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1、建設投資公司行政文件及車輛管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一編行政管理制度第一章 文件管理制度第一節 總 則一、為適應公司全方位規范化科學管理，做好公司文件管理工作，使之規范化和制度化。二、公司文件是傳達方針政策，發布公司行政規章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認真做好文件的管理工作，有效地為公司發展服務。三、公司全體員工都應發揚深入調查、聯系群眾、結合實際、實事求是和認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。四、文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴2、格按照規定的時限和要求完成。公司文件由辦公室統一發放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節 文件分類文件系指集團公司以及各下屬公司、部門對內、對外發布和收到的上行、下行、平行類正式公文，包括但不限于計劃、總結、決議、決定、請示、報告、通知、通告以及紀要等。文件管理工作指文件的起草、審批、打印、收發、登記、存檔、保管、銷毀等過程的管理與控制。一、規定。發布重要的行政規章制度，采取重大的強制性行政措施，用“規定”。二、決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排，包括機構變更、人事任免等事宜，用“決定”。經會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。三、通知、通告、通報。發布規節制度，批轉、轉發公文，要求3、下級部門辦理和共同執行事項，用“通知”；公布應當普遍遵守周知之事項，用“通告”；表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況，用“通報”；四、請示、報告。向上級請求批示與批準，用“請示”。向上級匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。五、批復。答復請示事宜或對下級部署工作，用“批復”。六、函。商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等；同級或不相隸屬部門間協商、通報工作事宜，用“函”。七、會議紀要。記錄會議主要內容和所做工作安排傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的，用“會議紀要”。第三節 文件格式公司文件參照執行GB/T 9704-1999國家行政機關公文格式，并結合企業實際情況的需要，以4、“紅頭文件”的形式發出，具體要求如下：一、文件一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部份組成。二、文件標題為二號黑體字，要求簡要概括文件的主要內容，選用公文類別準確。三、發文字號包括代號、年號、順序號。四、公司發文代號分為四種：“xxx發”、“xxx人發”、“xxx客發”。冠以上述發文代號的內發文件應對全公司具有效力，對外發文應代表公司的整體意志。發文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告，日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡報等形式流轉。力避隨意發文。“xxx發”用于公司5、及各部門的對內對外發文，由辦公室統一編號；“xxx人發”、“xxx客發”分別用于人力資源部的對內對外發文及客戶服務中心的對外發文，文件由發文部門自行編號，辦公室統一認定。（公司其他部門均以“xxx發”的代號發文，以、代號發文，須在發文權限范圍內。）五、文件必須蓋章或簽字。六、密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。八、正文根據實際情況，使用四號宋體字，文件內容要求事實清楚、觀點鮮明、表達規范，層次分明，條理清晰、文字精煉、用語準確，標點準確。九、一事一題，不得以同一文件涵蓋兩項或兩項以上不同類型的議事內容。