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1、國際貿(mào)易公司組織與部門職責制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、組織規(guī)程1 總則1.1 上海xx國際貿(mào)易有限公司（以下簡稱本公司）為求組織運作合理化以發(fā)揮經(jīng)營效能，并促進公司之發(fā)展，特訂定本規(guī)程1.2 本規(guī)程主要涉及本公司總經(jīng)理室以下機構及其相應職位，董事會、董事長、董事及監(jiān)事等只根據(jù)章程一般性涉及。1.3 本規(guī)程由總經(jīng)理室擬定，呈請董事會核準后公布施行。修訂亦同。2 公司組織2.1 董事會2.1.1 本公司依法設董事及監(jiān)事若干人，其人選依政府法令規(guī)定由股東會選任之，任期三年并得連任。2.1.2 本公司董事組成董2、事會，依法推選董事長一人。董事長為董事會主席，依董事會之決議代表董事會行使職權。董事長因故未能視事時，由董事長指定一董事代理之。2.1.3 本公司董事會核定事項如下：2.1.3.1 經(jīng)營方針及計劃2.1.3.2 年度預算與決算2.1.3.3 資本額之增減2.1.3.4 盈余分配或虧損之彌補2.1.3.5 對外重要合約2.1.3.6 公司組織及重要規(guī)章2.1.3.7 重要人員之任免2.1.3.8 其他依法令規(guī)定、本公司章程核定以及董事會決定應由董事會核定之事項2.2 總經(jīng)理室2.2.1 本公司設總經(jīng)理一人，其人選由董事會聘任，任期一年并得連任。總經(jīng)理依據(jù)經(jīng)營方針及計劃綜理全公司業(yè)務。總經(jīng)理因故未3、能視事時由董事會指定董事代理。2.2.2 本公司視公司發(fā)展必要時可設副總經(jīng)理或總經(jīng)理特別助理若干。副總經(jīng)理與總經(jīng)理特別助理輔助總經(jīng)理辦理所指定之業(yè)務，其人選由總經(jīng)理呈請董事長核定之。2.2.3 本公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理定期召開經(jīng)營會議，商討公司經(jīng)營策略及各項重要工作，董事長列席指導。經(jīng)營會議由總經(jīng)理擔任主席，總經(jīng)理因故未能出席時，應指定副總經(jīng)理或總經(jīng)理特別助理代理之。2.3 部門及分支機構2.3.1 本公司設下列部門：貿(mào)易部、投資部、財務部、總經(jīng)理辦公室2.3.2 本公司部門各設經(jīng)理一人，必要時可增設副經(jīng)理或助理，秉承公司之意旨，并接受總經(jīng)理指定之主管的督導，綜理該單位業(yè)務，并指揮該單位全體員工4、。其人選由總經(jīng)理呈請董事長核定。2.3.3 本公司視業(yè)務需要，經(jīng)總經(jīng)理呈請董事長核定后，得在國內(nèi)外失當?shù)攸c設立分公司、辦事處、聯(lián)絡處等直線單位。2.3.4 本公司所屬分公司、辦事處、聯(lián)絡處設經(jīng)理或主任一人，秉承公司之意旨，并接受總經(jīng)理指定主管之督導，綜理該單位范圍內(nèi)之業(yè)務，并負責指揮該單位內(nèi)之全體員工。其人選由總經(jīng)理呈請董事長核定。