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1、商業(yè)公司營運部資料文件歸檔管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 第一章 總則 第一條 為了加強對營運部工作中往來的文件資料進(jìn)行及時歸檔和管理，全面提高資料管理的工作效率，使?fàn)I運工作得以更有效開展，特擬制定本制度。第二章 文件的管理第二條 需歸檔的文件（一）政府下發(fā)的重要文件及相關(guān)部門來函；（二）公司下發(fā)的重要文件（三）商戶資料1、商戶基本信息資料（公司背景資料、營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證等）2、商戶日常往來文件（包括傳真、聯(lián)絡(luò)函、申請書等）；3、文件：與商家洽談的會議紀(jì)要、各種問題的解決方案等；4、商戶公共場地租用協(xié)議2、VIP折扣協(xié)議等；（四）部門文件：會議紀(jì)要、工作聯(lián)絡(luò)單、請示、報告、函件等；（五）內(nèi)部管理資料（客戶投訴登記、營運日志、各類報表報告總結(jié)）；（六）場地租賃收費標(biāo)準(zhǔn)；（七）部門年度工作計劃；（八）部門制度建設(shè)及人員配置；（九）其它重要資料。第三條 文件的收、發(fā)管理營運部收發(fā)文件管理以租戶和樓層為單位進(jìn)行歸檔管理，由專人負(fù)責(zé)租戶資料管理及保存工作。（一）收文：部門文件統(tǒng)一由資料管理員進(jìn)行收取、登記，然后交由部門長簽批處理意見，再由資料管理員進(jìn)行分發(fā)。1、資料管理員在接到文件時應(yīng)及時進(jìn)行登記，并做好電子文檔備份；2、資料管理員須跟進(jìn)需要回復(fù)的文件處理情況，進(jìn)行存檔；（二）發(fā)文：發(fā)文分為兩種情況：13、對內(nèi)發(fā)文：對內(nèi)發(fā)文是指發(fā)給公司內(nèi)部的工作聯(lián)絡(luò)單、工作請示等，對內(nèi)發(fā)文根據(jù)文件分為兩類：（1）需說明的文件：經(jīng)辦人在資料管理員處取號，登記文件名稱經(jīng)辦人草擬文件，并走公司內(nèi)部文件簽批流程經(jīng)辦人將處理文件原件進(jìn)行存檔；（2）無需說明的文件：經(jīng)辦人在資料管理員處取號，登記文件名稱經(jīng)辦人草擬文件，并走公司內(nèi)部文件簽批流程，需集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件交資料管理員資料管理員統(tǒng)一將文件交集團(tuán)總裁辦集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽批意見后，由資料管理員統(tǒng)一領(lǐng)取，存檔后再分發(fā)；（二）對外發(fā)文：對外發(fā)文是指以公司名義或部門名義對外發(fā)文，包括通知、復(fù)函等。（1）公司名義：經(jīng)辦人在行政人事部取號，登記文件名稱經(jīng)辦人草擬文件，并走公司內(nèi)部文件簽4、批流程(需集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽批的參照對內(nèi)發(fā)文流程二)經(jīng)辦人將簽批文件復(fù)印件進(jìn)行存檔；（2）部門名義：經(jīng)辦人在行政人事部取號，登記文件名稱經(jīng)辦人草擬文件，交部門長審批經(jīng)辦人將簽批文件復(fù)印件進(jìn)行存檔；第四條 文件的傳閱、借閱管理（一）傳閱、借閱程序、范圍及時限：1、文件需在部門內(nèi)傳閱時，由資料管理員將文件交部門長審核，簽字認(rèn)可后發(fā)放部門員工進(jìn)行傳閱，文件傳閱后必須即刻歸還，一般不超過兩個小時；2、部門員工在看過文件后需簽字確認(rèn)，由最后簽字的員工將文件交回資料管理員處進(jìn)行歸檔；3、部門員工需借閱本部門的文件資料、專業(yè)書籍等，需在資料管理員處填寫文件借閱登記表，并由部門長簽字認(rèn)可，方可借閱。文件借閱根據(jù)不同的5、保密要求，資料管理員控制借出范圍和使用范圍，借閱文件必須當(dāng)日歸還；4、文件、書籍歸還時資料管理員應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行檢查，如無問題需簽字確認(rèn)；5、文件、書籍等資料借閱后逾期未還者，資料管理員需及時進(jìn)行催還；6、部門及其它部門員工借閱檔案后應(yīng)妥善保管，并按時歸還；（二）建立文件網(wǎng)上發(fā)布制度，定期在公司內(nèi)網(wǎng)上向部門員工發(fā)布部門性文件1、周一網(wǎng)上發(fā)布部門周小結(jié)及本周計劃、部門周例會紀(jì)要等；2、發(fā)布人：資料管理員；3、發(fā)布程序：所有發(fā)布文件須經(jīng)部門長審核簽字后方可進(jìn)行發(fā)布。第五條 文件的保管、保存1、設(shè)立獨立資料柜保存部門重要資料；資料柜應(yīng)有標(biāo)注，如：營運部L1層資料柜。文件柜鑰匙由部門長和資料管理員各執(zhí)一串。6、2、所有資料嚴(yán)格按照類別實行分類管理，統(tǒng)一對文件進(jìn)行規(guī)范編號，并建立文件目錄，以便日后文件的快速查找（報告、分析、總結(jié)、數(shù)據(jù)、制度、辦法、規(guī)定、會議紀(jì)要要有電子文檔備份）；3、商戶資料按租戶、業(yè)態(tài)和樓層為單位對資料進(jìn)行分類歸檔保管；4、租戶撤租后資料管理員對租戶資料及時進(jìn)行為整理、裝訂、保存；跟進(jìn)新租戶的相關(guān)資料，并做好歸檔工作；5、資料保存時間（每年10月12月對部門所有文件進(jìn)行整理，對需歸檔的文件進(jìn)行歸檔，保存日期由部門長確定）；6、保管方式：要求書面文檔(原件或復(fù)印件)和電子文檔。第六條 文件的保密（一）機密文件系指：1、租戶與公司的合作條件；2、涉及具體數(shù)據(jù)的相關(guān)資料；3、對租戶和公司7、有重要影響的文件等；（二）根據(jù)文件的重要性設(shè)置不同的密級及保密時效，具體如下： 1、-絕密文件：絕密文件須由部門長批示后方可傳閱、借閱；2、-機密文件：機密文件須由副總監(jiān)批示后方可傳閱、借閱；3、-秘密文件：秘密文件須由總監(jiān)助理批示后方可傳閱、借閱；（三）資料管理員與借閱檔案的人員要嚴(yán)格遵守公司的保密制度，樹立高度的責(zé)任心，加強保密意識；第七條 文件的銷毀1、對于超過保存期限的檔案，由資料管理員登記造冊，經(jīng)管理員和部門長共同簽字認(rèn)可后，方可進(jìn)行銷毀；2、銷毀文件需由專人負(fù)責(zé)銷毀，嚴(yán)禁將銷毀文件作為它用或作廢紙?zhí)幚怼５谌?附則第八條 本制度由商業(yè)管理有限公司營運部制定，并負(fù)責(zé)修改、解釋。第九條 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件一：發(fā)文登記表序號日期編號文件名稱擬稿人份數(shù)發(fā)至部門簽收備注附件二：收文登記表序號編號文件名稱份數(shù)發(fā)文部門擬稿人收文日期收文人處理情況備注附件三：文件借閱登記表借閱日期文件名借閱人擬歸還日期審批借閱人簽收正式歸還日期