十、附注中用包括主題詞、打印、校對、抄送部門、打6、印份數、存檔份數等內容，其中主題詞要求為三號加粗宋體字，內容為標題中兩個主要詞匯加上公文類別；另外打印與校對不得為同一人。十一、發文單位必須注明全稱，發文時間使用大寫數字。十二、多頁文件應標明頁碼。十三、文字從左至右橫寫、橫排，左側留裝訂位。十四、文件紙一般使用A4型。第四節 收文一、收文一律使用建設綜合開發有限責任公司收文簿登記。收文不分種類、性質，采取統一編號，一文一號；無論通過何種途徑發送至公司的外來文件，均由總裁辦負責簽收并登記編號，其他部門簽收者也應轉至總裁辦進行登記并處理。文件登記后，總裁辦應填寫文件閱批單，根據文件內容所涉及部門，報有關領導批示，并按批示組織傳閱或交有關部門辦理，7、實施催辦。二、外單位來文均由總經辦指定專人收文，由辦公室統一拆封、登記，根據文件屬性及時分送相關部門。第五節 辦文一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。二、辦文由辦公室統一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。三、協辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。四、文件的催辦由辦公室負責，防止漏辦或延誤。五、嚴格按照時限要求完成。六、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續，防止文件遺失。七、文件辦理完畢后，統一交由辦公室指定專人保管、立卷歸檔。第六節 發文一、發文一律使用建設綜合開發有限責任公司發文稿紙，具體要求如下：1、填寫文件簽批單，擬稿人簽字后由部門領導進行核稿，主管經理在“擬稿單位領導”欄8、簽批意見；交總裁辦主任審核并簽批意見，明確并上報簽發領導；2、以集團公司名義發出的文件，原則上一律由總裁簽發；以部門名義發出文件，經總裁授權，可由主管副總經理或總經理簽發；3、行文單位在報送簽發之前，應認真做好審核工作，各級領導審批文件應認真負責，并簽署明確意見、姓名和時間，簽批時須使用鋼筆或碳素筆。4、文件簽發后由總裁辦統一打印下發；無集團公司領導簽發，總裁辦不得用印。二、發文程序如下：1、公司內部發文:擬稿人部門經理審核主管副總經理核準總經理簽發辦公室統一編號打印蓋章（簽字）發文備案2、對外發文:擬稿人部門經理審核主管副總經理核準總經理/總裁簽發辦公室統一編號打印蓋章（簽字）發文備案第七節9、 其他一、時限要求：1、特急：限個工作時內完成。2、急：限個工作時內完成。3、平：限個工作時內完成。二、文件的保密要求：1、絕密文件：閱后應立即退回發文部門，并由發文部門保存在保險柜內。2、機密文件：閱后應立即保存在保險柜內。3、秘密文件：閱后立即保存在文件柜內。三、文件立卷歸檔按照檔案管理制度執行。1、文件傳閱后統一由總裁辦存檔，因辦理有關事宜需要使用文件者，總裁辦可提供復印件，必須使用原件者須由總裁批準后辦理借用手續。部門及個人不得保存應予歸檔之文件。2、無存檔價值和存查必要，或失去時效性的文件，經總裁辦鑒別并報總經理批準，可以定期銷毀，銷毀文件應進行登記，并由總裁辦指定專人監督，由總裁辦10、實施。第二章 檔案管理制度檔案是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄，是實現今后決策科學化的重要依據。為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規定。各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。第一節 檔案范圍本規定所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的各種文件，具有保存價值的文件、圖紙、圖表、圖片、賬冊、憑證、報表、技術資料、方案、電腦盤片、膠卷、榮譽實物、證件、軟件、音像、實物等不同形式的歷史記錄都必須立卷、歸檔。其中，文件包括：規劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合11、同協議、內外行文等。