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1、公司收發文程序及要求管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 10 總則為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。20 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。30 收文的管理31 公文的簽收311 凡來公司公啟文件（除公司領導訂啟的外）均由收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）后分別交辦公室機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均要注意2、檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。312 對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。32 公文的編號保管321 辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應交辦公室辦理正常手續。322 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。33 公文的閱批與分轉331 凡正式文件均需分別由辦公室主任（或副主任）根據文3、件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導（或分管領導）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。332 一般函、電、單據等，分別由辦公室機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。333 為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例外）。34 文件的傳閱與催辦341 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文4、件不得向外泄露內容。342 閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。343 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。344 文件閱完后，應送交辦公室機要秘書，切忌橫傳。345 辦公室機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。346 按5、照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。收文檢查編號閱批傳閱歸檔公啟文件上級文件信封文件文號編號文件處理傳閱單主管領導審閱承辦部門閱辦批 示擬辦意見簽 名收回保管收文管理程序及要求40 發文的管理41 發文的規定411 全公司上報下發正式文件的權力集中于公司，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。412 各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應向公司提出發文申請，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發文，則由公司按機構設置與業務分工統一歸口以公司字發文。413 對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領6、導分管范圍的文件，須由經理批準簽發。其余文件均由分管公司領導批準簽發。42 發文的范圍421 凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。422 公司下發文件主要用于： 公布公司規章制度； 轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件； 公布公司體制機構變動或干部任免事項； 公布公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定； 發布有關獎懲決定和通報； 其他有關公司的重大事項。423 公司上行文、外發文主要用于： 對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定； 同兄弟單位聯系有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建7、經營管理等事宜。424 在公司日常項目開發和經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批準后，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。425 凡各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以簡寫名義用工作簡訊發會議紀要。426 各業務部門與外單位發生的一般業務聯系，可用各簡寫的名義對外發函（應各自編號備查），不用公司名義發文。50 文件的立卷與歸檔51 文件的歸檔范圍511 凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔： 上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復； 公司發出的報告、指示、決定、決8、議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等； 經理辦公室、總務會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄； 公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等； 有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結果； 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材料等； 上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料； 反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品； 公司日志和大事記； 公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。512 業務部門、各群眾9、團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。52 立卷要求521 文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。522 立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。523 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。524 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。60 文件的銷毀61 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，公司機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。62 經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由公司機要秘書和正（副）主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。提出申請草擬初稿修改會簽批準打印清樣校對印刷分發情況確定條理清楚文字簡練審閱定稿文件標題發送范圍印刷份數確立方案擬稿審稿發文存檔發文程序及要求送發公文登記簿日 期文 號收文單位文 別事 由附 件附 本回涵內容