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1、機械公司會議管理制度附會議簽到表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 機械有限公司工 作 文 件文件編號13-版 次A/1標題：會議管理制度頁 碼第2頁 共 3頁1.目的為了改進工作作風、提高辦事效率、加強公司內部溝通與協調，規范會議管理。2.適用范圍公司各部門及全體員工。3.管理權責3.1人事行政部負責公司會議的統籌協調及本制度的執行監督。3.2會議提擬人或主辦部門負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處罰。4.會議要求4.1召開公司性會議或重大專業性會議前，會議室布置準備由人事行政部負責；部門性會議遵照“誰2、提擬，誰組織”的原則，由各部門自行負責布置和準備，但會前需提前一天向前臺報備，以便統一安排協調。4.2 會議主辦部門在通知時必須說明會議主題，參加會議人員必須在會前做好充分準備，做到主題明確，杜絕空談、議而不決等形式主義（臨時緊急會議除外）。4.3 公司性會議或重要會議記錄，由總經理室指定專人負責，部門會議的記錄由部門負責人指定專人負責。4.4 嚴格遵守會議紀律。5.會議類型及規定5.1 經營管理例會 5.1.1 主持與記錄：由副總經理主持。總經理秘書負責召集及進行會議記錄（會議記錄應于兩天內發至各參會人員），成本控制部經理負責會議內容的跟進及落實。5.1.2 召開時間與地點：每月15日上午93、:00時準在一樓會議室。特殊原因需要延期或提前召開的由總經理秘書提前通知。 5.1.3 出席人員：各部門經理級以上人員。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向總經理秘書請假，同時指定專人代為參會。 5.1.4 會議內容：由各部門總監/經理匯報目標完成情況及下月的重點工作計劃，以及經營方面存在的問題和下一步完成全年目標任務所采取的計劃措施。 5.1.5 各匯報人員須按照會議內容在開會前一天上午12：00前把資料以電子檔發至人事行政部并抄送總經理室（若開會資料需提前上交的以通知會準）。 5.1.6 若有特殊議題提出，議題提出人必須按“議題、所遇到的困難和瓶頸、自己的意見和建議”三個步驟進行，讓4、與會者感覺有條理性，并易于理解。5.1.7 出席會議最高級別領導作總結和指導布置工作。5.2 部門例會編制/日期：審核/日期：批準/日期：受控狀態5.2.1 由各部門自行安排，或由各部門負責人根據工作需要決定，當部門例會出席的人員、時間、會場等有關設施設備與公司組織的會議有沖突時。部門必須服從公司。機械有限公司工 作 文 件文件編號13-版 次A/1標題：會議管理制度頁 碼第2頁 共 3頁5.2.2 部門例會由各部門負責人主持，具體出席會議的人員及會議記錄由部門負責人指定人選（各部門應常設一名會議記錄員，負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作），會議記錄應載明會議主持人、議題、發言概要5、等工作要點。5.2.3 會議內容：5.2.3.1 由部門負責人傳達公司有關精神、通報公司近期總體工作安排和面臨的問題、出席會議人員匯報上周或上月工作情況、提出工作中遇到的困難和問題并計劃本周或本月工作，與會人員討論有關事項等。5.2.3.2 部門負責人提出部門下周或下月工作要點、具體安排和有關要求。5.3公司及部門其它臨時性會議，另行安排確定。6.會議準備6.1 會議通知期一般提前一天以上，通知對象為出席會議的人員。6.2 會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題準備資料、會務安排等作特別說明的會議，應以書面通知；涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關部6、門。7.會議原始記錄備檔7.1 會議紀要的發放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀要須報人事行政部一份存檔備查。7.2 部門會議記錄由部門常設的會議記錄員統一歸檔、保管，重要會議的記錄應作為機要檔案及時轉人事行政部統一歸檔備查。7.3 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需調閱應向有關部門提交申請,經批準后方可調閱。8.會議跟進8.1 會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰跟進”的原則；會議主持人另有指定的，由主持人指定。8.2 會議跟進的依據以會議原始記錄及會議紀要為準。9.會議紀律9.1 參會人員準時到會，并在會議簽到表上簽到，不得遲到、早退、缺7、席。9.2 與會人員確因特殊原因不能參加會議的，必須提前一天以書面形式向主持人請假（未明確會議主持人的，報會議通知者），同時指定專人代為參會，否則按缺席處理。凡因傳達原因造成參加會議人員遲到或缺席的，處罰由傳達人承擔。9.3 遵守會議紀律，與會期間應將手機調到振動或關機狀態，如須接聽，請離開會場。9.4與會期間，未經主持人許可不得中途退場。9.5 主持人為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄員負責。機械有限公司工 作 文 件文件編號13-版 次A/1標題：會議管理制度頁 碼第3頁 共 3頁 10.處罰違反會議紀律的，由各部門于每月5日前填寫會議紀律處罰登記表報人事行政部按下表所示進行匯總，經總8、經理室審批后，在當月工資中進行相應的扣罰。序號處罰事項處罰1遲到、早退20元/人/次2未請假缺席者50元/人/次3與會期間手機響30元/人/次4在會議現場接聽電話5未經主持人許可中途退場6未按會議要求準時上交會議資料的100元/人/次7與會期間違反其他事項按相關制度11. 本制度呈總經理核準自公布之日起實施，修訂時亦同。12.相關附件：會議簽到表會議記錄表會議紀律處罰登記表會議簽到表編號：GW/GX.ZJ-24 時 間地 點主持部門主持人會議議題簽到欄序號姓名備注序號姓名備注12122232342452562672782892910301131123213331434153516361737183819392040備注欄用以記錄開會遲到或早退情況會議記錄表會議名稱會議時間 年 月 日 時 至 時會議地點主持部門主持人記錄人出席會議人 員列席人員缺席人員主要議題會 議 內 容序號提出議題責任人計劃完成時間/承諾要求審核/日期: 批準/日期： 會議紀律處罰登記表序號會議時間會議名稱違反者違反會議事項違反者簽名確認備注會議記錄員簽名確認：會議主持人簽名確認：備注：本表于每月5日前交人事行政部匯總。