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1、公司客戶檔案使用審批程序、印章、歸檔制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 客戶檔案管理制度為了規范部門客戶檔案管理工作，加強對客戶檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，結合本部門實際情況，特制定本制度。(紅色為待定事項)一、 客戶檔案的內容(一) 客戶檔案的原始資料在對客戶檔案資料進行保管分析的過程中，各類原始資料的保管和整理是最基本的工作。在交易過程中逐漸形成的客戶檔案原始資料是非常多的，為了避免今后的經濟糾紛，這些書面的原始檔案資料應該被完好的保存起來，切實防范公司與客戶經濟往來中發生的合同風險、法律風險和信2、用風險。客戶檔案原始資料是客戶檔案的基礎內容，常見的客戶檔案原始資料主要有：1. 交易過程中的合同、談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件；2. 客戶營業執照的副本復印件；3. 客戶履約能力證明資料復印件；4. 客戶的法定代表人或合同承辦人的職務資格證明、個人身份證明、介紹信、授權委托書的原件或復印件；5. 客戶擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復印件；6. 雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料；7. 簽證、公證等文書材料；8. 合同正本、副本及變更、解除合同的書面協議；9. 標的的驗收記錄；10. 交接、收付標的、款項的原始憑證復印件。(二) 客戶資信調3、查報告客戶資信調查報告是客戶檔案的核心內容，它是對客戶檔案原始資料進行整理和分析基礎上形成的綜合反映客戶資信情況的檔案材料。從資信調查報告的形成過程和主要用途來看，它是由企業資信調查人員撰寫的一種反映客戶信用動因和信用能力的綜合報告，是詳細記錄客戶資信信息的載體。資信調查報告的主要內容有：1. 被調查公司的概況；2. 股東及管理層情況；3. 財務狀況；銀行信用；4. 付款記錄；5. 經營情況；6. 實地調查結果；7. 關聯企業及關聯方交易情況；8. 公共記錄；9. 媒體披露及評語；10. 對客戶公司的總體評價；11. 給予客戶的授信建議等。(三) 客戶經營狀況記錄客戶經營狀況是客戶動態資料的重4、要組成部分，是對入駐客戶考核的主要依據。客戶經營狀況記錄主要包括：1. 采購合同和采購訂單；2. 銷售合同和銷售訂單；3. 銷售數據；4. 客服記錄；5. 違規記錄等。二、 檔案歸檔(一) 檔案的分類客戶檔案由客戶經理提交，分兩級進行管理。以商戶為單位建立，一個客戶一個立卷，一個檔案盒。1. 一級目錄包括自營項目組、大客戶組、普通客戶組。2. 普通客戶組依據七大業態，進行二級分類。3. 根據類別進行統一編碼，準確登記檔案名稱、編號及卷次，編制“檔案分類編號表。如遇有新增文件或遺漏文件，以上各小組需及時進行預先的統計與整理，最后匯總到檔案管理組進行統一的編碼。(二) 歸檔要求1. 材料完整齊全。5、2. 系統、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同類別組卷，文件分類準確、立卷合理。3. 立卷時，要求將文件的正件、附件與印件等統一立卷，不得分散。4. 在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統一規定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。三、 檔案的使用審批程序（一） 查閱（備注：A級檔案即機密檔案；B級檔案即是A級檔案除外的普通檔案。）1. 在檔案管理組現場查閱，不得帶離。2. 查閱客戶檔案：查閱人填申請表報部門負責人審批方可查閱。3. B級檔案查閱：填申請表 部門負責人審批 檔案相關部門的負責人審批。4. A級檔案查6、閱：填申請表 部門負責人審批 檔案相關部門的負責人審批 公司負責人審批（副總總經理）（注：證件、合同等關系到公司運營等相關證件需經總經理審批，其余只需副總審批即可）（二） 借閱（只限于B級檔案）1. 程序：填申請表報部門負責人審批。2. 時間：期限為三天，如續借則需再次填寫申請表。（三） 復印、摘抄程序：填申請表報部門負責人審批公司負責人審批。四、 檔案印章管理制作專門檔案專用章，并各分設“受付”、“發行”、“作廢”三枚印章蓋在文件背面，執照等證件除外。1. 所有的檔案資料需蓋有“受付”章 紅色2. 發行的檔案資料需蓋有“發行”章 藍色3. 對于過期或失效的檔案應改有“作廢”章 藍色檔案的“受7、付”、“發行”、“作廢”應做相關的說明。 五、 檔案清理1. 檔案管理人員應及時擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。2. 每年更換時，依規定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀。銷毀前，應造冊呈總經理核準，并于目錄附注欄內注明銷毀日期。3. 保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，檔案管理人員應將檔案目錄表上注明保留該文件，并在上注明部分銷毀的日期。4. 每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。5. 對于已失去作用的檔案進行銷毀或用碎紙機進行處理，銷毀檔案材料要認真鑒定，確定銷毀檔案材料已列冊登記。6. 銷毀檔案須有兩名監銷人，監銷8、人在銷毀檔案前，應對待銷毀檔案認真清點復核，檔案銷毀后，分別在銷毀清冊上簽字。7. 檔案鑒定工作結束后，檔案部門應及時做好檔案整理、檢索工具調整等善后處理工作。8. 檔案鑒定過程中形成的鑒定工作的申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔，妥善保存。客戶資料歸檔流程圖客戶經理將客戶資料編制提交至檔案管理組檔案管理組審核No是否合格Yes表格2表格1資料文件簽收、登記、分類歸檔表格5表格3資料文件的借閱、借出、復印、摘抄需經負責人審批后進行表格6表格4表格7資料文件銷毀表格1文件歸檔登記表文件名稱文件編號文件總頁數歸檔編號歸檔存放處保密等級保管期限說明：歸檔時間送交人接收人修改變更記錄項修改日期更改單9、號送交人接收人存檔變更記錄表格2檔案目錄表部門：運營部檔案管理組編號文號名稱內容入檔日期備注1234567891011121314151617181920表格3閱檔催還單 同志：您所調閱的下列檔案還期已逾，為方便他人使用和管理，請依檔案調閱規則于 月 日前送還。檔案室年 月 日檔號名稱借期送還期數量（卷）備注表格4 檔案借閱登記表 頁號：序號利用者情況檔案資料情況用途歸還否簽收人備注姓名部門電話名稱責任者類型檔號 表格5 檔案借出登記表 頁號：序號利用者情況檔案資料情況用途復印借出時間歸還時間簽收人備注姓名部門電話名稱責任者類型檔號復印否份數表格6檔案復印摘抄申請表 頁號:序號利用者情況檔案資料情況用途份數簽收人備注姓名部門電話名稱責任者類型檔號復印摘抄表格7 檔案銷毀清冊 頁號：頁號銷毀時間銷毀案卷名稱案卷號銷毀及監銷人備注