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1、公司各部門和個人內部文件資料密級管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文件密級管理規范一目的為保護我司各項機密文件成果版權所有，規范我司對內外提供資料管理，維護我司知識產權等，根據有關規定特制定本制度。加強對公司內部各類文件資料的管理, 使之利于提高效率和質量,又利于安全和保密。本制度包含紙質文件、電子版文件及磁盤u盤等任意載體實行的脫機保管保存的任何形式下使用。為保證電子文件的安全和保密性，防止因災難、病毒、意外等可能帶來的數據丟失，對于電子文件正式文本實行雙套保存（電腦保存和移動載體保存）有永久和長期保存價值2、的文本或圖像、圖形形式的電子文件，必須制成紙質文件，同步歸檔保存。歸檔所屬各部門文件，如牽涉多個部門，總經辦所屬。二范圍本制度適用于全國范圍、各部門和個人內部文件資料對外傳報送、借閱、新聞宣傳報道等事項中資料的使用、審查、審批和保密管理。三原則公司各類文件資料的管理及保密工作實行各部門的文件資料管理及保密相關工作由各部門負責人管理。“業務誰主管，保密誰負責”和“自審與送審相結合”、“先審后用，先審后發”為主要原則。牽涉合同金額、公司合作細節、院校返點、績效、工資等關于金額價格文件務必加密。文件對外公開范圍需部門主管自定，如不清晰可與總經辦聯系探討。例：財務部所屬院校員工績效只面向財務部、總經理3、和副總經理。其它員工若需打開，需要密碼。各部門自有不對外公開文件需加密（包含部門對內公開其他部門禁止；僅限部門主管和高層；部門主管和文件所屬相關人員等），方式為Office格式自動保存時請設置密碼。設密方法（以word為例）：word中工具選項（蘋果系統中為保護文檔）安全性打開文件修改文件時密碼（蘋果系統中直接為修訂、批注、窗體、只讀四個設密選項）密碼格式：個人名字部門編號文件號。（如部門多人員，以哪位員工名字為密碼，部門主管自定。）此格式僅供參考，具體實施可按相關文件所屬人員自定并互相謹記。例：財務部績效文件密碼GYHCWB11（其中11為文件編號，具體文件編號由各部門自定。）各部門具體相關4、文件是否私密和公開程度（對內及對外范圍）需要各部門主管謹慎斟酌。例：咨詢部相關績效文件就需加密。咨詢部學員報名信息可公開。加密審查審批管理文件類型級別如下：l 公司生產發展中，直接影響公司及股東權益的重要決策文件資料及內容。此包含公司尚未付諸實施或正在進行研究的生產盈利戰略、生產發展方向、生產發展規劃以及經營發展決策。為絕密級。l 公司發展規劃、財務報表與結算報告以及各類財務統計資料報表、各類操作參數、三會對內會議記錄、重要會議記錄、公司經營情況內部掌握管理的合同、協議、意向書以及可行性報告。有關專利以及專有技術。包含教學指導技術性文件和資料、主要配置的重要參數。為機密級。l 公司尚未公開的各5、類信息和規章制度、計劃、報表及重要文件經營數據、策劃方案及有損于公司利益的其他事項。員工人事檔案、工資性、勞務性收入以及資料為秘密級。l 公司高層的個人情況、電傳、傳真、書信等私人商務及生活信息。為普密級。 絕密級文件機密級文件秘密級文件普密級文件核心涉密人員重要涉密人員一般涉密人員正式人員 圖1保密文件與涉密人員的對應關系公司密級的確定。公司的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密、“普秘”四級別。密級在計算機內以“漢語拼音代碼”存儲，以“漢字代碼”顯示。 漢語拼音代碼 漢字代碼名稱，方便員工查閱。序號代碼保密級別123456GK公開NB內部MM秘密JM機密UM絕密PM 普密公開級內部級秘密級機6、密級絕密級普密級以上5-6必須文件夾包含文件設置密碼，3-6項必須在文件格式上設置密碼文件因承載不同涉密程度的內容，由不同角色的人員進行處理，這就需要對文件和使用者進行密級標識，以控制文件的安全性，如上圖 1 所示。本文所描述的密級、文件、組織和角色等屬性劃分只是為闡述有關內容而設置，具體應用需按實際情況而定。