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1、新能源企業合同經辦及流程管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 制度名稱合同管理制度頒布組織XXXX新能源股份有限公司文件編號HSRJ-FW-ZD-01版本號A0版受控狀態內控發布日期XX年 月 日執行日期XX年 月 日所屬部門法務部編制審核批準1.目的為規范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實現公司合同管理的制度化，預防和減少合同糾紛的發生，維護公司合法權益，根據中華人民共和國合同法和有關的法律、法規，結合公司實際情況制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于XXXX新能源股份有限公司及公司下屬子公司的一切合同2、管理活動。3.管理職責3.1 合同經辦部門負責本部門合同的訂立和管理工作，實行“誰訂立，誰負責”和“誰主管，誰負責”，主要職責：3.1.1 負責組織本部門職責分工范圍內的合同談判，擬定合同條款。3.1.2 全面準確地填寫合同條款，必要時組織進行合同評審。3.1.3 負責合同履行跟蹤，追蹤合同標的的內外質量，收集合作單位意見。3.1.4 及時妥善辦理合同的變更或解除事宜，并報法務部和有關領導審查、批準。3.1.5 及時向法務部報送合同、招投標文件以及合同有關的各種紀要、變更澄清等資料，及時反映合同履行中出現的法律問題。3.1.6 參與合同糾紛的調解、仲裁或訴訟，負責提供有關的一切資料。3.1.73、 安排專人負責合同管理工作，辦理合同送審、報批、蓋章及送交存檔手續，建立本部門合同臺賬。3.2 法務部為公司合同管理的法務審核和監管部門，主要職責：3.2.1 負責擬定、修訂合同管理制度，并組織實施。3.2.2 參與公司對外訂立重大合同的談判，參與標書評審和合同評審，對合同訂立、變更及解除進行審查把關。3.2.3 負責公司本部及所屬各單位的各類合同執行情況的監督檢查。3.2.4 協調內、外部合同關系，對合同糾紛依法申請仲裁或訴訟。3.2.5 組織合同法及相關法律法規宣傳，組織對各業務部門合同經辦人的培訓。3.2.6 合同管理中需要解決的其他問題。3.3 財務部是合同財務監督部門，主要職責：3.4、3.1 負責從財務角度審查和監督合同的訂立和履行情況，注重在價格、結算方式、票據等方面進行審查把關。3.3.2 負責發票的審查、簽收、簽發。核對發票金額和合同金額、發票內容與合同內容是否一致；合同批準程序是否符合規定，程序不完備的，拒絕付款。3.3.3 負責按合同結算條款收、付款。3.4 其他相關單位的職責：3.4.1 申購單位負責向管理部門提供本單位所需物品的規格、型號、數量、質量、時間要求等；需要進行工程建筑施工的單位，負責向主管部門提供包括維修、改造、新建、擴建工程建設的需求報告。3.4.2 質量驗收小組負責對購進各類資產、物料等進行驗收，并出具驗收報告。3.4.3 倉庫負責對驗收合格的5、各類資產、物料等辦理入庫手續。3.4.4 總裁辦公室負責公司合同臺賬、合同檔案的建立和管理。3.4.5 根據需要，配合法務部進行重大合同審查或評審，并簽署審查或評審意見。 4.合同分類及編號4.1合同類型4.1.1 采購類合同（CG），包括材料采購合同、工具及配件采購合同、辦公用品采購合同、固定/無形資產采購合同等。4.1.2 工程類合同（GC），包括土建施工、基建維修、水電安裝、裝潢裝飾等合同。4.1.3 銷售類合同（XS），主要指公司主營產品及服務的銷售合同。4.1.4 勞動類合同（LD），包括但不限于勞動合同、聘用協議、退休返聘協議、保密協議、競業禁止協議等。4.1.5 投融資合同（TR6、）：包括貸款合同、擔保合同、投資協議等合同。4.1.6 其他合同（QT）：包括但不限于租賃合同、展會合同、合作協議、服務協議、勞務協議等。4.2 合同編號按HSRJ-CGXX001的格式編輯，其中“HSRJ”為公司簡稱，“CG”為采購類合同，“XX”為年度，“001”為該年度第一份該類型合同。合同編號需向總裁辦公室申領確認、備案，合同編號不得出現斷號，合同編號以申領確認的順序排編。5.合同審核5.1 合同審核流程：內部審核外部溝通修訂復審5.1.1 內部審核流程： 5.1.2 修訂復審：與內部審核流程相同。