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1、企業公司行政管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行 政 管 理 制 度 第一章 總 則第一條 為維護本公司工作秩序，使公司管理規范化、標準化，特制定本制度。第二條 公司全體員工必須遵守本制度。第三條 本制度監督實施部門為公司辦公室。第二章 公文管理第四條 公司文件包括：通告、通知、規定、決議、請示、報告、函、會議紀要和會議簡報。第五條 文件簽發程序：公司文件由主辦部門起草，交由辦公室審核后，報總經理簽發。第六條 公司所有文件必須以公司名義對外發文。第七條 所有會議紀要必須報送董事長和總經理，并按會議內容涉及范圍2、印發分管領導和相關部門。第八條 公司印發的各類公文，應嚴格執行標準格式，擬定好的文稿在送簽前應用A4紙打印工整。第九條 辦公室為公司的公文管理部門，所有公文均由辦公室保留簽發件及成文件存檔備查。各部門文件應妥善保管、防蟲、防霉、防丟失，保證公文安全。第十條 發文時，經辦人必須在辦公室文件印發登記薄上編號、登記；借閱文件須報經總理審批同意，并由借閱人在辦公室文件借閱登記薄上簽字，借閱人須保證文件的完整與安全，借閱后在規定時間內歸還。第三章 印章管理第十一條 公司印章僅用于承辦公文和辦理公司業務之用，不得用于其它用途。未按規定流程審批，印章管理人員不得用印。第十二條 公司印章的類別分為公司行政公章3、公司財務專用章、公司合同專用章。第十三條 公司行政公章由辦公室負責人管理，財務專用章由財務部負責人管理，嚴禁其他任何人借用、保管和使用印章。第十四條 印章使用嚴格實行登記審批制度。其流程如下：經辦人整理需用印的文件、資料等報部門負責人簽字同意報公司總經理（董事長）簽字同意印章保管人登記（印章使用登記薄）印章保管人用印。第十五條 公司辦公室和財務部要加強對印章保管人的管理，印章保管人請假外出，必須將印章及使用登記簿交由指定的人員進行保管；印章保管人離職時必須按程序進行移交。第十六條 不得無故外出時隨身攜帶印章，外出辦理業務需攜帶印章時，須報總經理批準，由印章保管人陪同前往辦理。嚴禁在空白的信箋4、合同上用印。第十七條 印章的管理要求一、公司各類印章必須存放在保險柜，不得隨意放置。二、印章使用應嚴格遵守第十四條規定的用印流程，認真填寫印章使用登記薄，用印審批人簽字齊全，方可用印。未經批準，嚴禁擅自用印。三、緊急情況下，如果用印審批人不在，印章保管人必須親自打電話給用印審批人，經同意后方可用印。并在用印審批人返回公司后，立即補簽。四、印章移交時須辦理移交手續，填寫移交登記表，移交人、接交人、監交人三方簽字確認。五、公司因管理需要，出現印章停用、上交、封存、清退、存檔、銷毀，必須將經辦人員、處理及程序詳細記錄歸檔。第十八條 印章必須妥善保管，如有遺失，必須第一時間向公司總經理匯報，并采取果5、斷處置措施。第十九條 嚴禁任何人非法私自用印，違反以上規定者，公司將追究相關人員的責任，若給公司造成經濟損失或不良社會影響者，公司將追究其法律責任。第四章 會議管理第二十條 除股東大會、董事會、監事會等根據公司章程規定召開的會議以外，公司日常工作會議分為以下五類：一、工作匯報會由公司董事長主持，總經理、副總經理、財務總監參加。必要時由董事長決定，公司各部門負責人也可參加會議。二、總經理辦公會由總經理主持，每周召開一次，根據工作需要，也可臨時召開。會議參加人員為公司高管層和各部門負責人。三、專題工作會根據工作需要，由公司總經理或副總經理主持召開。會議參加人員由會議主持人決定。四、部門工作會由各部6、門負責人主持，部門全體人員參加，分析業務發展情況，研究布置本部門工作。五、公司員工大會由總經理主持，邀請董事長到會指導，全體員工參加。通報公司業務發展及經營情況和布置工作任務等。第二十一條 公司所有會議必須印發會議紀要，員工大會印發會議簡報。