科技公司檔案工作管理制度附借閱申請表27頁.docx
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上傳人:職z****i
編號:1103238
2024-09-07
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1、科技公司檔案工作管理制度附借閱申請表編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 檔案工作管理機構(gòu)總經(jīng)理辦公室文秘科檔案室各單位檔案室檔案收集工作制度為了搞好檔案接收、征集(以下簡稱收集)工作,不斷豐富檔案室的室藏,建成永久保管全公司檔案的核心基地,具有獨特內(nèi)容和方式的歷史記載基地,成為集團公司檔案史料的管理中心,現(xiàn)根據(jù)中華人民共和國檔案法、檔案室工作通則及山西省檔案條例,結(jié)合本檔案室實際情況,特制定本制度。一、檔案收集工作由辦公室主要負(fù)責(zé),檔案員以接收和整理匯總為主,根據(jù)檔案目錄分類與公司對檔案工作的其它規(guī)定,進(jìn)行及時、完整和2、系統(tǒng)的整理工作。二、收集對象主要是依照檔案分類表,對集團公司、各企業(yè)、各部門形成的各類檔案資料。歸檔范圍:1、公司及黨委、工會重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的一切文書等。3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、財務(wù)統(tǒng)計、財務(wù)報表及簡報等。4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。7、各類基本建設(shè)資料、經(jīng)營管理資料、生產(chǎn)技術(shù)管理資料、產(chǎn)品加工利用資料、會計檔案(憑證、報表、帳簿等)等生產(chǎn)過3、程管理資料;8、公司和董事長個人的各類榮譽證書、牌匾、獎杯、錦旗等實物資料;9、公司各類黨刊、內(nèi)部資料、統(tǒng)計資料、報刊、圖書等;10、對公司宣傳報道的各類社會資料如報刊、文件、刊物、專題報道、影視照片等資料;包括董事長先進(jìn)事跡、社會責(zé)任、光彩事業(yè)等事跡的報道資料和材料;11、散存在各單位或部門上、個人手中的歷史檔案資料,體現(xiàn)公司發(fā)展歷程的筆記、信札、圖象、照片、產(chǎn)品發(fā)展史等一切記述、反映我公司生產(chǎn)生活、經(jīng)濟建設(shè)和文化建設(shè)等發(fā)展變化的資料等。三、檔案室工作人員應(yīng)該詳細(xì)編制收集檔案單位名冊,制定接收工作計劃,由不定期、定期接收,逐步實行每年定期接收,實現(xiàn)常態(tài)化和習(xí)慣化。四、對撤銷性的檔案需及時接收4、。五、堅持接收標(biāo)準(zhǔn),按照檔案接收要求接收檔案,填寫檔案資料移交表(表格編號:201210/HFXYJT/DA4YJB),辦好檔案移交接收手續(xù)。要認(rèn)真督促、指導(dǎo)立檔單位按規(guī)定整理好進(jìn)檔檔案,實現(xiàn)移交檔案完整、規(guī)范和系統(tǒng);檔案移交紙質(zhì)目錄一式兩份,其中一份作為存根,由檔案室永久保管,一份由移交單位自行保管。移交單位指派專人護(hù)送檔案資料到檔案室,交接雙方根據(jù)移交目錄逐件認(rèn)真清點核對,絕密、珍貴檔案要逐件清點核對,并在檔案資料移交表上簽名、蓋章。檔案保管制度一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行中華人民共和國檔案法和山西省檔案條例,維護(hù)檔案的齊全、完整與安全,并面向全集團提供服務(wù)。二、接收的各類檔案,要認(rèn)真核對驗收、整理、5、裝盒上架,按案卷順序整齊排列。查閱密級性強的檔案文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三、每年定期對庫藏檔案進(jìn)行全面檢查核對,嚴(yán)防檔案霉變、蟲蛀、潮濕和鼠害,對破損、變質(zhì)的檔案及時修復(fù)、補救。四、及時、準(zhǔn)確記載檔案接收、整理、保管及查閱利用情況,并做好相關(guān)統(tǒng)計工作。五、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和生明火,嚴(yán)謹(jǐn)存放易燃易爆、具有污染性、揮發(fā)性和腐蝕性物品,保持室內(nèi)整齊清潔和適宜的溫濕度,確保室內(nèi)電源線路安全運行,保持消防路線暢通。六、非本館人員未經(jīng)許可,不得進(jìn)入庫房。