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1、房地產公司合同變更、中止與解除管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄一、房地產公司合同管理制度式樣4第一章 總則4第二章 機構與職責4第三章 合同的簽訂6第四章 合同的履行7第六章 合同的變更、中止與解除8第七章 合同糾紛的處理8第八章 合同檔案管理8第九章 權限、程序9第十章 罰則11一、經辦人責任：11二、合同管理員責任：11七、總經理責任：113、其他違反法律、法規和本辦法規定，給企業造成損失的。12第十一章 附 則12項目合同會簽單122、經辦人意見欄中，應簡述簽約原因、過程及合同主要內容；13二、合2、同管理流程131 目標：152 適用范圍：153 術語和定義：154 部門職責：154.2 審核部門154.3 審核審批人155 工作程序：166 權限及標準217 主要文檔21一、房地產公司合同管理制度式樣第一章 總則第一條 為了加強合同管理，明確合同審批過程中的職責權限，制定本管理規定。第二條 集團公司及各所屬公司、企業在從事涉及權利義務關系的經濟活動時必須簽訂書面合同。第三條 本規定適用于集團公司及所屬公司、企業。第二章 機構與職責第四條 集團公司由總裁、工程總監、各部門總監組成合同管理委員會。負責對所屬房地產企業合同進行監督、管理和審批。第五條 集團公司成本控制部（以下簡稱“成本部”）3、是合同管理的職能部門，其職責是：1、負責對各所屬公司、企業合同工作的管理和指導。2、負責研究制定合同管理規定，組織宣傳貫徹合同管理規定，并負責檢查監督。3、負責對各所屬公司、企業合同的簽訂、履行、存檔情況進行檢查，提出整改意見。4、及時審核所屬公司、企業上報的合同，并組織集團公司相關部門進行審批。第六條 各所屬企業必須建立合同會簽制度，并成立以總經理為組長的合同審核小組，成員為各部門負責人及相關人員。第七條 合同審核小組履行下列職責：1、制定合同管理實施細則；2、合同審核會簽。第八條 各所屬公司、企業必須設立專職或兼職合同管理員，報集團公司成本部備案，其職責是：1、參與合同的談判、起草、簽訂，4、組織合同審核會簽；2、審查對方當事人的主體資格、營業執照、資質證書、授權委托書等，保證其具備簽約的法律資格；3、使用拓新集團合同示范文本簽訂合同，保證合同條款合法、完備、填寫符合規范、程序符合規定；4、跟蹤合同會簽及履行情況，及時補充、變更合同，會同合同經辦人員處理合同履行中的問題；5、負責合同鑒證、公證或登記備案； 6、負責履行合同，及時處理履行中發生的問題；對需要變更合同內容及時提出變更意見，并擬訂變更協議； 7、妥善保管合同書、簽證單、往來傳真等有關合同簽訂與履行的書面資料、憑證，并按時歸檔。8、已實行合同網上會簽的企業，對網上電子文本與書面文本一致性負責。第九條 各所屬公司、企業工程、5、成本管理部門為合同簽訂的參與部門，其職責分別是：1、確定合同價款及有關建經條款；2、保證合同條款和價款的合理性；第十條 合同審核要點1、審核合作單位（法人）的資格是否真實、合法，合同項目是否在營業執照范圍內，當事人的名稱或姓名和住所是否記錄清楚、準確；2、經濟合同的標的是否明確；3、經濟合同中的數量、質量是否符合有關國家、地方規定和公司要求；4、經濟合同的價款或報酬以及方式是否確定和準確；5、經濟合同的履行期限、地點和方式是否確定；6、經濟合同的違約責任是否明確；7、經濟合同中是否有發生爭議的解決方法。第十一條 對工程類合同還必須進行以下事項的審查1、是否有保修條款；2、結算和付款條件是否有利6、；3、計價依據是否完備。