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1、百貨連鎖公司行政檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄第一章 總則3第二章 管理職責32. 總部行政部履行下列職責：37. 檔案管理員職責：4第三章 檔案構成47. 歸檔的文書包括：5第四章 歸檔要求5第五章 類目的設置與標識71. 一級類目的設置與標識72. 二級類目的設置與標識73. 三、四級類目的設置和標識74. 檔號的編制7第六章 整理規則13第七章 保存期限14第八章 保密制度151. 檔案按密級程度可分為以下幾類：15第九章 借閱與利用163. 電子檔案的封存載體不得外借，利用時使用拷貝件。12、6第十章 保存與銷毀16附件117一、 綜合檔案17二、 業務檔案19三、 合同檔案20四、 財務檔案20五、 特種載體檔案（保管期限參照前述各類相同內容檔案）20附件220附件31（部門/公司名稱）檔案移交清冊1附件41文件目錄1附件51全宗名稱2附件63附件74附件86檔案借閱審批單6附件97檔案借閱登記表7 XX百貨檔案管理制度第一章 總則1. 為規范XX百貨檔案管理工作，根據中華人民共和國檔案法，結合XX百貨實際情況制定本制度。2. 本制度所指的檔案，是指XX百貨在經營管理活動及建設過程中直接形成的，對公司有保存價值的各種文書檔案、實物檔案、聲像檔案、會計檔案、人物全宗等歷史記錄。3.3、 公司全體員工要樹立檔案意識。對規定應當立卷歸檔的文件材料，必須按期向檔案管理人員移交，集中管理，任何人不得據為己有或者拒絕歸檔。第二章 管理職責1. XX百貨實行統一領導、集中與分級管理相結合的檔案管理模式。總部行政部為XX百貨檔案管理機構，負責管理總部各部門按規定移交的檔案，并對各地公司檔案管理工作進行監督指導和考評。2. 總部行政部履行下列職責：2.1根據國家有關法律法規，結合萬達集團要求和XX百貨實際情況，建立健全檔案工作制度和具體實施細則；2.2負責XX百貨歸檔范圍內檔案的收集、整理、保管工作；2.3監督、指導各地公司檔案管理工作；2.4開展檔案統計工作；2.5組織檔案鑒定和銷毀工作4、；2.6開展檔案管理員培訓。3. 百貨總部和各地公司應確定一名公司領導分管檔案工作，把檔案工作列入工作計劃和管理程序，納入到各部門的職責范圍和有關人員的崗位職責中，依據XX百貨檔案制度確定的原則建立健全本公司檔案制度，明確檔案工作主管部門，配備檔案管理人員具體負責檔案管理工作，統一管理本公司檔案并按規定移交。4. 百貨總部行政部設立專職檔案管理員，負責總部檔案的收集、整理和保管工作，監督、指導總部各中心、部門及各地公司檔案管理工作，統計、收繳移交檔案并做好百貨系統檔案編目整理工作。5. 百貨總部各部門及各地公司行政部配備兼職檔案管理員具體負責本部門/公司檔案的收集、整理工作，并按規定向總部行政5、部移交檔案資料。6. 原則上各級檔案管理員為本部門助理，財務部為財務經理，人力資源部為薪酬經理。檔案管理人員應保持相對穩定，如有變更應在5個工作日內以OA形式向百貨總部行政部報備。7. 檔案管理員職責：7.1貫徹執行XX百貨檔案制度，建立健全本部門/公司檔案工作實施細則，做好檔案的接收、借閱登記手續；7.2熟悉本部門/公司文件材料歸檔范圍和保管期限，做好本部門/公司文件材料的收集、整理和立卷歸檔工作，確保部門/公司文件材料的齊全、完整、準確；7.3負責對本部門/公司各類電子文件進行整理、著錄，建立本部門/公司的電子文件檔案庫；隨時做好電子文件備份工作；7.4根據本部門/公司不同門類文件材料的特6、征，對立卷歸檔的紙質文件正確分類，合理組卷，準確編寫件號，清楚填寫卷內目錄和備考表；7.5做好檔案統計工作，主動接受業務指導和督促檢查，按規定時間向百貨總部行政部上報檔案統計報表和移交檔案；7.6負責本部門/公司檔案信息系統的管理和維護工作。第三章 檔案構成1. 凡是反映公司主要經營管理活動和基本歷史面貌的，對公司工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；公司工作活動中形成的在維護公司權益等方面具有憑證價值的文件材料；及其它對公司工作具有查考價值的文件材料均應作為檔案保存。