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1、公司合同審批、履行檔案管理制度附表格編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 合同管理制度總 則第一條 為規(guī)范集團、各分子公司對外簽訂合同行為，加強合同管理，提高法律風(fēng)險的事前防范能力，促進合同糾紛的預(yù)防與解決，從而維護集團利益，特制定本制度。第二條 集團、各分子公司發(fā)生經(jīng)濟活動，除即時結(jié)清的之外，均應(yīng)訂立書面形式合同，有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真，送貨單，發(fā)票，對帳單等均為合同的組成部分。第三條 凡以集團、各分子公司名義對外簽訂合同的，均適用本制度。第四條 法務(wù)負責合同審查、管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督有關(guān)部門的合同訂立及履行等2、工作。第一章 合同的訂立第五條 以下經(jīng)營行為應(yīng)訂立相關(guān)合同1. 土地獲取、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、企業(yè)融資等，以及與之相關(guān)的經(jīng)營行為。2. 采購類：包括辦公固定資產(chǎn)、生產(chǎn)設(shè)備、資料采購等。3. 前期工程：如三通一平、臨水電、臨路、方案咨詢、勘察、設(shè)計、招投標、施工圖審查等。4. 建安工程：如建筑工程、安裝工程、工程監(jiān)理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等。5. 銷售策劃：如廣告費、項目推廣費、樣板間裝飾等。6. 除上述合同外，主管領(lǐng)導(dǎo)認為需要簽訂的合同。第六條 主辦部門應(yīng)遵照事前簽訂原則進行合同的簽訂，合同必須事先簽訂，然后開始實施。嚴禁未簽合同即先行實施的現(xiàn)象。第七條 所有與成本相關(guān)的經(jīng)濟合同一般應(yīng)采取包死總價、固定單價或明3、確造價取費方式及結(jié)算方式。第八條 廉潔合作協(xié)議書作為合同簽訂的先決條件，合作單位先行簽署，并作為合同的附件。第九條 所有不能簽訂合同或協(xié)議的，各主辦人員必須說明并經(jīng)主管副總 和公司總經(jīng)理簽字認可，然后執(zhí)行合同審批流程，經(jīng)過各級審批后方可生效實施。第十條 對于臨時突發(fā)的、不可預(yù)見的等情況下不能事先簽訂合同的，可以填寫事先不能簽訂合同申請單，主辦人應(yīng)將事件緣由、合作方選擇依據(jù)、結(jié)算方式、工作計劃安排等事項進行說明，由主辦部門負責人簽字，經(jīng)分子公司總經(jīng)理批準，報公司成本部備案后實施，并在10天內(nèi)按正式合同審批程序完成補辦手續(xù)。但由此合同產(chǎn)生的任何聯(lián)帶后果，均由分子公司總經(jīng)理承擔。第十一條 資信調(diào)查：4、如屬非招標后訂立的合同，訂立合同前，經(jīng)辦部門必須了解、掌握對方的資信等情況，要求對方提供經(jīng)過年檢的有效營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相應(yīng)的資質(zhì)證明，無經(jīng)營資格或資信的單位不得與之訂立合同。第十二條 所有合同必需明確合同具體內(nèi)容及范圍，并注明以下內(nèi)容：合同必須具備標的、數(shù)量、質(zhì)量、總價款或者酬金（合同總價或合同單價），雙方或各方的權(quán)責，履行的期限、地點、和方式，結(jié)算原則及方式，違約責任等主要條款，并要考慮爭議解決的管轄法院。若有其它特殊事項需要說明，需在合同審批單的備注中詳細填寫。第十三條 對于合同標的沒有國家通行標準又難以用書面確切描述的，應(yīng)當封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。5、第十四條 每一合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號。合同雙方必需在合同文書中簽寫合同簽訂日期。第十五條 關(guān)于合同文本簽字、蓋章的規(guī)定1. 土地合同、與金融單位簽訂的合同、戰(zhàn)略合作框架類的合同需由法定代表人在合同文本上簽字。2. 除上述以外的所有合同文本，由集團各中心（或部門）簽訂的合同均需總經(jīng)理或主管副總裁在合同文本上簽字，分子公司簽訂的合同均需分子公司總經(jīng)理在合同文本上簽字。3. 所有簽署的合同均需甲乙雙方簽字、蓋章后，才能生效實施。4. 與合同相關(guān)的合同附件必需經(jīng)合同雙方或各方蓋章確認，并附于合同后。