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1、商業(yè)管理公司營運(yùn)資料保密及保管制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 內(nèi)部文件嚴(yán)禁外傳深圳市xx商業(yè)管理有限公司營運(yùn)資料管理制度制度名稱營運(yùn)資料管理制度編號xx-xx-004目錄一、目的 1二、需歸檔的文件資料 1三、文件的收、發(fā)管理 1四、文件的傳閱、借閱管理 2五、文件的保管、保存 2六、文件的保密 3七、文件的銷毀 3八、附件： 3九、制度制訂、監(jiān)督與執(zhí)行 3附件：發(fā)文登記表、收文登記表修改時間修改頁碼修改狀態(tài)修改人審批人編制人：洪淑芝、王曉紅審核人：日期：批準(zhǔn)人：日期：版本號xx-1營運(yùn)資料管理制度一、目的 為2、了加強(qiáng)對營運(yùn)部工作中往來的文件資料進(jìn)行及時歸檔和管理，全面提高資料管理的工作效率，使?fàn)I運(yùn)工作得以更有效開展，特擬制定本制度。二、需歸檔的文件資料1. 政府下發(fā)的重要文件及相關(guān)部門來函；2. 公司下發(fā)的重要文件；3. 商戶資料：（1） 商戶基本信息資料（營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證等）；（2） 商戶日常往來文件（包括傳真、函件、申請表等）；（3） 文件：與商家洽談的會議紀(jì)要、各種問題的解決方案等；4. 部門文件：會議紀(jì)要、工作聯(lián)絡(luò)單、請示、報告、函件等；5. 內(nèi)部管理資料（客戶投訴登記、營運(yùn)日志、各類報表報告總結(jié)）；6. 其它重要資料。三、文件的收、發(fā)管理1. 部門員工在收到文件后應(yīng)及時到資料管理員處進(jìn)3、行登記，當(dāng)面填寫收文登記表，與資料管理員辦理好交接手續(xù)（1） 資料管理員在接到文件時應(yīng)及時進(jìn)行登記，并做好電子文檔備份；（2） 部門文件需對外發(fā)放時需經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字認(rèn)可后，方可對外發(fā)送；（3） 資料管理員需將對外發(fā)送的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，復(fù)印備份后發(fā)送給相關(guān)單位或部門并簽收；2. 需對外發(fā)送的文件資料（1） 工作聯(lián)絡(luò)單、傳真、會議紀(jì)要；（2） 部門回函；四、文件的傳閱、借閱管理1. 傳閱程序、范圍和借閱程序、范圍：（1） 文件需在部門內(nèi)傳閱時，由資料管理員將文件交部門經(jīng)理閱核，簽字認(rèn)可后發(fā)放部門員工進(jìn)行傳閱；（2） 部門員工在看過文件后需簽字確認(rèn)，由最后簽字的員工將文件交回資料管理員處進(jìn)行歸4、檔；（3） 部門及其它部門員工需借閱本部門的文件資料、專業(yè)書籍等，需在資料管理員處填寫文件借閱登記表，并由部門經(jīng)理（審批人）簽字認(rèn)可，方可借閱；（4） 文件、書籍歸還時資料管理員應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行檢查，如無問題需簽字確認(rèn)；（5） 文件、書籍等資料借閱后逾期未還者，資料管理員需及時進(jìn)行催還；（6） 部門及其它部門員工借閱檔案后應(yīng)妥善保管，并按時歸還；2. 建立文件網(wǎng)上發(fā)布制度，定期在公司內(nèi)網(wǎng)上向部門員工發(fā)布部門性文件（1） 周一網(wǎng)上發(fā)布部門周小結(jié)及本周計劃、部門周例會紀(jì)要等（2） 發(fā)布人：部門長 （3） 發(fā)布程序：所有發(fā)布文件須經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后方可進(jìn)行發(fā)布五、文件的保管、保存1. 設(shè)立獨(dú)立資料柜保存5、本部門重要資料；2. 所有資料嚴(yán)格按照類別實行分類管理，統(tǒng)一對文件進(jìn)行規(guī)范編號，并建立文件目錄，以便日后文件的快速查找（報告、分析、總結(jié)、數(shù)據(jù)、制度、辦法、規(guī)定、會議紀(jì)要要有電子文檔備份）；3. 商戶資料按租戶、業(yè)態(tài)或樓層為單位對資料進(jìn)行分類歸檔保管；4. 租戶撤租后資料管理員對租戶資料及時進(jìn)行為整理、裝訂、保存；跟進(jìn)新租戶的相關(guān)資料，并做好歸檔工作；5. 資料保存時間（每年10月12月對部門所有文件進(jìn)行修理，對需歸檔的文件進(jìn)行歸檔，保存日期以部門長界定；）6. 保管方式：要求書面文檔(原件或復(fù)印件)六、文件的保密1. 機(jī)密文件系指：（1） 租戶與公司的合作條件；（2） 涉及具體數(shù)據(jù)的相關(guān)資料6、；（3） 對租戶和公司有重要影響的文件等；2. 根據(jù)文件的重要性設(shè)置不同的密級及保密時效；3. 機(jī)密文件的調(diào)閱需經(jīng)部門長審批同意后方可調(diào)閱；4. 資料管理員與借閱檔案的人員要嚴(yán)格遵守公司的保密制度，樹立高度的責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識；七、文件的銷毀1. 對于超過保存期限的檔案，由資料管理員登記造冊，經(jīng)管理員和部門長共同簽字認(rèn)可后，方可進(jìn)行銷毀；2. 銷毀文件需由專人負(fù)責(zé)銷毀，嚴(yán)禁將銷毀文件作為它用或作廢紙?zhí)幚怼０恕⒏郊焊郊?： 發(fā)文登記表 附件2： 收文登記表 九、制度制訂、監(jiān)督與執(zhí)行1本制度由xx商業(yè)管理有限公司營運(yùn)部制定，并負(fù)責(zé)修改、解釋；2本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件1：發(fā)文登記表序號日期編號文件名稱份數(shù)發(fā)至部門簽收備注附件2：收文登記表NO編號文件名稱份數(shù)發(fā)文部門發(fā)放人收文部門收文人收文日期備注