2. 文書檔案：是公司在職能活動中形成的具有保存價值的各類文件及接收的外部文件，包括行政管理類、經營管理類、計財管理7、類、人事勞資類、策劃宣傳類、法律工作類等。3. 實物檔案：是指公司在成長、發展過程中形成的，能夠反映本公司的各項工作成績和歷史面貌的獎章、獎杯、獎狀等實物材料。4. 聲像檔案：是指公司在成長、發展過程中直接形成的能夠反映本公司歷史面貌的以感光、磁性材料為載體，以聲音、圖像形式為反映方式，具有保存價值的磁帶、照片、VCD等。5. 會計檔案：是指公司在日常經營管理過程中形成的會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計核算材料及清單、交接手續等。6. 人物全宗：公司主要領導人和榜樣職員的生活經歷、工作業績等。7. 歸檔的文書包括：6.1公司與有關單位的來往信件、各種協議書、合同等；6.2公司會議原始記錄8、紀要和決定（包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及全公司的規章制度）；6.3公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結；6.4公司主持召開的各種專業會議形成的領導講話、文件和會議總結紀要；6.5公司對外交流的來往文件、協議、報告和會談紀要等文件材料；6.6公司各部門的發文；6.7其他具有保存價值的文件材料，重要的工作經驗材料；6.8外單位直接發送給公司各部門的抄送信件。第四章 歸檔要求1. 應當歸檔的文件材料由具體承辦人負責積累，辦理完畢后應在3個工作日內向所在部門檔案管理員移交。移交時需填寫檔案交接單（附件2）。2. 文書結案后，原稿由行政部歸檔，經辦部門根據實際需要留存影本；如因業務9、處理需要，原稿須由經辦部門保管，但應經行政部同意后妥善保存，行政部以影本歸檔。3. 凡以百貨總部名義對外簽署的重大商務談判（協商）形成的合同、協議、意向書、備忘錄、信函等法律文件，應在文件簽署后5個工作日內向總部行政部報送一份原件。4. 各部門經營管理工作中形成的綜合類檔案應在辦理完畢后的第二年2月1日前整理立卷，向本公司行政部移交。5. 外購設備儀器的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。6. 特種載體檔案可隨時歸檔。7. 會計檔案由公司財務部負責保管。8. 人事檔案由公司人力資源部負責保管。9. 對已歸檔文件進行變更、修改、補充的、公司產權變動過程中形成的文件材料應隨時歸檔。10、10. 員工調離職時，應將手中所有文件材料整理好后移交本部門或公司檔案管理員，在辦理檔案移交手續后方可辦理調離職手續。11. 專業性較強或需要保密的檔案，經公司主管檔案工作副總經理同意，可以延長向檔案室移交的期限；由于保管條件惡劣可能導致檔案不安全或者嚴重損毀時，可以提前移交。12. 歸檔的文件材料一般一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。13. 歸檔的文件材料應齊全完整，遵循其形成規律加以系統整理，按歸檔范圍及保管期限分類組卷，并編制卷內文件目錄。14. 各部門/公司檔案管理員應檢查本部門/公司歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制檔案移交清冊（附件3），由主11、管檔案工作領導簽字核準后向百貨總部行政部移交。重要項目的文件材料移交時應編寫歸檔說明。檔案人員接收時應全面檢查歸檔文件材料的質量。15. 各地公司應在每年3月1日前完成上一年度的文件資料整理歸檔，編制檔案移交清冊，并移交總部行政部。16. 交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續，移交清冊一式兩份，雙方各留一份以備查考。檔案移交清冊及卷內目錄應同時報送電子表格形式的文件備查。第五章 類目的設置與標識1. 一級類目的設置與標識一級類目是XX百貨檔案實體分類的最高層位。