各部門在電子文件審核傳閱過程中必須按以上要求進行標注否則每出錯一次處罰責任人50元一次，對于對公司所造成惡劣影響和損失的由責任人全部承擔。 1. 密級屬性的劃分 在加密文件控制下，文件的創建者可自行指定該文件的密級（在文件和上級領導規定的默認情況下，該密級為文件創建者的密級），也可以通過7、密級管理者另行指定。指定密級應考慮組織、角色、人員和文件承載內容等性質，見表 1 所示。 表1文件密級劃分表密級 符號 控制范圍 適用對象 絕密級 重要資源、教學技術、成本測算、戰略規劃、客戶資源、投標文件、開發方案、工資方案、法務相關文件、三會會議記錄等高層、部分中層管理者和關鍵人員 機密級 財務報表、經濟統計預算、技術標準、價格體系、市場規劃、檢驗績效、檔案文件、教學相關等高層、大部分中層管理者、大部分涉及人員和關鍵業務主管 秘密級 認識規劃、工資報表、人事方案、生產發展計劃、營銷計劃、院校報表、能源配備、會議紀要等高層、中層、涉及人員、部門主管 普密級 規章制度、質量體系、行政通知、安全8、衛生、調配采購運輸、環保規劃以及其他不被外知的文件。 全體正式員工 1) 每檔密級可以細化,如,絕密級可分為三級,即一()、二()和三級()絕密()等 2) 密級可以根據業務關系進行定向,如教學機密、院校咨詢營銷機密等以示區別。 2. 文件屬性的劃分 企業文件種類很多,一般可分為經營、管理、技術、營銷、質量和行政等,涉密程度根據具體內容進行標識,表 2 分別列出常見文件類型和涉密程度。 表 2 電子文件屬性與涉密類型 部門 文件類別(部分) 文件屬性 股東大會 并購重組、產權交易、改制上市、投資融資、各種決議等 經營、管理 董事會 發展戰略、管理模式、產購策略、商業模式、各種決議等 經營、管理9、行政人事部門 工資方案、規章制度、檔案文件、人事調配、會議紀要安全保衛、能源配備、衛生防護、環保規劃、運輸調配采購等 行政、管理 財務部門 資金調配、財務報表、成本核算、經濟統計、工資報表等經營、生產、管理 教學部門 教學體系、課件資料、項目相關、講師標準、開發方案項目成果等 技術、經營、生產、管理 院校合作部門 招生計劃、院校合作計劃、返利文件、成本預測、院校數據等 生產、技術、管理 咨詢部門 咨詢績效、質量體系、檢測數據、各種數據報告、競爭數據等 技術、生產、管理 營銷部門 營銷計劃、客戶信息、價格信息、投標文件、市場規劃項目方案、工作計劃、項目成果、人員策劃、評價結論等等 營銷、經營、生10、產、管理 就業部門 學員個人就業信息、面試企業、學員項目成果、人員策劃、學員私人信息等經營、管理 組織屬性的劃分 為維持正常的經營活動都建立起完整的組織機構,涉密范圍和程度依據所承擔的工 作內容而定,從上表2 中可看出各部門在經營活動所涉及的秘密范圍和程度。角色屬性的劃分 文件創造者和使用者是保密工作的主體,納入保密體系的各類人員必須與組織、角色掛鉤,除個別高層外,任何跨角色或組織使用文件將受到限制。如需使用應郵件或“釘釘”申請密碼，審核通過后方可得到密碼使用。如表 3 所示。 表 3 人員角色與涉密類型 角色名稱涉密程度使用加密文件范圍角色名稱涉密程度使用加密文件范圍總經理 全部 主管經理 11、主管范圍內 副總經理 所轄范圍內的全部 涉及文件主管 所屬文件范圍內 教學總監 所屬文件部門主管 財務主管 普通涉及人員 部門主管 本部門的全部 普通員工 本部門 項目負責人 主管項目內 其他人員 與本人有關 l 角色是動態的,發生變化時應及時做出調整。l 因業務關系,需要使用與自身角色不相符的文件,應得到文件創建者、所屬文件主管的授權。如牽涉多個部門文件直接向上級領導申請審批密碼使用。 l 項目成員在項目結束或離開項目時,其項目內的角色予以撤銷。l 加密文件抄送他人等除相關人員以外人員時，需先報備直接領導。審批通過后才能交付密碼。 四. 保密管理體系的布局 如圖 2 所示的文件加密控制基本模12、式,體現出信息保密工作的基本思路和模式。因而,在建立信息文件保密管理體系時,應視具體情況選擇合理的管理布局和控制模式。具體情況具體分析。 文件加密控制環境高層管理人員 技術文件 外部文件 文件創建者 圖 2 文件加密控制基本模式 由于各部門性質、規模、工作內容等多種因素差異,保密管理體系結構也不盡相同,所要達到的控制方式相差各異。