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1、制造公司行政后勤管理制度附內務整理流程圖編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、內務整理制度（一）員工要講究衛生，養成良好的衛生習慣，保持辦公室內外清潔美觀，創造良好的工作環境。（二）辦公室人員每天早上應提前到辦公室，按照劃分的責任區搞好衛生工作：1、文件筐內資料排列整齊；2、辦公桌上無浮塵，物品擺放整齊，茶具無茶漬、水垢，煙灰缸潔凈如新；3、辦公椅擺放整齊；4、地面無雜物、污水，每天要拖掃地面，每周至少吸塵一次。5、花盆內無枯葉、雜草。（三）每天下班前將桌面上的書籍、文件和資料歸類后，整齊地擺放在文件框內；其余物品也2、應擺放整齊，保持桌面整潔，及時清理個人辦公垃圾；門窗鎖好，將一切電源切斷后方可離開。（四）內務整理流程：下班前關閉好門窗、電源等清理辦公桌桌面潔凈，文件框內文件擺放整齊及時清理個人辦公垃圾清理垃圾電腦、打印機、空調、燈等各種電器電源關閉上班中上 班前上 班前開窗通風清理花木清潔辦公室備好茶水窗臺、紗窗、玻璃窗、辦公桌椅（機械連接部位緊固無松動）、文件柜、會客區、茶藝臺、擺飾、地毯（每周吸塵至少一次）等整齊潔凈會客后隨時整理鮮花每天換水一次，花木沒有枯葉、雜草領導到辦公室的同時二、員工行為規范管理（一）儀容、儀表及電話禮儀1、儀容、儀表、禮貌用語女員工穿著應大方得體，不戴過多的首飾，耳環不超過耳3、垂； 男員工不得穿背心、短褲、拖鞋，不留絡腮胡、不留奇異發型。 常用禮貌用語：“請、您好、謝謝、對不起、不客氣、再見”等禮貌用語。2、電話禮儀（1）接聽電話： 應在電話鈴響兩聲內接聽電話。 公司辦公室人員接聽電話時，應使用標準問候語“您好，佳瑞集團”，語調溫和，音量、速度適中，讓對方能聽清楚。接聽重要來電時，應及時在電話接聽登記表上填寫相關內容。（2）轉接電話：對于客戶咨詢的問題盡量準確、詳實地回答，不能回答的轉接相關人員。轉接電話時應說：“請稍等，我幫您轉一下XXX”。電話轉接成功，應說：“XXX，XXX找您”。電話轉接未成功，應說：“對不起， XXX現在不在辦公室，請稍后再打。”或說“有什4、么我可以轉告嗎”，將留言記錄在電話接聽登記表上，并及時轉告相關人員。（3）掛機：電話結束時應說：“再見”，等兩秒鐘后再掛斷電話。（二）員工日常行為規范1、上、下班應按時刷卡考勤；2、上班時間應著工裝、佩戴工作牌，保持坐姿端正、精神飽滿；3、上班時間應講普通話；4、主動向領導、同事問好，同事之間應互相尊重、互相幫助；5、辦公資料分類整齊放入文件框，辦公用品應整齊擺放在辦公桌上，抽屜內物品應分類擺放；6、進入其他部門辦公室前應先敲門，征得許可后方可進入；7、客人來訪時應面帶微笑、起立接待，然后為客人讓座倒水；8、工作時間不得接待親朋好友，特殊情況需征得部門負責人許可，在指定會客區域會客，時間不超過5、10分鐘；9、厲行節約，杜絕浪費現象；10、愛護公司財物，對各種辦公機具和設備應正確使用，并注意日常的維護和保養；11、維護更衣室內的清潔衛生，保持地面清潔、干凈；12、每天上班前將個人辦公區域及分包衛生區域打掃干凈；13、下班后應隨手關閉個人電腦、顯示器，切斷電源，鎖好門、窗，將椅子歸位，保持桌面整潔、物品擺放井然有序；14、值班人員下班后應關閉公共區域打印機、空調、燈、飲水機、碎紙機和電源開關，并鎖好門、窗。（三）員工“十不準”守則1、不準在中午喝酒（公務應酬除外）；2、不準頂撞領導；3、不準打架、斗毆；4、不準搬弄是非、挑撥離間；5、不準在上班時間吃東西、打瞌睡、玩游戲、聊天、看與工作無6、關的書籍、瀏覽與工作無關的網站；6、不準用座機電話聊天；7、不準在辦公場所大聲喧嘩、嬉戲打鬧或使用粗魯語言；8、不準在公共辦公區域吸煙；9、不準在辦公桌上堆放私人物品（水杯、手機除外）；10、不準私自互相更換更衣柜、配制更衣柜鑰匙。