根據檔案產生的領域范疇，結合檔案記述的內容性質，確定五個一級類目。其名稱、標識符號和主要內容如下：綜合檔案、業務檔案、合同檔案、12、會計檔案和特種載體檔案，共五類。一級類目的標識采用英文字母表示，如“A”為“綜合檔案”的標識。2. 二級類目的設置與標識二級類目的設置，依據每一個一級類目的內容特點，分別按職能、問題、項目等設置。2.1綜合類檔案的二級類目按部門職能設置；2.2業務類檔案的二級類目按部門職能設置；2.3合同類檔案的二級類目按項目設置；2.4財務類檔案的二級類目按帳薄、憑證、報告、其他分別設置；2.5特種載體檔案的二級類目按載體形式設置。二級類目的標識采用漢字縮寫字母表示，如：“XZ”即“Xingzheng”（行政）的簡稱。3. 三、四級類目的設置和標識根據實際需要設置三級類目，三級類目是在二級類目設置的基礎上，13、對二級類目的細劃分。4. 檔號的編制4.1 XX百貨的檔號由三部分組成，即： 類目號+年度號+案卷號。4.2 類目號：類目號是檔案實體分類的類目代號。4.3 年度號：年度號由四位阿拉伯數字組成，如“XX”即“XX年度”。4.4 案卷號：即案卷順序號，用阿拉伯數字標識（1n），不編虛位。XX百貨各類檔案類目根據實際情況分別劃分到二級或三級。4.5 檔案標識：采用漢字、英文字母、漢語拼音和阿拉伯數字相結合的混合號碼制。為了避免重號，便于區分、查找和計算機檢索，二級類目和三級類目，三級類目和四級類目之間采用符號“.”間隔。類目與案卷號（實物編號）之間采用符號“”連接。三級類目的標識，一般采用阿拉伯數14、字“雙位制”。如“以公司名義制發的文件”為“11”，其余三級類目依次為12,13，.99,但10，20.等帶“0”的數字不用。4.6 檔號模式綜合類行政部會議文件檔號模式示例：類目號（一三級類目）+年度號+案卷號A-XZ.19-XX-1 案卷號 年度號 三級類目（會議文件） 二級類目（行政部） 一級類目（綜合類）5. 檔案實體排架：采用年代一級類目橫向排架。6. XX百貨檔案分類主表一級類目二級類目代號類目名稱代號類目名稱A綜合檔案ZB總經辦RZ人力資源部XZ行政部XX信息部CJ籌建管理部CB成本管理部GC工程物管部AQ安全監督部B業務檔案YY營運中心ZS招商中心C合同檔案SJ設計合同GC工程15、合同XS銷售合同ZL租賃合同QT其它合同D財務檔案ZB賬簿PZ憑證BG報告QT其它E特種載體檔案SW實物ZP照片LY錄音帶LX錄像帶GP光盤QT其它7. 三級類目及保管期限A-ZB 綜合檔案 總經辦11以公司名義制發的文件永久12以公司名義對外簽署的重大商務談判（協商）形成的合同、協議、意向書、備忘錄、信函等法律文件13總經理簽批的文件A- RZ綜合檔案 人力資源部11公司慶典資料永久12投訴材料13以人力資源部名義制發的文件二十年14薪酬檔案15員工資料16考核檔案17培訓資料五年18簡歷復試資料一年A-XZ 綜合檔案 行政部11公司設立、變更、年檢等工商相關文件永久1220年（含）以上有效16、或未注明有效期的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料13公司年度工作總結、計劃、報告14公司制訂的規章制度15檔案借閱、移交、銷毀清冊16以行政部名義制發的文件二十年1720年以下有效的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料18用印留存資料19會議文件五年21外部往來信函22固定資產臺帳、盤點報告、報廢清冊23低值易耗品及辦公用品臺帳一年A-XX 綜合檔案 信息部11軟件開發操作手冊永久12信息化建設培訓資料、用戶使用手冊、系統維護手冊等五年13信息化管理制度A-CJ 綜合檔案 籌建管理部11規劃板塊的文件永久12施工現場交底圖13施工階段變更圖14籌建板塊的文件五年17、A-CB 綜合檔案 成本管理部11招投標文件永久12合格供方庫資料13非中標單位投標文件一年A-GC 綜合檔案 工程物管部11施工現場交底圖永久12施工階段變更圖13相關調改文件14工程進度表一年A-AQ 綜合檔案 