節(jié)假日前后,認(rèn)真做好庫房安全檢查。七、如需借閱檔案資料時,嚴(yán)格履行借閱制度,認(rèn)真登記相關(guān)信息,做到一事一登記,一人一登記,并主動督促按時返還。八、外單位人員查閱6、檔案時,一律憑單位介紹信,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,履行查閱登記手續(xù),并明確范圍。未經(jīng)許可,任何人不準(zhǔn)擅自摘抄和復(fù)印檔案材料。九、保持庫房清潔衛(wèi)生,每周進(jìn)行一次清潔工作,每年進(jìn)行二次大掃除。檔案整理編目制度一、進(jìn)檔案室的檔案需按全宗進(jìn)行整理、編目。二、檔案的整理和編目應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系和歷史沿革,區(qū)別不同的價值,科學(xué)分類,使檔案資料便于保管、查找和提供利用。三、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。四、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。五、不同年度的文件一般不得放在7、一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。六、案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。七、對案卷質(zhì)量不規(guī)范,期限劃分明顯有誤、跨年度等資料要詳細(xì)核對,認(rèn)證整理。對撤并單位的資料要及時進(jìn)行加工調(diào)整。八、對征集、收集單位或個人捐贈、寄存的零散文件材料先劃分全宗,然后分類、組卷、編目。對不同載體的檔案材料達(dá)到分類清楚、規(guī)范整理。九、對已進(jìn)檔案室的檔8、案裝訂不牢固不整齊的,重新進(jìn)行裝訂。十、對接收進(jìn)館的檔案,應(yīng)正確填寫檔號,遵循一個代碼只表示一個編號對象的原則。準(zhǔn)確地查對全宗號、目錄號、案卷號,并與案卷目錄對應(yīng)。十一、案卷排列應(yīng)按年度結(jié)合問題的重要強度排列,重要的在前,一般的在后。檢查案卷封面、目次、備考表,項目齊全、準(zhǔn)確無誤的上架定位。檔案室保密工作制度一、經(jīng)常開展保密教育,認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的保密制度,確保檔案機密的安全。二、檔案的降密、解密按國家有關(guān)規(guī)定辦理,任何人不得自行其事。三、嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度,根據(jù)檔案的機密程度,確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù);對于受控的檔案,必須經(jīng)過總經(jīng)理的確認(rèn)方可外借。四、保守檔案秘密,不隨便9、談?wù)摍n案內(nèi)容。不準(zhǔn)私自替他人復(fù)制檔案,私人通信不得涉及檔案機密。五、銷毀檔案,應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽名。檔案利用制度一、對絕密檔案資料只限在館內(nèi)查閱,無特殊情況,概不外借。其他類型的檔案,經(jīng)過辦理相關(guān)借閱手續(xù)以后方可外借。二、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要嚴(yán)格辦理檔案資料(查)借閱申請表(表格編號:201210/HFXYJT/DA1SQB),受控文檔和涉密資料的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)確認(rèn)。確認(rèn)后需填寫檔案資料(查)借閱等登記表(表格編號:201210/HFXYJT/DA2DJB)方可借閱。憑私人關(guān)系非正當(dāng)利用檔案者,一律不接待。三、借閱檔案10、(資料)需當(dāng)面點清,并按指定范圍查閱。要注意保密,不許傳看或轉(zhuǎn)用,必須專人專用;不準(zhǔn)與無關(guān)人員議論檔案內(nèi)容;不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;原則上不允許全文摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才可進(jìn)行。