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1、公司會(huì)議召集、通知、實(shí)施與考核管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 目 錄第一章 總則2第二章 會(huì)議管理部門(mén)2第三章 會(huì)議召集與通知2第四章 會(huì)議實(shí)施3第一節(jié) 會(huì)前準(zhǔn)備3第二節(jié) 會(huì)間管理3第三節(jié) 會(huì)后管理3第五章 考核細(xì)則4第一節(jié) 會(huì)議考核4第二節(jié) 樂(lè)捐用途4第六章 附則4第一章 總則第一條 目的為規(guī)范會(huì)議管理制度，提高會(huì)議管理效率,保證會(huì)議質(zhì)量，更好地提升公司經(jīng)營(yíng)管理水平，特制定本辦法。第二條 適用范圍適用范圍：適用于XXXXXXX有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）組織的會(huì)議。第三條 責(zé)任部門(mén)1 人力資源部負(fù)責(zé)本辦法2、的制定和完善、會(huì)議組織的監(jiān)督；2 各部門(mén)：按照本辦法要求執(zhí)行；3 總經(jīng)辦：對(duì)本辦法審批；對(duì)公司性會(huì)議檔案存檔管理。第二章 會(huì)議管理部門(mén)第四條 根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和組織方不同，會(huì)議管理部門(mén)也不同：1 公司高管、公司例會(huì)、總經(jīng)辦組織會(huì)議的管理部門(mén)均為總經(jīng)辦，責(zé)任人為總經(jīng)理助理；2 其他部門(mén)組織的公司范圍、部門(mén)內(nèi)會(huì)議，管理部門(mén)均為組織部門(mén)，責(zé)任人為該部門(mén)負(fù)責(zé)人第五條 會(huì)議組織部門(mén)的主要負(fù)責(zé)：1 會(huì)議的牽頭組織工作；2 會(huì)議議題確定、議程、會(huì)議通知；3 會(huì)議紀(jì)律、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議效果評(píng)價(jià)和會(huì)議組合調(diào)整等工作；4 負(fù)責(zé)會(huì)議精神的宣傳工作；5 負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室及相關(guān)道具使用申請(qǐng)、用后6S整頓。第六條 會(huì)議管理部門(mén)為總3、經(jīng)辦，直接責(zé)任人為總經(jīng)理助理，主要負(fù)責(zé)：1 對(duì)使用部門(mén)申請(qǐng)的調(diào)配處理；2 負(fù)責(zé)會(huì)議道具、會(huì)議室設(shè)備的保管；3 例行會(huì)議體系的設(shè)計(jì)、管理和調(diào)整;4 做好會(huì)議室使用管理臺(tái)賬第七條 各會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)各自會(huì)議的準(zhǔn)備、會(huì)議過(guò)程管理、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議項(xiàng)調(diào)度等；相關(guān)跨部門(mén)會(huì)議議題、會(huì)議材料、會(huì)議紀(jì)要等報(bào)總經(jīng)辦助理處備案。第八條 例行會(huì)議管理體系的設(shè)計(jì)和調(diào)整：1 由人力資源部負(fù)責(zé)定期對(duì)公司當(dāng)前的會(huì)議設(shè)置情況及會(huì)議管理情況進(jìn)行評(píng)審，分年度和半年度對(duì)公司會(huì)議管理體系進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照公司設(shè)置的例行會(huì)議方案安排相關(guān)會(huì)議；2 會(huì)議安排表明確各類(lèi)會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主持人等;3 會(huì)議時(shí)間原則4、上不作調(diào)整，若因特殊原因需調(diào)整后續(xù)例行會(huì)議的時(shí)間、人員的，由會(huì)議組織部門(mén)提前向總經(jīng)辦提報(bào)，總經(jīng)理助理及時(shí)做出調(diào)整(固定性會(huì)議每半度更新會(huì)議安排表,同時(shí)在公告欄上發(fā)布)（參見(jiàn)附件1、2）。提報(bào)通過(guò)后，組織方須對(duì)調(diào)整的當(dāng)期例會(huì)人員事先通知和說(shuō)明。第三章 會(huì)議召集與通知第九條 會(huì)議按不同級(jí)別和性質(zhì)采用不同的召集辦法：1 例行的固定性會(huì)議，不進(jìn)行召集通知，各與會(huì)崗位人員按時(shí)參加；2 臨時(shí)性會(huì)議由組織者自行召集并確定出席及列席人選；3 凡涉及多個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人參加的各種臨時(shí)性會(huì)議，均須于會(huì)議召開(kāi)前二天通知與會(huì)方。第十條 會(huì)議通知的內(nèi)容包括：會(huì)議的名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、需準(zhǔn)備資料，以及通知方法和途5、徑；重要會(huì)議應(yīng)以書(shū)面通知的方法傳達(dá)。