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1、公司文書格式、編碼及制作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司文書制作制度第一條 適應范圍凡公司內的公務文件，除有特殊規定外，一律依照本制度制作。發往公司以外的文件除有特殊規定外，也適用本制度。第二條 名義公務文件的往來以各部門經理的名義簽署，有些簡單事項的文件，應以部門的名義簽署。第三條 呈交公司經理的文件凡需呈遞公司經理文件，須逐級上報。各級主管須在調查核實的基礎上寫出意見，注明需呈報經理的理由，然后上報。若不需呈報，則在該文書右上方空白處注明公司部門的名稱、文號、年月日。第四條 文書格式1公務文件應使用2、楷書，盡可能簡單準確。2陳述理由和經過時，若正文繁復，則將此部分內容作為附件記在另外的文件上。第五條 文件編碼文件上應有制發單位規定的號碼，還應標明與此份文件有關的關鍵詞及復文文件的號碼和年月日，以便處理。第六條 書寫格式1通常在第一行寫文號，第二行寫文件內容的標題，另起一行寫制發年月日、制發者名稱，再一行寫明收文件人的姓名，然后再寫文件內容。2在屬于提復審報的情況下，通常采取在文件末尾處用后記的形式證明，在文件末尾隔一行處寫下復審件的號碼、必要事項、年月日及復審者姓名。3由經理發出的指令性文件上應有各收件單位的名稱，必要時要寫上號碼和年月日。第七條 簽署應用文件制發者及收件者應注明職務，根據3、情況只署姓名。在文件制發者個人（或單位）的下方蓋上制發者個人或制發單位的印章，作為文件處理的依據。但同時發往多個單位的文件如通知等，為了簡便，多采用印制好的印刷品，此時簽名或蓋印可省略。第八條 封簽上的記錄文件信封上的記錄，依照以下各條進行。1在用于普通文件的信封上，要寫明送達單位的名稱，同時在左側寫上是否加急、掛號等，并在其下寫上發文號碼，信封背面寫發文單位。2秘密文件的信封上，除要在正面的左側寫上“秘”外，其他參照第一項。3必須由收文者親自開啟的文件，信封上要寫姓名并在左側寫上“親啟”字樣。4機密文件要用二層信封，內封上寫文件標題，外封上的標志參照以上各條在左側寫明“秘”的字樣。5文件內特4、別需要保密的或有其他重要內容的在信封上要標明“秘”的字樣。6本條第一項中所列內容，除有關機密的外，簡易的文件可依照第二條進行，只要在封面左下角用小號字印上單位名即可。第九條 文件用紙文件所用紙張另行規定（略）。第十條 墨水文件原則上應用黑色墨水書寫，在使用墨水時要選用性能較好的紙張，文字應清晰可辨。第十一條 文件種類的區分部門經理發文應根據文件的不同作用，按以下原則區別使用不同文種。1提案，不僅僅是發出的指令，而且希望將其意見進行廣泛討論。2承認，就有關事務進行認定。表23-9 定期報表發送記錄報表名稱類 別報告提出日期份數呈 送 單 位日報月報年報1現金收支表隔日或翌月1日1副總經理2營業報5、告表隔月初日2自存副總經理3損益表隔月153自存副總經理總經理4資產負債表”567891011121314151617181920212223243請求，所報內容等候裁定。4報告，關于指示的答復性匯報。5申請，請求對自己或有關事項處理的許可和承認，也可用于單方面提出申請。第十二條 指示類文件的區別公司總經理及各部門經理對下屬發布的文件按下列要求區別使用。1指示，對申請、請示及要求的答復。2傳達，有關事務上的指令。第十三條 電文依靠電信傳達的文件，要求特別簡明，避免使用容易誤解的文字，并省略敬語以使電文簡短。電報通常在結尾處注明發電單位的代號。重要的電信文書，在發出電報的同時，還應將有關材料以書寫或印刷的方式送交發件人。第十四條 本制度自頒布之日起實施。