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1、眼部理療美容連鎖機構文件管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.目的為確保集團公司體系文件得到有效控制，并保持使用文件版本的正確性，以避免作廢文件的非預期使用，特制定本規定。2范圍本辦法適用于集團總部各職能部體系文件的控制。3術語3.1 受控文件：是指被使用為作業依據的書面文件，須隨時保持最新版次，具有分發控制、修訂版本時須重新分發以確保文件正確性；4職責文件類別制定、變更、廢止校 核審查會簽審核批準體系文件集團各職能部集團人事部各職能經理集團副總經理集團總經理記錄表單集團各職能部集團人事部各職能經理集團副總經2、理集團總經理5管理細則5.1文件版本、版次編訂原則 5.1.1初制訂為0版，版次為0，修訂時版次依19的順序遞增。5.2文件編制5.2.1各職能部門依業務與管理需求，按照體系文件標準模板（見附件1）格式要求草擬文件內容并報集團人力資源行政部人事經理進行校核，集團人事經理根據文件標準格式、規定等要求對文件進行編碼、規范格式、文字內容、編制邏輯進行校核后，交由集團人力行政總監復核，復核后將意見反饋給文件起草部門進行相應修改，經確認無誤后，文件編制負責人填寫體系文件評審表分別交由各職能經理對文件進行評審，待評審無疑義交由副總經理進行審核，后由總經理批準后下發執行。5.2.2在文件的會簽審核過程中相關3、部門或人員提出疑義時，應與制訂部門或人員溝通了解，必要時對文件內容進行適當修正，以符合公司管理體系運作的需要。5.3文件編號 5.3.1體系文件編號按公司規定編制，然后匯編成冊，其編號格式為：XXJT QC/ XX XXX XX 版本號順序號部門代號 公司代號體系文件代號注：圖中標記”/”符號表示選擇。（1）公司代號用XXJT表示；（2）體系文件代號用QC表示; （3）部門代號:集團總經理 用XX表示；集團副總經理 用XXFJL表示；集團人力資源行政部 用XXRLB表示；集團審計部 用XXSJB表示；集團財務部 用XXCWB表示；集團企劃營銷部 用XXQHB表示；集團采購供應部 用XXCGB表4、示；集團XX美眼事業部 用XXMYB表示；集團XX安杰瑪事業部 用XXAJB表示；集團熱度洗浴事業部 用XXXYB表示。（4）文件順序號按公司策劃的文件數依次往下編號碼。如公司體系文件XXJT-QC-ZHRLB-001-1 表示集團公司人力資源行政部第一號體系文件第一次修訂版。5.3.2與體系文件有關的質量記錄（表單）及流程一般用如下格式進行編號：XXXX XX XXX XX XX 版本號文件種類代號部門代號文件順序號表格/流程順序號（1）質量記錄（表單）或流程編號為五段。（2）該質量記錄（表單）或流程編號取三位數，如001-999。如某表單編號為XXRLB-QC-001-001-0表示集團人5、力資源行政部第一號文件中的第一個表單，版本為第一版。如某制度相關流程編號為：XXRLB-LC-001-001-0表示集團財務部第一號文件中的第1個流程。5.4單位/部門代號及分發編號規范序號分發單位/部門分發編號分發份數備注1集團總經理XX-0012集團副總經理XXFJL-0023集團人力資源行政部XXRLB-0034集團審計部XXSJB-0045集團財務部XXCWB-0056集團企劃營銷部XXQHB-0067集團采購供應部XXCGB-0078集團XX美眼事業部XXMYB-0089集團XX安杰瑪事業部XXAJB-00910集團熱度洗浴事業部XXXYB-010 5.5文件控制登記管理5.5.1集6、團人事經理應編制體系文件清單，將所有文件記錄在表中管理，注明文件編碼、文件名稱、文件版次、頁數及發行日期等信息。5.5.2集團各部門持有的文件若發現為非受控版本或作廢文件未替換的，應立即告知集團人事經理，要求更換新版適用文件。5.6文件發行5.6.1文件發行控制由集團人力行政總監負責執行。5.6.2經核準頒布實施的受控文件，發放部門負責人視工作需要性，復印適當份數，于文件封面頁上注明分發部門及分發編號（無封面頁者免），并于每頁加蓋紅色受控文件章，記錄于文件發放/接收/回收記錄，由接收部門人員簽字分發。5.6.3修訂后的換版文件，由發放部門負責人重新分發修訂頁及文件封面頁，并登記于文件發放/接收7、/回收記錄，由接收部門人員簽領。