（6）金額在10萬(wàn)-100萬(wàn)元的合同。第3條 秘密檔案包括：（1）重要項(xiàng)目資料；（2）項(xiàng)目合同協(xié)議。第七10、章 檔案借閱、利用工作第1條 企業(yè)內(nèi)檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復(fù)印件。（3）提供文獻(xiàn)索引資料。第2條 借閱管理（1）檔案主要供本企業(yè)利用，一概不得外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。（2）各部門(mén)工作人員可直接查閱本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門(mén)重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門(mén)批準(zhǔn)，方可借閱。（3）檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印，復(fù)制，翻印，不得擅自拆散，調(diào)整，抽取，污損，不得轉(zhuǎn)借。（4）對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印，照片，重印副本，摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，11、與原告無(wú)誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會(huì)有誤。（5）檔案一般不得借出，如有特殊情況，可以短期借閱，最多為5天，但必須辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)調(diào)閱單（附件1），如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。（6）檔案管理人員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。（7）企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，經(jīng)審查無(wú)誤后簽字后，才能調(diào)離。（8） 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予（）處理，若構(gòu)成犯罪依12、法追究刑事責(zé)任： 毀損,丟失或擅自銷(xiāo)毀企業(yè)檔案 擅自向外界提供,抄摘企業(yè)檔案 涂改,偽造檔案 未及時(shí)上報(bào)歸檔者第八章 檔案清理第1條 檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)擦拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀、腐蝕；定期通風(fēng)、防潮。第2條 對(duì)破損檔案及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)。第九章 檔案銷(xiāo)毀管理第1條 對(duì)已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷(xiāo)毀。第2條 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。第3條 銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，文件銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀注冊(cè)上簽字。第十章 附則本制度由行政管理部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。附件1檔 案 調(diào) 閱 單 填表日期：類(lèi)別調(diào)閱部門(mén)調(diào)閱人檔案內(nèi)容摘要調(diào)閱用途調(diào)閱期限自 年 月 日起至 月 日，計(jì) 日復(fù)印張數(shù)/份數(shù)借出日期檔號(hào)歸還日期備注保管人簽章附件2： 檔 案 移 交 目 錄第 序 號(hào)題 名張數(shù)期限密級(jí)備注移交人： 接收人：年 月 日