第十六條 對外訂立的合同原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽6、字蓋章。嚴禁在空白文本上蓋章。合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。第十七條 合同蓋章生效后，各公司按集團確定的規(guī)范對合同進行編號登記。第十八條 原則上不允許同合同對方的分公司簽訂合同，如確需同分公司簽訂合同的，必須要求合同對方提供總公司出具的授權(quán)委托書，授權(quán)委托書上應(yīng)載明授權(quán)事項、授權(quán)期限并加蓋總公司公章。第十九條 簽訂合同時，應(yīng)要求對方加蓋公章或合同專用章，除公章、合同專用章外，其他蓋章（財務(wù)專用章、業(yè)務(wù)部門章等）均屬無效，各部門不得審核通過。第二章合同的審批第二十條 合同文本擬定完畢，憑合同審批表按規(guī)定的流程經(jīng)各業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部、分子公司總經(jīng)理、集團等職能部門審批簽字后方可簽訂。直接確定合作7、單位的合同需同時流轉(zhuǎn)直接確定合作單位項目審批表。第二十一條 合同及說明的審批流程合同審批流程及報審方式:主辦部門填寫合同審批表部門主管副總簽署意見成本部簽署意見報法務(wù)部審核財務(wù)部簽署意見公司總經(jīng)理審批報集團審批分子公司合同蓋章成本部將合同編號成本部分發(fā)/報送合同合同報集團審批方式：合同文本以電子郵件的形式報集團總裁辦；合同審批單以傳真的形式，報送集團審批；第二十二條 以下合同必須經(jīng)集團法務(wù)審批：以集團本部名義對外簽訂的協(xié)議、合同、承諾、確認函、對外擔保等各類合同。融資等事項的合同。不適用合同范本或各公司認為必須由集團法務(wù)部審查的各類合同。 各項目銷售合同及其附件、補充協(xié)議必須經(jīng)集團法務(wù)審核并由8、集團各職能部門審批后方可使用，未經(jīng)審批禁止使用；未經(jīng)集團法務(wù)認可，不得就銷售合同及其附件、補充協(xié)議之條款進行任何變動。除以上合同外，已經(jīng)由各公司法務(wù)人員或法律顧問審核后的合同，無需報集團法務(wù)部審查。第二十三條 以下合同必須經(jīng)集團審批:合同總金額在50萬元（含50萬元）以上的，招標結(jié)果經(jīng)分子公司總經(jīng)理審批確認后，報集團審批。直接確定合作單位的合同單項總金額在20萬元以上的項目，由分子公司總經(jīng)理審批確認后，報集團審批。集團審批流程：總裁辦接收整理合同報批文件集團主管中心總經(jīng)理簽署意見主管副總裁審批常務(wù)副總裁審批/總裁審批總裁辦發(fā)回合同報批文件集團審批權(quán)限劃分：合同總價在50100萬元（不含100萬9、元）以內(nèi)的由職能中心總經(jīng)理審批合同總價在100150萬元（不含150萬元）以內(nèi)的由主管副總裁審批合同總價在150萬（含150萬元）以上的由常務(wù)副總裁或總裁審批第二十四條 合同流轉(zhuǎn)人持審批后的印章使用審批單、合同審批單、合同及相關(guān)附件原件等到印章保管人處登記后蓋章。印章使用審批單由印章保管人在合同蓋章后留存并及時歸檔。第二十五條 各部門審核職責：主辦部門:主辦部門負責合同文本的起草，組織合同的審批和簽訂；主辦部門需審核合同的各項條款，包括合同的價款、履行日期、付款方式、結(jié)算方式、雙方或各方權(quán)責、獎懲規(guī)定等條款；并且負責審核合同是否符合公司目標管理的總體框架，涉及的合同價款是否確定，是否在預(yù)算目標10、的總額范圍之內(nèi)，并負責組織監(jiān)督執(zhí)行；審核對方單位（法人）的資格是否真實、合法，合同項目是否在其營業(yè)執(zhí)照范圍內(nèi)，當事人的名稱或者姓名和地址是否記錄清楚準確；并對上述內(nèi)容進行分析、判斷，確認該合同不存在任何問題和風(fēng)險后，由部門主管簽名，并明確同意或不同意及需要整改的內(nèi)容。部門主管簽字后，部門主管對以上合同審核內(nèi)容負主責。成本部：對合同的價款、結(jié)算原則、方式進行審核，并比較這些內(nèi)容與目前市場水平的差異，審核后由公司成本主管簽字，并簽署意見，將需要調(diào)整的反饋主辦部門整改。若合同乙方為通過招投標方式確定，則還需審核合同內(nèi)容是否與乙方投標確認的價格和原則統(tǒng)一，以上內(nèi)容確認后將合同編號。財務(wù)部：審核該合同是11、否存在問題和風(fēng)險，稅費、發(fā)票等條款審核。法務(wù)部（或法律顧問）：對合同是否存在法律風(fēng)險進行審核，并簽署意見。第二十六條 各相關(guān)部門審核合同內(nèi)容應(yīng)盡職盡責，集團審核合同中發(fā)現(xiàn)由于合同簽訂部門、合同審核各部門未盡到上述責任造成合同延誤或給公司造成損失的，集團將通報批評并追究相關(guān)責任人責任。