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1、化肥企業分公司收付款流程管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 收付款制度流程一、 收款制度流程1、不同收款方式下“款到”的確認：1)農行現金平臺：客戶存現金到我司對公戶，通過網上銀行查詢貨款，網銀有顯示對應款項信息，即確認款到。網上銀行交易方式顯示“現金”字樣；2)電匯：客戶通過電匯支付貨款到我司對公戶，通過網上銀行查詢貨款，網銀有顯示對應款項信息，即確認款到，網上銀行交易方式顯示“轉賬”字樣；3)農信社收款：客戶匯款到我司農信社賬戶，通過電話或短信查詢貨款，確認有對應款項，即確認款到。4)郵政銀行收款：客戶匯款2、到我司郵政銀行收款賬戶，通過郵政網上銀行或郵政銀行傳真的顯示有對應款項信息，即確認款到；5)POS機刷卡：客戶到分銷中心或分公司代刷卡，交易成功后，銀聯集團客戶服務系統顯示有對應的款項信息，即確認款項進賬；6)銀行匯票：收取銀行匯票，分公司財務送票入行取得銀行的進賬單回執，并經查詢款項進賬后即確認款到；7)銀行承兌匯票：收取化肥公司抬頭的銀行承兌匯票，分公司財務根據化肥公司回傳的代收銀承表，對驗收合格的銀行承兌匯票進行確認。2、銷售模式下的確認1)預收款銷售：收款環節：分銷中心業務內勤根據上述方式確認款到后，在JDE系統中錄入預收款并審批CRM，然后報告分公司財務審核JDE收款。銷售環節：業務3、錄入CRM，業務內勤確認預收款充足后（其中涉及預收款的請參照預收款管理辦法）在JDE系統中轉單，報告分公司執行打印訂單，財務確認有該筆預收款后在提貨單上簽字。預收款核對：財務人員定期以書面形式與客戶確認預收款余額，確保賬實相符。2) 業務員小額授信銷售業務管理程序：申請審批：業務員填寫業務員授信額度申請單，提交給運營區經理；運營區經理進行初核后，提交分公司審批。分公司審批（分公司經理簽字）后，回傳運營區，業務員據此簽訂業務員小額度授信責任書，并告知分銷中心財執；額度確認：業務人員填寫銷售確認單三聯單（必須注明客戶名稱），在銷售類型處標明為“使用小額授信”，并標明使用額度，財務（財執）人員確認該4、額度是否在可用范圍內。確認后，財務（財執）人員在銷售確認單上注明“授信銷售，貨款未收XX元”并簽名。交由運營區經理簽字后，留存財務聯，將業務聯、執行聯分別交予業務人員、執行人員；日常管理：廣東分公司業務員小額度授信使用臺帳由分公司執行人員負責登記，財務部通過每日核對SAP應收賬款科目明細進行復核；額度核銷：貨物出庫10日內（出庫第二日起計算），由執行人員登記授信臺帳，業務內勤負責督促回款，根據上述收款方式確認款到后，在業務員小額度授信使用臺賬中核銷?？蛻羰谛殴芾砹鞒虆⒄湛偛渴谛配N售管理流程執行。分公司應結合對下屬分銷網絡不同的運營、管理模式，在上述基本流程的基礎上，制定實施細則，報總部備案。35、) 退貨沖銷：分公司財務應取得分公司批復的沖銷申請，如已打印提貨單的，須取得該批貨物被注明“作廢”字樣的五聯提貨單復印件。訂單的沖銷：分銷中心業務內勤應取得分公司批復的沖銷申請，如已打印提貨單的，須取得該批貨物被注明“作廢”樣的五聯提貨單復印件。4)返利：返利確認：在各運營區向分公司申請返利時，各運營區財執要對返利的計算進行審核，包括數量、完成程度及返利金額等，并將返利核算表格交由財務部相關人員對此數據進行復核，核對無誤后，交分公司領導和總部產品部領導審批。返利使用：分公司收到XX部總部對鉀肥返利的批復后，由財務部相關人員編撰客戶告知書，將已蓋分公司公章的客戶告知書郵寄或者傳真給客戶，待客戶蓋6、章回傳后由運營區的財執將返利金額錄入JDE，確認為客戶的預收款，然后報告分公司財務部的銷售確認崗審核批款。5）保證金轉預收款做單：必須書面報產品經理審批同意，在JDE中錄入保證金的沖銷單及相應的預收款單，并做收款沖銷審批單傳分公司相關人員審批，分公司財務根據相關人員簽字審批后的收款沖銷審批單，在JDE系統中審批相應的預收款單，同時通知分銷中心業務內勤。3、注意事項1）如果付款單位與收貨單位不一致，必須取得雙方加蓋公章或簽字的代來款書面證明確認款項用途。一次性書面證明應包括：代付款方、匯款時間、金額和用途等信息。長期書面證明應包括：有效時間范圍、代付款方和用途等信息。