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1、生物科技公司檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度1目的及范圍為了加強公司檔案管理，貫徹執行檔案工作的法律、法規和方針政策，建立健全各項規章制度，結合公司實際，特制定本規定便于相關部門在工作中將部門涉及到的檔案資料嚴格按此規定歸檔到公司綜合檔案室。本制度規定了檔案的管理體制、檔案室的職責、檔案的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔數量、歸檔要求、檔案的接收、整理、編目、保管、開發利用等。本標準適用于本公司檔案管理。2規范性引用文件2.1中華人民共和國檔案法2.2機關檔案工作業務建設規范2.3企業檔案管理暫行規2、定3術語或定義3.1檔案管理是指為組織、建設、管理企業檔案工作而建立起來的一項專業管理工作。4職責4.1黨委副書記、綜合部長黨委副書記分管檔案工作；綜合部長直接管理檔案工作。4.2檔案管理員a）指導、監督公司文件、各類材料的歸檔工作。定期收集公司內、外行政文件、設備基建圖紙、技術資料的歸檔；財務檔案次年歸檔工作；人事檔案的人事資料歸檔工作；b）為公司各部門提供檔案、資料查閱服務，并做好記錄，年底制作全年檔案利用統計報表；c）做好檔案室的防塵、防蛀、防潮、防火工作；d）定期修復破舊檔案和資料；e）按照檔案管理規定進行相關檔案的銷毀工作。4.3各職能部門各職能部門負責人需指派專門人員負責部門檔案的3、收集、整理、歸檔工作。5管理規定5.1檔案歸檔范圍5.1.1黨群工作形成的文件材料：包括黨務、工、青、婦，商會、協會等群團方面形成的文件材料。5.1.2行政管理工作形成的文件材料：包括企業籌備期的可行性研究、申請、批準，企業章程，企業領導班子構成及變更，企業內部機構及變更，企業領導班子的活動，綜合性行政事務，文秘、機要、信訪工作，法律事務，紀檢監察，公證，審計，職工人事管理，勞動合同管理，勞動工資和社會保險，職務任免，職稱評聘，職工教育與培訓，醫療衛生，后勤福利，住房管理，公安保衛，外事等方面工作形成的文件材料。 5.1.3經營管理工作形成的文件材料：包括企業改革、經營戰略決策，計劃與統計工作4、，資產管理，知識產權和商業秘密，企業信用管理、形象宣傳，合同管理，財務管理，物資管理，營銷管理，境外經營管理以及招投標項目管理等方面的文件材料。 5.1.4生產技術管理工作形成的文件材料：包括生產準備、組織、調度工作，質量管理、檢測、控制工作，能源管理，企業管理現代化和信息化建設，科技管理，生產安全，消防工作，交通管理，環境保護、檢測與控制，計量工作，標準化工作等方面的文件材料。 5.1.5產品生產或業務開發工作形成的文件材料：包括產品的市場調研、立項論證、設計，產品的工藝、工裝、試制、加工制造，產品的銷售與售后服務，產品的鑒定、評優、質量事故分析、處理以及業務項目的研發與形成、經營、保障與監5、督等方面的文件材料。 5.1.6科學技術研究工作形成的文件材料：包括科研項目的調研、申報立項，研究、實驗，總結、鑒定，報獎、推廣應用等方面的文件材料。5.1.7基本建設和技術改造工作形成的文件材料：包括基建項目和技術改造項目的可行性研究、立項、勘探、測繪、招標、投標、征遷、設計、施工、監理、竣工驗收、評獎創優、使用、維修、改擴建等方面的文件材料。 5.1.8設備儀器管理形成的文件材料：包括購置設備儀器的立項審批、購置合同，設備儀器的開箱驗收或接收、安裝調試、使用、維護和改造、報廢、事故分析與處理等方面的文件材料。5.1.9會計工作形成的文件材料：包括會計憑證、會計帳簿、財務報告及報表等方面的文6、件材料。 5.1.10職工個人管理形成的文件材料：包括干部職工、離退休人員、死亡人員的履歷、鑒定考核、專業技術職務評聘、獎勵與處分、工資、保險、福利待遇、培訓與崗位技能評定等方面的文件材料。 5.1.11其他對國家、社會和企業由保存價值的各種載體的文件材料。5.2檔案保存期限5.2.1黨、政、工、團檔案歸檔范圍及保管期限:5.2.1.1黨委管理系統的檔案歸檔范圍及保管期限:a）黨務工作檔案歸檔范圍及保管期限：永久性：黨代會的通知、議程、名單、工作報告、大會發言、提案、選舉結果、討論通過的文件、決議；黨委系統機構的設置、黨委職務分工、調整，啟用印章等報告、決定、通知；上級對公司黨務干部的任免；黨7、委會的記錄；反映本公司各項重要政治活動的計劃、總結、報告、批復等文件材料；本公司黨委的年度工作計劃、總結報告；本公司黨員名冊、市級以上的先進黨支部；黨小組、優秀黨員名單；黨委的工作條例、規章制度；公司獲市級以上先進稱號。長期性：本公司被授予區級以下的先進黨支部、黨小組、優秀黨員名單；黨員組織關系介紹信存根；上級黨委對本公司發布的重要指示，通知等文件；各支部年度工作總結、黨員批復；支部改選。短期性：上級黨委對本公司發布的一般性文件；黨委的季度、月份工作計劃、總結；成立精神文明領導小組、綜合治理領導小組的文件。