安全監督部11應急預案永久12安全宣傳資料13安全責任書14安全檢查報告五年15安全整改資料16安全管理方案、報告文件B-YY 業務檔案 營運中心11XX刊物、出版物永久12公司VI、形象、宣傳、廣告資料13反映公司和總經理的相關媒體報道、文學、實物、圖片、語音、影像等一切有效記錄資料14媒體發稿原件五年B-ZS業務檔案 招商中心11戰略合作協議書永久12聯營合同13商務條件14門18、店定位報告15重點供應商檔案16招商手冊五年C 合同檔案SJ設計合同永久GC工程合同XS銷售合同ZL租賃合同QT其它合同D 財務檔案BG財務報告永久YS預算檔案QT其它檔案CK現金和銀行存款日記賬二十五年ZB日記賬、明細賬、總賬、輔助賬十五年PZ憑證RS人事檔案十年E 特種載體檔案SW實物保管期限參照前述各類相同內容檔案ZP照片LY錄音帶LX錄像帶GP光盤QT其它第六章 整理規則1. 歸檔文件：公司在經營管理工作中形成的、辦理完畢、應作為檔案保存的各種紙質文件材料。歸檔文件以“件”為單位，每份文件為一件，涉及同一主題的文件為一件，正文與附件為一件，來文與復文為一件，報表、名冊、圖冊、投標書、刊19、物等一冊（本）為一件。2. 整理原則：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。3. 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。歸檔文件內容應真實、準確，字跡清楚，圖樣清晰，圖標整潔，簽字蓋章手續完備，對傳真件、復印件，應確保文字清晰可辨。4. 歸檔文件一般按件裝訂，裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后；結論性文件在前，依據性文件在后；文字在前，圖樣在后；有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。對已裝訂成冊的可不再拆卷重裝。5. 采用左上角裝訂的，應將左上側20、對齊；采用左側裝訂的，應將左下側對齊。大于A4幅面的要按A4的規格進行折疊，小于16開幅面的要用A4紙進行托裱。財務檔案裝訂另有規定的，根據財務檔案管理規定執行。6. 歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間順序、重要程度排列。會議文件、統計報表、簡報、刊物等成套性文件可集中排列。對年度的判定，以文件落款日期為準。跨年度形成的會議文件和案件材料等，統一在閉幕年和結案年立卷。幾份文件為一件時，以裝訂時排在前面的文件日期為準。7. 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄（附件4）設置件號、責任者、文件編號、題名、日期、頁數、備注等項目。8. 歸檔文件目21、錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面（附件5）設置組織機構名稱、問題（項目）名稱、保管期限等項目。目錄一式三套，一套由歸檔部門（公司）保存備查，一套裝入檔案盒，一套檔案室備案。9. 歸檔文件應按機構件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表。10. 檔案盒的外形尺寸為310mm220mm（長寬）, 盒脊厚度可以根據需要設置為30mm、40mm、50mm等。11. 檔案盒應在盒脊設置機構名稱、問題（項目）名稱、保管期限、起止件號、盒號等項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用-號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交時統一編制。 （附件6盒脊格式）12. 備考表22、（附件7）置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。第七章 保存期限1. 文檔保存期限：原則上分為永久、長期（二十年）、短期（二十年以下）。2. 