（四）違規處罰：1、違反1-4項，每次罰款100元；違反5-7項，每次罰款50元；違反8-10項，每次扣10元。2、由行政部向當事人開具處罰單（一式三聯，當事人、行政部、財務部各留存一聯）；3、財務部憑處罰單從該員工工資中扣除。三、辦公用品（設備）管理制度（一）辦公用品（設備）的分類1、一類易耗辦公用品如下：鉛筆、橡皮、削筆器、圓珠筆、中性筆、筆芯、記號筆、信紙、便7、箋紙、筆記本、回形針、大頭針、訂書釘、裝訂夾、原子印油、出庫單、入庫單、貼粘單、借據、復寫紙、固體膠、修正液、雙面膠、透明膠帶、裁紙刀刀片等。2、二類常用辦公用品如下：筆筒、檔案袋、文件夾、文件筐、紙簍、訂書機、印臺、打孔機、剪刀、夾子、直尺、裁紙刀、名片冊、計算器、插線板、電話機、U盤等。3、三類專用辦公用品如下：墨盒、硒鼓、碳粉、碳帶、打印紙、傳真紙、空白光盤、網線等。4、四類公用辦公用品如下：一次性口杯、垃圾袋、洗手液、空氣清新劑、檀香、除臭劑、潔廁靈、滅害靈、燈泡、燈管等。5、辦公設備的分類：臺式電腦、筆記本電腦、打印機、傳真機、復印機、掃描儀、投影儀、碎紙機、空調、電風扇、辦公桌、辦8、公椅等。（二）辦公用品（設備）的申購流程及入庫1、辦公用品（設備）的申購流程：請購人填寫申購單請購部門主管領導意見申購部門主管領導意見總裁簽署意見采購人員憑申購單采購。2、辦公用品（設備）的入庫：采購人員持所購實物及發票到前臺文員處開具入庫單，由行政文員驗收簽字后，將辦公用品（設備）入庫。（三）辦公用品及辦公設備的出庫程序1、只有辦理完入庫手續的辦公用品（設備）方可出庫；2、辦公用品的出庫：領用人在辦公用品領用登記表上登記需領辦公用品；3、辦公設備的出庫：領用人在辦公設備借用單上簽字確認，經相關領導簽字批準后領用辦公設備,辦公設備借用單存放于員工檔案；4、辦公用品或辦公設備領用完畢后，前臺文員9、應于當天下午下班前根據辦公用品領用登記表上登記的領用情況及辦公設備借用單，及時錄入辦公用品庫存日報表和辦公用品（設備）庫存月報表；（四）辦公用品（設備）的歸還程序1、員工離職時應如數交還二類常用辦公用品及辦公設備，如未能如數交還，將按原價從工資中扣除；2、員工離職時應與相關人員辦好辦公設備交接手續；3、因非正常使用而造成辦公設備損壞或丟失的，應由責任人自費購買同等規格的設備供日常辦公使用；4、行政部根據辦公用品的歸還情況，對所歸還的辦公用品進行合理再利用。（五）報銷程序采購人員將有效申購單、正規發票和入庫單準備齊全，由行政部負責人進行初審，審核無誤后報總裁審批，總裁簽批后，財務部予以報銷。四、10、工具書管理制度（一）工具書的申請、購買、入庫及報銷1、工具書的申請：各部門根據工作需要填寫申購單請購部門主管領導意見申購部門主管領導意見總裁簽署意見采購人員憑申購單采購。2、工具書的購買：總裁簽字后，由行政部或指派專人負責購買；3、工具書的入庫：采購人員持所購實物及發票到前臺文員處開具入庫單，由行政文員驗收簽字后，將工具書入庫。4、報銷程序：采購人員將有效申購單、正規發票和入庫單準備齊全，由行政部負責人進行初審，審核無誤后報總裁審批，總裁簽批后，財務部予以報銷。（二）工具書的借用程序1、只有辦理完入庫手續的工具書，員工方可借用；2、借閱人填寫工具書借用登記表上的相關內容；3、所有員工應愛護工具11、書。（三）工具書的歸還程序1、員工平時應及時歸還所借閱工具書；2、員工離職時應歸還所借閱工具書，如未能如數交還，將按工具書原價從工資中扣除；3、因非正常使用而造成損壞或丟失的，由責任人自費購買同等規格的工具書；4、已歸還的工具書，行政文員應在工具書借用登記表上記錄歸還日期。