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1、公司辦公室文件與辦公用品管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公室管理制度細則為加強公司管理，明確規范員工行為準則，嚴格執行員工管理制度，維護公司良好形象，創造良好的企業文化氛圍，特制定本制度。一、文件管理制度1、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分 類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案 卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求, 并逐步實現電子信息化管理。2、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資 料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片2、以及與本公司業務相關 的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。3、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、 管理工作，確保資料完整。4、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行 管理。5、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案 的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。6、文件資料檔案的保管、查閱。、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露 或捆扎堆放。、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八 防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈, 要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告3、并做 好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。7、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領 導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須經本公司分管領導 批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、 復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查 閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。8、對于公司機密文件及檔案的管理,要有專柜存放并單獨設鎖， 無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。9、根據文件、文書目錄整理排序編制編目存檔。9.1、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再 按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。9.2、堅持平時歸4、檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合， 對照編目，列岀清單。二、辦公用品管理制度第一條管理要點1、為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節約 辦公經費，提高利用效率。2、辦公用品管理人員負責辦公用品的管理工作，權責一致嚴格 要求，無私自挪用現象。3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。4、辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇 優選用，合理開支。第二條制度規范1、單位辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由 行政部全權負責。2、辦公用品購路應遵循以下程序：各部門將所需辦公用品填寫 辦公用品申購單經領導批準后報至行政部，行政部根據各部門的5、需求 計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃, 經領導批準簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行 靈活處理，但必須經領導批準。3、辦公室應對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數量、 規格、出入庫時間等，做到賬物相符。4、各部門申領的辦公用品需及時發放，并做好填表記錄；因特 殊情況急需領用未填表登記，事后須及時補填。5、任何人不得私自挪用辦公用品。6、辦公用品管理人員負責辦公用品的發放和登記。8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等 量。第三條管理流程設計填寫辦公用品申購單一審批一采購一入庫登記一發放。