5.6.4各單位接收文件后組織進行文件傳閱，并在體系文件閱覽記錄上簽字確認。5.7文件修訂5.7.1根據實際工作需要修訂文件時，由欲編制、修訂部門或人員商討進行。5.7.2修訂時將欲修訂部分草擬內容后，送集團人力資源行政部人事經理處予以綜合分析，填寫文件修改申請表提交集團人力行政總監處審批復審，再交由集團主管領導審批后方可進行修改。5.7.3集團人事經理將經批準修訂后的文稿再依版次編訂原則賦予新版次，或用新頁內容直接抽換原頁內容。同時按文件的編制、審核、批準程序進行會簽后重新發布控制。5.8文件廢止不適用的體系文件應予廢止，集團人力資源行政部提交文件廢止/銷毀申8、請記錄，經集團人力行政總監審核、總經理批準后方可廢止。文件廢止后原文件編碼不得再重復使用,且發布公告通知停止使用該文件。5.9文件回收5.9.1文件經修訂或廢止后，無效及作廢文件應由文件發放部門負責回收，并在文件發放/接收/回收記錄上予以記錄。5.9.2回收的舊版文件，由集團人事經理畫直接予以銷毀。5.10質量記錄控制5.10.1 由體系文件生成的記錄表單未被記錄使用前應視為文件，但因作業上需復印使用，故表單分發時不須登記記錄控制。但必需保證現場使用表單與文件控制中表單內容格式一致。5.10.2表單若因適用性而修訂時，應由集團人事經理以公告方式通知使用者全面改用新版表單格式，自公告日起舊版表單9、即正式作廢，不得再使用。5.10.3凡本公司管理體系運作相關活動所產生的記錄，均應由各相關活動參與人員或職能人員負責收集，并加以適當的整理歸檔。5.10.4記錄的識別5.10.5記錄應有個別的記錄名稱（不同的記錄表單應有不同的記錄編號和名稱），如適用時，記錄應包含日期、編號、權責人員等必要的信息。5.10.6記錄保存于卷宗夾時，卷宗夾的書背應注明存放記錄的名稱。5.10.7任何作廢的記錄表單作廢面應畫識別，以免誤導記錄內容。5.11記錄的儲存與保護5.11.1記錄應以適當的環境分類歸檔儲存，原則上記錄應保存于卷宗夾并置放于檔案柜中。5.11.2記錄如屬較不常使用或需長期保存者，得于相當數量后統10、一收存保護，儲存時應避免記錄受潮致使記錄毀損。5.11.3記錄存放于卷宗夾中，應以記錄發生日期、或記錄編號順序，依序排列符合邏輯方式整理，以免混亂致使記錄取用時找不到。5.11.4各部門記錄每月末前整理包裝標識好，經部門領導審查后自行統一保存整理。5.12記錄的保存期限5.12.1記錄表單的保存期限依體系文件清單上注明的保存期限為主。5.13文件保存及銷毀5.13.1最新版本文件保存5.13.1.1文件原稿（電子檔）由集團人事經理保存管理。5.13.1.2各部門人員領用的受控文件應妥善保存，若有遺失或破損無法辨識，應填寫文件補發申請單說明原因呈部門領導核準批準后，向人事經理申請補發。5.13.11、2無效廢止文件保存5.13.2.1無效廢止文件原稿，由集團人事經理加蓋作廢章后保存，以供新版文件修訂時參考使用。5.13.2.2復印分發的無效作廢文件，回收后不再保存，畫后直接銷毀。5.13.2.3各部門記錄負責人按規定的保管期限定期組織鑒定，對無保存價值的記錄將其列在文件廢止/銷毀申請記錄上，經部門主管領導確認后給予銷毀。5.13.2.4銷毀時可用碎紙機或燒毀的方式進行。銷毀工作必須由二人以上進行。5.14其它規定5.14.1受控文件任何部門均不得擅自復印使用，以確保文件能得到有效控制和預期使用。5.14.2受控文件持有人不得在文件上書寫任何文字、符號，但若認為必要標注重點時，可于重點文字上12、畫線標識。5.14.3受控文件接收部門人員調任、離職時，應將保管的文件列入移交清單。文件移交時，若發現份數不足或毀損，應由原接收人員提出申請補發齊全后再移交。5.14.4 文件編寫完畢后，統一由人事經理按文件類別樣稿內細則要求發行文件。5.14.5各部門接收文件應在文件發放/接收/回收記錄中登記存檔備查。5.14.6文件評審需在3個有效工作日內完成并給予意見反饋，經審批通過的文件需在3個有效工作日內下發完成。5.15 流程圖示 詳見附件1.文件管理流程圖。5.16流程圖符號繪制說明詳見附件2.流程圖符號注釋。6.相關文件 無。 7.質量記錄7.1 體系文件清單 7.2 集團公司體系文件評審表 7.3 文件修改申請表 7.4 文件廢止/銷毀申請記錄 7.5 文件補發申請單 7.6 文件發放/接收/回收記錄 7.7 文件簽閱記錄7.8 體系文件清單匯總表 7.9 XX集團管理文件模版