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1、百貨公司內(nèi)部購銷合同管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 購銷合同管理制度1. 目的 為規(guī)范公司內(nèi)購銷合同的簽訂、建檔程序，加強(qiáng)購銷合同管理，特制定本制度。 2. 適用范圍本制度適用于XX百貨商品購銷合同的管理。3. 職責(zé)3.1. 采購部負(fù)責(zé)購銷合同的洽談、簽訂； 3.2. 總經(jīng)理或其指定授權(quán)人負(fù)責(zé)購銷合同簽訂的最終審批；3.3. 信息物流中心負(fù)責(zé)合同信息的錄入；3.4. 財務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督涉及合同的收費情況；3.5. 辦公室負(fù)責(zé)購銷合同及其相關(guān)附件、文件等的存檔，并監(jiān)督合同簽訂程序；3.6. 其它部門具體執(zhí)行合同相2、關(guān)條款并監(jiān)督供應(yīng)商的合同履行。4. 工作內(nèi)容4.1. 合同的簽訂原則4.1.1. 簽訂合同必須遵循法律、法規(guī)及公司的各項有關(guān)規(guī)章制度。4.1.2. 簽訂合同者必須為合法的法人代表或合格的代理人。4.1.3. 合同應(yīng)當(dāng)條款完備、表達(dá)準(zhǔn)確、內(nèi)容具體、字跡清晰，權(quán)利、義務(wù)明確、合法。4.1.4. 合同必須采用書面形式，國家或政府以及主管部門規(guī)定須鑒證的合同，應(yīng)進(jìn)行鑒證。4.2. 購銷合同應(yīng)具備的內(nèi)容a) 雙方單位的名稱、住所、簽署時間、地點；b) 商品的品牌、品類；c) 商品的數(shù)量及質(zhì)量要求；d) 價格、扣率及結(jié)賬方式、帳期；e) 運費及運輸方式、提貨地點；f) 違約責(zé)任的承擔(dān)及糾紛的解決方式；g)3、 合同期限;h) 雙方蓋章，法定代表人或其代理人簽字。 起草人： 審核人： 批準(zhǔn)人：4.3. 合同的書寫要求4.3.1. 合同用黑色簽字筆或鋼筆填寫；4.3.2. 合同書寫認(rèn)真、字跡清晰、規(guī)范，不得出現(xiàn)繁體字、異體字等（為保持供應(yīng)商名稱正確的例外）；4.3.3. 合同用語簡明扼要，不缺項；4.3.4. 不得空項，無內(nèi)容用“/”代替4.4. 合同簽訂流程：參照合同簽訂流程圖（附件一）、合同審批程序表執(zhí)行。供應(yīng)商證件審核要求參照證件審核要求（附件二）。如無特殊原因，除涉及供應(yīng)商外，每個工作流程均要求在當(dāng)日完成。4.5. 合同檔案的保存4.5.1. 信息物流中心將生效合同的主要內(nèi)容及基本索證（參照商4、品質(zhì)量管理制度附件一、附件二）內(nèi)容在合同生效的當(dāng)日錄入計算機(jī)“合同管理信息系統(tǒng)”，并將其轉(zhuǎn)入辦公室。4.5.2. 辦公室將合同文本及相關(guān)證件按樓層、合同編碼時間順序存檔并建立 購銷合同建檔目錄。證件存放順序依次為：合同文本、合同附件、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、衛(wèi)生許可證、商標(biāo)注冊證書、代理委托書、組織機(jī)構(gòu)代碼證及其它證件。4.5.3. 履行合同過程中，雙方協(xié)商一致、交涉同意修改的書文、電報及其它附件，均屬合同有效組成部分，應(yīng)統(tǒng)一歸檔保存。4.6. 合同和證件到期的處理4.6.1. 信息物流中心提前兩個月從“合同管理信息系統(tǒng)”中提取即將到期的購銷合同信息，填寫到期合同明細(xì)報采購部，由采購部準(zhǔn)備有關(guān)資5、料提報品牌聯(lián)席會議對其進(jìn)行評議，最終將到期合同分為以下兩類：a) 要求撤柜合同，包括：季節(jié)性商品、不適合商品（銷售差、檔次低、有其它不利因素商品）、供應(yīng)商違規(guī)等其它原因；b) 可進(jìn)行續(xù)簽合同。4.6.2. 對各類合同的處理：a) 確認(rèn)續(xù)簽的合同：采購部根據(jù)品牌聯(lián)席會議通報按照合同簽訂程序，與供方重新簽訂合同。須在合同到期5日前辦理完畢。b) 準(zhǔn)備撤柜和要求撤柜的合同采購部根據(jù)“品牌聯(lián)席會議通報”填寫供應(yīng)商品牌調(diào)整函（附件三），提前一個月通知供應(yīng)商撤柜事宜，并通報營銷部、總務(wù)部，配合做好撤柜工作。合同未到期的供方撤柜，采購部應(yīng)在計算機(jī)“合同管理信息系統(tǒng)”中注明。4.6.3. 