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1、 公司檔案立卷、歸檔及整理管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 第一節(jié) 公司檔案管理制度 第一條為加強(qiáng)公司的檔案管理,建立檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序,確保公司檔案準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng),能有效進(jìn)行檢索、保管、使用與持續(xù)補(bǔ)充,特制訂本制度。 第二條該制度適用于檔案管理環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個(gè)人。 第三條職責(zé) 1、公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的辦法進(jìn)行組織管理。辦公室負(fù)責(zé)公司總體檔案的管理。 2、公司財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)中心保管。使用時(shí)由財(cái)務(wù)中心指定專人調(diào)檔,辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督。 3、公司銷售檔案由銷售公司保管。使2、用時(shí)由銷售公司指定專人調(diào)檔,辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督。 4、公司工程檔案已移交檔案室的由辦公室保管。使用時(shí)指定專人調(diào)檔,辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督。 第四條檔案管理的流程分為:文件的收集、立卷歸檔、整理上架、保管、使用、銷毀。 一、文件的收集 凡是反映公司經(jīng)營活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的書面文件 材料均屬歸檔范圍。 (一)政府機(jī)關(guān)或職能部門的文書材料 1、職能部門召開的有關(guān)房地產(chǎn)工作的會(huì)議文件; 2、職能部門下發(fā)的涉及經(jīng)營業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的文件; 3、職能部門領(lǐng)導(dǎo)檢查工作、參觀或者參加公司活動(dòng)中的指示、講話; 4、職能部門對公司各類請示事項(xiàng)的批復(fù); 5、其它相關(guān)資料。 (二)公司證照 1、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、企業(yè)代3、碼證由財(cái)務(wù)中心統(tǒng)一保管。 2、證書、資信證書、質(zhì)量體系認(rèn)證書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證、國有土地使用權(quán)證、商品房銷售許可證、投資許可證等證照,由辦公室統(tǒng)一保管。 以上證件各部門一般使用復(fù)印件。如確需借出原件,必須填寫檔案室資料借閱登記表,經(jīng)總裁或董事長同意后方可借出,原則上,證照借出當(dāng)日內(nèi)歸還。 (二)公司文書材料 1、公司董事會(huì)形成的各種決議、決定等文件資料,公司下屬公司的董事會(huì)形成的各種文件資料; 2、公司工作例會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要以及其它會(huì)議的文件材料; 3、公司印發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、打印稿; 4、公司給上級部門的情況匯報(bào)及請示等;公司各部門及所屬公司4、的請示與公司的批復(fù)文件; 5、公司各部門及下屬公司的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告等; 6、公司各類調(diào)研工作形成的文件材料; 7、公司調(diào)查處理的違紀(jì)、違規(guī)事件材料; 8、公司匯總及下屬公司報(bào)送的資金計(jì)劃、財(cái)務(wù)、銷售、成本等各類數(shù)據(jù)資料; 10、公司各類合作合同、工程合同、供應(yīng)商合同、原材料合格證、資質(zhì)資料、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、竣工圖紙等; 11、公司設(shè)備儀器出廠合格證書、出廠精度檢驗(yàn)單、圖樣、技術(shù)手冊、使用維護(hù)手冊、說明書、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料;設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄等。 二、立卷歸檔: (一)流程5、: 1、各級資料員在每年年初,根據(jù)以往本部門文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況,預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件,擬制或修訂立卷類目,如辦公室可制定“人事行政發(fā)文”等,并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面,同步編制電子文檔清單。 2、隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時(shí)歸入卷內(nèi),并按文件收進(jìn)順序隨時(shí)填寫文件清單,存檔文件通過掃描或影像進(jìn)行電子文件存檔,同步更新電子文檔清單。 3、按月度、年度周期對手頭上的所有文件進(jìn)行清理,對需要?dú)w卷的文件材料進(jìn)行歸檔,對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放。 (二)要求: 1、原則上每個(gè)季度末各部門將已歸檔的文件整理后移交檔案室存檔。 2、各部門向公司檔案室移交檔案時(shí),均需附上移交文6、件清單一式兩份、電子文檔與清單一份。移交時(shí),交接雙方進(jìn)行清點(diǎn)簽收,并各自保存一份。 3、各部門向公司檔案室移交檔案時(shí)要做到種類齊全、份數(shù)完整,檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。 4、文件在各部門保存階段,要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整,防止發(fā)生霉變等。復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。 4、各部門可根據(jù)實(shí)際工作需要保存文件,但向公司檔案室移交檔案時(shí),則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。 5、檔案移交時(shí)須對檔案的密級和保存年限做出說明,方便后期的借閱和鑒定工作。 三、整理上架: (一)流程 : 1、鑒定:對各部門移交的檔案,公司檔案管理員要重新審查其價(jià)值性,并剔除無保存價(jià)值的文件材料。 2、7、組卷:通過鑒定的文件材料嚴(yán)格按規(guī)定排列、打號、裝訂、著錄并制作卷內(nèi)目錄,組成案卷。 3、上架:案卷按檔號順序豎放在密集架上,一般小號在左,大號在右,自上而下。 