第十二條 集團公司及異地所屬房地產企業必須設定合同章管理員，其職責是：1、審查對方是否簽字蓋章（二頁以上加蓋騎縫章）；2、審查我方是否有經辦人、項目公司副總、總經理、法定代表人簽字；3、審查合同的完整性、一致性；4、負責合同歸檔管理工作。第十三條 公司、企業總經理對合同簽訂和履行的全過程負責，其具體職責是：1、組織建立企業內部合同管理體系；2、保證合同標的和條款的合理性，維護企業權益；3、保證合同內容及簽訂、履行過程符合法律法規和集團公司合同管理規定；4、及時處理合同簽訂和履行中發生的問題，重大問題及時向集團公司總裁匯報。第三章 合同的簽訂第十四條 各所屬公司、企業必須7、全面實行合同會簽審核制度、終結制度、備案制度。所有合同必須按照合同會簽程序批準后方可訂立，履行完畢的合同須簽訂終結協議。第十五條 簽訂合同之前，應驗證對方當事人的營業執照、資質證書等證明文件的原件，確定主體是否合格；審查對方經辦人的授權委托書，掌握其代理權限；調查資信情況、履約記錄，預測其履約能力。上述證明文件的復印件隨合同會簽并存檔。企業名稱變更時，應以合格的主體簽訂合同。第十六條 所有合同必須經所屬企業法律顧問審核，并留存審核意見。第十七條 在簽約過程中應遵循誠實信用原則，任何人不得向對方當事人作虛假的宣傳和承諾，不得故意隱瞞與訂立合同有關的重要事實。第十八條 合同文本必須符合國家及集團公8、司有關規定，并以合同書形式簽訂，不得以傳真或電子郵件等方式簽訂合同，以傳真或電子郵件等方式就合同內容達成一致的，必須補簽合同書加以確認。第十九條 合同內容需以招標方式確定的，應按集團公司招標管理規定進行招標后簽訂。第二十條 合同的內容應當包括：當事人名稱、住所、標的、數量、質量標準、驗收標準、價款、履行期限、履行地點和方式、違約責任、爭議解決的方式等條款，并對各條款內容作詳細的約定。第二十一條 合同必須經法定代表人或委托代理人及經辦人簽字并加蓋合同專用章后生效。委托代理人必須在授權范圍內簽訂合同。無法定代表人的授權委托書，任何人不得簽訂合同。第二十二條 法律、法規規定應當鑒證、登記、備案的合同9、必須鑒證、登記、備案。合同由法定代表人簽訂后生效，特殊情況法定代表人可委托他人簽訂，委托代理人必須在授權范圍內簽訂合同。無法定代表人的授權委托書，任何人不得簽訂合同。第二十三條 超項目預算20萬元和單項工程的5%以上情況，須提前申報，集團公司職能部門同意后方可簽訂合同。第二十四條 集團公司成本部建立企業合同簽訂綜合臺帳，并每月進行分析，根據合同簽訂情況出具指導意見書，上報總裁下發所屬企業。第四章 合同的履行第二十五條 合同一經簽訂即具法律效力。各公司有關部門應互相協作，認真履行合同義務，確保公司信譽。第二十六條 經辦人應隨時掌握對方經營狀況，若發現停產、停業、準備解散或破產轉移資產、抽逃資金、10、有重大訴訟案件等嚴重影響履行能力的情況發生時，應及時向總經理匯報，有確切證據證明以上事實時，企業應要求對方提供有效的擔保，不提供擔保的，應中止履行合同。中止履行合同的，應及時書面通知對方。第二十七條 企業應慎重對待合同履行中的往來傳真、書信、簽證等書面文件，并妥善保存。經辦人應建立合同簽訂與履行情況臺帳。第二十八條 合同管理員應隨時跟蹤合同履行過程，發現問題協同各部門及時解決，發生訴訟或其他重大問題應及時上報集團公司。第二十九條 企業簽訂終結協議時，應當審核合同雙方的義務是否履行完畢。合同任何一方的義務尚未履行完畢時不得簽訂終結協議。第六章 合同的變更、中止與解除第三十條 合同一經簽訂即受法律11、約束，企業不得擅自變更、中止或解除。若確需變更、中止或解除的，由經辦人提出書面報告，按合同會簽程序審核會簽后實施。“特殊合同”需要中止或解除的，須上報集團公司審批。第三十一條 變更合同內容的，雙方應當簽訂補充協議，對變更的內容作詳細的約定。