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1、公司各種文件管理計劃制度章程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、目的為對公司各種文件的程序、格式、起草、收發、保存等實行統一管理，提高公司文件的可控性與標準化管理，特此制定本文件管理制度。二、范圍1、本制度所規定的各種資料管理流程，對公司內部廣泛適用，任何文件資料的初定、審核、實施、發放、保存、借閱、銷毀等都必須嚴格按照本制度執行。2、若本制度出現規定不完全、規定程序無法實施等情況，發現部門有權利向公司總經理以書面的形式提出修改，獲得總經理批準后按照最新修改程序執行。三、責權1、行政人事部責權：起草、修改、報審、保2、存、監督與執行本制度，嚴格監督本制度的實施過程，保證本制度的順利實施；對無法實施條款或新增條款進行審核。2、其他部門責權：嚴格執行本制度流程；對不符合實施或無法實施的流程提出書面修改申請；提出新增內容；3、文控員：嚴格按照本制度對公司文件進行保管、保存、更新、收發等。四、文件的縱向分類與定義1、制度：指要求公司成員共同遵守的，按一定程序辦事的規程性文件；2、辦法：指公司針對某項工作依照其所需標準制定的考核獎懲性的文件；3、標準：指公司對某項工作應達到的要求進行規范和約定的文件；4、通知：是批轉下級、轉發上級、傳達事項，發布制度、任免人員時使用的文件；5、通報：是表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神3、或情況的文件，是一種有較強的教育作用和指導作用的周知性下行文；6、報告：是向上級領導匯報工作、反映情況，答復上級領導詢問的文件；7、請示：是向上級領導請求指示，批準的文件;8、批復：是指導性的下行文，是上級領導答復下屬請示事項的公文；9、函：是不相隸屬的部門之間相互商洽工作，提出和答復問題、請求批準和答復審批事項的文件；10、工作聯系單：適用于不同部門之間的正是的書面聯系，用于告知需要獲得相關部門的幫助或者變更；11、會議紀要：是記載、傳達會議情況和議定事項的文件；12、計劃：是部門或個人對未來一定時期內要做的工作或要完成的某項任務，提出某些設想，作出具體安排；13、總結：部門或個人對過去一段4、工作的回顧和分析評價，判明得失利弊，提高理性認識，用以指導今后工作的書面材料;14、方案：指部門或個人出臺的項目性工作計劃書;15、手冊：指作為指導員工開展工作的程序、方法的綜合性文件16、流程：是一組輸入通過特定行動準則達到特定輸出的過程17、人事檔案資料：指由行政人事部為每個員工建立的工作履歷、個人信息檔案；18公司標識資料：公司營業許可證、經營許可證、組織機構代碼證、營業執照、一般納稅人登記證明、法人身份證明、19、郵件、信函、雜志：指部門或者各人之間相互傳遞信息的書面表達形式；20、電子資料：指上述文件資料以電子版本（word、excel、ppt、cad、pdf、UG、電子郵件等）的形5、式保存傳閱；五、文件的橫向分類與定義1、客戶文件：指傳遞一切與客戶信息、客戶要求相關的文檔資料，如宗申產品要求等；2、公司內部文件：指在公司內部進行信息傳遞、溝通的文檔資料；（1）行政體系文件：指與公司日常行政管理、行政溝通、行政審核相關方向的行文，如：一般的通知、公告、告示、請示、工作計劃、工作總結、人員招聘/考核方案、人員培訓資料、營業執照、組織機構代碼證、一般納稅人登記證等（2）技術質量控制體系文件：與技術要求，工藝控制相關的文件，如：技術通知、技術設計、工藝設計、技術模擬、試生產通知書、工藝要求、作業指導書、PPAP、PQAP、檢驗檢測標準、質量報表等，一般一項產品單獨成冊，方便及時查6、閱與變更；（3）質量體系文件：質量手冊、程序文件、作業文件、體系更改申請單、內審/外審計劃、審核結果、不符合項、糾正預防措施、合理化建議、質量體系運行指標等；（4）生產體系文件：生產報表、生產計劃、產能分析、設備維修保養計劃/記錄、物資管理/計劃、庫房盤點、物資報廢、廢舊物資處理等；（5）設備資料：與公司設備狀態、設備運行相關資料，如：設備圖紙、設備點檢/維修記錄、設備自我更改設計方案、外協件制作加工方案等；（6）供應商資料：與公司供應各種生產原理、備品備件等商家的采購信息、資質評審等資料；（7）財務文件：如財務報表、資金計劃、財務憑證、融資計劃等，財務文件一般涉及公司內部機密因此要求保密程度7、較高；（8）其他文件：如：個人工作總結/計劃等3、外來文件資料：指獨立于公司內部資料從政府部門、客戶等外部以任何形式傳閱、下發的資料，如：政府部門的各種會議通知、政府部門的各種獎勵、政府部門的各種政策補貼等文件。