4、造冊:制作全引目錄和案卷目錄,形成保管清冊。 (二)要求: 1、卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時(shí)間順序依次排列,具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起,即批復(fù)在前、請示在后;正件在前、附件在后;工程檔 案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。 2、不同保存價(jià)值的文件應(yīng)分開組卷。 3、凡有文字部分的均應(yīng)打上號碼(采用打號機(jī),正面右上角,背面左上角)。 4、文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。 5、一般圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法,規(guī)格為30cm21c8、m;裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。 四、保管: (一)檔案室管理: 1、嚴(yán)格執(zhí)行檔案室管理制度。 2、除檔案員外,非檔案人員不得隨意出入檔案室。 3、檔案入庫前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作,特別注意檢查易于生蟲的部位;同時(shí)對檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查,有計(jì)劃、分期分批地對檔案進(jìn)行翻動(dòng)。 4、檔案員離開檔案室時(shí)應(yīng)隨手鎖門,并注意檢查檔案室門窗的緊閉性。 5、公司采用文件柜作為檔案裝具。檔案按部門存放,文件柜的編號及檔案的存放順序?yàn)閺淖笞杂?從上到下。 (二)流動(dòng)中的安全防護(hù): 1、檔案在檔案室外未被使用時(shí),不允許長時(shí)間攤放在 桌子上,而應(yīng)及時(shí)放入檔案室或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好,更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的9、使用場所; 2、未經(jīng)許可,使用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人,以防泄密; 3、未經(jīng)許可,使用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印; 五、提供使用: (一)加強(qiáng)基礎(chǔ)工作: 1、編制必要的全引目錄和案卷目錄,為檔案用戶提供必要的檢索工具; 2、編制電子文檔清單,提高查檔效率; (二)開展查借服務(wù): 1、借閱: (1)公司檔案的借閱,需經(jīng)部門主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),公司機(jī)密文檔的借閱要由總裁或董事長簽字批準(zhǔn)。 (2)公司內(nèi)部人員借閱檔案的,須填寫檔案室資料借閱登記表,閱畢及時(shí)歸還;歸還時(shí),管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁數(shù),之后再入庫。 (3)非公司人員借閱檔案的,須持有關(guān)單位10、介紹信,并經(jīng)總裁或董事長同意后方可借閱。 (4)借閱者必須愛護(hù)所查閱的檔案,不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記;不得撕去檔案內(nèi)頁。 2、借出: (1)公司檔案的借出者都要填寫檔案室資料借閱登記表,報(bào)部門主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),公司機(jī)密文檔的借閱要由總裁或董事長簽字批準(zhǔn)。 (2)檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報(bào)告,報(bào)總裁處理。 (3)必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追究責(zé)任。 (4)不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制11、案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。 (5)必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。 (6)不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。 (7)用畢按時(shí)歸還,如需延長借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。 3、檔案室資料查詢時(shí)間:8:309:30 原則上其他時(shí)間不予以辦理。 六、銷毀: (一)流程: 1、各部門檔案室檔案員每兩年對已到保管期限的檔案資料進(jìn)行復(fù)查,復(fù)查結(jié)果上報(bào)部門經(jīng)理審批。 2、各部門檔案員將確認(rèn)銷毀的檔案材料登記在檔案銷毀清冊并上繳辦公室,由辦公室統(tǒng)一組織銷毀。 (二)要求: 1、準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管。 2、批準(zhǔn)銷毀的檔案用碎紙機(jī)銷12、毀,嚴(yán)禁作其他用途,更不允許出賣。 3、檔案銷毀時(shí),須有兩人以上監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字以示負(fù)責(zé)。 第五條保存期限。文件保存期限除政府有關(guān)法令外,依下列規(guī)定辦理: 永久保存:(1)公司章程; (2)工程設(shè)計(jì)圖; (3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則; (4)董事會(huì)會(huì)議紀(jì)錄; (5)財(cái)務(wù)報(bào)表; (6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件; (7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)證及其他債權(quán)憑證; (8)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。 10年保存:(1)預(yù)算、決算書類; (2)會(huì)計(jì)憑證; (3)事業(yè)計(jì)劃資料; (4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。 5年保存:(1)期滿或解除的合約; (2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。 1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。 規(guī)章制度由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期予以保存。 第六條附則 1、本制度由辦公室編制并負(fù)責(zé)解釋。 2、本制度自發(fā)文之日起施行,同時(shí)原相關(guān)制度即行廢止。 集團(tuán)辦公室 xx年八月二十五日