四、原則上檔案利用的最長期限為兩周,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員并另行辦理續(xù)借手續(xù);對已借出檔案,檔案管理人員依據(jù)登記表信息定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報辦公室主任或總經(jīng)理處理。五、要愛護(hù)檔案,要輕拿、輕放、輕翻,以免損壞。嚴(yán)禁在檔案(資料)上寫字、劃線或作記號等。六、大批利用或復(fù)印檔案資料,須事先和檔案管理員取得聯(lián)系,經(jīng)辦公室主11、任或總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。七、檔案資料查借閱工作結(jié)束后,檔案管理員要及時要求利用檔案資料人員填寫檔案資料(查)借閱意見反饋表(表格編號:201210/HFXYJT/DA3FKB),認(rèn)真做好利用效果反饋工作,對產(chǎn)生效益的利用實例,要做好追訪和登記工作。檔案鑒定制度一、以國家檔案局頒布實施的檔案保管期限表為依據(jù),定期對檔案室超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定,鑒定檔案嚴(yán)格遵守檔案鑒定原則和有關(guān)政策。二、檔案鑒定的組織領(lǐng)導(dǎo)1成立檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組主任由總經(jīng)理擔(dān)任,成員由辦公室主任、文秘科科長和檔案管理員組成。在鑒定某一全宗檔案時,立檔單位有關(guān)人員參加鑒定。2檔案室鑒定工作,由鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)辦理。檔12、案管理員要在日常工作中注意熟悉檔案保管情況,定期對已過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定,提出存毀意見,交鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組審查。3檔案室接收入檔資料需根據(jù)保管期限規(guī)定認(rèn)真劃分,確定其合適的保管期限。三、檔案鑒定原則與方法(一)鑒定原則檔案價值鑒定工作的原則是:必須從集團公司的整體利益出發(fā),用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點,判定檔案的價值。(二)鑒定方法1一般采用整卷鑒定的方法,不拆卷重新整理。2檔案鑒定人員要直接具體地審查檔案內(nèi)容,逐卷逐件地進(jìn)行審閱,正確判斷其價值。3認(rèn)真填寫檔案鑒定記錄卡片和鑒定情況說明,以全宗為單位交鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組核批,或負(fù)責(zé)人審查。四、檔案銷毀經(jīng)過鑒定需要剔除的檔案材料,應(yīng)按全宗為單位編制銷13、毀清冊,經(jīng)過檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組主任批準(zhǔn)后方可銷毀。在銷毀時,實行監(jiān)銷制度,銷毀檔案要有鑒定小組派人監(jiān)督銷毀,并在銷毀清冊上注明銷毀日期,監(jiān)銷人員簽名蓋章以示負(fù)責(zé)。檔案室安全消保制度為確保檔案室資料文件的安全,嚴(yán)防各類事故的發(fā)生,特制定本制度:一、檔案室實行安全消保責(zé)任制,明確以辦公室主任、文秘科長和檔案管理員為重點,各責(zé)任人員按照應(yīng)急預(yù)案制度各負(fù)其責(zé)。二、辦公室主任對文秘科長和檔案管理員需定期進(jìn)行檔案安全管理知識教育和進(jìn)行應(yīng)急演練,增強消防保衛(wèi)意識,樹立安全第一的思想,嚴(yán)格遵守檔案安全責(zé)任制度,認(rèn)真履行安全消保的崗位職責(zé)。三、辦公室主任應(yīng)不定期帶領(lǐng)相關(guān)人員對檔案室進(jìn)行安全檢查,并考查有關(guān)人員接受14、和采用安全消保知識的應(yīng)用能力和實際應(yīng)變能力。四、辦公室主任要有計劃地組織參與檔案安全消保全體員工進(jìn)行搶險救災(zāi)等安全保衛(wèi)演練。五、檔案管理員每天上班后、下班前,應(yīng)認(rèn)真檢查設(shè)備的運行情況及門、窗、水、電的關(guān)閉情況,發(fā)現(xiàn)問題及時報告和處理。六、檔案室為防火重地,嚴(yán)禁吸煙和使用明火,嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐蝕、有揮發(fā)性、有異味的物品。七、非本室人員不準(zhǔn)擅自進(jìn)入,如工作需要必須經(jīng)檔案室領(lǐng)導(dǎo)同意后按本館指定范圍查閱。