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1、實業(yè)公司銷售核算及應(yīng)收帳款管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一條銷售核算流程：本流程主要是為了加強對應(yīng)收帳款的管理，規(guī)范銷 售核算行為，保證有關(guān)憑證的正確傳遞和保存。銷售核算處會計根據(jù)發(fā)貨單和發(fā) 票、出口報關(guān)單處理帳務(wù)，制作記帳憑證。貨款收到后，銷售核算處會計查詢是 哪筆貨款，并填入客戶代碼，制作記帳憑證，會計主管審核后歸檔。銷售核算處 會計隨時跟蹤貨款到帳情況，掌握各客戶帳期。第二條執(zhí)行細則：a）客戶檔案管理:所有客戶資料必須納入公司統(tǒng)一管理,客戶檔案資料包括: 公司名稱，地址，電話，傳真，業(yè)務(wù)聯(lián)系人，財2、務(wù)部電話，國內(nèi)需要增值稅發(fā)票 的客戶還須提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，稅務(wù)登記證。b）定單的管理：公司所有報價都必須由市場部經(jīng)理，總經(jīng)理或分管副總經(jīng) 理簽字確認，報價按交貨地點不同分兩種價格，境外交貨為基本報價，境內(nèi)交貨 無論收取的是外匯還是人民幣都在境外交貨的基礎(chǔ)上另加17%,所有定單由總工 辦統(tǒng)一管理，總工辦審核定單報價是否合理。由于銷售員與客戶Z間達成的價格 上的變動及客戶要提取貿(mào)易傭金和折扣導(dǎo)致與定單不符時，銷售員應(yīng)要求客戶先 按原定價格如數(shù)支付貨款，不得直接從貨款中扣除。由銷售員向總經(jīng)理、分管副 總經(jīng)理提出書面申請，經(jīng)批準后備齊資料交財務(wù)部，包括與客戶簽定的傭金合同、 申請以及其他財務(wù)部要求的3、資料，財務(wù)部在收到資料后的一周內(nèi)付款，因上述手 續(xù)未辦造成出貨與回款不符的由銷售員個人承擔(dān)。總工辦經(jīng)合同評審合格后根據(jù) 銷售定單安排生產(chǎn)。未進行客戶檔案登記的原則上總工辦不安排生產(chǎn)，特殊情況 除外，但由此造成的損失由相關(guān)人員承擔(dān)。c）岀貨管理：生產(chǎn)完畢進倉后，總工辦根據(jù)定單開具發(fā)貨單，由財務(wù)部簽 字后送交倉庫，倉庫憑發(fā)貨單發(fā)貨，發(fā)貨單作為財務(wù)部入帳的依據(jù)乙一，因此要 求所開發(fā)貨單正確無誤，與出口報關(guān)單一致，因種種原因造成發(fā)貨單與出口報關(guān) 單不一致的，追究當事人責(zé)任。d）發(fā)票的管理：發(fā)票分為出口銷售發(fā)票與一般銷售發(fā)票，一般銷售發(fā)票又 分為增值稅發(fā)票與普通發(fā)票，貨物報關(guān)出口后根據(jù)發(fā)貨單與出口報關(guān)單4、開具出口 銷售發(fā)票，國內(nèi)銷售根據(jù)客戶的要求開具增值稅發(fā)票或普通發(fā)票，開具增值稅發(fā) 票時，發(fā)票上客戶名稱必須與發(fā)貨單、定單、收款單客戶名稱一致。境外客戶在 境內(nèi)有分公司的，送給分公司的貨物視同內(nèi)銷處理，開具普通發(fā)票。報價時以出 口報關(guān)價為基數(shù)，在出口報關(guān)價的基礎(chǔ)上增加17%。客戶要求境外交貨但是因為 我司人為原因（如定單傳遞不及時或生產(chǎn)沒有按時完成）造成境外交貨來不及, 不得不在境內(nèi)交貨的，由責(zé)任人承擔(dān)該定單17%稅款。