會議紀要的起草、簽發、報送范圍以及歸檔管理，按照第七條規定辦理。第二十二條 會議紀律一、參會人員準時到會，不得遲到、早退。二、參會人員須將手機置于靜音或振動狀態，確因工作需要接聽電話的，可以到會場外接聽。三、參會人員未經同意，不得中途退場。四、參會人員因特殊原因不能按時參會的，須提前請假。五、參會人員應按公司保密規定，嚴守會議秘密。第五章 檔案管理第二十三7、條 公司檔案分為以下幾類一、文書檔案政府及監管部門下發的各種文件；公司發展規劃、年度計劃、總結、報告等；公司重大事件的調查報告及處理意見等；人事檔案材料、各種管理制度等。二、技術檔案公司經營過程中形成的經營方案、項目可行性報告、項目評估書、紙圖、圖表、各類業務資質證書、有保存價值的文字材料和計算材料等相關部門提供的信息資料等。三、辦公設施資料辦公設施購置合同、質保書及使用說明書等；安全、調試、運行辦公設施的報告、記錄等。四、業務檔案營銷策劃資料及相關客戶資料、信貸業務貸前調查資料、貸審資料、放款業務資料、貸后管理資料等業務檔案以及訴訟法律文書等。五、財務檔案財務憑證、各種報表、會計賬薄、財務分8、析、借貸合同、擔保合同、公證書、報表說明等。六、書籍、報刊、音像資料公司訂閱、購買的各種雜志、報刊、書籍以及在各項活動形成的有價值的原始資料。第二十四條 檔案立卷的方法和要求一、公司檔案應按照時間、種類、重要程度等順序分門、別類的立卷歸類。二、公司檔案按密級度分為：絕密、秘密、普通三個等級，并標注在卷宗的封套上。三、檔案資料歸類整理后應編寫卷宗標題，標題應包括編號、檔案名稱、時間等內容。四、檔案資料收集完整后及時存檔，普通的檔案備檔一份，絕密、秘密及使用頻繁的檔案應備份兩份；各部門檔案每年集中歸檔一次，于次年元月三十日前移交檔案室；財務檔案由財務部負責管理。五、保存期限各類檔案材料視其價值確定9、保存期限，保存期限分為長期和定期。一般雜志、報刊可定期處理，重要檔案則做長期保存。第二十五條 檔案資料的管理一、公司檔案的管理、借閱由專人負責，檔案管理員應做好文件、資料的收集、整理、立卷、歸檔等工作；各部門存檔資料應有專人保管。二、檔案要有嚴格的防火、防盜、防蟲、防潮等安全措施，檔案管理員應定期檢查保存情況，發現問題及時匯報、及時處理。三、各部門或個人移交檔案時，須填寫移交清單，同時應有監交人。移交清單一式三份，移交人、接交人、監交人簽字后各執一份。四、無存檔價值的文書檔案經過鑒別并報總經理審批后可定期銷毀。銷毀文書應進行登記，有專人監督，確保不丟失，不遺漏。第二十六條 檔案資料的查閱一、查10、閱、借閱一般報刊、書籍、雜志需在檔案管理員處登記。二、查閱秘密級以上檔案資料，需報分管副總經理或總經理審批同意后方可進行。復印、摘抄公司業務類檔案需報副總經理或總經理審批同意，復印、摘抄公司檔案需報總經理審批同意，并在檔案管理員處進行登記。三、若在借閱過程中發生圖書、資料的破損，借閱人須負責修復并處罰款50元以上，若發生密級檔案損毀、遺失，應追究相關人員的責任。第六章 信貸業務檔案管理第二十七條 基本概念和要求一、信貸業務檔案是指我公司在辦理信貸業務過程中形成的用以記錄和反映信貸業務全過程及與信貸客戶關系的重要文件、憑據和圖表。主要由客戶的基本資料、信貸業務中的相關契約和公司信貸管理資料等組成11、。二、信貸業務部門負責客戶信貸業務檔案移交前的收集、整理和立卷工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責。辦公室檔案管理員負責客戶信貸業務檔案移交后的整理、立卷、歸檔、保管和日常維護工作，并對移交后的法人客戶信貸業務檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負責。