永久保存：公司章程、股東名冊、組織規程及辦事細則，董事會及股東會紀錄、財務報表，政府機關核準簽注文件、不動產所有權及其他債權憑證，工程設計圖及其他經核定須永久保存的文書。3. 二十年保存：預算決算報告類，會計憑證，事業計劃資料、請求審批提案文書、人事任命文書及其他經核定須保存二十年的文書。4. 五年保存：期滿或解除之合約、其他經核定保存五年的文書。5. 一年保存：臨時性文書或結案后無長期保存必要的文書。第八章 保密制度1. 檔23、案按密級程度可分為以下幾類：1.1絕密：指極為重要并且不得向無關人員泄漏內容的檔案；1.2機密：指次重要并且所涉及內容不能向公司內外無關人員透露的檔案；1.3秘密：指不宜向公司以外人員透露內容的檔案；1.4普通：指非機密檔案。如果附有其他調查問卷之類的重要東西，則另當別論；1.5傳閱：指在本公司內部傳閱或傳達的檔案。2. 帶有密級的檔案，要在檔案的右上角標記密級，機密（含）以上的檔案，應專柜存放。3. XX百貨的一切規章制度、管理程序、財務數據、投資信息、資本運作信息、項目發展信息、銷售信息、人力資源信息、成本信息、客戶名單、投資計劃、談判底限等都屬于XX百貨商業秘密，未經XX百貨總部批準不得24、對外傳播。4. 公司在對外交流與合作中需要提供檔案資料時，必須經百貨總部分管檔案工作副總批準同意。凡需提供涉密檔案資料時，應以一定形式明確當事人須承擔的保密義務和責任。5. 對各類檔案均應按規定的范圍進行查詢，并嚴格履行借閱手續。利用者必須維護檔案機密的安全，不得擴散檔案機密。任何檔案未經批準不得隨意抄錄、拍照、復制和公布；凡是出借的檔案，利用者必須保證檔案的完整、準確，不得轉借他人。6. 涉密檔案在規定的時間內使用完畢后，檔案管理員應及時核對、檢查，發現失密、泄密問題，應立即向上級匯報，及時查明原因，進行補救。7. 對違反保密制度而給公司造成損失的，公司將對當事人及相關負責人給予嚴肅處理及至25、追究法律責任。第九章 借閱與利用1. 員工借閱公司檔案，須填寫檔案借閱審批單（附件8），并經相關負責人批準。2. 員工借閱本部門檔案，須經部門負責人批準；如查閱其它部門或公司檔案，須經相關部門或相關公司總經理批準；涉密及其它重要文件的借閱須經百貨總部分管副總批準。3. 電子檔案的封存載體不得外借，利用時使用拷貝件。4. 檔案借出時，檔案管理員應填寫檔案借閱登記表（附件9），一般檔案借閱不超過一周，重要檔案當日歸還，節假日期間，檔案應送回行政部保管。凡延期使用者，要辦理續借手續。歸還時，檔案管理員須當面查看，并進行注銷，如有遺失或損毀應書面上報主管領導，視情節輕重予以處理。5. 檔案管理人員應每26、月檢查借閱記錄，對到期未還的檔案及時催還。第十章 保存與銷毀1. 檔案室內應保持清潔，發現異常及時采取調整措施；定期擦拭檔案架，以防蟲蛀腐朽；檔案存放要求整齊有序、齊全完整；檔案出入必須有詳細記錄，借用完畢的檔案及時收回，并放回原處，不得串類易位。2. 對保管到期的檔案，各公司應組織專人進行鑒定，鑒定工作由公司分管后勤副總、分管業務副總、行政部負責人三方組成的鑒定小組負責。鑒定小組對經過鑒定確無保存價值的檔案，應寫出鑒定報告并編制檔案銷毀清冊（附件10），報百貨總部行政部審批后，進行銷毀。3. 檔案銷毀后，應在保管期限上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并在案卷目錄上注明；銷毀清冊應在立卷目錄上注27、明；銷毀報告和銷毀清冊應立卷劃為永久保管。4. 保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，應將“檔案續存單”附注在其保留文件上，并注明其他文件銷毀的日期。附件1XX百貨文件材料歸檔范圍及保管期限表一、 綜合檔案1. 總經辦（1） 以公司名義制發的文件 永久（2） 以公司名義對外簽署的重大商務談判（協商）形成的合同、協議、意向書、備忘錄、信函等法律文件 永久（3） 總經理簽批的文件 永久2. 人力資源部（1） 以人力資源部名義制發的文件 二十年（2） 薪酬檔案 二十年（3） 員工資料 二十年（4） 考核檔案 二十年（5） 培訓資料 五年（6） 公司慶典資料 永久（7） 投訴材料 永久（28、8） 簡歷復試資料 一年3. 