第二十七條 關(guān)于合同審批時間的規(guī)定：成本部、法務(wù)部：接受合同后2個工作日財務(wù)部：接受合同后1個工作日集團職能中心：標準合同1個工作日，非標準合同3個工作日第二十八條 合同存檔合同最低為7份，我公司自留5份。合同3份原件報集團，保管部門為總裁辦、財務(wù)中心、檔案室。合同2份原件分子公司自留，保管部門為財務(wù)部與成本部，其12、他部門（執(zhí)行部門）留存復(fù)印件并建立合同臺帳，以便備查。第三章 合同的履行第二十九條 業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部、成本部應(yīng)根據(jù)合同編號各立合同臺帳，分別按業(yè)務(wù)進展情況和收付款情況一事一記。第三十條 財務(wù)部門依據(jù)合同履行收付款工作，收付款單位與合同對方當事人名稱不一致的，財務(wù)部門應(yīng)當要求對方單位出具代收付款證明。第三十一條 在合同履行過程中，如合同對方先開具發(fā)票的，合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認可，經(jīng)各公司總經(jīng)理簽字同意后，再轉(zhuǎn)財務(wù)審核付款。第三十二條 合同履行過程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料，對工程合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借制度。第三十三條 合同的實施過程管理合同13、執(zhí)行過程中，合同簽訂部門對合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)督。相關(guān)部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時向各公司總經(jīng)理匯報并通知法務(wù)部。如合同在實施過程中發(fā)生變化，凡超出合同規(guī)定范圍的部分，應(yīng)及時辦理書面簽證手續(xù)（另詳見設(shè)計變更及現(xiàn)場簽證規(guī)定）報上級審批，必要時簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議的簽訂流程執(zhí)行第二十條。 第四章 合同的變更和解除第三十四條 各部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在3天內(nèi)向各審核部門匯報。合同的變更或解除必須依照合同的訂立流程經(jīng)業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部、成本部、公司總經(jīng)理、法務(wù)部、集團等相關(guān)部門負責人審核通過方可，合同終止要填報合同終止報告單，終止協(xié)議的簽訂執(zhí)行第二十條。第三十五條 變14、更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)符合公文收發(fā)的要求，必須以掛號或快遞形式發(fā)送，掛號或快遞簽收憑證作為合同組成部分交由各公司綜合部保管。第三十六條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規(guī)定的管理范圍。第三十七條 合同變更后，合同編號不予改變。第五章 相關(guān)職責第三十八條 合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和憑證，經(jīng)辦人員應(yīng)就合同內(nèi)容、條款嚴格保密。第三十九條 各經(jīng)辦人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料（包括與有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等）按合同編號整理，交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。第四十條 凡因未按規(guī)定處理合同事宜15、未及時匯報情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，經(jīng)辦人員應(yīng)承擔經(jīng)濟和行政責任。第六章 合同檔案第四十一條 各公司應(yīng)建立合同檔案。每一份合同都必須有一個編號，不得重復(fù)或遺漏。每一份合同包括附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等），均應(yīng)妥善保管。第四十二條 各公司、部門應(yīng)建立合同管理臺帳。各公司應(yīng)根據(jù)合同的不同種類，建立合同的總臺帳和分類臺帳。