5、行政文員應于當天下午下班前根據工具書借用登記表上登記的領用情況或歸還情況及時錄入工具書借用登記表。五、工裝管理制度為了展示公司形象，樹立公司品牌，規范員工日常工作行為，現就工裝的著裝管理作出如下規定：（一）配發工裝標準：服裝類別女員工男員工夏裝襯衣、裙子襯衣、西褲春、秋裝襯衣、西裝制服襯衣、領帶、西裝制服（二）工裝使用年12、限：服裝的使用年限為兩年。（三）工裝著裝要求1、所有轉正員工工作時間須著公司統一發放的工裝、佩戴公司統一發放的工牌。2、著工裝時，應搭配與工裝顏色、款式得當的襪子和鞋類；鞋應保持清潔光亮、無破損；在工作場所不得赤腳、不得穿拖鞋、拖鞋式涼鞋等。3、工裝不得出現掉扣、錯扣、脫線現象。（四）工裝配制說明1、新員工：入職時，發放工作牌。2、轉正員工：行政部根據轉正通知單為轉正員工配發工裝。3、辭職人員工裝不需退回，但需退回工作牌，工裝費需按以下標準執行：自工裝發放之日起，工作滿兩年者，離職時不再扣除工裝總費用；自工裝發放之日起，工作滿一年不滿兩年者，離職時按工裝總費用的50%扣除工裝費；自工裝發放之日13、起，工作滿半年不滿一年者，離職時按工裝總費用的60%扣除工裝費；自工裝發放之日起，工作不滿半年者，離職時按工裝總費用的80%扣除工裝費。（五）違規處罰1、已配發工裝（工作牌）而未在工作時間著工裝、佩戴工作牌者，視為當天缺崗，扣發當天工資，由行政部向當事人開具處罰單（一式三聯，當事人、行政部、財務部各留存一聯）；2、財務部憑處罰單從該員工工資中扣除；3、工裝（工作牌）在使用年限內丟失，由員工全款支付工裝費（工作牌制作費），費用從該員工工資中扣除。六、職工食堂管理制度為保障公司職工飲食健康、提高伙食質量，同時也為職工提供一個舒適、潔凈的就餐環境，特制定本制度。（一）采購、入庫流程1、采購流程：采購14、員填寫借款單（借款金額為500元）行政部負責人簽字總裁簽批財務部支付備用金采購員采購。2、入庫流程：行政文員憑采購員提供的當天購物小票或手寫清單（采購員及菜品驗收人兩人的簽名方視為有效）錄入電子檔，作為統計月伙食開支明細表的依據。（二）日常管理1、行政部負責食堂設備、廚具的入庫登記工作。2、行政部負責收集職工對飯菜質量、品種、衛生等問題提出的意見和建議。3、行政部負責每日就餐職工的統計工作。4、行政部每月3號前統計出月伙食開支明細表并予以公布。（三）食堂工作人員要求1、熱愛本職、身體健康、勤洗手、剪指甲。2、做到膳食合理搭配，飯熟菜香，味美可口，咸淡適中。3、葷、素、生食品揀凈洗清，盛器整潔，15、分類擺放，不觸地、不疊底；生熟盛器、抹布、砧板分開；冷藏、冷凍食品，生、熟、半成品分開，魚、禽、肉、豆制品分開，擺放整齊。4、負責清掃地面衛生，保持操作間及廚具清潔整齊，無油膩。5、損壞各類設備、廚具者，照價賠償。6、使用炊事械具或用具要嚴格遵守操作規程，防止事故發生。7、易燃、易爆物品要嚴格按規定放置，檢查各類電源開關、設備等，杜絕意外事故的發生。8、采用費用包干制，每月根據員工就餐人數核算費用。（四）就餐人員要求1、不浪費食物。2、用餐時不大聲喧嘩。3、用餐后自行清洗餐具，并將餐具放至消毒柜。4、自覺保持餐廳的整潔，做到人走桌、地兩凈。5、損壞各類設備、廚具者，照價賠償。（五）注意事項1、16、午餐標準：8元/人次其中：公司補貼5元/人次，個人支付3元/人次。2、因工作原因不能就餐的員工，應于上午9：30前通知行政部，未提前通知，則視為正常就餐。3、員工就餐費從工資中扣除。4、因臨時性加班或業務原因需就餐的，應及時通知行政部，以便合理安排食堂加餐。此次就餐費用不列入伙食開銷。