第三十二條 企業單方面中止合同的，應當符合合同約定。雙方協議中止合同履行的，應當簽訂中止合同協議書。第三十三條 企業單方面解除合同的，應當符合合同約定；雙方協議解除的，應當簽訂解除合同協議書，明確解除的原因和解除后雙方應盡的義務。 第三十四條 變更或解除合同需要辦理變更登記等相關手續的，應及時辦理；財務部門應及時作相應的帳務處理。 第七章 合同糾紛的處理第三12、十五條 合同履行中雙方發生爭議應積極協商，對對方合理的要求應妥善解決，以防止出現法律糾紛。第三十六條 集團公司各相關部門負責各所屬公司的訴訟指導與協調工作。各公司發生訴訟案件時應立即將訴訟相關材料報送集團公司成本部，經總裁批示后，由各公司按法定程序辦理。第八章 合同檔案管理第三十七條 經辦人和有關人員應妥善保存合同、補充協議、簽證單、往來傳真等關于合同簽訂和履行的書面材料，并按要求及時歸檔。第三十八條 以下關于合同簽訂和履行的原始材料，應由檔案管理員統一歸檔：1、合同及其補充協議；2、合同變更、中止或解除協議、終結協議；3、招投標文件；4、合同會簽單；5、其他重要材料。第九章 權限、程序第三十13、九條 合同按審批權限分特殊合同和一般合同兩類，特殊合同和一般合同的審批程序參照拓新集團下發的2010重慶拓新投資控股（集團）有限公司權責體系手冊執行。第四十條 本地所屬企業所有合同所屬企業內部會簽審核后，報集團公司成本部，成本部審核后報送審計法務部審核通過報總裁批準后簽訂。第四十一條 異地所屬企業合同審批管理權限：合同范圍所屬公司會簽集團公司成本部法定代表人各部門總經理特殊合同起草、會簽審核組織審核、備案批準設計類10萬元以下起草、會簽受權批準備案授權10萬元以上起草、會簽審核組織審核、備案批準監理類5萬元以下起草、會簽受權批準備案授權5萬元以上起草、會簽審核組織審核、備案批準建安工程類（總包14、）50萬元以下起草、會簽受權核準、總監批準備案授權50萬元以上起草、會簽審核組織審核、備案批準裝修工程類20萬元以下起草、會簽受權核準、總監批準備案授權20萬元以上起草、會簽審核組織審核、備案批準材料采購類20萬元以下起草、會簽受權核準、總監批準備案授權20萬元以上起草、會簽審核組織審核、備案批準工程手續類起草、會簽受權批準備案授權開發手續類起草、會簽受權批準備案授權物業管理類起草、會簽受權批準備案授權營銷費用類合同起草、會簽審核組織審核、備案批準行政管理類合同起草、會簽受權批準備案授權其它類合同起草、會簽受權批準備案授權3、合同范圍定義1）設計類合同是指規劃設計、單體設計、景觀設計、采暖外網15、設計、給水外網設計、煤氣外網設計等。2）監理類合同是指工程監理、地質勘察等項目。3）建安工程類是指主體總包工程、單體內外土建、安裝、環境等配套工程是指由發包方單獨發包的土石方、道路、擋土墻、噴錨、強夯、灌注樁、防水、樓內欄桿、地熱、通風、空調、消防、弱電內外線、煤氣內外線、采暖外線、排水外線、給水外線、供電外線、排洪、變配電、硬覆蓋、綠化、室外圍擋、鋼結構、玻璃及理石幕墻、塑膠鋪裝等項目。4）裝修工程指樣板房、售樓處、辦公樓等室內裝修。5）材料采購類合同指工程材料、設備采購指外墻磚、踏步磚、涂料、石材、紅磚、空心磚、商品砼、通風管、散熱器、應急電源箱、高低壓配電設備、電線電纜、空調通風設備、燈16、具、綠化苗木、防火門、防盜門、單元門、車庫門、人防門、屋面瓦、外墻窗、天窗、電梯、洗浴設備、消防設備、鍋爐設備、信報箱、換熱站設備等項目。6）工程手續類合同指由工程部負責辦理的合同。7）開發手續類合同指由開發部負責辦理的合同。8）物業管理類合同指前期物業服務、臨時管理規約、物業服務咨詢合同、項目遺留問題的維修合同、質保期內涉及的工程維修合同等與物業管理有關的所有合同。