每個公司成本部門必須設(shè)一個總臺帳。其主要內(nèi)容包括：序號、合同號、項目名稱、合同名稱、合同金額、經(jīng)辦人、簽約日期、合同標的、結(jié)算方式、付款情況、結(jié)算情況、對方單位、履行情況及備注等。臺帳應(yīng)逐日填寫，做到準16、確、及時、完整。各公司總臺帳由各公司成本部負責，同時由各公司成本部定期匯總報集團運營中心（季度末）備案。成本部門建立總臺帳的分類方式如下：重大合同：包括土地出讓承包租賃合同、非政府出讓形式獲取土地合同、戰(zhàn)略合作合同、股權(quán)收購及轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同等。采購合同：包括生產(chǎn)資料采購合同，生產(chǎn)設(shè)備，生產(chǎn)資料等。建設(shè)工程類合同：包括建設(shè)工程勘察設(shè)計合同、規(guī)劃設(shè)計及施工圖合同、工程咨詢服務(wù)合同、建設(shè)工程總包合同、建設(shè)工程分包合同、建設(shè)工程物資采購合同、建設(shè)工程監(jiān)理合同、建筑工程裝修裝飾合同、景觀施工合同、供水供熱供電供氣等配套工程合同等。策劃類合同：包括廣告制作合同、廣告發(fā)布合同、宣傳活動合同等。物業(yè)管17、理類合同：包括物業(yè)管理合同等。商業(yè)地產(chǎn)類合作合同：包括對外招商合同、租賃合同、合作合同等。其他合同。第四十三條 已簽訂的合同建立出借制度，借出人須憑主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的合同借閱單查閱、復(fù)印合同，無特殊情況，借出的合同應(yīng)當日歸還。第七章 附 則第四十四條 本辦法不適用于地產(chǎn)類公司各項目銷售過程中同客戶按照房管局統(tǒng)一版本簽訂的商品房買賣合同，及實業(yè)類公司銷售過程中同客戶簽訂的對外銷售合同。第四十五條 本制度中關(guān)于成本部的定義：成本主管部門（成本部/預(yù)算部），實業(yè)類公司主管成本的部門。（各分子公司依據(jù)部門設(shè)置與職責制定細則進行確定。）第四十六條 本制度的制訂、修改、解釋、廢除由集團總裁批準。第四十七條 本18、制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行，原合同管理制度與本制度沖突者按本制度執(zhí)行。xx年六月十四日附：相關(guān)表格合同審批表直接確定合作單位項目審批表說明事先不能簽訂合同申請單廉潔承諾書 印章使用審批單合同審批表項目名稱合同名稱甲方合同類別乙方合同金額合同編號標準合同是 否合同簽訂情況說明合同摘要（主要條款及其他說明）：合同范圍：計價方式：付款方式：工 期：保修約定：經(jīng)辦人： 經(jīng)辦部門負責人簽字： 年 月 日分管副總經(jīng)理簽字: 年 月 日成本部簽字: 年 月 日法務(wù)部簽字: 年 月 日財務(wù)部簽字: 年 月 日總經(jīng)理簽字: 年 月 日 集團主管中心簽字: 年 月 日集團主管副總裁簽字: 年 月 日常務(wù)副總裁/總裁簽字19、: 年 月 日說明：1、經(jīng)辦部門負責按集團管理辦法將需要審核/審批的單位旁邊打“”。2、“合同類別”定義為：土地類、設(shè)備類、設(shè)計類、工程類、營銷類、開發(fā)類、財務(wù)類、行政類、物管類、其它類。3、合同金額50萬，需報集團審批。直接確定合作單位審批表項目名稱合同名稱合同編號合同范圍合作單位名 稱審定報價計劃開工時間推薦人申報日期計價方式總價包干 固定單價 定額 其他 采用直接確定方式選定該合作單位的理 由未招標原因： 行業(yè)壟斷項目 政府壟斷項目 其他 主辦部門： 附件：政府文件規(guī)定 相關(guān)收費標準 合作單位背景 比價資料 其他審批意見分管副總 簽字: 年 月 日成本部簽字: 年 月 日法務(wù)部簽字: 年20、 月 日財務(wù)部簽字: 年 月 日總經(jīng)理簽字: 年 月 日集團主管中心簽字: 年 月 日集團主管副總裁簽字: 年 月 日常務(wù)副總裁/總裁簽字: 年 月 日注：1、本表用于直接確定方式選定合作單位的審批； 2、合同金額20萬，需報集團審批。說 明名 稱對方單位金 額內(nèi)容：必須填寫以下內(nèi)容：1數(shù)量、質(zhì)量、標準2結(jié)算方式（分別注明大、小寫）3付款方式4實施的期限、地點和方式5違約責任 年 月 日主辦人分管副總總經(jīng)理事先不能簽訂合同申請單 項目： 年 月 日單位：元合同名稱費用類別價款甲方乙方原因經(jīng)辦人： 分管副總：公司總經(jīng)理意見 年 月 日 公司成本部備案 已備案 簽字： 年 月 日 印章使用審批單編號： 日期： 年 月 日申請人部門公司用章次數(shù)用 章 類 別公章 合同章 法人章 其他 用 章 資 料 名 稱用 章 事 由部門負責人分管副總公司總經(jīng)理審 批