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1、有限公司合同簽訂、履行歸檔及監督流制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XXXXXX有限公司合同簽訂、履行、歸檔、監督流程制度為規范公司運行中法律監管制度，保證對外簽訂合同的合法性，維護公司合法權益，減少合同風險，特制訂公司合同制作、修改、審核、批準、歸檔、監督等流程管理辦法。第一章總則第一條本制度適用于XXXXX有限公司所有職能部門及全體人員簽訂合同的法律審核。第二條公司實行合同審查管理制度。所有合同在加蓋公章前必須履行審核簽字程序。第三條合同法律審核堅持依法、及時、準確的審核原則。第二章審核內容第四條合同審核部門2、對下列合同事項依法進行審核：（一）合同形式。合同形式應采用法律、行政法規規定或當事人約定的形式。（二）合同實質性條款。合同的實質性條款由合同當事人雙方約定。根據中華人民共和國合同法規定，合同實質性條款包括以下內容：1、當事人的名稱或者姓名和住所；2、標的；3、數量；4、質量；5、價款或者報酬；6、履行期限、地點和方式；7、違約責任；解決爭議的方法。（三）合同效力。簽訂合同應主體適格，意思真實，目的合法，不損害社會公共利益，不違反法律、行政法規的強制性規定。第三章審核程序第五條簽約相對人確定1、公司現有資源。辦公室存檔文件中，與我公司有過良好合作關系的企業，并能獨立完成此次發包工程項目或交易要求3、的企業。2、互聯網或電話簿的搜索。通過網絡搜索尋找，初步審核潛在簽約相對人資質，明確公司地址、聯系人、公司電話及網址等。3、股東現有資源。公司董事會成員推薦有足夠實力的企事業單位、公司及個人。4、其他途徑。保證選擇的企事業單位、公司及個人能保質保量完成項目要求。業務部門和合同審核部門通過以上途徑共同確定，選取35家具備相關資質并有能力獨立完成提案項目的企業，并由業務部根據價格、質量、資質、安全、服務等各方面的條件出具評比表，報主管領導批示，最終確定合同初審階段的簽約對象。第六條從合同開始商洽起，相關部門應該邀請合同審核人員參與（50萬元以下合同審核人員參與洽談，50萬元以上的法律顧問參與洽談）4、。送審部門自行商洽合同后，造成合同審核時間延長的，送審部門人員承擔相關責任。第七條合同的受理。業務部門應及時將擬簽合同送交合同審核部門進行審核。相關人員應認真填寫合同審核單（格式附后），送交擬簽合同文本時，應附送下列材料：合同相對方（施工生產經銷單位）資信、營業執照、組織機構代碼證、法定代表人身份證、稅務登記證、資質等級證書、委托代理人授權書、委托代理人身份證、產品檢驗報告、產品安裝標準及生產標準等。附送有關材料不全的，合同審核人員應要求業務部門及時補全。合同審核人員應對送審的合同進行登記，送審人和受理人應在登記表上簽字。第八條任何人員領走合同應簽署法務部簽發/修改/起草合同文件統計表，已備合5、同審核人員在合同制作或修改后，審批前對合同的跟蹤。業務部門對經審核的合同有實質性條款變動的，應將合同送交合同審核部門再審。第九條合同送審部門是合同的執行者，應嚴格按照合同簽訂流程執行，并對合同起草過程中的往來函件妥善保管。必要時應與合同審核人員、法律顧問及時溝通。第十條審核意見審批程序：由承辦人填寫合同審核單，承辦人部門負責人簽署意見，然后履行下面的流程：財務總監意見合同審核人員初審意見、法律顧問初審復核意見合同審核人員意見、法律顧問意見（合同最終定稿意見）主管總經理意見總經理意見董事長意見。經此流程確定的合同為最終版本。