1. 單密鑰單密級布局 在加密要求控制下,所產生的文件具有相同的加密控制屬性,可以在同一環境下進行操作,所有使用者處于同一等級,相互之間可無障礙使用,部門內部全員使用不對外公開就可使用同一密匙。如：財務部納稅申報表，直接查閱為總經理與財務部。其它人員無法查閱（僅限個人13、查看個人），見圖 3 所示。 高層 所屬部門、相關部門加密文件 文件加密控制環境同一密鑰 同一密鑰單密鑰單密級(簡稱單-單)布局形式只能實現文件的“內外有別”,主要適合用于部門全員使用文件,人員功能重疊,工作內容范疇一致。2. 多密鑰單密級布局 對于內部各部門之間相互獨立性較強的文件, ,可采用分密鑰方式對部門實行單獨控制。多密鑰單密級(簡稱多-單)布局形式是在單 -單布局形式的基礎上組成,各部門之間的文件交流,多數量文件使用須經文件夾加密處理。在指定的范圍內流通時，以文件發送方的密碼加密，防止意外發生。 例：財務部提供員工績效表給總經理，現股東想財務部提供此數據，財務部可重新設置密碼發送至各14、股東。文件夾加密方法：文件夾右鍵屬性選擇添加到壓縮文件，會彈出一個壓縮文件名和參數的窗口高級保存文件安全數據設置密碼蘋果版：壓縮文件夾右鍵文件夾簡介共享與權限（最底選項）點擊鎖標（最右側） 文件使用原則：l 公司內部各部門之間的加密文件使用，實行許可使用機制，目前按照有道群劃分，；l 部門內部員工之間實行無障礙使用，傳遞到其他部門或外部企業時需要部門經理或高層管理者的許可，實行層級負責（以郵件/釘釘審批為準）；l 北京之外的其它校區文件傳達，統一由接收所屬高層/管理者（或指定專人）接收，再分發到基層；l 上報的加密文件，由高層管理者（或指定專人）逐級上報，高層管理者（或指定專人或部門）接收，再15、分發到相應的業務部門或人員。l 目前加密格式、公開范圍以有道群劃分文件為主。對外電子文件類型如下：公司對外提供電子文檔資料權限分為：“允許修改”、“不允許修改”、“文件允許打印”、“文件不允許打印”。需要對外提供無受限電子文檔，必須由總經理簽發。本規定適合公司所有部門，自簽發之日起施行。對外提供電子文檔資料，一般為不允許修改。（包括給客戶、方提供的中間成果和最終成果等）。具體修改原則上需按最初定案。對外提供電子文檔資料時，應事先“郵件”或“釘釘”審批，由直接上級領導審批通過,方可負責實施。文件保存軟件相關如下：1. 為確保上傳至文件服務器（有道、釘釘等軟件）的文檔準確性，僅部門指定人員擁有修改16、權限并負責修改文件服務器的文件。（例：財務部僅限財務主管可打開修改財務月度報表）。2. 文件服務器文件夾和權限分配：文件服務器文件夾所有用戶除群眾管理員外均無刪除權限（特殊指派除外）。部門文件夾中除各部門指定人員擁有文件修改權限其他人無修改權限。詳細結構和權限需各部門自定。3. 所有存放于“有道、釘釘”文件夾中的電子文檔由各部門主管負責修改。4. 所有存放在“有道、釘釘”文件夾中和具有保存價值的電子文件，由部門主管自行定期檢查是否有過期作廢文件、損壞文件、重復文件，保證文檔的有效、完整。5. 所有文件服務器文件由各部門主管管理備份，1天一次增量備份、3天一次差異備份、15天一次完整備份、60天17、一次可讀光盤備份。五措施出現下列情況之一者，給予警告并處以500元以上1000元以下扣款。l 泄漏公司秘密尚未造成嚴重后果或經濟損失的。l 已泄漏公司秘密但采取補救措施的。出現下列情況之一的，給予辭退并直接追究法律責任。l 故意或過失泄漏公司秘密，造成嚴重后果或重大經濟損失的。l 違反本保密制度規定，為他人所竊取、刺探、收買、提供公司秘密的。l 利用職權強制他人違反保密規定的。公司原有制度如與本制度相抵觸的，以本制度為準，本制度未盡事宜或與國家有關法律、規定相悖的，按國家有關法律、法規等規定執行，并及時修改本制度，報總經辦審議通過。對文件實施加密保護是企業在實現管理信息化后的一項重要舉措，是加強企業信息安全保護與管理的手段之一。 我們根據自身條件和管理模式采用合理密級布局形式，減少或縮短實施周期， 最大限度地發揮加密的功能，達到保護自身的利益。