第十一條 會(huì)議應(yīng)于會(huì)議通知約定的時(shí)間召開(kāi)，如議題改變、改期或取消，會(huì)議組織方需提前通知，并根據(jù)本制度重新通知和布置。第四章 會(huì)議實(shí)施第一節(jié) 會(huì)前準(zhǔn)備第十二條 會(huì)議通知及會(huì)議議題征集：會(huì)議組織部門(mén)確定會(huì)議具體時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員, 根據(jù)會(huì)議類(lèi)別提前14天下達(dá)正式參會(huì)通知，并同時(shí)向參會(huì)人員征集議題（適合臨時(shí)性會(huì)議，有固定議題的例會(huì)不用征集）。（參見(jiàn)附件3）第十三條 會(huì)議人員準(zhǔn)備: 為確保會(huì)議能順利進(jìn)行，由會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)有關(guān)部門(mén)或人員準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)，提前協(xié)調(diào)好會(huì)議主席（會(huì)議把關(guān)點(diǎn)評(píng)）、主持人（議程串聯(lián)）、紀(jì)律員（紀(jì)律監(jiān)督）、計(jì)時(shí)員（時(shí)間監(jiān)督）、記錄員（會(huì)議記錄）6、。第十四條 會(huì)議內(nèi)容準(zhǔn)備：包括議題議程、主持人、記錄人、安排與會(huì)人員座次、將要下發(fā)的文件、有準(zhǔn)備的發(fā)言、對(duì)會(huì)議進(jìn)程的預(yù)測(cè)和對(duì)策。第十五條 會(huì)議其他準(zhǔn)備：會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議材料、用品準(zhǔn)備和會(huì)后處置由會(huì)務(wù)組織方負(fù)責(zé)，會(huì)前會(huì)后保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常及結(jié)束后正常歸整。第二節(jié) 會(huì)間管理第十六條 會(huì)議開(kāi)始主持人須做會(huì)議議程宣講，介紹會(huì)議各分工責(zé)任人，并對(duì)各發(fā)言人之間發(fā)言進(jìn)行串聯(lián)，征求點(diǎn)評(píng)人意見(jiàn)。第十七條 計(jì)時(shí)員須對(duì)各發(fā)言人發(fā)言時(shí)間進(jìn)行控制和提醒。第十八條 記錄員記錄所有發(fā)言人及點(diǎn)評(píng)人會(huì)議發(fā)言事項(xiàng)。第十九條 紀(jì)律員監(jiān)督會(huì)場(chǎng)紀(jì)律情況，并跟進(jìn)處罰。第二十條 會(huì)議紀(jì)律：1 參會(huì)人員因故不能按時(shí)參會(huì)應(yīng)7、提前向會(huì)議組織部門(mén)和主持人請(qǐng)假，嚴(yán)禁無(wú)故曠會(huì)。會(huì)議組織部門(mén)在會(huì)議開(kāi)始前，應(yīng)首先檢查和核對(duì)與會(huì)人員，并將到會(huì)（未到會(huì)）人員情況簡(jiǎn)要告知會(huì)議主持人。2 與會(huì)人員應(yīng)提前2分鐘到會(huì)，到會(huì)后不得喧嘩及來(lái)回走動(dòng)，不得無(wú)故遲到、早退。如有特殊情況延時(shí)到會(huì)或要提前離會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議召集人闡明情況方可。3 遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入、出席，不得干擾會(huì)議進(jìn)行；與會(huì)人員應(yīng)坐姿（站姿）端正，將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至振動(dòng)狀態(tài)（中途不得隨意接看、打電話），禁止交頭接耳開(kāi)小會(huì)。認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容并做好記錄。4 與會(huì)者到會(huì)必須有準(zhǔn)備，均應(yīng)保持良好的會(huì)風(fēng)，注意言談舉止，發(fā)言力求言簡(jiǎn)意賅。不可無(wú)故打斷他人的發(fā)言，不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵。第二十8、一條 涉及到秘密事項(xiàng)的會(huì)議，與會(huì)人員負(fù)有保密義務(wù)，禁止外泄。人資部/總經(jīng)辦負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)各種類(lèi)型會(huì)議的執(zhí)行與保密事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。第二十二條 會(huì)議記錄：會(huì)議組織部門(mén)要安排專人做好會(huì)議記錄，對(duì)于重要會(huì)議應(yīng)做好詳細(xì)記錄，必要時(shí)可用錄音設(shè)備錄制會(huì)議召開(kāi)過(guò)程及重要發(fā)言材料。