三、各部門要認真貫徹執行公司制定的有關法人客戶信貸業務檔案的移交、立卷、歸檔、調閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，做到科學管理、有效利用，嚴防損毀散失，確保法人客戶信貸業務檔案的完整和安全。四、客戶信貸業務檔案必須集中到辦公室檔案管理室統一管理。五、信貸業務檔案涉及我公司和企業的秘密，檔案管理人員、調閱人員和其他相關人12、員均需嚴格執行保密制度。六、權證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上應存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響公司權益的前提下，可以存放復印件。主管信貸員要將復印件與原件核實，在復印件上簽署“經核對與原件一致”字樣和核對日期并簽名確認。七、客戶信貸業務檔案的建立實行一戶一檔、一筆（項）一卷，即一個客戶除權證類以外的所有檔案存放一起，一筆業務（一個項目）的檔案設為一卷（一個借款合同項下分次發放的視同一筆）。每個客戶檔案內再分為立卷區和歸檔區，在立卷區存放執行中業務的要件類、管理類、保全類檔案，在歸檔區存放已經執行終了業務的要件類、管理類、保全類檔案。八、權證類檔案存放區域為權證區，13、其中有價單據、其他權證類檔案必須存放于檔案庫內的保險柜中。執行中的借據由會計部門集中入庫保管，執行終了的借據按照要求歸檔。第二十八條 部門職責一、信貸業務部門負責信貸客戶檔案的收集、整理、組卷，并對檔案資料的真實性、完整性、有效性負責。并負責將經過監督的信貸管理檔案移交辦公室檔案管理室。二、辦公室檔案管理員負責信貸業務檔案的審查、審核工作，對入庫前的信貸客戶檔案的完整性、合法性、有效性和一致性進行審查，對檔案資料的完整性、合法性、有效性和一致性負責，并負責信貸客戶檔案資料整理、入庫和日常管理工作；對入庫的客戶信貸業務檔案的安全、提供利用、銷毀、保密等負責。第二十九條 歸檔范圍一、權證類，即采用14、抵押、質押擔保方式的信貸業務中，能夠證明我公司享有抵（質）押權及抵（質）押物價值的資料；二、要件類，即辦理信貸過程中產生的能夠證明信貸業務的合法性、合規性的基本要件；三、管理類，即客戶的基本資料；四、保全類，即通過訴訟或仲裁等方式保全信貸資產和風險信貸資產管理的相關資料，五、綜合類，即內部管理資料。第三十條 各類檔案的主要內容一、權證類檔案包括抵（質）押物評估報告和作價依據，抵（質）押物所有權、使用權證或證明文件，已辦理抵（質）押登記的他項權證或有關證明文件，抵押物清單，權利質押中的各種有價單據，抵（質）押物保險單，抵（質）押公證書（客戶辦理的要收集）等。二、要件類檔案包括信用等級評定報告及授15、信資料，客戶信貸業務申請書，信貸業務調查報告，信貸業務調查審查批表，貸審會會議紀要，上級管理部門審批 （咨詢）意見，貸款意向書，貸款承諾函，信貸業務借款合同（協議書）、借據、擔保合同（擔保協議）或擔保函，到、逾期貸款本息催收通知及回執，貸后跟蹤檢查記錄和貸款檢查報告，企業經營活動分析報告，保證金進帳證明材料，貸款五級分類認定表（季度），以及涉及貸款審查、審批、發放的其他必要資料。三、管理類檔案包括借款人的基本資料和擔保人的基本資料。主要有企業法人營業執照副本或復印件，事業單位登記表副本或復印件，企業資質登記證復印件，特種經營許可證復印件，外商投資企業外匯登記證復印件，中華人民共和國組織機構代碼16、證書復印件，貸款卡證明材料復印件以及以上資料的最新年檢證明，企業法人注冊資本驗資報告復印件或有關注冊資本來源的證明材料，法定代表人、負責人或代理人的身份證明復印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本，法人授權證明書，企業章程、聯營協議復印件，印鑒卡，企業變更登記有關文件的復印件，企業各期財務報表，企業轉制、改組等重大行為的相關資料，客戶資料數據采集表，有關審計報告，需要政府管理部門批準事項的文件復印件等。