第二節 檔案分類及編號一、檔案按其內容及關聯部門可分為八大類：1、文件檔案：由集團收發并歸檔、立卷的公文材料；2、音像檔案：記錄集團重大活動而攝制的照片、光盤、錄象帶、錄音帶等音像制品；3、人事檔案：集團管理員工的應聘登記表、入職登記表、勞動合同書及其附件、個人身份、學歷、職稱證明、工資定級以及調整憑證、崗位變動憑證、獎懲紀律和培訓記錄等；4、合同檔案：以集團公司名義對外簽訂的各類合同文本；5、項目檔案：項目審批單以及所附原始資料、針對項目所做的市場調查、可行性分析、項目定位、規劃、投資效益分析、立項決策等相關材料（含會議紀要）；招拍掛相關手續、記錄以及立項、報批手續；6、12、工程檔案：設計方案、施工圖紙以及評審、變更記錄；工程招標、報建的相關手續、資料；對施工單位的考核評價記錄；竣工驗收手續及相關資料；建管交接的手續及相關資料等；7、營銷檔案：營銷策劃方案、客戶資料、客戶回訪以及滿意度測量記錄、降價審批手續、房屋交接驗收手續等；8、財務檔案：依照會計法以及其他國家有關規定，應當建檔保存的會計帳目、報表、憑證以及審計資料等。二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規則見本制度第三節第二條。三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。 依照類別進行編碼如下：1、確定檔案類別，并以英文大寫字母予以區分：檔案類別編 13、碼文件檔案A音像檔案B人事檔案C合同檔案D項目檔案E工程檔案F營銷檔案G財務檔案H2、類別編碼后以兩位數標明檔案存入年份，如2008年存入即標為“05”；3、年份編碼后以三位數標明存入次序，如2008年以16序位存入的案卷則標為“016”4、類別編碼、年份編碼和序位編碼之間以“”號相隔，共同組成完整的案卷編號，如2008年以第25序位存入的工程檔案，其編號為“F08025”。四、歸檔后須填寫檔案管理登記表（附表1）。第三節 機要檔案一、機要檔案按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。其中：二、劃分標準：絕密檔案包括：公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性14、的合作協議及金額在200萬元以上的重大合同。機密檔案包括：1、財務資料；2、公司重要會議紀要；3、公司經營情況；4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；5、技術資料；6、金額在10萬-200萬元的合同。秘密檔案包括：1、重要項目資料；2、項目合同協議。第四節 檔案裝訂一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第五節 保存期限檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外，一律按照下列規定辦理：一、永久保存：1、公司章程；2、股東名簿；3、股東會、董事會、監事會會議紀要；4、公司證照；5、各級批文；6、印鑒；7、公司15、年度經營計劃；8、公司年度經營總結；9、年度財務報表；10、技術資料；11、不動產所有權狀及其他債權憑證；12、人事資料；13、大型活動圖片、音像資料；14、其他核定須永久保存的文書。二、十五年保存：1、會計憑證；2、其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規定執行)三、五年保存：1、期滿或解除的合同協議；2、完結后的項目方案；3、其他經核定須保存五年的文書。四、一年保存：1、部門工作計劃及工作總結；2、完結后的部門請求報告；3、完結后無長期保存必要文書。五、公司規章制度由總經辦永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第六節 保管部門一、財務專項機要檔案由計財部部負責保16、管。二、人事專項機要檔案由總經辦人力專員負責保管。三、股東會、董事會、監事會資料由總經辦主任或副主任保管。四、其他檔案均由總裁辦負責統籌管理，并設檔案室，專門用于保管合同、項目、工程、營銷等專項檔案；檔案室屬集團公司機要重地，除總裁辦負責檔案室管理的專職人員外，其他人一律不得進入。五、檔案員應妥善保存檔案室鑰匙。除總裁特別批準外，任何人不得單獨進入檔案室。六、檔案室應使用具有防火及防盜功能的檔案柜，配備消防設施。并采取防蛀、防潮等措施，確保檔案的保存期限。第七節 檔案移交一、公司各類證照、批文在頒發之日起移交辦公室。二、公司章程，股東會、董事會、監事會會議紀要、決議，應自簽發之日起三日內移交辦17、公室。