六、文件的分層審核管理1、文件根據重要程度分為：公司級文件（A級）、部門級文件（B級）、部門內部文件（C級）。文件起草部門根據文件的針對性與文件效力確定文件層級，如果不能準確把握，請示總經理后方能確定文件層級。2、公司級文件必須由各分管副總審核后，呈報總經理批準后生效；3、部門級文件，適用于部門之間信息溝通傳遞，各相關部門主管審核后簽發生效；部門內部文件，只能運用于部門內部，由部門主管8、簽發后生效；七、文件的編號管理1、起草文件編號管理文件起草者在起草文件時必須嚴格按照本編號原則對所起草的文件進行統一編號，以便保存、修改、查找與銷毀。若文件起草者未能嚴格按照本編號原則編號，文件接收者或保存者有權不接收，并要求其重新編號。圖一，文件編號原則行政文件AXZB2012.9001文件序號生效日期編寫部門文件等級文件類別2、非起草文件編號管理部分非公司員工起草文件如外來信函、設備資料、電子郵件、客戶要求、供應商資料等，接收人員在接收到該類文件資料后亦應按照上述編號管理辦法對其進行編號。八、文件的發放、保存、更改管理1、部門級文件與部門內部文件由部門指派專人或者員工自行發放、保存、更改，9、如財務報表、客戶資料、供應商資料、生產報表、質量報表、物資數據、員工資料、考勤數據等。2、公司級文件由公司指派文控員負責發放、保存、更改，如通告、公告、質量體系文件、技術資料、技術通知、試生產通知、設備資料、作業指導書等。（1）各部門/車間所起草的公司級文件簽署完畢后，在一個工作日內將總經理簽署原件與電子版送交到文控員處（重要文件或者緊急文件必須在一小時內傳交到文控員處），并向文控員說明接收部門，由文控員統一保管、發放。若總經理簽署原件或電子版不齊文控員有權利拒絕接收該文件。（2）各部門/車間涉及文件變更，首先填寫文件變更申請單，獲得總經理批準后，在一個工作日內將最新文件、最新文件電子版與文件10、變更申請單交由文控員處，由文控員統一發放，并填寫發放記錄。若總經理簽署原件、電子版或文件變更申請單不齊文控員有權利拒絕接收該文件。（3）總經理簽署原始文件（或者復印件）頁腳空白處作為本文件簽收欄目，文件接收者必須簽字；（4）外來文件，如傳真、客戶資料、設備資料、電子郵件等由文控員負責統一接收，編號后發放于各部門。若外來文件系書刊雜志、報紙、設備圖紙、工程圖紙，文控員接收編號通知相關部門文件到達后，由文控員進行保管，其他部門人員若需借閱必須嚴格按照文件借閱相關條款執行。九、文件的查閱、拷貝、借閱與保密管理1、各部門有關工作人員工作需要借閱一般文件，需進行登記；對有密級的文件需經過分管副總或總經理11、同意后方能借閱，借閱期限一般為一個工作周，若需延長借閱必須歸還后再次借閱，同份資料不得被同一員工連續借閱三次。借閱者不得損壞、丟失、亂涂亂畫文件否則照價賠償；2、公司A級以上文件原則上不允許拷貝與復制，若需拷貝或者復制必須獲得總經理的批準，并填寫文件復制/拷貝記錄；3、公司各級員工應對公司文件進行保密，不得隨意透漏公司秘密；不得將公司文件拷貝于他人；不得隨意在網上上傳公司各種文件制度；更不得蓄意破換、銷毀公司文件；4、文控員應該嚴格監督文件的保密性，一旦發現泄漏公司文件事宜應及時向總經理報告。十、機密文件管理1、機密文件范圍：生產設備設計圖：具有專利性與獨特性之機械設計圖，以及生產設備布置圖；12、技術性的資料：獨特技術性的操作標準，與外人技術合作或外人技術指導資料，產品開發，改良或試驗資料，國外現場實習報告及其他技術上屬于機密性之資料；業務性的資料：銷售成本資料，市場情報，客戶信息與客戶特殊要求等；各種財務報表與財務數據；與其他經廠處長以上主管認為有必要列入機密文件管理之一切資料。