8）營銷費用類合同指商品房買賣合同、租賃合同、各報紙廣告、戶外廣告、名片、樣本印刷、展位租賃、電臺、電視直播、營銷策劃、短信群發等合同。9）行政管理類合同指技術服務、委托開發、數據錄入外包、保密協議、辦公家具、設備類合同指辦公用的17、沙發、窗簾、音響、電子白板、地毯、計算機、服務器、數碼相機、車輛和委托招聘、員工勞動合同、委托培訓、委托提供會員服務、辦公樓內綠化租擺等合同。10）其他類合同指聘請長途電話服務、網絡線路、服務器租用、提供寬帶服務、安全生產、計劃生育、社會穩定責任狀、委托檢驗等合同。11）本條內額度指單項的預算額， “以上”是指包含本數。第四十二條 超出權限的合同，在所屬企業內部會簽審核完，報集團公司成本部，成本部審核后報送審計法務部審核通過審核通過報總裁批準后簽訂。第十章 罰則第四十三條 有下列情況之一的，視情節輕重給予罰款5005,000元、賠償經濟損失、解除勞動合同等處罰，情節特別嚴重，構成犯罪的，提交司18、法機關追究刑事責任：一、經辦人責任：1、不簽書面合同，給企業造成損失的；2、未經授權或超越代理權限簽訂合同，給企業造成損失的；3、填寫合同內容錯誤，給企業造成損失的；4、因嚴重不負責任被騙，給企業造成損失的；5、與對方串通，損害企業利益的；6、利用職務之便，收受對方賄賂或以其他方式謀取私利的；7、其他因未盡職責，給企業造成損失的。二、合同管理員責任：1、未認真審查合同，致使簽訂的合同無效或存在嚴重漏洞，給企業造成損失的；2、未及時辦理登記、備案等相關手續，給企業造成損失的；3、合同管理檔案丟失，給企業造成損失的。三、成本控制部負責人未盡審查職責，致使合同價款明顯高于或低于正常水平，給企業造成損19、失的。四、財務部門負責人未盡審查職責，致使無法按合同約定收款的。五、合同章管理員擅自加蓋印章給企業造成損失的。六、檔案管理員丟失關于合同簽訂和履行情況的原始資料，給企業造成損失的。七、總經理責任： 1、企業合同管理混亂、不成體系、責任不明，漏洞百出，給企業造成損失的；2、超越權限擅自簽訂合同或處理合同簽訂和履行中的重大問題，給企業造成損失的；3、其他違反法律、法規和本辦法規定，給企業造成損失的。第十一章 附 則第四十四條 本規定由集團公司成本部負責解釋。第四十五條 本規定自下發之日起施行。附件：項目合同會簽單附件： 項目合同會簽單 合同編號：合同名稱呈報單位合同額 合同分類合作單位成本上限總額20、 累計合同額與成本上限差異說明經辦人意見：經辦人簽字：所屬企業意見經辦部門負責人意見：工程成本控制部：相關部門： 財務部：法律顧問：項目負責人：財務負責人：總經理意見：集團公司審核意見成本控制部工程技術部審計法務部研發中心財務部相關部門總裁意見：說明：1、此表由經辦部門主辦，經辦部門、工程、成本部、財務部、相關公司各留存一份。2、經辦人意見欄中，應簡述簽約原因、過程及合同主要內容；3、超項目預算20萬元和單項5%以上須提前申報，集團公司同意后履行合同會簽二、合同管理流程編制日期審核日期批準日期修訂記錄日 期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人1 目標：為加強房產開發項目中對各類供應商的過程控制，21、減少經營風險，通過明確內部職責，提高解決問題的時效性和有效性，從而保證各項經營活動正常有序的進行。2 適用范圍：2.1集團成本控制部或下屬公司、企業組織招投標產生的各類工程合同（含部分配套工程合同）、設計、咨詢合同、材料設備采購合同和其他合同（招標代理、物業管理等）。2.2項目部、其它非招投標產生的協議發包（含配套工程、設備、服務等內容）和其它發包。