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1、 汽車貿易公司標準行文公文處理管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司標準行文規定一、目的為規范公司文件編制、確保公文處理的標準化，特制定本規定。二、范圍本規定適用于公司對內、對外公文的管理。三、職責1、公司行政人力資源部負責公司公文歸口的管理部門，為內部行業的統一編號及內外公文的統一歸檔；2、各部門領導負責本部門的公文擬稿；3、各部門主管領導負責對本部門對內、對外行文的審核；4、總經理負責公司對內、對外行文的簽批。四、發文分類公司內部發文為各項規章制度、公務文書、事務性文件。各項規章制度：公司在管理中依照執行2、的各項制度（規定/辦法/準則/政策/措施）等；公務文書：請示（申請）、報告、通知、通報、通告、決議、決定、函、會議紀要等；事務性文件：說明、各類統計報表等。公司外部文件為接到的信函、公文、傳真等。1、規定/辦法/準則/政策/措施：對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范、規章制度；2、請示（申請）：用于下級向上級或政府部門請求批示、批準、批的事項；3、報告：向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復上級的詢問；4、通知：傳達公司指示、要求，告知各部門辦理中需要的事情；5、通報：公司認定的，表彰先進、好人好事、或批評錯誤、或傳達情況；6、通告：公開發布、全體員工應當遵守或周知的事項；3、7、決議：經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項；8、決定：對重要事項或重大行動做出安排，對有關部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；9、函：于對外溝通，用于對外溝通、和外部業務單位相互商洽，聯系工作的，或稱公函（可不受行文規定擬定）；10、會議紀要：用于各類會議的記錄、整理與總結；11、說明、表格：用于日常事務工作，由撰寫部門領導決定是否受行文進行制定；五、發文格式1、公司統一文字排版上下邊距為2.2cm，左右邊距為2.0cm，表格排版上下左右邊距為2cm；2、文字版頭標題為二號、宋體加黑、居中，正文為小四、宋體；格版標題為二號、宋體加黑，表內文字為五號、宋體；3、文字行距1.5倍行距；段落4、設置一般為首行縮進2個字符；4、文本中所有的符號、數字、英文均選用Times New Roman體；5、頁眉頁腳：對內行文頁眉靠左“xx汽車貿易有限公司”靠右“XXX管理文件CY-XX-001(編號格式見本規定附錄)”；頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗、帶格式線；對外行文頁眉靠右“xx汽車貿易有限公司”；頁腳同對內行文；6、 落款為4號、宋體、加黑，發文單位寫在公文下面偏右，寫全稱；發文日期在發文單位下面向右錯開，寫全年月日，日期為發文公布日為準；7、 發文中有附件，應在正文后、落款前，注明附件數及附件名稱；六、行文要素要求1、標準發文即為紅頭文件的形式，除5、第五條的各項外，包括發文部門、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、主送部門、抄送部門、主題詞。其中：文件按密級分為一般文件、密件、機密文件、極機密文件與絕對文件共五級，具體劃分（詳見附件3）；涉及公司保密的文件應當標明密級，其中密件、機密文件、極機密文件與絕對文件還應當標明份數、序號。對于公司保密文件的執行屬于保密協議中的一項要求，公司人員嚴格遵守保密協議中提及的各項；文件按緊急程度分為：“急件”、“一般”；急件需立即辦理；一般文件可根據崗位工作進展調整辦理時間；發文字號以公司關鍵字縮寫、年份、發文序號組合在一起： （字體：宋體；字號：5號，其他符號用 體5號）各部門發布公文時，應向行政人力6、資源部申請文件編號；2、主送、抄送部門，屬上級的列入主送，平級或下級列入抄送；3、所有發布文件，除封皮隱藏頁碼外，其他頁數一律設置頁碼，頁碼設置在每頁的右側。七、發文管理1、發文按照編制審核批準發放學習與執行作廢的程序進行管理。保管2、文件編制、審核、批準流程：制度所屬部門領導編寫主管領導審核總經理批準行政人事部發布；通知、通報、通告、決議、決定行政人力資源部編制主管領導審批行政人事部發放；會議紀要會議紀要員編制會議主持人批準行政人事部留存。3、公司內部行文，各項規章制度歸屬于領導批復分別屬密件、機密文件、極機密文件與絕對文件范圍；相對于通知、通報、通告、決議、決定等無須全員查閱但當下一段時間7、內比較重要的，應以紅頭文件的形式；4、對于公司出臺的各項制度、通知、決定等，公司行政人事部對生效公文（加蓋公章）進行簽字留存；5、公文作廢時，需向總經理進行申報請示，獲批后，進行統一整理銷毀。八、其他注意事項1、所擬稿件的密級等級，應先通報總經理進行初步定級；2、公文在討論期間需要打印時，均應先使用單面使用過的廢棄紙張，包括呈送公司相關領導的紙質文件。附1部門文件格式：1、行政管理文件：CY-XZ-001 2、人事管理文件： xx3、售后管理文件： xx4、銷售xx管理文件： xx 5、銷售xx管理文件：xx 6、財務管理文件：CY-CW-001 x發文登記表序號 發文日期 文件名稱 文件編份8、數簽收部門簽收人簽收日期備注收文登記表序號 收文日期 發文部門/號 文件名稱 份數 接收人 備注文件簽閱表文件名稱 文件類型 文件份數來文部門 來文時間 收文時間 傳閱簽名 時間 意見傳閱簽名 時間 意見傳閱簽名 時間 意見文件銷毀審批表序號 文件編號 文件名稱銷毀時間銷毀原因/份數批準人銷毀人備注xx汽車貿易有限公司文件公司文件機密等級的說明為了加強公司內部的案宗管理，避免公司或客戶商業機密落入競爭者手中，公司將對各類文件進行機密等級設置，具體說明如下：依其屬性分級區分為：一般文件、密件、機密文件、極機密文件與絕對文件共五級；除一般文件外，均屬公司重要文件與具有商業價值文件，也都列入受保護范圍；