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公司檔案統(tǒng)計管理及保密規(guī)章制度
公司檔案統(tǒng)計管理及保密規(guī)章制度.doc
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上傳人:職z****i 編號:1104838 2024-09-07 12頁 37KB

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1、公司檔案統(tǒng)計、管理及保密規(guī)章制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 檔案庫房管理制度 庫房應(yīng)遠(yuǎn)離家屬區(qū),公路、鍋爐房、水泵房、化驗室、車庫及散發(fā)有害氣體的場所。 庫房應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防塵、防光、防水、防有害生物等要求,并配備滅火器、去濕機(jī)、吸塵器、換氣扇及空調(diào)等,以做好“七防”工作保護(hù)好檔案。 庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、生火、使用電爐等,不得存放食物,不得存放易燃、易爆、易炸物品,保護(hù)好水源和消防器材。 庫房應(yīng)與辦公室、閱覽室分開,庫房鑰匙要妥善保管,不得隨身攜帶。庫房內(nèi)裝具要統(tǒng)一排列、統(tǒng)一編號做到整潔、美觀。 案卷排列2、要系統(tǒng)化、條理化、方便利用。離開庫房時要隨時關(guān)閉電源,關(guān)好門窗。 非本室人員未經(jīng)許可一律不準(zhǔn)進(jìn)入庫房。參觀、檢查、維修人員進(jìn)入庫房時,檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場。 庫房的溫濕度應(yīng)保持在1424,相對濕度為4560%,庫房內(nèi)應(yīng)安裝溫濕度計,以調(diào)節(jié)庫房溫濕度。 保持庫房清潔衛(wèi)生,定期除塵,勤開換氣扇,拉好窗簾遮陽,放置殺蟲劑、防鼠藥,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 5、檔案的統(tǒng)計制度 建立科學(xué)完善的檔案統(tǒng)計制度,認(rèn)真做好統(tǒng)計工作。 統(tǒng)計工作內(nèi)容 (1) 檔案工作基本情況統(tǒng)計年報(要求上報的)。(2) 各類檔案庫存量統(tǒng)計和每年立卷情況統(tǒng)計。(3) 檔案借閱工作量統(tǒng)計,包括利用效果統(tǒng)計。(4) 檔案資料密級和3、保管期限統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須以原始記錄為依據(jù),遵循適用、統(tǒng)一、簡明和科學(xué)的原則,做到及時、準(zhǔn)確、全面、持之以恒。 6、檔案管理信息化 電子檔案建立制度的規(guī)定 為了加強(qiáng)電子文件歸檔管理,保障電子文件和電子檔案的安全保管和有效開發(fā)利用,更好地保管好測繪成果資料,根據(jù)中華人民共和國檔案法等有關(guān)文件規(guī)定,特作如下規(guī)定: 建立與健全電子文件的管理體制和工作職責(zé)電子文件是一種獨立的檔案門類和載體,它和其他檔案一樣,應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。電子文件應(yīng)按制度嚴(yán)格要求,妥善管理,確保其不散失、不毀損、不失真從而保證電子文件的完整、真實和有效利用。電子文件實行集中統(tǒng)一管理。配備計算機(jī)系統(tǒng),使歸檔的電子文件能有效機(jī)讀。檔案人員應(yīng)4、忠于職守,熟練地掌握計算機(jī)系統(tǒng)的使用技能,組織編制歸檔電子文件的各種檢索工具,積極主動提供服務(wù),充分發(fā)揮歸檔電子的作用。電子文件的歸檔方式電子文件的歸檔方式與紙制文件歸檔的方式一樣,每個紙制文件都有一個電子文件,其歸檔方式與紙制檔一致,也就是說電子檔案作為紙制檔案的檢索工具。歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具,其基本著錄項目為:序號、題名、責(zé)任者、文號、每份文件機(jī)讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容,歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。電子文件的移交和保管電子文件的上交方式與紙制文件一樣,在上交紙制文件的同時把電子文件一一上交,達(dá)到兩者的統(tǒng)一。負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的5、監(jiān)督、指導(dǎo)工作,以及歸檔檢查驗收和接受后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用。做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致,確保上機(jī)測試百分之百的準(zhǔn)確率。入庫的電子檔案,每兩年的機(jī)讀抽查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救。