A（數量）Q（質量）C（成本）T（時效）R（風險）市場調查的充分性市場定位及方案設計等的合理性資料的準確性各階段費用估算的準確性各部門工作開展的及時性3 術語和定義：無4 部門職責：4.1 經辦部門作為對外洽談擬訂合同的經辦人為第一責任人，對合同的22、真實性、合理性、可行性負有完全的責任，相關隸屬部門（公司）的負責人為第一審核人，負有直接責任。4.1.1 集團公司、企業：負責權限內采購合同的要約設計、擬定合同草案、合同報審報批、組織合同交底、簽訂合同等工作。4.1.2 集團成本控制部：負責各類合同審核，監督合同的履行。4.1.3 集團行政部合同管理員：負責合同的流轉、審批程序、流轉時效、用印記錄、合同資料的分發歸檔等工作。4.2 審核部門4.2.1 各級工程管理部門及設計研發管理部門：負責合同中技術要求的審核；負責對合同執行時間等信息的審核。4.2.2 集團財務部負責對合同的履約收支、付款方向、單據回籠等情況監督審核。4.3 審核審批人4.23、3.1 相關公司、企業：負責對權限內的合同進行審核；4.3.2 工程總監、成本控制部、審計法務部：負責對權限內的合同進行審核、審批；4.3.3 集團總裁：負責對集團總部、下屬公司、企業進行合同管理授權，劃定各級部門及人員的合同管理權限；負責對需由拓新集團法定代表人的合同進行審批；負責代表拓新集團與施工及材料設備供方簽署重大采購項目合同及戰略采購合同。5 工作程序：活動步驟及說明負責部門/負責人輸出1根據權限劃分進行合同授權1.1 根據工程采購方式選擇作業指引，對于需要經過招投標、議標及直接委托形式進行采購的均需要在集團領導（主管總監、總裁）、集團總部（集團成本控制部）、下屬公司、企業之間設定不24、同的合同管理權限（主要是審批權限）：l 下屬公司權限為材料設備招標采購合同總額不超過20萬元；工程總包合同總額不超過100萬元；l 超出上述權限的，須由集團負責審批，具體請參考拓新集團權限審批表；1.2 合同審核將根據合同權限的不同分別不同部門進行審核：l 下屬公司權限內的合同，由成本控制部、審計法務部對涉及合同內容、法務的內容進行審核；l 集團總部權限內的合同，由集團工程技術部對技術細節進行審核，由集團審計法務部對涉及法務的內容進行審核。2擬定合同草案2.1 相關公司、企業的合同經辦部門/經辦人根據招標文件、評標、詢標或談判記錄、中標單位的審定意見以及公司有關規定起草合同文件，進行要約設計；25、2.2 合同經辦部門與項目部、有關職能部門、合作 方進行溝通，對要約大致內容進行確認；2.3 合同經辦部門擬定合同草案。合同經辦部門合同草案3合同稿流轉及會簽3.1 合同經辦人填寫合同會簽單，經部門負責人簽字后，連同合同草稿及附件送交所在公司或集團成本控制部合同管理員編號流轉。3.2 合同流轉附件l 由招標形式確定承包商的合同，定標表及評標報告作為合同流轉的附件。l 非招標形式確定承包商的合同，協議發包審批表及請示報告作為合同流轉的附件。l 合同流轉時須附供方投標報價清單或我公司核價單，合同簽定時報價清單作為合同附件須清晰明白并加蓋公章。l 總包、樁基、彩鋁門窗、陽臺欄桿、雨蓬、幕墻、外墻涂料26、工程須附安全協議。l 與物業維修有關的承包合同須附維修承諾書。l 超預算審批報告應在蓋章前提交。l 補充協議的流轉須附原合同。3.3 會簽部門審核內容l 成本控制部審核合同價款、結算方法、付款方式等。l 研發中心審核工程設計合同的收費標準、服務范圍、付款方式等。l 審計法務部審核合同的內容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承擔相應的民事責任等。l 財務部審核合同的付款方式、履約收支、單據回籠等。3.4 流轉程序l 下屬公司、企業內的合同：由各公司、企業申報，流轉部門為成本控制部、審計法務部、財務部、總裁。