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1、公司行政會議統籌協調管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 會議管理制度第一章 總 則第一條 為規范公司的會議種類，提高會議質量，促進公司會議的制度化建設進程，特制定本制度。第二條 行政管理中心負責公司會議的統籌協調及本制度的執行監督。第一章 會議提擬與審批第三條 公司月度例會無須提擬和審批。第四條 公司臨時行政會議、公司年度例會由公司總裁或行政管理中心直接提擬；如果與議題涉及，可由業務的主管理部門提擬，報公司總裁批準。第五條 部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參會人等，不得與公司會議沖突。第六條 各中心或部門2、會議屬非例會性質且需另行核給專項費用的，應向行政管理中心申報，公司總裁審批同意。第七條 每月28日前，行政管理中心應編制月度會議計劃報公司總裁審批同意，于月底前發放至各部門負責人。第八條 凡行政管理中心已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的行政會議時，會議召集中心或部門應提前2天完成會議提擬和報批手續，并報請行政管理中心調整會議計劃。未經行政管理中心同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。第九條 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。第十二條 各類會議的優先順序為：總經理辦公會議、公司例會、公司行政會議、中心會議、部門會議。因處置突發事件而召集的緊急會議不受3、此限。第三章 會議準備第十三條 會議通知遵照以下規定：1、已列入月度會議計劃表的會議，月中無調整的，不再另行通知，由中心或部門按計劃表直接通知與會人員；2、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進行會議通知：（1）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；（2）雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明；（3）其它提擬人認為應另行通知的情況。3、會議通知期一般應提前一天以上，通知對象為與會人、會務服務提供部門；4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知；第十四條 會議的其它準備工作4、遵照以下規定：1、會議提擬中心或部門應提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）準備的組織工作；2、會務服務提供中心或部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等；3、以公司名義召開的會議會務服務統一由行政管理中心負責。4、各中心或部門在召開會議時需用公共會場的，應向行政管理中心提交公共會場使用申請表，由行政管理中心統一登記至公共會場使用情況一覽表并予以統籌安排。第四章 會議組織第十五條 會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。第十六條 會議主持人須遵守以下規定：1、主持人應不遲于會5、前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。2、主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。3、會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見。5、主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（中心或部門）、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。第十七條6、 與會人須遵守以下規定：1、應準時到會，并在會議簽到表上簽到。2、會議發言應言簡意賅，緊扣議題。3、遵循會議主持人對議程控制的要求。4、屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言。5、遵守會議紀律，與會期間應將手機調到振動或將手機呼叫轉移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。6、做好本人的會議紀錄。第十八條 多個部門參加的行政會議原則上由公司總裁主持，公司總裁另有授權的，服從公司總裁授權。第十九條 公司月度例會、行政會議一般應控制在2小時以內。第二十條 主持人為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄員負責。第五章 會議記錄第二十一條 公司各類會議均應以專用記錄7、本進行會議記錄。第二十二條 公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規定：1、各中心或部門應常設一名會議記錄員（一般為本中心或部門的內務文員，名單報行政管理中心備案），負責本中心或部門會議及本中心或部門負責組織的會議的記錄工作。2、會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據本原則及考慮會議議題所涉及業務的需要，臨時指定會議記錄員。3、公司總裁主持的公司例會、行政會議原則上由公司總裁秘書負責會議記錄工作，公司總裁另有指定的，服從公司總裁指定。第二十三條 會議記錄員應遵守以下規定：1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，并做好會議紀要。2、會8、議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性。3、對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。4、會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經主持人核準的會議簽到表的考勤記錄報行政管理中心。第二十四條 下列情況下，應整理會議紀要：1、公司總經理辦公會議；2、公司各類行政會議；3、各中心或部門例會；4、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議；5、其它主持人要求整理會議紀要的會議。第二十五條 會議紀要的發放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類行政會議的會議紀要須報行政管理中心一份存檔備查。第二十六條 會議原始記錄的備9、檔按以下規定：1、本中心或部門負責組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本中心或部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管。2、本中心或部門會議紀要由本部門常設會議記錄員及時上報行政管理中心歸檔備查。第二十七條 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調閱應嚴格按公司檔案管理制度和保密制度的有關規定執行。第六章 會議跟進第二十八條 會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰跟進”的原則；會議主持人另有指定的，服從主持人指定。 第二十九條 公司總裁主持的會議的會后跟進工作原則上由行政管理中心負責落實，公司總裁另有指定的，服從公司總裁指定。第三十條 會議跟進的依據以會議原始記錄及會議紀10、要為準。第七章 獎 懲第三十一條 遲到、早退、缺席。1、遲到。所有參加會議的人員在會議規定召開時間后5分鐘內未到的，計為遲到。2、早退。凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議召開結束前5分鐘提前離開會場的，計為早退。3、缺席。凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。第三十二條 處罰。1、無正當理由遲到、早退每次處50元的罰款。2、無正當理由缺席每次處以200元的罰款。3、凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。第八章 附 則第三十三條 本制度由行政管理中心負責修訂，并負責解釋。第三十四條 凡本制度未明確規定的獎懲，根據有關規定執行11、。第三十五條 本制度由公司總裁批準后生效，自頒布之日起執行。公共會場使用申請表申請人申請部門 申請場地使用起止時間 時 分至 時 分申請事由：年 月 日中心/部門領導意見：年 月 日行政管理中心意見：年 月 日 會議簽到表會議名稱會議時間會議地點會議主持會議記錄序號部門參會人員序號部門參會人員1112123134145156167178189191020 編號： XX XZ 001編號格式為：XXXX（年）XZ（行政）001 會 議 紀 要時 間：XXXX年XX月XX日地 點：XXXXXX會議主題：XXXXXXX主持人：XXX記 錄：XXX審核人：XXX請假人員：XXX、XXX、XXX參會人員：XXX、XXX、XXX 會議主題XXXXX（字體：仿宋三號）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。行政管理中心（字體與正文相同）日期：XXXX-XX-XX