自然人作為保證人的還應包括保證人及配偶的有效身份證件、結婚證書、保證人的居住證明或戶口本的索引卡、保證人財產及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔保的書面文件。四、保全類檔案包括貸款訴訟全過17、程相關資料，全部相關貸款檔案，以物抵貸資產清單、權屬證明、抵貸協議、法院裁定書，投資資產的投資協議書、股權證明、投資資產劃撥憑證等法律文書和其他必要資料；企業兼并、破產的有關資料及證明文件等；呆壞賬核銷的相關資料。五、綜合類檔案包括公司內部有關信貸業務的各類報表，授權及轉授權文件，行業分析資料，信貸分析報告，調查檢查報告，審計稽核報告等。第三十一條 整理和移交一、信貸客戶檔案的整理（一）組卷。信貸客戶檔案按照借款人建立，一戶一檔，一筆（項）一卷。1.“權證類”檔案按抵（質）押合同立卷，一合同一卷。2.隨每筆業務發生而形成的“要件類”檔案，按筆立固定卷，一筆一卷。同一申請人、對應同一交易合同，且18、同一日簽發的多筆銀行承兌匯票業務要件類檔案可以立一卷。單獨立卷的“要件類”檔案，按內容立活卷，同一內容立一卷。最高額低押合同、最高額保證合同、貿易融資業務中的總協議等應單獨立卷。3.“管理類”檔案，按“借款人”和“擔保人”分別立活卷。根據檔案數量立一卷或數卷。立一卷的，卷內文件的排序參照本辦法附件；立數卷的，應相對固定案卷排放的位置和次序。擔保人是公司借款人，借款人和擔保管理類檔案中的相同資料可不重復保存，但應在擔保人管理類檔案卷內目錄中就未重復保存的資料注明“見該客戶借款人管理類檔案”。4.“保全類”檔案根據檔案數量立一卷或數卷，為活卷。5.“綜合類”檔案，按照年度一內容立卷，同一年度、同一19、內容的綜合類檔案立一卷或數卷。“綜合類”檔案為活卷，卷內文件按照形成時間先后順序排放。（二）編目。信貸客戶檔案的編目包括編寫卷內文件頁碼和文件順序號，填寫卷內文件目錄和填寫封面。1.編制頁碼。隨每筆業務發生而形成的“要件類”檔案以“卷”為單位編寫大流水頁碼，其它類檔案以“件”為單位編寫頁碼，以“件”為單位編寫頁碼時，已有頁碼的，不再重復編寫。2.編制文件順序號。除隨每筆業務發生而形成的“要件類”外，信貸客戶檔案的其他種類案卷須按卷內文件的排放順序，在每份文件首頁右上角標注順序號。3.編制目錄。信貸客戶檔案案卷文件目錄的格式及填寫要求詳盡。4.填寫案卷封面。隨每筆業務發生而形成的要件類檔案案卷封20、面填寫內容包括“檔案存放位置”、“貸款種類（內容）”、“合同號”、“客戶名稱”、“檔號”、“立卷人”、“監督人”及“檔案管理人”9項。其他類別檔案的案卷封面“檔案存放位置”、“立卷人”、“監督人”和“檔案管理人”4項為必填項，其他項為選填項。（1）“檔案存放位置”分兩欄，第一欄填寫“立卷區”的“檔案存位置”，第二欄填寫“歸檔區”的“檔案存放位置”。（2）“貸款種類（內容）”項的填寫由案卷的檔案類別決定，隨每筆業務發生而形成的“要件類”，“貸款種類（內容）”項填寫該貸款的業務種類；其他類別檔案，“貸款種類（內容）”項填寫該卷檔案的主題內容。（3）“合同號”項的填寫由案卷的檔案類別決定。對隨每筆業21、務發生而產生的“要件類”檔案，“合同號”項填寫該筆貸款的貸款合同號；對“權證類”檔案，如權證類檔案對應的抵質押合同與一般貸款合同是一對一關系，“合同號”項填寫貸款合同號；如權證類檔案對應的抵質押合同為最高額抵質押合同，“合同號”項填寫最高額抵質押合同號。（4）“立卷人”指主管信貸員或業務經辦人；“監督人”指信貸作業監督人員；“檔案管理人”指檔案部門有關人員。二、信貸客戶檔案的移交信貸業務，由主管信貸員整理信貸業務原始資料，并對信貸業務原始資料進行初步審核、整理，編制移交清單，并于業務辦理后7個工作日內移交辦公室檔案管理室。貸后風險分析報告、企業各期財務報告、各種證書的年檢證明復印件等業務后續資22、料，應及時移交，即主管信貸員取得資料后，應在每月10日之前將上月接收的檔案資料移交辦公室檔案管理室。