三、合同協議應在簽訂之日移交辦公室。四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的1月和7月。六、檔案移交須填寫檔案移交清冊（附表2）。七、檔案移交清冊一式三份，移交雙方各一份，辦公室留存一份。第八節 檔案查閱一、因工作需要需查閱檔案時，須填寫檔案查閱申請單（附表3），并經相應核準人核準后方可查閱。1、填寫檔案調閱申請單，注明借閱理由，由部門領導和主管經理分別簽字批準后方可借閱（需在檔案管理員指定位置閱讀）；2、如需自檔案室調走檔案，須填寫檔案調閱申請單并經部門經理、主管經理簽字批準，但原則上應使用復印件，并在復印件上加蓋“受控”節；無特殊原因，18、不得將檔案材料帶出公司，必須帶出者須經總裁批準。3、列入秘級的檔案材料不得借閱，特殊情況下須經總裁批準方可。4、檔案管理人員在辦理借閱手續時，應認真審核是否符合審批程序，并進行登記，登記內容包括借閱人、借閱檔案名稱、頁數、編號、要求返還時間以及借閱人、審批領導簽字。到達返還期后，管理人員應督促借閱人將借用檔案及時返還。二、各類檔案的查閱須部門經理核準，跨部門檔案查閱須總經辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或查閱機要檔案資料須總裁核準。（保密性檔案的范圍見機要檔案管理制度）。三、檔案管理人員必須嚴格按照檔案查閱申請單的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。四、調檔人必須是檔案查閱申請單里19、注明的查閱人。五、檔案查閱申請單由檔案管理人員留存備查。六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。七、如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。第九節 檔案銷毀一、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。二、需銷毀的檔案由保管部門填報檔案銷毀申請表（附表4），經相應核準人核準后方可銷毀。三、部門內部檔案由部門經理核準銷毀；機要檔案由總裁核準銷毀；其余檔案由主管副總經理或總經理核準銷毀。四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，辦公室指定專人監督銷毀，并填寫檔案銷毀登記表（附表5）。五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的1月和7月。六、檔案銷毀申請表、檔案銷毀登記表各一式二份，申請部門一份，辦公室一20、份。第十節 其他一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。二、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。三、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。四、本制度附件包括：機要檔案管理制度。五、以上表格均由辦公室統一編號。六、各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案。第三章 印章使用管理規定一、根據公司不同業務的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權益不受損害，杜絕失誤發生，特規定如下印章使用辦法。二、印章刻制按公司業務需要由部門提出申請，公司領導批準后，由總經辦統一辦理。印章刻好后由總經辦辦理印章登記手續，填寫印章管理登記表，備案并留好印章樣圖。21、三、總經理通過授權賦予一些部門對其部門（專業）印章的保管權和使用權。由被授權人在總經辦簽字領取印章，指定專人保管。各部門在使用印章時應嚴格遵守印章授權使用范圍、期限等規定。四、 公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規定見附表（附表1）。五、 印章由指定保管人專人妥善保管。保管人對所負責的印章丟失或盜用，所引起的經濟損失和法律責任等負全部責任。六、 當印章管理人變動或印章在經公司領導審批同意調走時，應及時辦理交接手續，填寫“印章管理登記表”。七、 印章的使用1、 每枚印章使用前要由經辦人填寫印章使用審批單，并經指定的審批負責人進行審核。