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1、地產(chǎn)集團(tuán)合同審核資料存檔備案管理辦法編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 第一章 總則第一條 為加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，規(guī)范合同管理工作，根據(jù)中華人民共和國合同法及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)的實(shí)際情況，制訂xx地產(chǎn)集團(tuán)合同管理辦法（以下簡(jiǎn)稱辦法）。第二條 本辦法適用于集團(tuán)總部及各地區(qū)公司、各下屬公司合同管理工作。第三條 集團(tuán)合同管理職能部門是合同管理中心，各地區(qū)公司合同管理職能部門是合同管理部，各下屬公司合同管理職能部門是合同管理部或其他合同管理部門。合同管理中心合同管理職責(zé)是合同審核，參與合同簽署前期招標(biāo)文件會(huì)審、招標(biāo)答疑、2、合同談判、監(jiān)督開標(biāo)等工作，參與制定、監(jiān)督執(zhí)行并完善集團(tuán)公司系統(tǒng)合同管理相關(guān)制度，對(duì)地區(qū)公司、下屬公司合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。地區(qū)公司、下屬公司合同管理部門合同管理職責(zé)是合同審核、參與合同簽署前期招標(biāo)文件會(huì)審、招標(biāo)答疑、合同談判、監(jiān)督開標(biāo)等工作，參與制定、監(jiān)督執(zhí)行并完善地區(qū)公司、下屬公司合同管理相關(guān)制度。第二章 合同的審核第四條 合同立項(xiàng)資料審核審核合同首先應(yīng)對(duì)合同立項(xiàng)資料進(jìn)行審核，包括：1、合同立項(xiàng)建議書或合同立項(xiàng)請(qǐng)示報(bào)告。2、合同招投標(biāo)資料。3、議標(biāo)資料或定標(biāo)資料。工程類等合同定標(biāo)時(shí)須預(yù)決算審計(jì)（分）部或預(yù)決算部審核的，應(yīng)提供相應(yīng)的審核報(bào)告，并提供預(yù)決算審計(jì)（分）部或預(yù)決算部審核并蓋章的價(jià)3、格清單。材料、設(shè)備類等合同定標(biāo)時(shí)經(jīng)過監(jiān)察（分）室審核的，應(yīng)提供相應(yīng)的價(jià)格分析報(bào)告。營(yíng)銷廣告類合同應(yīng)提供呈批報(bào)告（排期表）及經(jīng)審核通過的價(jià)格比照?qǐng)?bào)告。涉及施工、設(shè)計(jì)方案審批的合同報(bào)審時(shí)須提供設(shè)計(jì)成本質(zhì)量控制中心或設(shè)計(jì)院審核通過的相關(guān)方案確認(rèn)書。4、合同對(duì)方主體資格資料。報(bào)審合同時(shí)應(yīng)提供合法有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記資料、符合項(xiàng)目要求的資質(zhì)等級(jí)等資料。合同對(duì)方主體經(jīng)審批確定后，不得變更。不得將已審批確定的合同主體變更為其子公司或控股公司，如確因?qū)嶋H操作困難需與其100%全資控股子公司簽訂合同時(shí)，對(duì)方主體須為其子公司提供擔(dān)保，并報(bào)集團(tuán)主管副總裁審批后，再報(bào)總裁審批。5、對(duì)方法定代表人、4、代理人身份證明及代理權(quán)限證明。報(bào)審合同時(shí)應(yīng)提交對(duì)方法定代表人身份證明書、與原件核對(duì)無誤的對(duì)方法定代表人身份證復(fù)印件；對(duì)方通過代理人簽約的，除提交法定代表人身份證明書外，還須提交與原件核對(duì)無誤的對(duì)方代理人身份證復(fù)印件及法定代表人簽名并加蓋對(duì)方公司法人章的授權(quán)委托書。6、合同變更、解除資料。因合同發(fā)生變更、解除，與合同當(dāng)事人簽訂協(xié)議或補(bǔ)充協(xié)議，合同立項(xiàng)部門應(yīng)按權(quán)限提交經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意的批示。7、合同審批表。合同審批表上合同名稱欄、合同主體欄、合同金額欄的審核遵循嚴(yán)格一致的原則，不得存在任何不一致或涂改。