5.2 審核內容5.2.1 承辦部門審核內容A、合同的經濟性：市場供應、需求情況經調研屬7、實；市場供應、需求價格、詢價情況預測可靠、合理，應予考慮的其他經濟因素。B、合同的可行性：整體項目技術具有可靠性；經濟效益或社會效益具有真實性；合同履行具有可操作性。C、合同的安全性：涉及的知識產權已采取相應的保護或限制措施；無損本公司商譽、商業秘密及其他利益；合同承辦部門認為必須審核的其他內容。5.2.2技術審核內容A、合同的技術性：技術依據真實、可靠；技術措施完備、可行；技術標準和參數科學、真實、可行。B、合同的可行性：整體項目技術具有可靠性；合同履行具有可操作性。C、合同的安全性：涉及的專業知識產權已采取相應的保護或限制措施；無損本公司商譽、商業秘密及其他利益。5.2.3 財務審核內容A8、結算方式、結算時間、收付款條件（合同涉及資金的使用符合公司統一的資金調度計劃）、發票開具等的合理性、合法性。B、合同標的所有權相關的風險報酬轉移的條款。C、財務部門認為需審核的其他內容。5.2.4 法務審核內容A、合法性、合規性：a.主體合法，簽約各方具有簽約的權力能力和行為能力，包括但不限于對方單位的（法人）資格、經營范圍、履行能力以及代理權限等情況是否符合國家法律規定。b.內容合法，簽約各方意思表示真實、有效，無悖法律、法規、政策及公司經營策略與計劃，無規避法律行為，無顯失公平內容；無明顯屬于采取欺詐、脅迫、乘人之危等手段訂立合同情況。c.形式合法，訂立合同的形式符合法律規定要求。d.程9、序合法，訂約等有關程序應符合有關法律、政策的規定。B、嚴密性、嚴謹性：a.合同條款完整、齊備，相關附件、相應手續完備。b.文字清楚準確，不致產生歧義。c.設定的權力和義務具體、確切。d.附加條件合法。C、成文審核內容：a.承辦人無誤，各審核部門審核意見齊備。b.符合公司規定程序。c.合同文本文字無誤，合同文本格式、稱謂等符合公司文件管理相關規定。6.合同簽批6.1 經審核流程確定合同后，由發起部門填寫合同審批單和用印審批單，按審批權限辦理簽字手續。6.2 合同審批權限參見合同審批權限表。序號合同類型審核人審批人1采購/工程類合同材料/勞務采購100萬元采購部門負責人及分管領導、法務部、財務部、10、運營副總裁、財務副總裁、總裁總裁100萬元采購部門負責人及分管領導、法務部、財務部、運營副總裁、財務副總裁、總裁聯席審批（總裁、運營副總裁、財務副總裁、技術副總裁、采購分管領導）工具及配件、辦公用/印刷品采購1萬元采購部門負責人及分管領導、法務部、財務部、財務副總裁采購分管領導1萬元采購部門負責人及分管領導、法務部、財務部、財務副總裁、總裁總裁固定、無形資產采購/基建工程10萬元采購部門負責人及分管領導、法務部、財務部、財務副總裁、運營副總裁、總裁總裁10100萬元采購部門負責人及分管領導、法務部、財務部、財務副總裁、運營副總裁、總裁、董事局主席聯席審批（董事局主席、總裁、運營副總裁、財務副總11、裁）100萬元采購部門負責人及分管領導、法務部、財務部、財務副總裁、運營副總裁、總裁、董事局主席董事會表決（董事局主席、總裁、運營副總裁）2銷售類合同0.5MW（20萬元）銷售部門負責人及分管領導、法務部、財務部、技術副總裁、財務副總裁、運營副總裁、總裁總裁0.5MW銷售部門負責人及分管領導、法務部、財務部、技術副總裁、財務副總裁、運營副總裁、總裁聯席審批（總裁、運營副總裁、財務副總裁、技術副總裁、銷售分管領導）3勞動類合同格式化勞動合同/協議人事負責人、法務部人事負責人非格式化合同/協議人事負責人、人事部門負責人、法務部、總裁總裁4投融資類合同法務部、財務部、財務副總裁、運營副總裁、總裁、董12、事局主席董事會表決（董事局主席、董事）5其他合同非經濟類責任部門負責人及分管領導、法務部總裁經濟類收入性參照銷售合同審批；支出性參照采購合同審批6.3 合同簽訂審批流程圖：7.合同的檔案管理7.1 合同經辦部門須在合同簽訂后3個工作日內將所有合同原件移交總裁辦公室存檔，同時向財務部提交一份復印件（僅限經濟類合同）；合同移交存檔前，合同經辦部門應妥善保管合同，若保管不善導致的合同丟失、損壞等按獎懲規定處罰。7.2 總裁辦公室應按照檔案管理制度要求對存檔合同進行管理和監控。7.3 任何持有合同原件或復印件的保管人未經有效審批，均不得出借或復印合同。8.附則本制度由法務部負責編制、修訂和解釋，其它類似或有沖突的規定自本制度頒布之日起自行失效。9.記錄表單HSRJ-MR-FW-001合同審批單