審批人要按公司有關規定審查要加蓋印章的文本內容是否在授22、權的范圍內，審批通過后通知印章保管人員后，方可使用印章。審批人對文本加蓋印證后的一切經濟損失和法律義務負主要責任。印章保管人須將加蓋印章的文本連同印章使用審批單歸檔保存。2、 公司印章原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經部門經理提出書面借用申請，并經總經理批準簽字后方可借走，借用時須填寫印章借用申請表（見附表3），并必須兩人以上一起辦理借用手續，在借用登記表上簽字。原則上借出的印章當天歸還，不得延誤。印章外借期間的使用由部門負責人全權負責。3、 員工如需要公司出具有關證明，本人應先提出書面申請，部門負責人審核，總經辦簽字后方可蓋章。八、 責任1、 印章使用責任人（簽字人）對印章負有經濟、行政23、法律責任。監印人員對違反規定的簽印有權拒絕用章，印章保管人員不得私自動用印章。若非法使用印章，一經查出根據事件的嚴重程序給予嚴厲的行政處分或追究其經濟、法律責任。2、 若印章在使用、保管過程中不慎遺失，則追究責任人相應的行政、經濟責任，給予嚴厲的處分，并賠償所發生的一切費用。序號印章名稱使用范圍保管部門使用審批人使用規定備注1公章公司對外所有正式文件,對內通知等正式行文總經辦總裁、總經理或授權人2財務專用章公司正式財務文件、報告、證明、票據等計財部計財部經理財務報表使用時，由計財部經理審批，除支票用印按照財務管理制度相關規定外，其余均由主管副總經理核準3合同專用章公司各類合同總經辦參見合同管24、理規定參見合同管理規定財務合同需總經理核準4法定代表人印（支票）支票計財部見財務制度有關規定見財務制度有關規定5法定代表人印（除支票外）公司正式的合同，財務報表文件、票據總經辦總經理或授權人合同管理規定6總經辦章一、行政：公司物品進出證明二、人事：1.公司人事證2.員工聘用、解聘等各類通知3.工資發放,調整通知4.對口單位函件往來總經辦總經辦主任重大事項與外單位人員出具證明，需總經理審批8工程專用印章1.工程施工告示2.工程建設中與相關單位的非正式函件往來工程建設維護中心工程建設維護中心負責人建設綜合開發有限責任公司印 章 銷 毀 登 記 表印 章 名 稱材 質 形 狀啟用時間、文件廢止時間、25、文件銷 毀 原 因銷 毀 人監 銷 人印 模印章制發單位負責人審批審批意見：簽名： 日期：公司領導審批審批意見：簽名： 日期：建設綜合開發有限責任公司印 章 檔 案 移 交 登 記 表序 號印 章 檔 號*印 章 名 稱印 章 保 管 人材 質 形 狀啟用時間、文件廢止時間、文件廢 止 原 因保 管 期 限 永久 定期(15年)印 模移交單位（蓋章）：負責人：移交經手人：日期：接收單位（蓋章）：負責人：移交經手人：日期：注：*標記項為總經辦填寫；本表一式兩份，移交單位、接收單位各存一份；印模頁（一式兩份）與印章檔案一并歸檔；材質和形狀標注時均以印面材料為準。公司印章使用審批單部 門 年 月 日26、事 由用印數：經辦人部門經理領導審批 總經辦制公司印章使用審批單部 門 年 月 日事 由用印數：經辦人部門經理領導審批 總經辦制公司印章使用審批單部 門 年 月 日事 由用印數：經辦人部門經理領導審批 總經辦制公司印章使用審批單部 門 年 月 日事 由用印數：經辦人部門經理領導審批 總經辦制第四章 證照管理制度一、 公司證照由總經辦指定專人統一管理。二、 證照是指由上級主管部門頒發的各類證書、批文等。如：營業執照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務登記證、組織機構代碼證、基本戶開戶證等。三、 證照的使用包括借用、復印等。四、 證照使用必須填寫證照使用申請表。五、 證照借用程序：借用人申請部門負責27、人復核主管副總經理審核總經理核準辦理借用手續歸還借用完畢后，應在時限內歸還證照保管人。六、 證照復印程序：借用人申請部門負責人復核主管副總經理核準辦理借用手續歸還如證照復印件未使用，應立即退還證照保管人。七、 如需使用原件，則須總經理核準。八、 證照復印件必須加蓋“再復印無效章”。九、 證照保管人必須做出登記，認真填寫證照使用登記表。第五章 證明函管理制度一、 證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書、授權委托書等。二、 公司證明函由總經辦指定專人統一管理。三、 使用證明函必須填寫證明函使用申請表，經部門經理核準后方可。