第五條 合同條款審核包括：1、集團(tuán)已制定合同范本的，簽訂合同應(yīng)采用范本，若因特殊情況采用其它版本，5、需報(bào)集團(tuán)審批。工程建設(shè)施工合同內(nèi)容原則上由兩部分組成：第一部分為協(xié)議書，第二部分為通用條款，其主要內(nèi)容按集團(tuán)公司合同范本執(zhí)行；通用條款部分不允許增刪，如有特殊情況可以在協(xié)議書部分補(bǔ)充條款約定，但需在合同審批表中注明其原因。2、合同當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確，合同內(nèi)容必須規(guī)范、準(zhǔn)確，禁止出現(xiàn)加重我方義務(wù)或減輕對(duì)方義務(wù)的條款，不得存在不符合國家、行業(yè)或地方慣例且對(duì)我方不利的條款。3、合同價(jià)格、各種取費(fèi)比率、節(jié)點(diǎn)工期及總工期、付款方式、國家規(guī)定的工程保修期、重大違約責(zé)任條款等合同條款必須與定標(biāo)審批表及招投標(biāo)文件一致。確因特殊原因需要變更的，必須報(bào)董事局主席審批。第六條 合同應(yīng)寫入廉潔條款。第七條6、 在招投標(biāo)、協(xié)商或談判過程中，凡合同對(duì)方承諾的各種對(duì)公司有利的事項(xiàng)必須寫入合同條款。第八條 對(duì)于總價(jià)包干合同，在合同履行過程中如出現(xiàn)標(biāo)的量（即工程量、采購量等）減少且符合合同約定的調(diào)整包干總價(jià)等對(duì)公司有利的情況，合同立項(xiàng)部門應(yīng)及時(shí)簽訂補(bǔ)充協(xié)議書。第九條 同一承包人在同一時(shí)間簽訂的同一項(xiàng)目合同（包括工程委托）不得拆分。同一標(biāo)的不得重復(fù)簽訂合同，確因特殊原因需要變更合作單位時(shí)，需完善解除手續(xù)后再簽訂新合同。第十條 嚴(yán)禁各地區(qū)公司及各下屬公司變相以合同形式為不合格單位提供掛靠，使違規(guī)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)合法化。第十一條 簽訂合同除蓋章外，還必須由簽約人簽名。集團(tuán)各地區(qū)公司對(duì)外簽訂合同應(yīng)由當(dāng)?shù)毓径麻L(zhǎng)或其授權(quán)的7、立項(xiàng)部門負(fù)責(zé)人簽名；集團(tuán)下屬公司對(duì)外簽訂合同應(yīng)由下屬公司負(fù)責(zé)人簽名。第十二條 合同審核后，如合同條款完備，內(nèi)容具體明確，權(quán)利義務(wù)清楚，合同的立項(xiàng)、報(bào)批等程序正確，合同的相關(guān)資料經(jīng)形式審查齊全合格的，由各歸口合同管理部門簽署意見后按權(quán)限報(bào)審；如對(duì)合同內(nèi)容有異議，應(yīng)及時(shí)與合同立項(xiàng)部門進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)，經(jīng)協(xié)調(diào)取得一致意見后，形成正式合同文本逐級(jí)報(bào)審；如達(dá)不成一致意見，各歸口合同管理部門則在合同審批表上簽署建議后按權(quán)限報(bào)審。第三章 合同的審查批準(zhǔn)第十三條 合同審批權(quán)限按最新發(fā)文的總部相關(guān)管理辦法、地區(qū)公司相關(guān)管理辦法及下屬公司相關(guān)管理辦法及其補(bǔ)充規(guī)定等執(zhí)行。第十四條 合同在正式簽訂前，必須按相關(guān)規(guī)定及審8、批權(quán)限上報(bào)，經(jīng)批準(zhǔn)后方能正式簽訂；合同簽字蓋章前，原則上要求對(duì)方應(yīng)先完成簽字蓋章，我方才簽字蓋章。第四章 合同的變更、解除、終止第十五條 合同履行過程中出現(xiàn)不可抗力、對(duì)方違約或?qū)Ψ絾挝粺o法滿足我方要求等原因而導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行的，應(yīng)做好維權(quán)取證工作，取得對(duì)方單位同意變更、解除合同的書面確認(rèn)文件，并按集團(tuán)規(guī)定的權(quán)限上報(bào)合同。第十六條 變更、解除、終止合同，任何部門均不得以個(gè)人或部門名義與對(duì)方簽訂協(xié)議變更、解除、終止合同，如需簽訂此類協(xié)議必須嚴(yán)格按規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。第十七條 變更、解除、終止合同，一律采用書面形式。