八、堅持工作日和節(jié)假日值班制度,責(zé)任落實到人。九、堅持做好檔案室的安全檢查工作,嚴(yán)密組織安全巡查和檢查登記工作,發(fā)現(xiàn)安全隱患及時匯報、處理,杜絕各類事故的發(fā)生。十、新調(diào)入檔案室的同志,須參加崗15、前教育和安全培訓(xùn)。十一、針對電子檔案,檔案員要定期維護(hù)和及時更新,做好檔案資料詳細(xì)記載,同時切實做好殺毒防御工作,杜絕瀏覽不安全網(wǎng)站和點擊含有危險木馬程序的鏈接,做好資料備份,避免網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓而引起的資料損害。檔案管理安全責(zé)任制根據(jù)中華人民共和國檔案法和山西省檔案條例,結(jié)合我公司的實際情況,為了明確責(zé)任和落實責(zé)任,特制定檔案室檔案管理安全責(zé)任制。第一條 檔案安全工作實行辦公室主任負(fù)責(zé)制,以預(yù)防為主。第二條 具體安全保衛(wèi)與保密工作以檔案室為主要負(fù)責(zé)單位,對檔案內(nèi)主要設(shè)備負(fù)責(zé)管理和維護(hù),安全管理責(zé)任到人,列入職工的考核、評選先進(jìn)的條件之一。第三條 公司成立檔案安全領(lǐng)導(dǎo)小組,總經(jīng)理擔(dān)任小組負(fù)責(zé)人,負(fù)16、責(zé)貫徹和執(zhí)行上級有關(guān)檔案安全工作指示、規(guī)定;對檔案室員工進(jìn)行防盜、防火、防破壞和防治災(zāi)害事故教育,檢查督促工作人員對安全、保密保衛(wèi)管理制度執(zhí)行情況。檔案管理員要加強安全巡查和隱患排查,發(fā)現(xiàn)不安全因素及時報告,迅速處理。若發(fā)生重大治安事故,及時向公司安保部們報告,如遇最大問題或隱患技術(shù)及時向當(dāng)?shù)毓矙C關(guān)報告,并努力保護(hù)現(xiàn)場和積極配合公安機關(guān)工作。第四條 辦公室負(fù)責(zé)人要對檔案室安全負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任;組織貫徹實施上級和本單位關(guān)于搞好安全管理工作的指示、決定,制定檔案室的安全崗位責(zé)任制,確保安全。第五條 責(zé)任劃分(一)檔案安全領(lǐng)導(dǎo)小組主任因不重視檔案安全防范工作,或安全制度不健全,而導(dǎo)致發(fā)生火災(zāi)、事故、17、案件等事故,給公司造成嚴(yán)重?fù)p失的要追究領(lǐng)導(dǎo)小組主任的責(zé)任。(二)凡不遵守工作規(guī)程、不執(zhí)行安全保衛(wèi)保密工作條件,有章不循,擅離職守,工作不負(fù)責(zé)任而造成火災(zāi)、事故和案件的,要追究直接責(zé)任者的責(zé)任。第六條 檔案員責(zé)任(一)檔案資料由檔案管理員專人負(fù)責(zé),認(rèn)真執(zhí)行檔案資料借閱制度,定期清點,做到帳與檔案、資料數(shù)量相符。(二)存放檔案資料庫量,要符合安全要求,要建立、健全安全保衛(wèi)制度。(三)檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,不準(zhǔn)攜帶火種入庫,無關(guān)人員不得入內(nèi)。管理人員離開時要切斷電源、關(guān)窗、鎖門。第七條 安全防火管理(一)安全防火管理分工是:檔案室防火第一責(zé)任人是辦公室主任,檔案管理員是科室防火第一責(zé)任人,按照要求,防火18、責(zé)任人要切實履行職責(zé),認(rèn)真抓好安全防范工作。(二)要嚴(yán)格執(zhí)行易燃、易爆、易腐蝕、有揮發(fā)性、有異味等化學(xué)物品的保管和使用的規(guī)定,檔案資料庫房重點防火部位,應(yīng)設(shè)立防火標(biāo)記,配置足夠的防火器材,建立健全嚴(yán)格的防火安全措施。(三)檔案管理員要經(jīng)常檢查電源線路,電器設(shè)備有無漏電,做好防范措施,注意用電安全。(四)發(fā)生火災(zāi)應(yīng)迅速向辦公室、保衛(wèi)科和公安局消防隊報告,同時在保護(hù)自己的基礎(chǔ)上積極采取措施自行滅火。檔案員崗位職責(zé)1、負(fù)責(zé)接收、整理、統(tǒng)計、保管和維護(hù)全公司的檔案資料,嚴(yán)格認(rèn)真履行接交手續(xù),認(rèn)真執(zhí)行借閱制度,嚴(yán)守保密制度,確保企業(yè)檔案資料的完整、規(guī)范和統(tǒng)一。2、負(fù)責(zé)擬定年度檔案工作計劃,按照領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的19、工作計劃認(rèn)真貫徹執(zhí)行。