隨著計算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展,對庫存電子檔案進(jìn)行同步更新復(fù)制、復(fù)制或補(bǔ)救新版本,舊版或有問題的載體仍需保存三年。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備,溫度控制住1424,相對濕度控制在45%60%。電子文件的提供和利用封存的電子檔案不外借,利用時使用復(fù)制件,聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障銷毀電子檔案,需經(jīng)本單位檔案鑒定小組、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)6、,編制銷毀清冊,監(jiān)銷人、銷毀人簽名蓋章。四、檔案保密管理1、檔案保密制度1)、測繪生產(chǎn)與成果保密制度第一條 涉密文件資料的登記和借閱。凡是開會或通過其它渠道收到的涉密文件資料應(yīng)及時交涉密辦公室登記編號,并按文件要求進(jìn)行傳閱和管理。需要使用涉密文件資料時,應(yīng)按保密規(guī)定到涉密辦公室辦理借閱手續(xù),用后及時退交,個人不得私自保存涉密文件資料。第二條 涉密文件資料的歸檔。凡是需要歸檔的涉密文件資料在使用完后,應(yīng)交涉密辦公室統(tǒng)一歸檔。第三條 涉密文件資料的清退和銷毀。凡是需要清退和銷毀的涉密文件資料,應(yīng)按要求登記造冊后,按規(guī)定到定點單位和地點集中銷毀。個人均不可自行、隨意銷毀。對違反保密規(guī)定,使涉密文件資7、料發(fā)生泄密的,依照國家法律和有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理,追究責(zé)任。第四條 各部門在立卷歸檔或向涉密辦公室移交涉密檔案時,須認(rèn)真清查核對,履行登記簽字手續(xù),應(yīng)當(dāng)對密級和保密期限重新進(jìn)行鑒定。第五條 涉密檔案應(yīng)當(dāng)在檔案卷盒封面作出與卷內(nèi)密件相同的密級和保密期限的標(biāo)識。卷內(nèi)有多份密件的,應(yīng)當(dāng)按最高密級和最長保密期限作出標(biāo)志。第六條 涉密檔案應(yīng)有專門的庫房存放,并由專人負(fù)責(zé)管理,無關(guān)人員不得進(jìn)入。 第七條 涉密檔案除主管部門或形成人利用外,其他單位或個人查閱涉密檔案應(yīng)當(dāng)辦理審批手續(xù),同時查閱人員應(yīng)符合密件規(guī)定的知悉范圍。 查閱絕密級檔案須經(jīng)中心主任和涉密辦公室主任批準(zhǔn);查閱機(jī)密和秘密檔案形成部門保密工作負(fù)責(zé)人和8、中心保密辦批準(zhǔn);查閱內(nèi)部檔案須經(jīng)檔案形成單位保密工作負(fù)責(zé)人和檔案管理人員批準(zhǔn)。 第八條 涉密檔案在指定閱檔室查詢,原則上不外借。特殊情況需要借閱的,應(yīng)按照測繪中心檔案管理中關(guān)于檔案借閱使用的有關(guān)規(guī)定辦理相應(yīng)的審批手續(xù)。 第九條 電子檔案的安全保密管理參照國家電子文件歸檔與管理規(guī)范規(guī)定執(zhí)行,堅持“涉密信息不上網(wǎng),上網(wǎng)信息不泄密”的原則。凡存有涉密檔案信息的計算機(jī)必須與互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)及其 他公共網(wǎng)絡(luò)物理隔離。屬于保密范圍的歸檔電子文件銷毀時,如存儲在不可擦除的載體上,應(yīng)連同存儲載體一起銷毀。 第十條 對違反保密規(guī)定,故意或過失造成檔案泄密的人員,將按照國家和學(xué)校有關(guān)保密管理規(guī)定嚴(yán)肅處理。 第十一條9、 本規(guī)定有測繪中心保密辦公室負(fù)責(zé)解釋。 第十二條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。2)、保密測繪成果利用制度 為了加強(qiáng)測繪院對領(lǐng)取、使用和保存屬于國家秘密的測繪成 果的管理工作,保密委員會特在檔案資料中心設(shè)立保密檔案室,規(guī)定如下:保密測繪成果是指有密級的基礎(chǔ)成果和專業(yè)測繪成果,包括各種保密測量數(shù)據(jù)、圖件、航片等。保密測繪成果按照國家保密法規(guī)進(jìn)行管理。測繪院在形成涉密成果資料時,要做到專機(jī)專用,所做的電子文件要同紙制文件一并歸檔上交到檔案資料中心,自己不許留有備份。檔案資料中心對測繪院保密測繪成果實行專人專柜保管,從涉密資料的立卷到使用都實行一人制管理。如需領(lǐng)取保密測繪成果,必須出具單位證明后履行簽收手10、續(xù)才允許借出。資料外用必須按時按時歸還。保密檔案員做好外借登記,涉密資料歸還時要按借閱單逐份逐頁的檢查,防止成果資料遺失、損壞,以利于日后的查閱。測繪保密成果不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)讓。確需復(fù)制、轉(zhuǎn)讓的,必須經(jīng)過測繪院的批準(zhǔn)。復(fù)制測繪成果時,應(yīng)當(dāng)按原密級管理,并不得對外單位擴(kuò)散。