日常事務管理制度第一條員丁應嚴格遵守考勤6、制度，準時上班按時下班，上下班時間按8：30-12： 00. 13:30-17:00 執行。第二條上班后不得外出吃早點或辦私事，如確有需要須征得直管領導允 許，午休后應準時上班。第三條不得將可能影響辦公環境的與工作無關的物品帶入公司。第四條員工上班吋必須著裝整潔、得體，不得穿拖鞋及其他不適宜的裝束, 不準佩戴夸張、異類、過大的飾物上班。整體形象符合基本服務禮 儀標準中的儀容儀表要求。第五條辦公時間因私會客需和直管領導報備，時間不得超過30分鐘；因私 打電話必須簡短。第六條上班時間內辦公室不得大聲喧嘩、嘻笑打鬧、聚堆聊天、玩游戲、 瀏覽與工作無關網站；任何時候不得使用不文明語言和肢體動作。第七條7、個人所屬的桌椅、設備、垃圾桶由各使用人自行清潔；部門所屬的 存儲柜、文件柜內部市各部門指定專人負責整理和清潔；第八條辦公室環境耍求：環境整潔、擺放有序；隨手清潔，及時歸位；辦 公室內不得擺放鞋、雨傘等有礙形象和環境的雜物;嚴禁隨地吐痰、 亂丟紙屑；垃圾桶不超過3/4滿。第九條工作午休（餐）吋間不得飲酒，不得帶有酒精狀態上班；接待公司客人的除外第十條下班、或離開辦公室30分鐘以上的，須關閉不使用的電器、屯燈等 耗電設備，午餐期間關閉應關閉顯示器和電燈；公文、印章、現金及 貴重物品等須鎖入保險柜或抽屜內，關窗、鎖門后方可離開。第十一條遵守保密紀律，保存好各種文件及技術資料，不得泄露公司機密。第十二8、條文明用廁，節約用紙，注意保潔。第十三條愛護公司財產和設備，發現損壞及時向辦公室報修，無法修復的應 注明原因中請報廢；因故意或使用不當損壞公物者，應予以相應賠償。第十四條最后一個下班的員工，在離開辦公室前，必須關閉自己所在辦公區 域范圍內所有與業務無關的用電電器的屯源；復印打印用雙面。復印、 打印紙用雙面，單面使用后的復印紙，可再利用空白面影印或裁剪為 便條紙或草稿紙。四、用章管理制度第一條管理要點1、單位公章、合同章等印章：由董事會指派專人負責管理。2、單位財務專用章、法人代表名章：由專人負責管理。第二條印章使用范圍1、單位各類合同。2、單位各類報表。3、文件材料。4、證明材料。5、其它需耍9、使用印章的文書。第三條制度規范1、公章、合同章使用：用章申請人應詳細填寫印章使用記錄表 注明使用時間、使用人、具體內容、批準人等。2、合同、協議：合同、協議等經會簽后，由有相應負責人的簽字, 經由總經理審批后可以使用印章。3、報表：包括財務報表、社保報表等向相應上級或政府機構上報的 報表。需經相應負責領導審核，總經理批準后可以使用印章。4、文件材料、證明材料及其它文書：經相關負責領導審核、總經理 審批后方可使用印章。5、一般文書：如本單位人員外出聯系業務的介紹性文件、證明信、 職工收入證明等，經相關領導審核，總經理同意后，可以使用公章。6、其它：上述內容未涉及到的文件，需要用章時應視具體情況，10、請示領導后方可使用印章。第四條特殊情況處理如工作緊急，審批人乂不在單位，印章管理人員需通過電話等方式親自與審批人聯系，得到批準后，可以使用印章，并及時登記用章 管理。第五條印章借出1、原則上單位各類印章不得帶出使用。2、由于業務需要，為了提高工作效率，以下事由可以將印章借出:銀行所需印鑒時；其它必須帶印章的工作。3、印章借出規定：因工作需要攜帶公章外出時，必須辦理印章借用手續。印章借出時間不得超過24小時，返冋后，應及時歸還印章。五、車輛管理制度 第一條管理要點1、單位公務車的證照及稽核等事務統由行政部負責管理，并定期指 派專人負責維修、檢驗、清潔等。2、用車須于事前向行政部申請調派，車輛派出11、要遵循對于同一方向、 同一時間段的派車盡量合用、減少派車次數和車輛使用成本的原則。3、對于不按規定辦理申請的，不得派車。第二條制度規范1、使用人必須具有駕照。2、公務車不得借予非本單位人員使用。3、所有公務車輛一律不得私用。4、駕駛人須嚴守交通規則。5、使用人于駕駛車輛前應對車輛做基木檢查（如水箱、油量、機 油、煞車油、電瓶液、輪胎、外觀等）。如發現故障、配件失竊或損 壞等現象，應立即報告，否則最后使用人要對由此引發的后果負責。6、使用者應將車輛停放于指定位路、停車場或適當、合法位路。 任意放路車輛導致違犯交規、損毀、失竊，由使用者賠償損失。第三條車輛保養管理1、駕駛人員要愛護車輛，精心保養，12、使車輛保持良好狀況。如 需維修，由駕駛人員提出維修申請，要貨比三家，選擇質量好價格低 的汽修廠進行修理或在指定的維修點更換汽車零配件，并做到提前電 話匯報，且將換下的廢棄零配件保存，由單位統一回收，統一處理。 在支付維修費用的同時，應要求維修點必須開具增值稅發票，并提供 相對應的零配件明細單。特殊原因也必須事后補報，以備單位備案核 查。2、車輛于行駛途屮發生故障或其他耗損急需修復或更換零件時,可視實際情況需要進行修理。第四條違規與事故處理1 在下列情形Z的情況下，違反交通規則或發生事故，由駕駛 人負擔。無照駕駛。未經許可將車借予他人使用。2違反交通規則，其罰款由駕駛人負擔。各種車輛如在公務途中13、遇不可抗拒Z車禍發生，應先急救傷患人員，向附近警察機關報案，并即與行政部聯絡協助處理。如屬小事 故，可自行處理后再向行政部報告。第五條車輛用油管理行政部建立車輛的用油臺賬，不定期核算，抽查，嚴格按行車里程與百公里耗油標準核發油料，行政部人員做好油卡記錄，油卡由 行政部管理登記。單位車輛一律憑卡指定加油站加油。1、所有車輛加油前需仔細填寫車輛加油登記表，并由相關 領導簽字確認。2、辦公室負責對單位車輛的用油進行監督，控制，財務輔助配 合監控管理。3、乍輛使用者應加強車輛用油管理，節約用油開支，使不輛均 能在經濟耗油的情況下有效地運營。4、單位所有車輛統一油卡加油，如油卡損壞，不能正常加油吋，行政部人員應及時處理。5、駕駛員在使用油卡加油吋，應保留好每次加油的小票，及時交予財務部門統一管理。