因境外客戶特殊要求可在 提供上述發(fā)票的同時提供INVOICE,對INVOICE執(zhí)行以下規(guī)定：（一）INVOICE原則上由跟單銷售員制作，財務(wù)部審核，共三聯(lián)：第一聯(lián)為 財務(wù)部聯(lián)，第5、二聯(lián)為客戶聯(lián)，第三聯(lián)為銷售員留存聯(lián)。（二）INVOICE -定要注明公司發(fā)貨單號碼。（三）HV01CE所反映貨物品種、名稱、數(shù)量、金額要與發(fā)貨單一致。（四）HV01CE號碼編寫按5段12位碼規(guī)則填列：第一段為客戶代碼（總 工辦提供），一般為三位；第二段為出貨年，取2位，如2000年取末兩位；第三 段為發(fā)貨月，取2位碼；第四段為發(fā)貨日，取兩位。第五段為總順序號取3位。五、退貨補貨管理：客戶要求退貨時，銷售員必須與客戶聯(lián)系，確認其型 號、數(shù)量、退貨H期，并據(jù)此填寫退貨審核記錄表第一項后傳給總工辦。總工程 師確認后，由總辦安排車輛拉回退貨，司機必須書面與雙方倉庫人員交接清楚。 凡屈于總工辦未通知司機6、拉的退貨，司機不得擅自從客戶處拉回退貨，并向客戶 說明我司關(guān)于退貨處理的具體情況。總工辦專人負責(zé)對退貨電池進行編號（如: TH99001-01）,并存檔記錄。倉庫收到退貨后應(yīng)立即清點數(shù)目，發(fā)現(xiàn)與客戶所報 數(shù)目不符的，立即通知總工辦，由銷售員最遲在第二天反饋客戶，客戶服務(wù)部在 接到通知后三天內(nèi)向總工辦遞交檢驗報告，并提出處理意見。總工辦根據(jù)檢驗報 告及客戶要求判定處理結(jié)果，決定補貨或由客戶扣款。同時辦理入庫手續(xù)（開具 紅字發(fā)貨單），紅字發(fā)貨單根據(jù)客戶退貨單與所收實物填寫，形式必須與客戶退 貨單保持一致，并注明扣款述是補貨，需耍補貨的盡可能當月補齊，補貨時開具 發(fā)貨單同時注明退貨時紅字發(fā)貨單號碼，7、并做好退補貨的登記工作。六、回簽單管理：貨物發(fā)出后，收貨單位必須在發(fā)貨單上簽字確認證明已 收到貨物（回簽單），這將作為收取貨款的依據(jù)，因此回簽單的管理尤其重要。 針對此種情況，特做如下規(guī)定：總工辦開出發(fā)貨單時作好登記，司機送貨時在登 記本上簽字取走客戶、回單兩聯(lián)，司機送貨回來后交回總工辦有客戶簽字及客戶 公章的回單（回簽單），并在總工辦登記本上簽字，總工辦必須保證取得所有發(fā) 貨的回簽單，收齊后定期轉(zhuǎn)交財務(wù)部，由財務(wù)部簽字確認。登記本由總工辦作為 檔案妥善保管，工作交接時作為重要檔案交接的一部分。銷售員需耍拿原件向客 戶收取貨款的，必須復(fù)制一份留底，并在復(fù)印件上簽字并注明取走日期。登記本 格式如8、下：的發(fā)牛，直到貨款完全收回才算結(jié)束。新客戶第一次業(yè)務(wù)必須現(xiàn)款現(xiàn)貨，即財務(wù) 部收妥對方貨款后才允許發(fā)貨，信用證結(jié)算除外。公司所有業(yè)務(wù)必須通過銀行結(jié) 算，嚴禁私自收取現(xiàn)金行為，特殊原因必須收現(xiàn)金的須由客戶自行到公司財務(wù)部 交款，或由財務(wù)部認可，并派專人陪同時方可收取。針對一些業(yè)務(wù)來往比較久信 用比較好的老客戶，公司會根據(jù)對方的信用情況給予一定的帳期，對于公司給予 帳期的客戶，跟單員必須隨時掌握客戶的經(jīng)營情況，財務(wù)運作情況，并定期拜訪 客戶。對于快到帳期的貨款應(yīng)及時提醒客戶，保證客戶按計劃付款。對于超過帳 期的客戶，應(yīng)分析推遲付款的原因，是客戶一時資金周轉(zhuǎn)困難還是經(jīng)營遇到了問 題，對于經(jīng)營不善的客9、戶，及時發(fā)現(xiàn)其動向，及時調(diào)整銷售策略，避免公司蒙受 不必要的損失。對于超過帳期的客戶，跟單員必須及時書面反映給公司領(lǐng)導(dǎo)，說 明原因，必要時交由司法機關(guān)解決。對于沒有及時書面反映情況的跟單員，從超 過帳期的下個月起從工資中扣除貨款。