四、 法定代表人證明書、授權委托書須經主管副總經理核準。五、 使用證明函28、必須做好登記，填寫證明函使用登記表。六、 嚴禁開出空白證明函或外借證明函。七、 證明函開出后，使用人應妥善保管。如發生遺失或被盜，應立即向主管領導匯報，并迅速采取相應措施，避免造成損失；如證明函未使用，應立即退還總經辦。八、 總經辦應妥善保管證明函存根。第六章 會議管理制度一、總經理辦公例會1、總經理辦公例會分工作例會和專題會議。2、工作例會于每周一定期召開，由總經理主持。會議由總經辦召集。3、專題會議必須由主管副總經理提議，總經理同意后方可召開。4、總經理會議都應做好會議記錄，必要時應形成會議決議。二、部門主管工作例會1、部門主管工作例會于每周一定期召開。2、公司經營班領導至少應有一人出席，29、由總經理召集、總經理或副總經理主持。三、重大事項專題會議1、需由部門經理提議，由總經辦統一安排。2、會議由部門經理召集、主持，由主管副總經理核準。四、部門內工作例會1、部門內工作例會召開時間由部門自定。2、部門經理主持。五、以上會議共同事項：1、專題會議的召開應填寫會議提案表。2、會議經核準召開后，由總經辦發會議通知單或會議通知。3、所有會議應做好會議記錄。4、會后形成會議紀要，及時傳達會議精神。5、以上第一、二、三項會議的會務工作由總經辦統一安排。6、與會者應做好會議準備，準時出席。7、因故無法出席或無法準時出席者，原則上應以書面形式請假，報上級領導批準，否則作無故缺席處理。8、由會議主持人30、負責會議考勤工作。9、會間應關閉通訊工具，或將其消音。六、會議室管理：參照會議室管理規程第七章 辦公用品管理規定為使辦公用品管理合理、有效，進一步做到規范、標準，結合公司的具體情況，特制定本規定。一、本規定將辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。1、消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復寫紙、卷宗、標簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、釘書釘等。2、管理消耗品：鋼筆、簽字筆、白板筆、修正液、打（復）印紙等。3、管理品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、計算器、印泥、筆筒等。二、辦公用品分為個人領用與部門領用兩種。個人領用，系個人使用保管用品，如圓珠筆、簽字筆、31、直尺等。部門領用，系部門共同使用用品，如打孔機、大型釘書機等。三、消耗品及管理消耗品每月25日申請一次，管理品每季度末的十日內申請一次，原則上不再另行申請。四、各部門于每年的1月25日填報部門年度固定資產申購單，交總經辦匯總，并會同計財部共同擬定公司年度固定資產購置計劃。五、原則上，每人每月發放圓珠筆芯或簽字筆芯一支，便條紙及信紙各一本。每人每季發膠水一瓶、大頭針、回形針、釘書釘各一盒、筆記本一本。不夠用者，可經部門主管批準后另行申請。六、每人及每部門設立“辦公用品領用登記卡”一張，由總經辦統一保管，并控制辦公用品的領用狀況。七、總經辦可向文具批發商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者，應酌量32、存庫。八、新進人員到職時按“新員工辦公用品領用標準”在總經辦部門領用，離職時，應將剩余辦公用品一并退還總經辦。九、印刷品（如信紙、信封、表格等），除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由總經辦統一管理。第八章 公司車輛管理規定一、 為加強公司車輛的保管及有效運用，特制訂本制度。二、本制度適用于公司所有車輛的使用、申請及開車前后應辦的手續，如檢查、保養、修理及使用中交通法規的違規和車輛損害處理等。三、本公司的所有車輛統一由總經辦管理，并指派專職司機駕駛并負責保養。四、各部門需要使用車輛時，應事先填寫派車單，經本部門經理核準后交總經辦統一調派。總經辦經理簽字同意后交專職司機，司機必須按單行車，用車人不33、按派車單行駛，司機有權拒絕，如有特殊情況，應及時通知總經辦。五、用車原則：1、部門經理級以上人員因工作需要可申請用車；2、公司其他員工因工作急需用車者，需由部門經理核準，方可申請用車。六、公司非公用派車：1、部門經理級以上員工因私人性事務用車，需填寫申請單后，經報總經理審批同意，總經辦可根據公司用車情況進行調派。