2）分銷中心業務內勤有責任確7、認來款單位，主要通過確認來款時間、銀行行號、流水單號、進賬單期初期末余額等；確認的方式主要通過讓客戶傳真匯款底單和電話確認。如有條件，在客戶匯款后，應讓客戶在匯款底單上注明購買產品信息和聯系方式，并簽字后傳真至分公司。3）月末對貨款確認書按序裝訂整理。4）凡違反本辦法，給公司造成經濟損失的，視情節輕重，依照化肥公司規章制度對當事人和有關責任人進行處罰。二、付款制度流程1、審批權限根據資金管理原則，為進一步完善內部控制，防范風險，明確各級簽字人的權責，特制定資金審批權限如下：1) 原則上分公司各類資金支付（包括提現和內部賬戶之間轉賬）需由相關業務的經辦人及其部門負責人簽字，交相關財務人員審核、簽8、字，并由分公司財務負責人和分公司經理審核雙簽后，方可付款。代理簽批須出具分公司總經理和財務負責人書面授權書。2) 分公司財務負責人應對管轄區域內的資金安全負責，對資金使用的合理合法性負責，對提供的審批依據的真實性、完整性負責。3) 分公司財務有權對不符合公司規定和授權的資金支付予以拒付，并向化肥公司財務部匯報。2、審批流程資金支付批準程序：經辦人填寫分公司付款申請申批單、提供付款單據，載明具體金額、資金具體流向(即有明確的收款人、付款人、用途、具體賬號等)，有效附件。有效簽字人在付款單據上簽字，視為完成資金調動批準程序。未載明具體金額或資金具體流向的申請不能視為有效支付批準。1）借款的支付由經9、辦人填寫借款單，領用事由，經部門負責人簽字確認，分公司財務負責人和分公司經理雙簽。2）支票領用由經辦人填寫支票領用單，領用事由，經部門負責人簽字確認，分公司財務負責人和分公司經理雙簽后方可領用支票。使用后由出納登記支票領用登記薄。3）管理費用報銷由經辦人填寫費用報銷單，附相應單據附件，經部門負責人簽字確認，分公司財務負責人和分公司經理雙簽。詳見廣東分公司費用管理及報銷制度。4）經營費用支付u 見票付款：a、由分銷中心業務內勤審核費用發生的真實性、合理性，JDE中核銷相應費用，填制經營費用核銷審批單，列明費用項目、單價、費用總金額或支付限額、以現金方式結算的原因、資金來源、然后交由分銷中心負責人10、審批確認。b、分銷中心業務內勤將分銷中心核銷單據、合同、發票等單據郵寄至分公司物流執行。c、分公司物流執行復核并填寫分公司付款申請/審批單并在JDE中審核相應物流費用，物流執行經理簽字確認后，由財務經辦審核（合同、金額、發票），交分公司財務負責人及分公司經理簽字確認，分公司財務安排付款。u 預付款物流執行人員根據對方單位的預付要求、雙方簽訂的協議（合同），填寫付款申請，交物流經執行理審核簽字，財務人員審核協議（合同）、已預付對方公司的余額，分公司財務負責人及分公司經理在審核申請程序完備的情況下，批準支付，財務付款。財務人員應跟蹤預付賬款的核銷情況，款項支付后一周內應取得對方發票，如有超過期限的11、預付賬款，應及時通知財務負責人協調解決，并有權暫停對該客戶的付款，核銷手續同見票付款審批手續。u 支付方式經營費用的支付方式以電匯為主，主要涵蓋以下項目：a、鐵路部門及配貨站不接受以轉賬方式結算的二次移庫發生的裝卸費、運雜費；b、配送費用及倉庫到門市之間發生的移貨、裝卸、運輸費；c、其他特殊情況：如春節期間及銷售旺季，倉庫方裝卸隊力量不足時，由我方雇工發生的庫存貨物倒垛費、裝卸車費。5）專項費用支付u 向分公司借款支付專項費用，由經辦人填寫借款單，附化肥公司的批準手續，經部門負責人簽字確認，依據化肥公司相關規定，經分公司財務負責人和分公司經理雙簽后支付款項。u 個人墊支的專項費用，收到化肥公司12、下撥專項費用核銷款及款項所屬說明后，經辦人填寫付款申請單，附相應單據附件復印件，經分公司財務負責人和分公司經理雙簽后支付款項。u 固定資產：購買時需提供化肥公司批復的固定資產處置申請表。購買后一周內將發票及固定資產卡片送交分公司財務，以便向化肥公司核銷。6）自采資金支付分公司業務部擬定自采合同，并在系統內進行各部門審批后至財務管理部進行資金申請。分公司財務管理部負責審核合同的收付款、發票等條款并做好合同有關資金安排，如負責發現購銷類合同價格不利變更條款的，應立即向上級領導匯報。自采資金申請每天下午4點前需傳至XX產品部，（注：復合肥系統內的自采資金申請每天下午4點前可傳至XX財務管理部資金科），不同肥種的需分頁填寫。并在SAP財務支付系統預約款項。