3、參與企業(yè)檔案工作的長遠(yuǎn)規(guī)劃的制定,提出主導(dǎo)性意見,并制定出技術(shù)檔案、技術(shù)情況和技術(shù)更新等資料的更新辦法。4、督促、檢查、指導(dǎo)各部門兼職檔案人員及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地將所屬范圍的檔案資料,按制度要求,整理歸檔。5、按照檔案電子管理程序,規(guī)范、合理和嚴(yán)密電子管理制度,及時更新和維護(hù),避免泄密和遭受病毒侵害。6、根據(jù)檔案管理制度,定期提出檔案銷毀明細(xì),報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)執(zhí)行。7、負(fù)責(zé)檔案室的安全消保工作。8、積極完成領(lǐng)導(dǎo)交給的各項任務(wù)。聲像檔案管理制度一、聲像檔案是我公司在日常事務(wù)和工作中形成的照片、錄音、錄像等非紙質(zhì)載體的檔案,為了妥善保管,特制定以下管理制度。二、檔案管理員要20、按照聲像檔案的管理辦法,將聲像檔案整理、立卷、編制案卷目錄,認(rèn)真管理,合理維護(hù),確保資料完整安全。三、各單位必須按規(guī)定時間,將聲像檔案移交檔案室。四、聲像檔案要妥善保管,不得變質(zhì)、失聲、失圖、失真,保證不損不丟,完好無缺。五、檔案室應(yīng)做好聲像檔案的管理工作,編制檢索工具和參考資料。榮譽實物檔案管理制度榮譽實物是本公司在安全、生產(chǎn)等生活活動中的實際產(chǎn)物,為了確保各類實物檔案資料規(guī)范管理和合理使用,特制定本制度。一、檔案室要建立健全榮譽實物收集登記手續(xù),做到賬物相符。二、任何科室或個人從上級機關(guān)或平級機關(guān)帶回的涉及本公司的榮譽實物等,都必須送檔案室進(jìn)行登記歸檔。三、榮譽實物的保存必須有良好的環(huán)境和21、八防(防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染、防曬)安全措施。四、榮譽實物一旦招到意外損失,應(yīng)立即向有關(guān)部門反映,以便及時補辦或處理。檔案資料(查)借閱申請表表格編號:201210/DA1SQB編號:2012-申請人所在單位或部門查閱或借閱查、借閱文件名稱保密級別查借閱事由借閱時間計劃歸還日期聯(lián)系電話檔案資料取檔人員借閱資料明細(xì)注意事項備注申請單位負(fù)責(zé)人檔案室管理員文秘科長辦公室主任總 經(jīng) 理年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日說明:1、本表編號與DA2DJB表格中“申請表編號”一覽填寫的內(nèi)容必須一致;2、所有內(nèi)容必須填寫完整表格方可生效。檔案資料(查)借閱等登記表表格22、編號:201210/DA2DJB序號借閱文件全稱份數(shù)保密度申請表編號查、借閱申請人簽名日 期檔案資料(查)借閱意見反饋表表格編號:201210/DA3FKB填表人姓名單位或部門查或借閱查 借資料類型圖紙 財務(wù) 文件 影像 榮譽 技術(shù) 安全 基建 其它資料名稱份數(shù)對檔案管理員的評價態(tài)度: 優(yōu) 良 好 差 其它業(yè)務(wù): 優(yōu) 良 好 差 其它對公司檔案管理的評價規(guī)范性: 優(yōu) 良 好 差 其它利用效果建議意見年 月 日檔案資料(查)借閱意見反饋表表格編號:201210/DA3FKB填表人姓名單位或部門查或借閱查 借資料類型圖紙 財務(wù) 文件 影像 榮譽 技術(shù) 安全 基建 其它資料名稱份數(shù)對檔案管理員的評價態(tài)度: 優(yōu) 良 好 差 其它業(yè)務(wù): 優(yōu) 良 好 差 其它對公司檔案管理的評價規(guī)范性: 優(yōu) 良 好 差 其它利用效果建議意見年 月 日檔案資料移交表表格編號:201210/DA4YJB移交單位或部門移交時間移交人移 交 資 料 明 細(xì)序號資料名稱份數(shù)年度備注說明:此表一式兩份,雙方各執(zhí)一份,檔案室作為存根永久保留。移交人(簽字): 檔案員:檔案文檔搜集編目歸檔管理流程文檔生成部門辦公室主任文秘科 開始 產(chǎn)生文檔資料收集文件 搜集整理 審核整理歸類 呈送 匯總成冊 指示 結(jié)束
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上傳時間:2022-07-22
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