3 部門職責3.1 貿(mào)易部之職責如下：3.1.1 業(yè)務計劃之擬定、檢討及修訂3.1.2 業(yè)務管理制度及作業(yè)程序之研討、設計及改進建議之提出3.1.3 本部門工作目標之擬定、執(zhí)行及控制3.1.4 本部門年度預算之擬定、執(zhí)行及控制3.1.5 相關市場研究及貿(mào)易發(fā)展企劃之5、擬定3.1.6 公司貿(mào)易客戶（用戶及供應商）的維護，客戶檔案的建立3.1.7 公司貿(mào)易合同之訂定、管理3.1.8 銀行（信用證）、海關、商檢事務之辦理3.1.9 代理商（外貿(mào)代理、理貨代理、貨運代理、銷售代理）之甄選3.1.10 出口貿(mào)易的產(chǎn)品采購3.1.11 進口貿(mào)易的產(chǎn)品銷售3.1.12 貿(mào)易業(yè)務之貨款回收3.1.13 貿(mào)易業(yè)務退稅事項之辦理3.1.14 貿(mào)易索賠事項之辦理3.1.15 客戶（用戶、供應商及代理商）來往函電之處理，商務之聯(lián)絡及來訪之接待，以及函電、接待記錄之整理建檔3.1.16 各種貿(mào)易信息資料的收集、整理，貿(mào)易業(yè)務資料的分析3.1.17 業(yè)務記錄及單證之匯集和整理，業(yè)務報6、告（包括報表）的編制和傳遞3.1.18 本部門業(yè)績統(tǒng)計及獎勵之核算3.1.19 其他總經(jīng)理及其指定主管交辦的有關業(yè)務事項之辦理3.2 投資部之職責如下：3.2.1 業(yè)務計劃之擬定、檢討及修訂3.2.2 業(yè)務管理制度及作業(yè)程序之研討、設計及改進建議之提出3.2.3 本部門工作目標之擬定、執(zhí)行及控制3.2.4 本部門年度預算之擬定、執(zhí)行及控制3.2.5 相關市場研究及投資業(yè)務發(fā)展企劃之擬定3.2.6 國家經(jīng)濟政策、法規(guī)的匯集、整理以及經(jīng)濟政府與證券市場間互動性分析3.2.7 產(chǎn)業(yè)景氣度資料匯集、整理及分析3.2.8 國內(nèi)外財經(jīng)金融資料的收集與分析3.2.9 國內(nèi)具有發(fā)展性產(chǎn)業(yè)的資料收集、調(diào)查、分析7、3.2.10 其他（非證券）投資業(yè)務的調(diào)查、可行性研究、投資方案的擬定3.2.11 上市公司之財務報告分析3.2.12 股市及期市之價格走向分析3.2.13 代理商之甄選（資訊代理、事務代理、策劃代理、券商等）3.2.14 本公司證券投資業(yè)務的辦理3.3 財務部之職責如下：3.3.1 財務管理與會計制度之研究、設計與改進建議之提出3.3.2 預算制度之研究、檢討及推行3.3.3 財務計劃之擬訂、執(zhí)行及控制3.3.4 本部門年度預算之擬編、執(zhí)行及控制3.3.5 年度財務預算之匯編、控制及執(zhí)行結(jié)果之分析與報告3.3.6 本公司之資金籌劃與調(diào)度3.3.7 現(xiàn)金、證券、票據(jù)、契據(jù)等之出納、保管及轉(zhuǎn)移38、.3.8 對外投資之處理3.3.9 各單位收支款項之審核3.3.10 會計憑證之編制、審核與保管3.3.11 會計帳冊之登記、處理與保管3.3.12 稅務會計事項之處理3.3.13 成本之計算及分析3.3.14 財務、會計報告之編制與分析3.3.15 結(jié)算與決算報告之編制3.3.16 本公司與分支機構間帳項之查核3.3.17 本公司財物（包括貿(mào)易商品）的盤查3.3.18 其他有關財務、會計事項之辦理3.4 總經(jīng)理辦公室之職責如下：3.4.1 本公司組織結(jié)構、部門職責與權責劃分之研究、分析及改進建議3.4.2 人力資源發(fā)展計劃之擬訂、檢討及修訂3.4.3 人事制度與其作業(yè)程序之研究、設計及改進建9、議之提出3.4.4 文書、庶務管理辦法與其作業(yè)程序之研究、設計及改進建議之提出3.4.5 本部門工作目標之擬訂、執(zhí)行及控制3.4.6 本部門年度預算之擬編、執(zhí)行及控制3.4.7 定員編制之研訂、控制及調(diào)整3.4.8 