保密測繪成果的銷毀必須書面報告上級主管部門批復(fù)后再行銷毀,嚴(yán)格進(jìn)行登記、造冊和監(jiān)銷。并向提供該成果的管理機(jī)構(gòu)備案。保密測繪成果確需公開使用的,必須按照國家規(guī)定進(jìn)行解密處理。為了國家涉密測繪成果得到保護(hù)和發(fā)揮它應(yīng)有的作用,希望大家認(rèn)真遵守此制度。3)、測繪保密成果的核準(zhǔn)、登記、注銷、檢查及延期使用管理制度為了明確測繪成果的保管密11、級,特制訂本制度。涉密測繪成果的核準(zhǔn)首先按國家保密法有關(guān)規(guī)定分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”、“ 內(nèi)部事項”四級,設(shè)備、產(chǎn)品、基建等檔案參照有關(guān)專業(yè)保密規(guī)劃劃定。涉密測繪成果的登記根據(jù)測繪成果的保密級,制定測繪成果總目錄及分目錄,由單位負(fù)責(zé)人與保密檔案管理人員簽字后把成果按目錄放入存檔箱內(nèi),以便于日后的查找與使用。涉密測繪成果的注銷對于過期及失去保密價值的保密成果,保密檔案管理員要將成果目錄上報給單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行處理,然后由單位負(fù)責(zé)人上報到上級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),得到批示后對保密成果進(jìn)行粉碎銷毀或解密保存。銷毀時單位負(fù)責(zé)人及主任監(jiān)管。對解密保存的測繪成果建立檔案目錄,然后將成果放入相關(guān)的檔案箱內(nèi)。保密測繪12、檔案銷毀清冊永久保存,以留備案。涉密測繪成果的檢查要進(jìn)行定期檢查,保密檔案員要對檢查過程進(jìn)行記錄,存入檢查記錄內(nèi)。對于正在使用中的涉密測繪成果,單位負(fù)責(zé)人要進(jìn)行監(jiān)督,防止涉密成果外泄。如使用者確需延長涉密成果使用時間的,要重新簽訂保密責(zé)任書。3、保密設(shè)施1)、保密防護(hù)設(shè)施及保密防護(hù)設(shè)施管理制度為了更好的保護(hù)涉密資料,對存放涉密資料的檔案進(jìn)行“三鐵一防”的管理。設(shè)立雙層防盜門。屋內(nèi)的卷柜實行統(tǒng)一的保險柜存放。屋內(nèi)的窗子進(jìn)行了改造處理,實行的是用磚堵死、抹平,形成一個封閉的房屋。對于涉密檔案的防護(hù)措施實行“季檢”、“年檢”。季檢:就是對防盜門、保險柜進(jìn)行檢測,看是否工作正常,如有故障立即解決。并做13、好“季檢記錄”。年檢:在對季檢進(jìn)行項目基礎(chǔ)上,再對保險柜實行換密碼措施。并做好“年檢記錄”。2)、涉密計算機(jī)管理制度隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,檔案管理及辦法也隨著社會的發(fā)展而發(fā)展,計算機(jī)的普及給各行業(yè)的檔案及資料管理帶來一場新的革命,隨之而來的管理辦法也應(yīng)運而生。測繪院則結(jié)合本單位的實際情況對微機(jī)管理制定如下制度:測繪院所屬微機(jī)實行統(tǒng)一管理。對于每一項所做工程資料集中管理備份。其方法為專用微機(jī)儲存數(shù)據(jù)成果,另采取刻錄光盤作為備份。所有微機(jī)采取密碼不少于6位。存有數(shù)據(jù)和資料的微機(jī)除局網(wǎng)外部的聯(lián)網(wǎng),以確保資料成果的保密和利于保存。(專用存儲成果微機(jī)只單獨使用)對于存儲涉密資料的計算機(jī)要專機(jī)專用,由單位負(fù)14、責(zé)人直接管理,負(fù)責(zé)對涉密資料的分類、整理及上交涉密檔案。要加強(qiáng)對微機(jī)使用人員的安全教育,正確使用微機(jī)軟件。做到人走關(guān)機(jī),切斷電源,以保證機(jī)房的安全。為保證網(wǎng)絡(luò)的安全及正常運行,請正確使用軟件。未經(jīng)許可任何人不得隨意更改與工作無關(guān)的機(jī)內(nèi)設(shè)置,對隨意改動者一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將嚴(yán)肅處理。在使用指定微機(jī)時,為保證安全可設(shè)密碼,但需將密碼報“技術(shù)科”總負(fù)責(zé)人備案。上機(jī)時嚴(yán)禁進(jìn)行與業(yè)務(wù)無關(guān)的操作行為,違者罰款200元,并銷毀相應(yīng)軟件或光盤。五、檔案資料的開發(fā)與利用1、檔案資料利用 檔案利用反饋制度 第一條 凡利用本檔案者,對使用檔案產(chǎn)生的效益、發(fā)揮的作用、挖掘的潛力,有責(zé)任向檔案資料中心進(jìn)行反饋,填寫“檔案利用反饋卡”(后有檔案利用反饋卡)。 第二條 檔案利用反饋卡,是記錄檔案利用后產(chǎn)生的實際效果的內(nèi)容卡,要求利用者認(rèn)真填寫。 第三條 利用者要實事求是地填寫檔案利用反饋卡的各項內(nèi)容,包括利用檔案取得的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益、需要解決的問題、對檔案管理的意見及建議。 第四條 根據(jù)檔案利用的反饋信息及從其他渠道收集的信息,統(tǒng)計檔案利用效果。
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