辦公室檔案管理員應在收到檔案資料之日起7月個工作日內完成對檔案資料的完整性、合規性、有效性的審查、審核， 審查、審核存在問題的，要求受理時進行補充、整改，信貸業務檔案資料經審查完整、合規、有效的，應整理、入庫保管。三、辦公室檔案管理室接收信貸客戶檔案時，必須嚴格履行交接手續，認真審核以下內容：（一）核對移交檔案的數量和每份文件的頁數；（二）核查每份文件資料的構成要素，包括名稱、內容、簽章、日期。審核無誤后方可辦理交接手續。對于存有問題的檔案或不屬于歸檔范圍的資料應及時退回，交督促移交人員盡快補齊23、資料或修改有誤部分，原則上應在7個工作日內重新辦理移交。第三十二條 歸檔和排放一、信貸客戶類檔案的歸檔和排放。（一）歸檔。檔案管理員接收信貸客戶檔案后，須及時編制檔案存放位置、著錄檔號和著錄檔案盒，完成歸檔工作。1.“檔案存放位置”指檔案管理室為反映檔案案卷的實際存放位置，按照一定規則編制的一組符號。信貸客戶類檔案中權證類、要件類、管理類、保全類檔案的“檔案存放位置”由“企業順序號+分區標志檔案類別+盒號”構成；綜合類檔案的“檔案存放位置”由“年度+盒號”構成。（1）企業順序號指企業順序對照表中的順序號（2）分區標志分別用字母A、B、C、D表示，A表示權證區，B表示立卷區，C表示歸檔區，D表示24、綜合區。（3）檔案類別分為6類，權證類檔案用01表示，隨每筆業務發生而產生的要件類檔案用02表示，單獨立卷的要件類檔案用021表示，管理類檔案用03表示，保全類檔案用04表示，綜合類檔案用05表示。（4）盒號指一類檔案下檔案盒的順序號。（5）權證類檔案中存放在保險柜的，“分區標志檔案類別”用A01表示；存放在檔案密集架上的，“分區標志檔案類別”用B01表不；執行結束后，“分區標志檔案類別”統一用C01表示。2.檔案管理員完成案卷“檔案存放位置”編制后，應須及時編制“檔號”。3.檔案管理員編制完“檔號”后，須及時將其著錄在案卷封面上。4.檔案盒的填寫包括“盒封面”和“盒脊”。檔案盒封面的填寫項包25、括“企業全稱”和“企業代碼”。檔案盒脊背的填寫項包括：“企業名稱”、“年度”和“檔案存放位置”。其中“年度”表示該盒檔案實體案卷發生的年份，跨年度的則填寫起始年結束年，“年度”項為非必填項。（二）排放。1.“權證類”檔案存放在檔案室的保險柜中，抵（質）押物（權）的外部評估報告及復印件材料存放在檔案密集架上（立卷區要件類前）；執行結束后，歸還客戶以后的剩余權證類資料轉移到檔案密集架上（歸檔區要件類前）。2.“要件類”、“管理類”和“保全類”檔案以企業為單位排放，同一企業的“要件類”、“管理類”和“保全類”檔案排放先分區：立卷區和歸檔區；后分類：要件類、管理類、保全類。在立卷區存放執行中的要件類、26、管理類、保全類檔案，在歸檔區存放已經執行終了的要件類、管理類、保全類檔案，在每一類別下按順序排放。3.“綜合類”檔案單獨構成“綜合區”。“綜合類”檔案的排放，分年度，同一年度下按內容分類。（三）結清后檔案的轉移。結清后，信貸業務部門要將借款合同、保證合同、抵（質）押合同從客戶手中收回。“要件類”檔案以及失效的管理類檔案，檔案管理員憑會計部門的收回貸款本息通知單或新的管理類資料，將已結清業務或失去時效的相關檔案文件從立卷區抽出，修改目錄、檔案盒封面等相關信息，加蓋收回印戳后，放入該借款人的歸檔區保管。二、信貸管理檔案的歸檔和排放（一）歸檔。檔案管理室接收信貸管理檔案后，按照下列步驟完成歸檔工作：27、1.編制“檔案存放位置”。“檔案存放位置”編制規則為：年度期限-大類-屬類-子類-順序號。營銷類為：年度期限-信貸管理-營銷-內容-順序號；審查審批類為：年度期限-信貸管理-審查審批-內容-順序號；信貸監督類為：年度期限-信貸管理-信貸監督-不良信貸資產管理-內容-順序號；綜合類為：年度期限-信貸管理-綜合類-內容-順序號。如200715-信貸管理-綜合-制度-1。