b）宣傳教育檔案歸檔范圍及保管期限：永久性：宣傳教育工作年度計劃、總結及宣傳方面的典型材8、料、職工文化教育和技術培訓的計劃、總結、學員名單、成績單。長期性：上級和本公司有關職工教育的政策規定。c）人武、保衛永久性：民兵預備役訓練的計劃，總結、年度統計報表；本公司有關重大案件的處理結果的文件材料；保衛工作年度計劃、總結、通報等文件材料。5.2.1.2工會管理系統檔案歸檔范圍及保管期限永久性：工會工作年度計劃、總結；公司職代會的通知、經理工作報告、提案、討論通過的文件；工會組織機構和委員名單；被評為市級以上的勞模、先進工作者等文件材料；本公司編輯的反映主要職能活動的企業報。長期性：工會活動的安排及記錄；被評為區級以下勞模、先進集體；先進個人的文件材料。5.2.1.3團委檔案歸檔范圍及保9、管期限：永久性：團委年度工作計劃、總結、報告、批復等文件、啟用印章工作條例；團員處分。長期性：團員名冊、發展團員文件、團組織關系介紹信；團代會工作報告、決議、團代會代表名單、開幕詞、閉幕詞、選舉結果、團委委員分工和批復等文件；團員的獎勵、表彰先進集體等文件。短期性：上級有關指導性的重要文件。5.2.2行政管理系統的檔案歸檔范圍及保管期限。永久性：公司經理辦公會記錄、決議；公司召開重要工作會議的動員報告、總結；公司年度工作目標、計劃；總結、綜合情況統計表；本公司組織變革、大事記；公司辦公會討論通過或經理簽發的行政規章制度、各級各類人員崗位責任制；更改公司名稱、啟用印章的報告、批復、通知；上級頒發10、給公司的各種榮譽等；區、市、中央領導來公司視察工作時形成的題詞、講話，聲像等重要文件材料；本公司的請示、報告、與上級機關的批復、批示；參加市、區級以上人代會的代表名單登記表。長期性：公司、各職能部門季度、半年工作計劃；統計報表、重大問題的專題報告。短期性：公司領導和中層以上干部參加上級機關的各種會議帶回的文件材料；下級部門報送的年度以下總結、統計報表、一般專題的報告和備案等。5.2.3質量管理類：永久性：企業升級的計劃、報告、報告；全面質量管理工作的計劃、總結、重要問題的報告、批復；公司專項基礎工作（如計量、質量、財務、安全）等計劃、整改方案。短期性：企業管理、體制改革有關文件；上級有關企業管11、理的指示文件。5.2.4人事類：永久性：人事工作年報、計劃、總結、技術人員職稱評定方案報告、請示、批復、決定、干部和職工花名冊。長期性：公司對中層干部的任免；本公司和上級下達的招工指示，接收大、大專畢業生，技校畢業生分配的規定和分配名單方案、干部職工退休審批表；干部、職工調出公司的調令存根；上級和本公司關于學歷、工齡、病退、退休及勞資、人事方面的政策、規定、辦法、勞資年報、調資方案的請示、批復。5.2.5經營管理類：永久性：企業經營方針、目標、決策、與外商簽訂的銷售合同，產品商標注冊材料。物資供應計劃與訂貨計劃的報告、請示和批復；原輔材料、燃料消耗和庫存統計表；車輛統計年報表。長期性：經銷管理12、的各種記錄、合同、協議等文件、本公司與同行產品的市場經濟信息、廣告宣傳和為用戶服務的文件及資料。短期性：車輛管理等方面的文件材料。5.2.6公司證照、榮譽獎牌須歸檔：5.2.7公司內各部門新購工具書、圖書等書籍，書籍購回后須在公司檔案室登記歸檔后，方可報銷費用，再從檔案室辦理借閱手續。5.3歸檔時間與份數5.3.1科研文件材料在項目鑒定后及時歸檔。5.3.2基建工程項目文件材料在工程項目竣工驗收后，及時歸檔。5.3.3產品檔案、工藝文件正式生產后，及時歸檔。5.3.4自制設備和新購設備、儀器、包括引進設備文件材料分別在運行驗收后和開箱驗收時歸檔。5.3.5會計檔案當年產生的會計檔案，經整理后，13、在財務部保管一年后，指定專人組卷于次年6月底前移交檔案室歸檔。5.3.6聲像檔案、實物檔案（如企業榮譽證書、獎牌等）有關部門應在此物產生后及時交檔案室歸檔。檔案室應先照像存于電腦后保存在庫房。5.3.7黨、政、工、團部門形成的文件材料在次年6月底前由相關部門負責組卷，呈交檔案室歸檔，辦理移交手續。5.3.8歸檔份數一般檔案一式一份。5.4歸檔要求5.4.1公司必須將文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入生產、科研、基建和經營等各項活動的工作計劃；列入公司有關部門職責范圍和有關人員崗位責任制，并作好績效考核的依據。5.4.2公司產品試生產、科研成果鑒定、基建工程竣工驗收、設備儀器開箱，必須要檔14、案管理員參加，文件材料不完整、不準確、不系統，不能進入鑒定、驗收程序。5.4.3公司產品創新、科研成果評獎時，將歸檔文件是否完整、準確、系統要作為一項考核內容。5.4.4公司員工外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規定及時向檔案室歸檔。5.4.5凡移交給檔案室歸檔的文件材料必須完整、準確、齊全，做到簽字、審批手續完備，制成材料優良，格式統一，圖樣清晰、組卷合理、裝訂整齊、否則，檔案管理員不予接收檔案。