行政部（1） 以行政部名義制發的文件 二十年（2） 公司設立、變更、年檢等工商相關文件 永久（3） 20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料 永久（4） 20年以下有效的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料 二十年（5） 會議文件 五年（6） 外部往來信函 五年（7） 公司年度工作總結、計劃、報告 永久（8） 公司制訂的規章制度 永久（9） 用印留存資料 二十年（10） 固定資產臺帳、盤點報告、報廢清冊 五年（11） 低值易耗品及辦公用品臺帳 一年（12） 檔案借閱、移交、銷毀清冊 永久4. 信息部（1）29、 信息化建設培訓資料、用戶使用手冊、系統維護手冊等 五年（2） 信息化管理制度 五年（3） 軟件開發操作手冊 永久5. 籌建管理部（1） 籌建板塊的文件 五年（2） 規劃板塊的文件 永久（3） 施工現場交底圖 永久（4） 施工階段變更圖 永久6. 成本管理部（1） 招投標文件 永久（2） 非中標單位投標文件 一年（3） 合格供方庫資料 永久7. 工程物管部（1） 工程進度表 一年（2） 施工現場交底圖 永久（3） 施工階段變更圖 永久（4） 相關調改文件 永久8. 安全監督部（1） 應急預案 永久（2） 安全檢查報告 五年（3） 安全整改資料 五年（4） 安全宣傳資料 永久（5） 安全責任書 30、永久（6） 安全管理方案、報告文件 五年二、 業務檔案1. 營運中心（1） XX刊物、出版物 永久（2） 媒體發稿原件 五年（3） 公司VI、形象、宣傳、廣告資料 永久（4） 反映公司和總經理的相關媒體報道、文學、實物、圖片、語音、影像等一切有效記錄資料 永久2. 招商中心（1） 戰略合作協議書 永久（2） 招商手冊 五年（3） 聯營合同 永久（4） 商務條件 永久（5） 門店定位報告 永久（6） 重點供應商檔案 永久三、 合同檔案1. 設計合同 永久2. 工程合同 永久3. 銷售合同 永久4. 租賃合同 永久5. 其它合同 永久四、 財務檔案1. 日記賬、明細賬、總賬、輔助賬 十五年2. 現31、金和銀行存款日記賬 二十五年3. 憑證 十五年4. 財務報告 永久5. 預算檔案 永久6. 人事檔案 十年7. 其它檔案 永久五、 特種載體檔案（保管期限參照前述各類相同內容檔案）附件2 檔 案 交 接 單交接檔案名稱檔案明細此移交單一式兩份，行政部存檔一份，移交部門存檔一份。交出人（簽字） 監交人(簽字) 接收人（簽字） 年 月 日 年 月 日 年 月 日 檔 案 交 接 單交接檔案名稱檔案明細此移交單一式兩份，行政部存檔一份，移交部門存檔一份。 交出人（簽字） 監交人(簽字) 接收人（簽字） 年 月 日 年 月 日 年 月 日附件3 （部門/公司名稱）檔案移交清冊 日期： 年 月 日序號問32、題（項目）文件數量（件）案卷數量（盒）保管期限密級載體形式備注1移交人： 移交機構負責人： 檔案室接收人：注：附歸檔文件目錄。本表一式二份，行政部存檔一份，移交部門存檔一份。附件4文件目錄序號文件編號責任者文件題名日期頁數備注附件5歸檔文件目錄全宗名稱 機構名稱 問題（項目）名稱 保管期限 1、“歸檔文件目錄”的字體為黑體小初加粗；2、“名稱”和內容字體為宋體二號加粗；附件6盒脊格式全宗號機構名稱 問題名稱年 度保管期限機構起止件號公司起止件號盒 號12mm26mm30mm12mm12mm12mm24mm24mm152mm304050mm名稱字體：宋體四號內容字體：黑體粗體三號附件7備 考 表盒內文件情況說明： 整理人： 檢查人： 年 月 日 1、“備考表”的字體為黑體小初加粗；2、“盒內文件情況說明”字體為宋體二號加粗；3、“整理人、檢查人”及日期的字體為宋體小二號。附件8檔案借閱審批單部門借閱人事由調閱文件目錄密級擬歸還時間備注各級領導簽字附件9檔案借閱登記表序號借閱日期事由文件標題檔案號密級借閱人歸還日期備注123456檔案銷毀清冊序號類別文件名檔案號數量原保管期限已保管期限銷毀時間備注12345監銷人： 審批人： 日期：