2.填寫案卷目錄或文件目錄。信貸監督類和綜合類檔案完成歸檔后，檔案人員要續填文件目錄。營銷類、審查審批類、不良信貸資產管理類檔案完成歸檔后，檔案人員要續填案卷目錄。（二）排放。信貸管理檔案作為一類專項檔案，專區存放，按照“年度-類別28、”排放。不同類別的信貸管理檔案不能混合排放，每一類別下，不同內容的檔案資料不能混合排放。第三十三條 保管和利用一、權證資料存放在檔案庫保險柜中保管，在確保安全的前提下，雙人雙鎖。二、檔案管理人員要對客戶信貸業務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，不得違章借出信貸業務檔案或透露檔案內容。要定期檢查客戶信貸業務檔案的保管理情況，檢查間隔期為每季一次，并書面記錄檢查結果。三、信貸客戶檔案（不含綜合類檔案）保管期限為：有信貸關系的借款人檔案永久保管；結清全部信貸業務的借款人，從該客戶與我公司的最后一筆信貸業務結清后次年的1月1日起，保管五年。四、信貸客戶綜合類檔案保管期限為五年，其中各種報表的年度匯總表為29、十年。五、客戶信貸業務檔案保管及銷毀清冊為永久保管。六、調閱和外借（提取）（一）借款人信貸業務檔案調閱、外借（提取）的權限。客戶經理只能調閱或外借（提取）自己主管客戶的檔案。（二）信貸客戶檔案的調閱和外借。1.“調閱”是指利用人員在檔案室現場利用檔案。調閱信貸客戶檔案必須嚴格履行調閱手續。調閱信貸客戶檔案，須經業務主管經理簽字和檔案管理部門負責人簽字同意；檔案保管人員調閱信貸客戶檔案，須經本部門負責人簽字和檔案管理部門負責人簽字同意；信貸業務部調閱信貸客戶檔案，經部門負責人簽字和檔案管理部門負責人簽字同意；公、檢、法等部門人員調閱信貸客戶檔案，須持本人有效證件和單位公函，經信貸業務主管經理審批30、同意，并由接待部門人員陪同，方可調閱。調閱人對所需的檔案可以復印，但不得將原件抽走。2.“外借”是指利用人員將檔案借出檔案室。信貸客戶檔案原則上不準外借，確因工作需要借出的，必須嚴格履行外借審批手續。借出信貸客戶檔案，需經貸款業務部門和檔案保管員、信貸業務主管經理審批同意，最長不得超過15天。3.“提取”是指信貸業務部門將客戶的權證資料提出檔案部門歸還客戶。權證資料的提取須嚴格履行審批手續，業務終了時，由業務人員（客戶經理）持會計部門貸款本息已收回憑證和收押憑證，經信貸業務部門、檔案保管室、信貸業務負責人簽字同意，方可辦理提取。（三）信貸管理檔案的調閱和外借調閱信貸管理檔案須填寫調閱審批單，經31、形成信貸管理檔案的信貸相關部門、檔案管理室負責人簽字同意。公安局、檢察院、法院調閱和外借信貸管理檔案的程序參照信貸客戶檔案執行。信貸管理檔案原則上不準外借，確因工作需要借出的，必須嚴格履行外借審批手續。借出信貸管理檔案，需我公司法人、信貸業務主管經理審批同意，最長不得超過15天。（四）檔案管理室不直接針對客戶或系統外人員辦理法人客戶信貸業務檔案的調閱或外借（提取）。第三十四條 鑒定和銷毀一、借款人客戶信貸業務檔案保管期滿后，由信貸業務檔案鑒定小組進行鑒定。信貸業務檔案的鑒定小組由信貸業務部門和綜合檔案管理部門組成， 總經理賴福春擔任組長，小組成員由信貸業務部、風控部、財務部、辦公室檔案管理相關32、人員共同組成。二、鑒定工作流程：（一）綜合檔案管理部門對超出保管期限的檔案列出清單。列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、擬銷毀時間等內容，提交鑒定小組審核。（二）鑒定小組對超出保管期限的檔案逐筆進行鑒定。（三）鑒定小組出具鑒定意見，小組成員簽字確認。（四）經小組鑒定確已失去保存價值的檔案，由檔案人員編制檔案銷毀清單，隨鑒定意見報信貸業務主管經理批準后，方可銷毀，鑒定意見及銷毀清單永久保管。（五）經信貸業務檔案鑒定小組鑒定仍有保存價值的檔案，再保管5年，保管期滿后，重新鑒定。