5.4.6檔案室接收檔案，必須認真驗收、并辦理移交手續。5.4.7員工離職需將檔案范疇借閱的所有資料歸檔，檔案員在離職簽署表簽字后，人力資源部才能辦理相關手續。5.15、5檔案整理與編制檢索工具5.5.1對公司各類檔案的整理按各類檔案文件材料整理組卷程序執行。5.5.2產品、科研、基建、設備儀器、企業技術標準檔案要分別編寫總目錄（總帳）和分類目錄（分類帳）。5.5.3對各類檔案根據實際需要編寫檔案檢索目錄，檢索卡。5.6檔案的銷毀5.6.1檔案銷毀的具體工作有檔案室管理室承辦，對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。5.6.2送交檔案形成部門對擬銷毀案卷的清冊進行初審，經部級負責人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送副總經理審核、總經理簽字批準。5.6.3銷毀時要有檔案人員二人以上，并由主管部門派人監銷，共同在銷毀清冊上簽字。5.7檔案的保16、密安全5.7.1檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度，認真做好保密工作。5.7.2檔案管理人員，必須嚴格執行檔案查閱借閱制度；履行借閱登記手續，認真檢查審查審批權限是否符合規定的要求。5.7.3借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間，不許轉借他人，不許帶入公共場所。5.7.4任何人不許將檔案內容泄漏給無關人員，如有泄漏和公布檔案內容者，應視情節輕重，按檔案法要求嚴肅處理。5.7.5檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據，不得弄虛作假出假證；設計企業機密的檔案材料，必須經總經理同意后再作決定，嚴防泄密。5.7.6檔案室禁止吸煙17、，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶檔案室，并且檔案室要有安全防火設備。5.7.7非檔案管理人員，未經批準不準進入。5.7.8檔案人員下班必須對檔案室進行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開。5.8檔案的利用5.8.1凡是利用檔案者，均須填寫文件查閱單，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能憑單閱檔。5.8.2案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。5.8.3查閱文書、人事、財務、科技檔案，分別由行政、人事、黨委、財務、技術、設計等主管部門負責人簽批。抄摘檔案內容，須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料，應有主管部門批準18、并在查閱單中注明復印內容，由綜合部安排。5.8.4本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字，外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經公司主管領導或總經理、黨委書記批準。5.8.5借閱期限不得超過15天，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。5.8.6借閱檔案應嚴格履行手續，辦理借閱登記，當面點交清楚。歸還時嚴格檢查，并在借閱登記予以注銷。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交歸還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。5.8.7檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應在檔案查閱登記簿上進行登記；對重大或重要項目的查19、閱，要做好利用效果的反饋工作。5.9過渡性措施5.9.1在公司還沒有建立檔案室前，采取分別管理的過渡性階段。5.9.2項目生活區建筑、設備（電氣）、工藝技術、管網圖、竣工驗收等檔案和資料由綜合辦趙艷婷按照上述管理辦法管理。5.9.3項目生產區建設、設備（電氣）、工藝技術、管網圖、竣工驗收等檔案和資料由生產部邵永強按照上述管理辦法管理。5.9.4公司財務方面所有檔案和資料由財務部李彥按照上述管理辦法管理。5.9.5公司除上述方面的所有行政、黨務文件、招投標資料、合同、項目前期上報文件（資料）、批文、人事、勞資、制度、聲像、實物（含榮譽證書、獎牌）、經營方針、目標、規劃、計劃、總結、工具書、圖書、技術研究等檔案盒資料由人力資源部李靜按照上述管理辦法管理。5.9.6待檔案室及配置人員條件成熟后，過渡性措施的所有公司認為應該由檔案室管理的檔案盒資料轉移到檔案室管理。