（參見(jiàn)附件4）第三節(jié) 會(huì)后管理第二十三條 會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)要在24小時(shí)內(nèi)形成會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要要求言簡(jiǎn)意賅、討論主題不漏項(xiàng)，并提煉出其中會(huì)議決議項(xiàng)目; 會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核、簽發(fā)后要及時(shí)發(fā)放有關(guān)部門(mén)和人員.有關(guān)會(huì)議紀(jì)要格式見(jiàn)（參見(jiàn)附件5）。第二十四條 會(huì)議資料匯總與歸檔：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)要及時(shí)把會(huì)議文件收集9、齊全，并定期存檔（跨部門(mén)及公司會(huì)議由總經(jīng)辦助理處歸檔），歸檔文件包括會(huì)議議程、會(huì)議材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簽到表等。第二十五條 會(huì)議宣貫: 會(huì)議結(jié)束時(shí)，組織部門(mén)應(yīng)針對(duì)會(huì)議特點(diǎn)、會(huì)議類(lèi)型提出傳達(dá)貫徹的具體布置及要求。與會(huì)者也應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)的做好相關(guān)會(huì)議的宣貫、學(xué)習(xí)工作。第二十六條 會(huì)議決議事項(xiàng)催辦：為落實(shí)會(huì)議決定，各會(huì)議決議項(xiàng)責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格按會(huì)議要求、時(shí)間進(jìn)度完成會(huì)議決議，因特殊原因不能按時(shí)完成應(yīng)提前向檢視人/會(huì)議組織部門(mén)及項(xiàng)目指令人反饋；檢視人/會(huì)議組織部門(mén)也應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議決議項(xiàng)進(jìn)行催辦、調(diào)度，并在項(xiàng)目到期前將會(huì)議決議項(xiàng)目完成情況進(jìn)行匯總、報(bào)指令人審定。(有關(guān)會(huì)議決議項(xiàng)目調(diào)度反饋單格式見(jiàn)附件6)第10、五章 考核細(xì)則第一節(jié) 會(huì)議考核第二十七條 不按公司統(tǒng)一設(shè)計(jì)的會(huì)議管理體系和會(huì)議召開(kāi)計(jì)劃安排或組織召開(kāi)會(huì)議，且組織方未提前通知修改日程的，各與會(huì)方可拒絕參會(huì)，同時(shí)會(huì)議組織負(fù)責(zé)人樂(lè)捐日清C/次。第二十八條 因會(huì)議準(zhǔn)備不充分，影響會(huì)議效果，達(dá)不到會(huì)議目的時(shí)，每次會(huì)議組織部門(mén)樂(lè)捐日清C/次。第二十九條 參會(huì)人員特殊原因不能參會(huì)或延時(shí)時(shí)，應(yīng)向會(huì)議主持人及組織部門(mén)請(qǐng)?zhí)崆罢?qǐng)批，有未提前申請(qǐng)而遲到者(15分鐘）或中途離席者/提前離會(huì)者樂(lè)捐日清C/次，曠會(huì)者樂(lè)捐2倍日清C/次。第三十條 會(huì)議期間未關(guān)閉通訊工具或調(diào)為靜音的，視為擾亂會(huì)議秩序，樂(lè)捐日清C/次。第三十一條 會(huì)議決議項(xiàng)不能按期完成，又無(wú)延期申請(qǐng)時(shí)，責(zé)任11、人樂(lè)捐日清C/次，并責(zé)令限期完成，繼續(xù)延誤的則日清C/天。第三十二條 與會(huì)者與會(huì)資料準(zhǔn)備不充分、言談舉止不當(dāng)、無(wú)故打斷他人的發(fā)言、對(duì)發(fā)言者吹毛求疵、不尊重會(huì)議紀(jì)律或不符合員工日常行為規(guī)范的樂(lè)捐日清C/次；會(huì)見(jiàn)挑釁、批判他人者，樂(lè)捐2倍日清C/次。第三十三條 泄露涉及到秘密事項(xiàng)的與會(huì)人員，樂(lè)捐日清C/次，若給公司造成損失的，全額索賠。第三十四條 會(huì)后清理工作未按規(guī)定要求執(zhí)行，會(huì)議組織方責(zé)任人樂(lè)捐樂(lè)捐日清C/次第三十五條 為便于管理，各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按本次會(huì)議管理制度規(guī)定的模板、格式組織相關(guān)會(huì)議，包括會(huì)議通知、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議項(xiàng)調(diào)度單等，有違反者責(zé)任部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)樂(lè)捐樂(lè)捐日清C/次。第三十六條 以上考核標(biāo)準(zhǔn)詳見(jiàn)績(jī)效管理制度。第二節(jié) 樂(lè)捐用途第三十七條 會(huì)議所有樂(lè)捐均納入公共活動(dòng)基金中，不作為公司對(duì)員工的懲罰。第六章 附則第三十八條 本制度由人資部負(fù)責(zé)解釋，如有未盡事宜，由人資部修訂并呈總經(jīng)辦核準(zhǔn)后發(fā)布。修訂時(shí)亦同。本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行，此前公司下發(fā)的有關(guān)會(huì)議管理辦法同時(shí)廢止。