人員之任免、考勤、考績、獎懲、差假、升遷、調(diào)動、離職等事項之辦理3.4.9 員工待遇分析、研訂及辦理3.4.10 員工教育與培養(yǎng)計劃之匯訂及實施3.4.11 員工安全、福利、保險、退休等辦法的擬訂、實施及改進建議之提出3.4.12 人事資料之匯集、整理、保管及統(tǒng)計分析3.4.13 員工關系之維護及促進3.4.14 員工違紀與失職之調(diào)查處理3.4.15 公司法律事務之接洽與辦理3.410、.16 土地、房屋及設備之購置、維護、保險、租賃、出售等事項之處理3.4.17 辦公用品之登記、整理、維護、保管3.4.18 辦公環(huán)境與設施之改善。整理、維護、安全等事項之處理3.4.19 文書之收發(fā)、登記、編號、歸檔及保管3.4.20 非經(jīng)營性采購及零用金之支用與保管3.4.21 表格、書刊、講義、印章、名片之印制、登記及整理3.4.22 通訊設備之管理3.4.23 車輛的管理3.4.24 接待臺之管理3.4.25 員工出國事項之辦理3.4.26 其他總經(jīng)理交辦之事務3.5 專業(yè)委員會及顧問3.5.1 本公司視業(yè)務需要可由總經(jīng)理呈請董事長核準后設置各專業(yè)委員會或顧問。3.5.2 專業(yè)委員會成11、員或顧問之人選由總經(jīng)理呈請董事長核定后聘任。4 本公司組織系統(tǒng)圖示董事長總經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理特別助理辦公室 財務部 投資部 貿(mào)易部 產(chǎn)品1部 產(chǎn)品2部 產(chǎn)品3部人事 財務 金融投資 海外客戶聯(lián)絡 國內(nèi)客戶聯(lián)絡 客戶聯(lián)絡總務 會計 實業(yè)投資 海外業(yè)務洽談 國內(nèi)業(yè)務洽談 儲運理貨文書 財務投資 信息分析 海外業(yè)務實務 國內(nèi)業(yè)務實務 海關商檢二、權責劃分規(guī)程1. 本公司為明確劃分各層人員之權責，以加強管理，提高工作效率，特訂定本規(guī)程。2. 本規(guī)程按本公司組織系統(tǒng)分為： 董事長 總經(jīng)理 副總經(jīng)理或總經(jīng)理特別助理 部門經(jīng)理或副經(jīng)理 業(yè)務主任、主管 承辦員 等六個層級，將所有應由各層級人員負責之事項，分列12、于權責劃分表（以下簡稱本表）3. 本規(guī)程中將各層級人員之權責，分為下列三項，并以三種符號代表之： ：代表經(jīng)辦、主辦或提出指該事項應由該層人員負責辦理或由其發(fā)動提出。 ：代表復核或初審指該事項應由該層人員負責復核或初審并轉(zhuǎn)交上一層級。 ：代表核準指該事項可由該層人員作最后決定，而付諸實施。4. 本規(guī)程中將所有事項分為共同事項與個別事項兩部分，以資簡化。5. 本規(guī)程中所列之權責，各層級人員均應切實負責辦理，不得托詞推諉。實施時，如遇困難或特殊情況發(fā)生，應向上一層級人員請示后處理。6. 各層級人員依本規(guī)程之規(guī)定完成事項處置后，如須向上一層級人員匯報時，仍應以書面或口頭方式報告。7. 本規(guī)程采取列舉方13、法，其未列舉之事項，如已在本公司之各項規(guī)章中有所規(guī)定者，照其中規(guī)定辦理，無規(guī)定者，可由各部門經(jīng)理酌情辦理之。8. 任一事項，涉及兩個以上單位之職責人，應會簽意見后由主辦一方處理之。9. 本規(guī)程所規(guī)定之事項及其權責，應根據(jù)時事需要進行修訂。10. 本規(guī)程經(jīng)呈請董事長核準并公布后施行，修訂時同。