第七章 保密管理第三十五條 公司秘密涉及公司及員工根本利益，全體員工都有保密義務。33、應具備高度的保密意識，特別在對外交往和合作中要注意不能泄密。第三十六條 公司秘密包括下列事項一、公司重大決策中的秘密事項。二、公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策。三、公司內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。四、公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表。五、公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。六、公司職員人事檔案、工資性、勞務性收入及資料。七、其它經公司確定應當保密的事項。第三十七條 公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。第三十八條 公司密級的確定一、公司經營發展中，直接影響公司權益的重大利益為絕密級；二、公司的規劃、34、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級；三、公司人事檔案、合同、協議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。第三十九條 屬于公司秘密的文件、資料，應標明密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。第四十條 屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由總經理指定專人執行；采用電腦技術存取、處理、傳遞的上具體經辦人員負責保密。第四十一條 對于密級文件、資料和其它物品，必須采取以下保密措施：一、未經分管副總經理或總經理批準，不得摘抄或復制。二、收發、傳遞和外出攜帶，由專人擔任，并采取必要的安全措施。三、在設備完善的保險裝35、置中存放。四、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經總經理批準。五、屬于公司秘密的資料使用、保存、銷毀，由公司指定部門負責執行，并采取相應的保密措施。第四十二條 具有屬于公司秘密內容的會議和其它活動，主辦部門應采取下列保密措施。一、選擇具備保密條件的會議場所。二、根據工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定。三、依照保密規定使用會議設備和管理會議文件。四、確定會議內容是否可以傳達及傳達范圍。第四十三條 不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場談論公司秘密，不準以任何方式泄露公司秘密。第四十四條 公司工作人員發現公司秘密可能泄露的，應當立即采取36、補救措施并及時向分管副總經理報告。分管副總或總經理接到報告后，應立即作出處理。第八章 辦公區環境、秩序管理第四十五條 辦公環境及辦公秩序的管理一、公司來訪客人，需填寫來訪人員登記表，在會客室等待，由前臺接待安排會見。與本公司無關的人員一律不準進入辦公區，嚴禁在下班后，節假日將陌生人帶入公司辦公區。二、為提高工作效率，辦公區應保持嚴肅安靜，嚴禁聊天、談笑、大聲喧嘩等行為。三、員工辦公桌面應保持整潔有序，桌內不得存放現金及貴重物品。四、上班時不準做與工作無關的事，嚴禁在辦公室吃食物、化妝、睡覺、看小說、玩電腦游戲等。五、員工之間要禮貌相處；接聽電話用語要標準、文明、禮貌；在辦公區內站姿、坐姿要得體37、。六、辦公區內嚴禁吸煙、隨地吐痰、亂扔雜物。七、辦公區保持環境衛生、走道、墻壁及衛生間隨時保持清潔。各辦公室保證充足的光線，辦公區內的植物應經常更換，保持植物的新鮮和良好的室內空氣。八、公司辦公環境及辦公秩序的維護由辦公室負責并進行監督管理。