2、機密文件的管理：（1）機密文件的保存必須使用專門保存工具進行保存，在封面上注明機密文件字樣，鑰匙由負責保管部門與總經理負責保管；機密文件在傳遞過程中必須保持封裝的完好，任何傳遞著在未獲得總經理允許前，都不得隨意翻閱；（2）任何機密文件的借閱都必須獲得總經理的授權，任何與該文件無關的部門不得借閱機密文件；（13、3）任何向他人透露公司機密文件，損壞機密文件，未經許可抄寫、復印、印刷等行為都是違法行為，公司有權利追究其刑事責任；（4）機密文件失效后或者保密期過期后，責任部門應請示總經理后進行妥善封裝集中管理；（5）若發現機密文件丟失、被人涂改、破壞、被人泄漏，責任部門應第一時間通知總經理，情節嚴重可直接向當地公安機關報案。十一、文檔的起草、會簽、歸檔管理1、文檔的起草管理（1）一般原則：公司級文件由公司牽頭起草，部門文件由部門起草；（2）特殊原則：對于公司廣泛適用的部門文件，經過總經理批準后可升級為公司文件。如，財務管理制度；（3）起草文件時，必須嚴格按照本制度編號規則執行，否則文控員有權利拒收與拒絕發14、放。2、文件的歸檔管理（1）所有公司級文件由文控員統一歸檔、統一更改、統一發放；（2）新擬定文件歸檔，要實現電子版與總經理簽署原件統一；修訂、更改文件后，要實現新版總經理簽署原件、最新文件電子版、更改申請單統一；3、文件的會簽管理（1）公司級文件的起草與修訂都必須經過相關分管副總的會簽；（2）涉及多個部門相關文件起草必須由各部門負責人會簽。十二、文件的作廢、回收與銷毀1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，文控員應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請回收銷毀手續，填寫銷毀清單；2、經審核同意回收銷毀的文件應在部門負責人及分管領導的共同監督下銷毀；3、若文件因版本過于陳舊需要作廢，相關部15、門填寫作廢申請單，獲得總經理同意后，將作廢申請交由文控員處，由文控員對文件進行作廢處理；4、文控員將文件作廢要，要使用紅色字體或者紅色印章，在文件的明顯處寫明“作廢”二字，并注明作廢的原因、時間、申請作廢人等；5、A級以上作廢文件不得馬上銷毀，文件作廢后，文控員將作廢申請單與作廢文件按照文件管理有關程序進行分類保管，保存時間不得小于兩年。十三、公司文件管理制度違反考核規定 1、公司所有員工必須嚴格按照本制度執行，提交文檔不全、提交文檔不及時、文件類型編號不清晰等蓄意違反本規定事件，視情節嚴重程度處于5-50元/次的罰款；2、在本公司有效文件上進行亂涂亂畫、損壞、丟失、無法復原等，除要求當時人賠16、償原文件外，視情節嚴重程度處于5-500元/次的罰款；3、故意泄漏公司文件每次處于 50元/次的罰款，情結嚴重者公司給予開除處分；4、泄漏公司機密文件，對公司造成損失的，公司有權依法追究其刑事責任；5、所有的文件的更新或者更改，都必須填寫更改申請單，并在新文件的末尾注明更改支出與更改原因，更改后必須第一時間交由文控員處統一保管，不得故意拖沓時間或估計不予更改，違者視情節嚴重處予5-200元/次的罰款；6、文控員與其他部門或者個人進行文件交接時，必須填寫文件交接記錄表，檢查交接文件是否齊全，交接雙方必須簽字確認；7、對于文件管理流程不清晰，新舊不分，不根據實際情況及時更新文件者，每次處予5-100元的罰款；十四、公司文件一般格式 公司各文件制度寫作格式范本參照下圖范本執行，會簽部分可根據文件制度實際會簽要求做適量的調整。公司文件范本：編制時間審核時間批準時間執行時間 關于XX的通知文件編號：XXXXXXXX 版本：X 頁碼：第X頁 共X頁正文：大標題：（宋體，4號，加粗）正文（小四號字宋體，1.5倍行間距） XXX部門 XXXX年XX月XX主題詞：xx通知 抄送：A部門、B部門、C部門 接收簽字： 十五、文件的生效與執行本文件管理制度于xxxx年x月xx日執行。行 政 部 Xxxx年x月xx日 主題詞：文件控制 抄送： 接收簽字：