除有特殊情況，由合同審核人員及法律顧問同意且經領導批示，不得變更。合同文6、稿和電子文本由合同部存檔備簽。第十一條合同簽訂。由我公司經辦人、簽約相對人（或代理人）、合同審核人員共同出席簽署。如合同相對方先簽字蓋章的合同，送審部門應將合同交由合同審核人員做最終審核。我方先簽字蓋章的合同，我方簽字蓋章后，合同文本不能在進行任何改動。如果未經合同審核人員及法律顧問同意而擅自更改合同文本（以合同審核人員及法律顧問存檔的電子合同文檔為準），應由承辦人承擔法律責任應由承辦人承擔法律責任。合同的簽訂第十二條審核期限。合同審核原則上應在受理合同之日起三個工作日內完成對送審合同的法律審核。對于重大復雜的合同可延長至五個工作日。第十三條承辦人應將生效合同文本（合同文本必須與合同審核人員和7、法律顧問留存的電子文檔和原審核文本一致）在合同簽署后的三個工作日內，將合同原件交合同審核人員留存，以便合同審核人員隨時掌握、指導合同的履行。違反規定造成不利后果，承辦人及承辦部門負責人自擔責任。第四章檔案管理第十四條簽署的任何合同，我公司至少留存三份原件，分別交財務部一份，交合同審核人員一份，交檔案室一份。如相關部門或人員另有需要，請制作合同時明示。第十五條合同審核人員負責送審合同的接收、登記備案，并將送審合同及相關材料、審核意見的文本予以歸檔。第十六條合同及檔案管理實行分類編號管理，按照合同名稱分類歸檔，并按照審核順序制定編號，做到管理規范。第十七條公司合同實行檔案管理制度。所有合同必須編號8、歸類、建立檔案。合同類歸檔編號為【】XX（）字第號。其中【】里填寫年份，（）里填寫合同種類，從1號開始編排。第十八條公司檔案管理交專人負責。各部門需要指派專人配合檔案管理人員對自己部門的合同進行整理、編號、存檔。第五章監督履行第十九條合同的履行情況由交辦部門指定的承辦人全權負責、監督履行。合同履行過程中，根據相對人的實際完成質量進度提報付款建議，交由合同審核人員批復款項，以便單證的存檔。如一旦遇到需要法律顧問及合同審核人員協調應對的事件，除及時向有關領導和部門通報外，還應第一時間向法律顧問及合同審核人員說明情況，積極配合法律顧問及合同審核人員開展工作。第二十條財務部門、法律顧問及合同審核人員9、對合同履行進行監督管理。第二十一條財務部門付款時要嚴格把關，根據合同規定執行付款，嚴禁按規定辦事，杜絕先付款后簽約之現象，如有特別請款需向總經理匯報說明，否則將追究相關人員責任。第二十二條凡是合同應收款賬齡超過半年以上（含半年）的，相關部門要如實向公司負責人寫明原因及是否需要向法律顧問及合同審核人員尋求協助處理意見。第二十三條各部門、各公司在合同履行中出現可能給公司造成損失的情形時應及時向相關負責人匯報。第二十四條凡違反上述合同審查管理制度，給公司造成損失的，公司將追究承辦人及相關人員的責任，視情節輕重給予警告、罰款等處罰，直至開除。第六章附則第二十五條本辦法自公布之日起施行。年十二月十日合同審核單合同編號：合同名稱簽約方合同金額甲方乙方（小寫）（大寫）業務種類：制作（）修改（）審批（）其他（）【請勾選】承辦人意見部門主管意見財務總監意見合同審核人員初審：復審：法律顧問初審：復核：部門主管意見：總經理助理意見：總經理意見：董事長意見：說明：1、本表適用于XXXX公司；2、簽約各方名稱必須為全稱，且應與各方公章一致；3、使用此表需附帶合同/協議正本，對方（施工/生產經銷單位）資信、營業執照、資質等級證書、委托代理人授權書、產品檢驗報告、產品安裝標準及生產標準及制度規定所附材料等；4、本表作為公司合同專用章繕印的依據，并由公司行政部存檔