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1、IT企業經營發展合同規范化簽訂管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 合同管理制度1.1 總則1. 為了加強對公司合同的規范化管理，防范經營風險，本制度涉及合同的擬定、審定、簽訂、履行等部分，特制定本辦法。2. 根據公司的業務范圍，將全部經濟合同分為“銷售業務合同”及“一般經濟合同”兩大類。銷售業務合同分為：軟件、硬件、系統集成及服務合同等，“一般經濟合同”分為采購合同及辦公、行政管理購入物資或獲得各種服務簽訂的合同。1.2 合同的擬訂1. 各業務部門在經營活動中，不論是購入物資或獲得服務；還是對外供應物資或提供服2、務（除現款現貨的小額零售業務外，小額業務定義為：人民幣20000元以下的業務），各種經營業務原則上必須采用書面的形式簽訂經濟合同或協議。對外供應物資或提供服務，簽訂銷售業務合同；購入物資的簽訂采購合同；辦公、行政管理等購入物資或獲得各種服務的簽訂一般經濟合同。2. 經濟合同應符合的有關規定。3. 公司對外簽訂的各種銷售業務合同，應盡量滿足公司合同文本格式的要求，對超過公司格式合同內容的客戶需求，應事先經過有關方面的審定。4. 簽訂經濟合同，一般應具有以下要素：l 產品（或項目）名稱、品種、型號、規格、等級、技術標準；數量和計量標準；包裝標準；l 合同履行方式、期限、地點；驗收方式；l 價款或酬3、金；結算方式； l 產品的違約責任，爭議解決方法；l 合同當事人的單位名稱、地址、聯系電話、郵編、業務代表、賬戶、稅務等信息；l 合同的有效期限；l 雙方約定的其他事項。5. 銷售業務合同中收款進度確定的原則：合同的收款進度應與合同的工程進度匹配，原則上參照以下方式執行：l 簽訂合同一周內，應收到不低于合同總價20%的預付款（軟件合同應不低于30%），公司在收到預付款后開始進場，實施合同；l 合同資產已轉移、工程已實施，收款不得低于合同總額的50%； l 合同驗收后一月內，公司收完除質保金外的全部余款。原則上質保金不得超過合同總額的5%；l 招投標的純硬件采購合同，除應滿足以上階段付款要求外，4、在資產已全部轉移對方后十天內應收到全部硬件采購成本。l 合同中應注明，因甲方原因不能按期進場者，不能影響貨款的支付。l 特殊情況需獲得財務副總經理的批準。1.3 合同的審定1. 合同簽訂前的送審。按照合同的性質、內容、合同標的實行分工審核制，有關人員在收到送審合同后，如有需修改的內容，應在三天內與業務人員溝通。l 所有銷售業務合同在簽署前，業務人員應將合同交分管副總經理審核；辦公室交部門負責人審核。l 公司確定的新開發軟件產品，應交技術總監審核；l 所有經濟合同經相關的負責人審核后，再交財務副總經理審定、蓋章；l 公司簽訂50萬元以上的經濟合同、對外投資等重大經濟活動的有關合同或協議，除按照公5、司章程履行相應程序外，由財務副總負責組織CMO、CEO、法律顧問審閱。2. 各級人員在審查合同時，應注意下列事項： l 當事人是否具有簽訂和履行合同的權利能力和行為能力；l 合同當事人的經營范圍、經營方式、注冊資金，簽訂的經濟合同是否超越其經營范圍和經營方式，委托代理手續是否完備；l 合同內容是否符合法律、政策的要求，雙方意思表示是否真實一致，權利義務是否平等；l 格式是否規范，主要條款是否完備，內容是否具體，文字是否準確清晰。l 銷售業務合同的付款進度是否符合本辦法規定。l 銷售業務合同毛利的審定：原則上公司所簽銷售業務合同應有毛利，對毛利為零或虧損的合同，由各事業部總經理初審后報財務副總經6、理審定，并明確虧損的“消化”渠道。凡虧損超過5萬元的報CEO及財務副總經理共同審定。1.4 合同的簽訂1. 合同簽訂的條件：所有的經濟合同需按本辦法第三條的規定，完成了審核程序。2. 經濟合同簽章：正式簽訂的經濟合同，必須加蓋經濟合同章。l 經濟合同專用章時公司簽訂經濟合同時專門使用的印章，本公司簽訂的經濟合同必須加蓋經濟合同章方能生效，不得以公章代替。l 公司應設專人保管并建立合同專用章登記薄以備查詢。l 嚴禁在空白合同上加蓋合同專用章或公司其他有效印鑒，凡在空白合同上蓋章的，將嚴肅追究蓋章者責任。3. 合同文本的管理：凡經雙方加蓋經濟合同章的買進、賣出的各種經濟合同文本，實行統一管理與分類7、專項管理相結合的方式進行管理。l 公司財務部為公司經濟合同的統一管理部門。經蓋章生效的經濟合同原件交財務部一份，作為收款、結算的依據。財務部應設置專人負責經濟合同的檔案管理，履行下列職責： 妥善保管合同文本及附件、雙方往來函電、授權委托書、介紹信、有關圖表以及雙方協商記錄等原始資料；建立合同簽訂履行情況臺帳。 每月按銷售業務合同簽訂的份數、涉及金額、履行份數及履約金額向各事業部及財務副總經理報送“結算表”，并將合同糾紛數、違約原因及責任、解決情況、變更解除合同等信息，上報財務副總經理、CMO、CEO。 銷售業務合同實施完成后，市場部將雙方簽字的工程任務書交財務部，財務部將合同原件（含各種附件）8、驗收報告、工程任務書等相關資料歸檔備查，相關的技術資料歸技術部門管理。l 各業務部門對合同實行分類專項管理，作為實施、查詢的依據。 市場部負責本部門銷售業務合同管理； 辦公室負責一般經濟合同管理。1.5 合同的履行1. 銷售業務合同的實施：l 市場部將合同工程中心實施前，業務人員應及時填寫工程任務書，分別交相關的工程實施部門簽字確認，工程任務書的填寫按照順序進行（具體參見附件）。l 工程實施中心接到工程任務書后，應及時向業務人員通報項目進展情況，業務員也應經常、主動與客戶服務事業部取得聯系，保證合同的順利實施。2. 合同的變更：l 填制合同變更通知單（或補充合同），說明變更的原因及變更的內容9、。l 合同變更程序：將合同變更通知單或補充合同并附上原合同，按以上合同管理程序執行。l 合同變更通知單或補充合同屬原合同的一部分，應與原合同一并保管，與原合同具有同等的法律效力。3. 公司財務部、財務副總經理、CMO有權對經濟合同的簽訂和履行進行監督、檢查和審計。4. 發生經濟糾紛時，業務人員應及時將有關情況及資料報送財務副總經理、CMO、法律顧問，共同提出處理意見，以相應的手段解決，并同時報告財務部合同管理人員。1.6 附件：工程任務書工程名稱：任務提出時間：合同背景聯系人：聯系電話：計劃 天時間完成工程實施預算費：要求描述： 業務員簽字：如任務接受部門確認工程合同能夠在計劃時間內完成， 接受部門任務部門負責人簽字： 財務意見1、工程合同的預付款是否到達公司帳戶？ 是 否2、物料部門計劃在： 年 月 日內時間完成物料的準備工作3、合同、方案等資料是否交送相關部門？ 是 否其他：財務副總簽字：任 務接、受部門信息接受任務部門：接受任務時間：任務完成情況：其他情況說明：項目實施結算費用任務完成部門簽字： 業務簽字：財務簽字：