l 集團公司各部門的合同：相關部門申報的，流轉部門為相應部門領導、集團成本控制部、審計法27、務部、財務部、集團主管總監、副總、總裁。l 補充協議的流轉由原申請部門負責，因造價控制要求需簽訂增加費用補充協議的合同等流轉部門同上。l 設計、裝修合同除上述部門以外，還須相關的設計研發部門審核。l 各部門按表式要求填寫意見，標注日期并簽字。l 各公司、企業或相關部門的非招標緊急合同如需成本控制部協助流轉的，必須通過工作聯系單的方式通知集團成本控制部，列明供方單位名稱、合同價款、工期要求等主要內容。集團成本控制部可先行流轉合同，相關公司、企業及部門須在合同報批前完成申報。3.5 每個部門的流轉時間控制在兩個工作日內，流轉一般10天內完成。3.6 集團成本控制部負責人對會簽的總體內容、時間控制進28、行檢查并簽字把關或采取必要的糾正措施。合同經辦人合同會簽單4合同修改4.1 集團成本控制部或其它職能部門經辦的合同在流轉的同時應將合同e-mail或傳真至項目部等執行部門經理審閱，項目部經理等應在2天內提出回復意見。合同文本及時提供給對方單位，各方面的意見應在合同流轉到集團主管總監之前匯總。4.2 合同經辦人綜合各方意見進行必要修改，部門負責人審核。4.3 若合同修改較大或涉及關鍵事項，改動后須請個別部門反復流轉批閱時，請相關部門更新簽章及日期，以確保動態反映合同流轉走向，保證時效性和對合同修改的認同。5審批、蓋章、分發5.1 超出某級授權權限的合同，會簽后的合同會簽單及附件須經該級別最高管理29、層審核后報相應級別管理層審批。5.2 合同經辦人將批準后的合同會簽單交檔案室簽收，填寫合同（訂立、收尾）會簽表歸檔目錄表，將第一聯“會簽表”交檔案室保存。5.3 合同經辦人通知合同簽約單位按約定的合同份數進行復印、裝訂，并先行簽字蓋章。5.4 合同經辦人將簽約單位送來的合同送委托代理人簽字，填寫合同訂立日期，并由行政部蓋章，將第二聯“會簽表”交行政部保存。5.5 合同經雙方簽字蓋章生效后，集團成本控制部留存一份，其余分發給對方簽約單位和須留存單位，并由經辦人向檔案室提交歸檔的正本合同。合同經辦人合同（訂立、收尾）會簽表歸檔目錄表6合同備案6.1 經辦部門流轉的合同應留存一份副本。6.2 集團成30、本控制部對其它職能部門流轉合同的核心內容（乙方名稱、合同價款、付款方式）進行備案，對合同條款進行一般性審核。6.3 對于到政府部門備案用的合同，由項目公司、企業進行流轉，合同采用政府標準文本格式。該類合同在簽定之前，必須要求對方出具關于“本合同僅作為備案使用”的承諾書。6.4 集團成本控制部每月對合同流轉情況進行一次統計，制作合同流轉一覽表集團成本控制部合同流轉一覽表7合同履行的跟蹤、收尾和評價7.1 在合同履行過程中，集團成本控制部應及時了解合同運行中所發生的問題，及時分析，采取措施，使合同履行過程得到控制。7.2 集團成本控制部根據各方面情況作最后匯總，對合同履行中的較大問題提出處理意見報31、區域或集團領導決議。7.3 較重要的合同履行完畢，集團成本控制部會同相關部門填寫合同履行收尾會簽表，須填寫對合同供方的綜合評價、對合同條款的經驗總結和改進建議。7.4 集團成本控制部匯總各單位、部門意見后報集團領導審核，并交檔案室簽收、歸檔、填寫合同履行收尾歸檔目錄表集團成本控制部合同履行收尾會簽表合同履行收尾歸檔目錄表6 權限及標準7 主要文檔文檔名稱編制部門/人員主要內容接收部門/人員提交時限/頻率合同會簽單經辦部門/經辦人合同審核部門審核意見合同審核部門隨合同流轉合同（訂立、收尾）會簽表歸檔目錄表經辦部門/經辦人統計用途檔案管理部門隨時更新合同流轉一覽表集團成本控制部統計用途檔案管理部門隨時更新合同履行收尾會簽表集團成本控制部統計用途檔案管理部門隨時更新合同履行收尾歸檔目錄表集團成本控制部統計用途檔案管理部門隨時更新