證件的更新a) 信息6、物流中心提前一個月從“合同管理信息系統(tǒng)”中提取即將到期的基本索證信息，填寫索證更新明細(xì)報采購部；b) 采購部在證件有效期結(jié)束前聯(lián)系供應(yīng)商將證件更換完畢，并將索證更新明細(xì)連同證件返回信息物流中心；c) 信息物流中心將更新的證件內(nèi)容錄入“合同管理信息系統(tǒng)”，完成后由信息物流中心將證件交辦公室更新存檔。4.7. 合同的變更 4.7.1. 合同存續(xù)期間，雙方合作內(nèi)容發(fā)生變化，經(jīng)采購部與供應(yīng)商協(xié)商一致后，按合同簽訂程序，可重新簽訂合同。4.7.2. 合同有效期內(nèi)，供應(yīng)商變更名稱或移交業(yè)務(wù)，應(yīng)由供應(yīng)商出示變更證明（加蓋變更前、后公章及財務(wù)專用章），承諾“前者（舊戶頭）與XX百貨的一切權(quán)利義務(wù)關(guān)系自x年x月7、x日起均由后者（新戶頭）承擔(dān)”，并提供變更后新供應(yīng)商的法人證件、授權(quán)書等，采購部審核確認(rèn)后，填寫供應(yīng)商變更戶頭申請表（一式三聯(lián)，供應(yīng)商、財務(wù)部、辦公室各執(zhí)一聯(lián)），經(jīng)總經(jīng)理審核，財務(wù)部收費后，采購部與其重新簽訂合同。4.8. 監(jiān)督4.8.1. 采購部經(jīng)理：審核合同條款是否完備、合理，是否與合同審批程序表內(nèi)容一致，供應(yīng)商證件、手續(xù)是否齊全。4.8.2. 總經(jīng)理：審核合同條款是否完備、合理。4.8.3. 財務(wù)部a) 審核合同審批程序是否完備；b) 監(jiān)督供應(yīng)商及時、足額繳納合同簽訂及執(zhí)行過程中產(chǎn)生的入場費、裝修押金、商品質(zhì)量保證金等各項費用。4.8.4. 信息物流中心：審核合同審批程序表的內(nèi)容是否完備8、，審批手續(xù)是否齊全。4.8.5. 辦公室：對本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；審核合同審批程序是否完備，各項流程是否按要求時間完結(jié)。4.8.6. 人力資源部：監(jiān)督、控制供應(yīng)商對導(dǎo)購員的聘用按合同約定執(zhí)行。4.8.7. 總務(wù)部：監(jiān)督、控制供應(yīng)商的裝修事宜按合同約定執(zhí)行,按計劃保證質(zhì)量完成。4.8.8. 營銷部：a) 督促供應(yīng)商保證營業(yè)員及時上崗，做好備貨，按計劃開業(yè)。b) 監(jiān)督、禁止供應(yīng)商超合同范圍經(jīng)營及其它違反合同約定事項。5. 附件5.1. 合同簽訂流程圖5.2. 證件審核要求5.3. 供應(yīng)商品牌調(diào)整函6. 相關(guān)記錄6.1. 合同審批程序表6.2. 購銷合同建檔目錄6.3. 品牌聯(lián)席會議通報6.9、4. 到期合同明細(xì)6.5. 索證更新明細(xì)6.6. 供應(yīng)商變更戶頭申請表本制度自XX年9月1日起生效附件二：證件審核要求1. 營業(yè)執(zhí)照：加蓋供應(yīng)商紅色公章的復(fù)印件。2. 稅務(wù)登記證：通過年審的原件或清晰的復(fù)印件。3. 委托代理證書：3.1. 委托銷售：生產(chǎn)廠家或總代理商出示給供方的委托銷售證書（在有效期內(nèi)）；3.2. 授權(quán)書：法人代表給委托人開的委托其簽訂合同的證明（原件）。4. 商標(biāo)注冊證書：有效期內(nèi)的清晰復(fù)印件。5. 產(chǎn)品質(zhì)檢報告：5.1. 要求加蓋所在質(zhì)檢局的公章；5.2. 提供成品的全項、抽檢質(zhì)檢報告；5.3. 每批產(chǎn)品應(yīng)有相對批號的報告，或質(zhì)檢報告檢驗日期在提供日的前一年之內(nèi)；6. 進(jìn)10、口產(chǎn)品證件（清晰復(fù)印件）：進(jìn)口產(chǎn)品報關(guān)單、衛(wèi)檢證明、衛(wèi)生部批文。7. 其它證件：衛(wèi)檢報告（化妝品、餐具、床品等）、準(zhǔn)銷證書（特殊商品）等。8. 化妝品類：衛(wèi)生檢驗證、外埠化妝品索證備案單（市外化妝品）；9. 工藝品類：合格證。注：以上證件有時間要求的注意證件在有效期內(nèi)。附件三：供應(yīng)商品牌調(diào)整函 （供應(yīng)商）：首先，感謝貴公司長期以來對XX百貨的支持與合作！在與貴公司以往的合作中，雙方感到非常的愉快，增進(jìn)了彼此的交流和溝通，為雙方留下了深刻、美好的印象。但是，考慮到雙方長期的利益與發(fā)展，根據(jù) ，我公司擬對 品牌作出調(diào)整，按合同約定終止雙方的合作。請貴公司于 年 月 日前來我公司采購部辦理有關(guān)退場事宜，我公司會給予積極的協(xié)助和配合。如逾期辦理，將按合同約定執(zhí)行。謝謝合作！順頌商祺！聯(lián)系人： 電話：XX百貨股份有限公司（簽章）年 月 日