經呈準的私人性事務用車，申請人應該負擔使用里程的油資及過路橋費停車費及專職司機的誤餐補助等其它相關費用。原則上，公司私人性事務用車應由公司指定的專職司機或者有駕駛執照的公司員工（需經總經辦及總經理同意）駕駛，非公司員工不得駕駛本公司車輛。七、車輛的維修及保養1、車輛需隨時保持整潔，保證34、性能良好。車輛專任司機應每周實施定期檢查及保養，以維持機件的壽命，確保行車安全；2、車輛的有關證照及保險資料統一由總經辦保管，總經辦統一建立汽車檔案，并負責按時進行車輛的保養、年檢及過橋費、養路費等定期費用的繳納。3、車輛的保養和維修原則上在公司指定廠家進行。如需大修要與廠家簽定協議，車輛維修完畢需當場進行驗車，確保維修質量，要求廠家出具修車費用決算單交回公司以便與廠方結算時對帳。八、車輛安全 1、為保障行車安全，司機在行車前應注意休息并不得飲酒；2、每次出車前應檢查車況，如車燈、水箱、剎車系統、輪胎等，如發現損壞或其它問題應及時報告總經辦.3、節假日或夜間，公司車輛原則上應停放在公司指定的停35、車場。如遇特殊情況需停放在外，駕駛人應報告總經辦。駕駛人應保障車輛的安全并承擔相應的責任。九、違規和事故的處理：1、超速、超載、任意停放及違反交通規則之一切罰款由駕駛人自行負責。指定駕駛人如把車隨便交由其他人駕駛而發生違規，車損等之罰款或損修全由指定駕駛人負責賠償；2、無照駕駛發生車禍全部賠償由駕駛人自行負責；有照駕駛如系本身操作不當發生車禍全部由駕駛人自行負責。十、另參照車輛管理操作規程第九章 通訊費用管理制度一、本規定所指的通訊費是指公司員工因公司的業務或工作需要，使用自己購買的或公司所有的通訊工具（手機、小靈通）而產生的通訊費用，實行憑據限額報銷辦法。1、限額報銷人員及標準：序號職 務報36、銷標準（元/月）1總經理、副總經理、顧問、執行經理、監事、總工程師、總經理助理3002工程/經濟部部長、副部長、辦公室/營銷部門負責人、其他部門負責人2002、報銷辦法：由本人憑每月繳費憑證填寫報銷單，各部門匯總，經總經辦主任審核，計財部負責人審批后，在限額標準以內的按實報銷，超過限額標準的部份自負。3、通訊費定額收據不得作為報銷憑據。4、集團屬全資子公司可依據本辦法的精神，制定相關報銷標準和辦法并報集團總經辦備案。5、人員崗位變動，其通訊費用的限額報銷標準次月調整或停止。二、除特殊情況外，公司不為員工購買通訊工具（手機）和手機卡等，也不承擔因維修通訊工具所產生的費用。三、如員工使用的通訊工具37、為公司所有，其產生的費用應由使用該通訊工具的員工負擔并按規定報銷。四、員工應將自己手機號碼在總經辦登記備案，沒有登記的不予以報銷。五、員工應保證在工作時間內開啟登記報銷的通訊工具，以保證聯絡的暢通。如無特殊原因在工作時間內關閉通訊工具而影響到公司正常工作的，公司將試情節輕重予以處罰，嚴重的將取消其報銷資格。第十章 非工程采購及收貨管理制度一、所有部門的非工程采購需經過總經辦，申請人需在實際采購前向總經辦提交由申請人部門經理批準的非工程采購申請單。申請人可提出對供貨商的建議，由總經辦統一采購。二、經總經辦采購的項目包括（不僅限于）下列采購項目：1、公用事業及電話服務。2、辦公用品、辦公設施、房屋38、倉庫、車輛的租用。3、機票、酒店代理。4、貨物運輸、郵政、郵電服務。5、廣告、印刷服務。6、辦公保險。7、與信息系統相關的軟硬件設備及服務。這里的軟硬件設備包括各種電腦、服務器及周邊設備，如打印機、掃描儀、調制解調器、磁帶機等，網絡設備包括交換機、路由器、布線系統、布線設備等，以及在上述設備上運行的系統軟件，各種應用軟件，各種為建設信息系統而需進行外包的服務項目。此類用品的采購需先申報計算機專管員提出采購建議，由總經辦按建議具體實施采購。三、當總經辦所獲報價高于采購申請單上申請人所要求價格的5%，或大于人民幣100元，需在申請人部門主管重新加簽后，方可向供貨商簽發采購訂單。四、所有采購訂單需由總經辦發出，采購訂單應由總經辦授權簽發。五、采購訂單應依據采購申請，發給經審核的供應商。無采購申請，總經辦不能發出訂單，采購訂單發出前，不得支付任何采購預付款。六、所有收貨必須由獨立于采購人的收貨人完成。收貨必須在訂單完成之后，否則收貨人員有權拒絕收貨。七、庫管人員負責核實發票上的數量、金額是否和訂單一致，據此填寫收貨報告。收貨人員立即通知申請人取走貨物，申請人須在收貨單上簽字。簽字的收貨報告、采購申請單、發票交給計財部作為付款憑證。八、總經辦每十天對未完成訂單進行跟蹤。對滯期30天的訂單將在跟蹤后，決定訂單有效性。