七、車輛管理制度（一）派車原則根據工作的輕重緩急，實行先領導后部門、先遠后近的原則。（二）車輛停放要求車輛下班后必須停放在公司指定位置。因車輛晚上未停放在公司指定位置而造成車輛被盜、被損，由駕駛員自行賠償損失。（三）用車申請各部門公務用車時，用車人先到行政部領取派車單，填寫清楚內容后，經部門負責人核準，行政部負責17、人簽字后方視為有效派車單。特殊情況下，領導可直接派車，駕駛員應向行政部負責人說明出車原因，以便隨時掌握車輛使用情況；出車任務完成后，駕駛員應立即補簽派車單并交至前臺文員。（四）出車要求1、駕駛員應嚴格遵守交通法規，牢固樹立安全第一的思想。2、駕駛員憑有效派車單方可出車，做到出一趟車有一張對應的有效派車單。3、駕駛員出車前應在派車單上登記出發時間、出發公里數、司機姓名、車牌號等項。4、返回公司后將車鑰匙上交行政部負責人，在派車單上登記返回時間、返回公里數等項后交與前臺文員，前臺文員根據派車單錄入出車情況一覽表。（五）車輛的使用申請及調度審批流程用車人填寫派車單用車部門負責人審核行政部負責人批準派18、車行政部派車駕駛員接單出車（六）出車違規處理1、丟失派車單，每次罰款100元。2、如實際出車范圍超出派車單申請范圍，每次罰款100元，并由司機承擔該次出車所產生的一切費用。3、無特殊情況，未持有效派車單出車的，每次罰款100元。4、因違章而造成交警部門罰款的；除罰款自行承擔外，每次加罰100元。5、開車時接、打電話，一經發現，每次罰款100元。6、因自身原因造成車輛被刮、蹭、劃傷的，維修費用自理。7、車輛晚上未停放在公司指定位置（領導特批除外），停發一個月工資；出現兩次以上（含兩次），予以辭退。8、出現酒后駕駛、因酗酒影響正常工作等情況的，予以辭退。9、未經總裁批準，私自將車輛外借的，予以辭退19、。10、因自身失職造成事故的，經濟損失和責任由駕駛員自行承擔，并予以處分，直至辭退。（七）車輛的檢查、保養及維修1、駕駛員要做到“三檢”：出車前檢查，行駛中檢查，收車后檢查；防止“四漏”：漏水、漏油、漏氣、漏電；發現問題及時處理解決以免造成事故隱患。2、駕駛員根據里程數，要及時對車輛進行保養。車輛保養前，填寫車輛保養申請單，經行政部負責人審核簽字后交至前臺文員后，方可到指定4S店進行車輛保養。駕駛員必須對保養過程進行監督。車輛保養完畢，駕駛員審驗車況正常后取回車輛。未經領導簽字批準進行車輛保養的，費用不予報銷。3、車輛需維修時，由駕駛員填寫車輛維修申請單，經行政部負責人審核簽字后交至前臺文員后20、，方可到指定4S店進行車輛維修。駕駛員必須對維修過程進行監督。車輛維修完畢后，駕駛員對照材料單，審驗車況正常后取回車輛。未經批準，私自進行車輛維修的，費用不予報銷。（八）車輛的燃油管理車輛燃油采用加油卡方式，由行政部管理控制。駕駛員在燃油使用登記表上登記后領取加油卡，當加油卡余額不足500元時，要及時上報，以便及時對加油卡充值。每次出差前要加足油，因個人工作疏忽而導致途中需加油的，油費不予報銷。未經領導批準，私自加油的，油費不予報銷。（九）車輛保養費、維修費及百公里油耗的統計前臺文員每月3號前，根據上月各車輛派車單、燃油使用登記表、車輛保養申請單及車輛維修申請單，統計出上月各車輛保養費、維修費及百公里油耗的費用明細。（十）獎懲辦法1、對于駕駛員在本職崗位勤勤懇懇、愛車護車，工作表現突出，結合年終車輛安全大檢查情況，燃油節省、車輛全年安全無事故的，年終對駕駛員給予200元獎勵。2、燃油嚴重超標的，超標費用從工資中扣除。3、未及時對車輛進行保養，每次罰款100元。4、未及時辦理車輛審驗、車輛保險申請手續，每次罰款100元。5、未及時對車內衛生進行打掃，出現臟、亂現象，每次罰款50元。6、未及時對車輛進行清洗，每次罰款50元。