給予合同對(duì)方補(bǔ)償、賠償、獎(jiǎng)勵(lì)或調(diào)整合同價(jià)格的，必須以合同書形式，嚴(yán)禁采用會(huì)9、議紀(jì)要、往來函件、傳真等各種非合同書形式。嚴(yán)禁以非合同書形式變相修改合同內(nèi)容。嚴(yán)禁以變更合作單位名稱、名為降價(jià)實(shí)為增加我方造價(jià)成本等形式變相調(diào)整合同價(jià)格及其包含的內(nèi)容。嚴(yán)禁以甩項(xiàng)、分包等形式變更原合同，增加我方實(shí)際造價(jià)成本。第十八條 因變更、解除、終止合同而使公司的利益遭受損失的，除法律允許免負(fù)責(zé)任的以外，應(yīng)采取有效措施追究對(duì)方違約責(zé)任。第五章 合同文本的管理第十九條 各地區(qū)公司、各下屬公司須嚴(yán)格執(zhí)行合同文本控制要求。 按權(quán)限報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批的合同必須是全面的與對(duì)方協(xié)商一致的合同，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后的合同文本即作為最終簽約文本與對(duì)方簽訂，不得更改。第二十條 合同按程序?qū)徟戤吅螅珊贤芾聿控?fù)責(zé)編號(hào)、10、蓋騎縫章（詳見附件一：xx地產(chǎn)集團(tuán)合同分類、編號(hào)導(dǎo)則（2010年修訂）。合同文本原則上壹式肆份，雙方各執(zhí)貳份，如對(duì)方有特殊要求需在合同報(bào)批時(shí)加以注明。兩份合同原件交合同立項(xiàng)部門轉(zhuǎn)合同對(duì)方，另兩份合同原件送監(jiān)察（分）室并由監(jiān)察（分）室將其中一份原件送財(cái)務(wù)（部）中心。第二十一條 集團(tuán)各地區(qū)公司、各下屬公司合同管理部門應(yīng)對(duì)下發(fā)合同文本復(fù)印件嚴(yán)格管理、控制。與合同履行密切相關(guān)部門需復(fù)印合同的，須經(jīng)地區(qū)公司、下屬公司負(fù)責(zé)人審批，由地區(qū)公司、下屬公司監(jiān)察分室嚴(yán)格管理控制，合同管理部原則上不得保留合同原件。第二十二條 各地區(qū)公司、各下屬公司合同管理部每月2日前編輯合同重要信息報(bào)合同管理中心，合同管理中心每月11、5日編輯合同重要信息報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)。第二十三條 集團(tuán)各地區(qū)公司、各下屬公司合同管理部應(yīng)根據(jù)合同的不同種類，建立合同的分類臺(tái)帳和總臺(tái)帳。第二十四條 作廢合同文本應(yīng)由各地區(qū)公司、各下屬公司合同管理部督促合同報(bào)審部門統(tǒng)一收回并交監(jiān)察（分）室處理；如需重新簽訂合同，應(yīng)在收回作廢合同文本后才能重新簽訂。第二十五條 合同臺(tái)帳與合同文本控制管理具體要求詳見附件二。第六章 資料存檔備案第二十六條 集團(tuán)各地區(qū)公司、下屬公司應(yīng)制定地區(qū)公司、下屬公司合同管理相關(guān)管理制度并報(bào)集團(tuán)合同管理中心審核備案。第二十七條 集團(tuán)各地區(qū)公司、各下屬公司每月2日前將上月報(bào)集團(tuán)公司審批的已生效合同（各地區(qū)公司合同金額100萬元以上合同及其12、補(bǔ)充協(xié)議、各下屬公司總金額50萬元以上合同及其補(bǔ)充協(xié)議）的復(fù)印件報(bào)集團(tuán)合同管理中心備存。第二十八條 合同及立項(xiàng)資料復(fù)印件需留存?zhèn)浒福患瘓F(tuán)各地區(qū)公司、各下屬公司合同管理部參與招標(biāo)文件會(huì)審、招標(biāo)答疑、監(jiān)督開標(biāo)、采購詢價(jià)等合同簽訂前期工作的，需建立臺(tái)賬，并保存會(huì)簽紀(jì)錄、開標(biāo)表、詢價(jià)表等相關(guān)資料復(fù)印件。第七章 附則第二十九條 本辦法由集團(tuán)合同管理中心修訂、解釋，自下發(fā)之日起執(zhí)行。附件一:xx地產(chǎn)集團(tuán)合同分類、編號(hào)導(dǎo)則（2010年修訂） 附件二:xx地產(chǎn)集團(tuán)合同臺(tái)帳及文本傳遞控制管理規(guī)則 其中含：附表1：合同重要信息摘要匯總表（共九個(gè)表格） 附表2：月報(bào)合同臺(tái)帳樣式附表3：集團(tuán)審批合同文本傳遞控制程序附表4：地區(qū)公司自行審批合同文本傳遞控制程序