八、對帳：財務(wù)部應(yīng)收帳款負責(zé)人應(yīng)定期與客戶對帳，跟單員應(yīng)積極配合， 應(yīng)在財務(wù)部發(fā)出通知后一周內(nèi)到財務(wù)部協(xié)助對帳。對于對帳過程中有特殊原因需 要調(diào)帳的，銷售員必須在一周內(nèi)寫出書面說明報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，否則按對帳不符 造成的差額執(zhí)行扣款。第三條信用證的管理：在信用證操作過程中，往往存在許多不符點，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1、信用證木身存在著我們無法滿足的要求，而銷售員未及時10、與客戶聯(lián)系進 行修改；2、交單時間超過信用證規(guī)定的期限，若信用證沒有具體說明在SHIPMENT 后*天內(nèi)，則有效期在21天。3、海運提單、空運單等運輸單據(jù)未嚴格按信用證要求制作。4、保險單的保險條款不完整或被保險人與信用證不符。5、單據(jù)之間的箱唆、貨物總重量及貨箱尺寸不一致。6、單據(jù)的出具日期與信用證不符，如：信用證要求的傳真及快遞日期、最 晚裝運日期等。單據(jù)存在不符點，導(dǎo)致信用證失效，貨款回收無銀行信用作保障，不僅會使 我們承擔(dān)客戶拒付的風(fēng)險，而且即使客戶愿意到銀行承兌付款，也會使公司蒙受 不符點扣費損失。為規(guī)范信用證操作與管理，減少單據(jù)不符點，加快資金回收, 維護公司經(jīng)濟利益，特做如下規(guī)定11、：1、客戶正式開立信用證前，銷售員應(yīng)要求客戶把信用證底單傳真到公司財 務(wù)部，并由財務(wù)部把底單與購貨合同進行核對，若一致則由銷售員通知客戶到開 證銀行正式開立信用證，否則銷售員要及時與客戶聯(lián)系進行修改并要求其開立與 購貨合同一致的信用證。2、信用證到達通知行后，由財務(wù)部通知銷售員出貨及備單。3、發(fā)票及其他單據(jù)由銷售員備齊，外來單據(jù)（如提單、保險單、FORM A、 商檢證書等）在繕打止本之前由銷售員把底單拿到財務(wù)部進行審核，若不符信用 證要求，銷售員應(yīng)在及時修改后方可通知有關(guān)機構(gòu)繕打正本。4、銷售員備齊單據(jù)后，應(yīng)及時把全套單據(jù)交到財務(wù)部進行審核并由財務(wù)部 到銀行交單。5、需要在香港交單的信用證，操12、作程序與上述一致，由香港分公司文員傳 真到財務(wù)部審核。6、信用證要做到單證一致、單單相符，信用證操作實行責(zé)任分解，按上述 程序操作中因特殊情況造成的信用證不符點損失，責(zé)任人承擔(dān)50%,不按上述程 序操作造成的不符點損失全部由個人承擔(dān)。有關(guān)發(fā)貨單、出倉單的管理規(guī)定公司的發(fā)貨單、出倉單，既是財務(wù)部記帳的原始憑證，又是財務(wù)部出具發(fā)票 向客戶索要貨款及與客戶對帳的原始依據(jù)，因此發(fā)貨單、出倉單務(wù)必做到正確無 誤，否則會造成財務(wù)部記帳、回款、對帳等一系列工作的混亂。現(xiàn)發(fā)現(xiàn)發(fā)貨單、 出倉單存在以下錯誤：1、價格與定單、報關(guān)單不符或價格變動后總工辦不通知財務(wù)部調(diào)帳；2、定單號不齊或開錯，物料編號開錯；3、實際送物料與報關(guān)單、發(fā)貨單、出倉單不符；4、開單人員在發(fā)貨單、出倉單上更正后不簽章。為加強開單人員的工作責(zé)任感心，堅決杜絕以上錯誤，特對發(fā)貨單、出倉 單做出以下管理規(guī)定：1、開錯的單據(jù)對責(zé)任人處以一單50元的罰款；2、價格變動的單據(jù)總工辦必須書面的形式說明并報財務(wù)部調(diào)收備案；3、單據(jù)更正處必須由更正人簽章。