第四十六條 員工著裝管理一、員工著裝代表公司形象，在工作時間須按公司要求統一著裝，佩戴工作牌。試用期員工應按要求穿著與公司制服顏色一致或相接近的服裝，轉正后按公司統一配置著裝。公司制服分夏裝和冬裝兩種，其穿著時間分別為：夏裝，5月1月日至9月30日；冬裝，10月1日至次年4月30日。二、員工儀容儀表應整潔、大方、得體，頭發應梳理整齊，女性員工上班不得化濃妝38、，不得染燙夸張的發型；男性員工不留長發，不留胡須。工作時不得穿拖鞋、布鞋。穿著的制服應保持整潔，經常清洗、熨燙，如有破損要及時修補。三、公司領導應經常檢查員工著裝是否規范，若有違反應予以批評和糾正，檢查中發現員工三次以上沒按公司要求著裝的，視情況給予書面警告處分。第九章 安全保衛、值班管理第四十七條 安全保衛管理一、為保證公司辦公環境的安全、有序，各部門要重視防火、防盜和安全工作，堅持“預防為主”的原則，做到有備無患，萬無一失。二、辦公區要不定期檢查火源、電源、消防栓、報警器等設施使用情況，辦公區嚴禁煙火。三、公司領導辦公室、財務室、文印室、檔案室為機要重地，無關人員不得隨便進入，外來人員未經39、許可嚴禁入內。四、公司上下要樹立“安全第一”的思想，嚴禁在辦公區內吸煙，禁止違規使用電器，一切電源在無人時應立即關閉，杜絕各種消防隱患。五、消防通道必須保持暢通，嚴禁堆放物品堵塞消防通道。六、全體員工無論是在工作區或非工作區，一律不許亂接電源，電線、電器殘舊不符合規范的，應及時更換。第四十八條 值班的規定一、各部門根據工作需要應提前做好日值班人員的安排，值班人員應服從安排。二、值班人員應堅守崗位，不得撤離職守，加強值班責任心。三、值班人員根據值班安排表，輪流值班，并做好值班交接記錄工作。值班人員遇特殊情況可由公司領導臨時調換值班人員。第四十九條 值班人員職責一、負責查勘現場，檢查安全隱患，承接40、上級通知事項，遇有緊急、重要事項，應及時向公司領導報告，根據領導指示進行處理。二、接待公司來訪人員，做好值班記錄，不得在值班時間將陌生人或親屬帶進值班區域。三、值班人員應保持通訊工具的暢通，以便與外界及公司領導的溝通聯系。第五十條 公司辦公室要有高度的責任感，經常檢查、督促各部門的安全保衛措施的落實情況，發現問題，及時消防隱患。第十章 辦公用品管理第五十一條 財務部是公司辦公用品的統一采購和管理部門。第五十二條 需要辦公設備或用品的部門，應填寫辦公用品申購表，報分管副總簽字，呈總經理簽字批準后，由財務部統一采購。第五十三條 財務部采購辦公用品，應向不少于3家的供應商發出購買需求，各供應商提供單41、價單，經過篩選，擇優確定供應商。若為大額采購，按公司的相關招標采購程序進行。第五十四條 選擇好供應商后，與其簽訂供貨合同。所有合同的簽訂，必須進行審查。第五十五條 辦公用品到貨后，財務部要對照交貨單和訂購單檢查貨物。經核對無誤后，在交貨單上簽字驗收，然后將交貨單聯留存歸檔。第五十六條 辦公用品進入倉庫后，由庫管人員按照貨物的種類、規格、等級、存放次序等分區存放，并按定購需求發放和登記。第五十七條 財務部收到發票后，對照交貨單、訂購單和入庫單，確認三單貨名、數量、金額是否相符，由財務部經理審核，報經總經理審批同意后方可支付貨款。第五十八條 貨物入庫后，庫管員利用庫存記錄卡進行管理。每一種物品都需配有庫存記錄卡。庫管員利用庫存記錄卡登記、接收和發放物品，隨時掌握用品的最大庫存量、最小庫存量和續訂量。第五十九條 辦公用品應每月進行一次大盤點，每半月進行一次小盤點。要做到帳物相符，帳帳相符。若出現盤虧或盤盈應及時查找原因。第六十條 對庫存的辦公用品編號存放、標志清楚，定期清掃和整理，并采取必要的防火、防潮、防盜等安全措施。第六十一條 對過時、失效、報廢的辦公用品要填寫報廢單，經審核批準后方能報廢。第六十二條 辦公用品的發放需由領用人填寫辦公用品領用單，報部門負責人簽字后方可領用。辦公用品必須用于工作，不得挪作私用。