附：權責劃分表表1 類別：共同事務（之一）項次事項董事長總經(jīng)理副總經(jīng)理部門經(jīng)理業(yè)務主管承辦人備注一二目標及預算：1. 部門年度工作目標之訂定與修訂2. 部門年度工作目標之追蹤與控制3. 部門年度預算之初編4. 部門年度預算之執(zhí)行與控制人事：1. 經(jīng)理以上人員任免、升遷及調(diào)任2. 主管以下人員之任免、升遷及調(diào)14、任3. 員工之招募任用4. 部門內(nèi)人員工作之分配5. 部門編制定員之增減6. 經(jīng)理之請假與出差： 三天以內(nèi) 三天以上七天以內(nèi) 七天以上7. 主管之請假與出差： 三天以內(nèi) 三天以上七天以內(nèi) 七天以上8. 員工之獎懲與考績： 經(jīng)理（副理）以上人員 主管（含主管）以下人員9. 員工待遇之核定： 經(jīng)理（副理）以上人員 主管（含主管）以下人員10. 部門人員日常工作之督導與訓練11. 部門內(nèi)人員工作之考核表1 共同事務（之二）項次事項董事長總經(jīng)理副總經(jīng)理部門經(jīng)理業(yè)務主管承辦人備注三事務：1. 辦公用品的請領2. 聯(lián)絡函之發(fā)出3. 國際長途之使用4. 逾期檔案（憑證）之處理5. 辦公費用預算之核準6. 用15、品、器具、設備之請購： 費用預算內(nèi)正常購買 單項采購超預算1000元 費用預算總額超支3000元 預算未列金額在1000元內(nèi) 預算未列金額在5000元內(nèi) 預算未列金額超過5000元7. 表格、內(nèi)部單證印制之申請： 總金額在1000元內(nèi) 總金額超過1000元8. 參考書籍雜志之請購 年度訂購預算核準 訂購目錄外之請購9. 部門零用金之借支 1000元以下 1000元至3000元 3000元以上10. 部門雜項費用之報銷核準： 月總金額在1000元內(nèi) 月總金額超過1000元11. 員工借支差旅費之核準12. 員工差旅費報銷之核準 標準以內(nèi) 超過標準符號說明： ：經(jīng)辦、主辦或提出 ：復核或初審 ：核16、準表2 貿(mào)易部（之一）項次事項董事長總經(jīng)理副總經(jīng)理部門經(jīng)理業(yè)務主管承辦人備注一二三四計劃與制度：1. 年度貿(mào)易計劃之訂定與修訂2. 貿(mào)易業(yè)務管理辦法之訂定與修訂3. 代理商之甄選4. 營業(yè)人員待遇辦法之訂定與修訂5. 營業(yè)人員教育訓練計劃之訂定與修訂市場研究與發(fā)展1. 市場情報之搜集整理與提供2. 市場調(diào)研之立案3. 市場調(diào)研之執(zhí)行與跟催4. 新業(yè)務種類發(fā)展預案訂貨與受訂1. 貿(mào)易合同條款的提出2. 業(yè)務企劃核算表的編制與核準3. 貿(mào)易合同文本的提出與審定4. 代理合同文本的提出與審定5. 資金使用計劃之編制與核準貿(mào)易作業(yè)1. 出具文件申請進出口許可證2. 開具信用證或保函3. 信用證保證金的17、核付4. 商品進出口保險條件的確定5. 理貨代理之委托6. 到貨商品報關商檢之委托7. 進出口退稅事宜之辦理8. 進貨短損索賠之辦理9. 貨運代理之委托10. 用戶收貨憑證獲取及申請結(jié)算11. 貨運短損之索賠之辦理12. 用戶貨款的回收及跟催13. 信用證墊款之償付及各項代理費用之預付和核付表2 貿(mào)易部（之二）項次事項董事長總經(jīng)理副總經(jīng)理部門經(jīng)理業(yè)務主管承辦人備注五六商務聯(lián)系及資料管理：1. 有關貿(mào)易進度與客戶間的聯(lián)系2. 催請客戶復函3. 出函詢價問盤4. 客戶往來及接待之安排5. 清結(jié)與客戶間的往來帳款6. 業(yè)務報告之編制與提供7. 客戶檔案的建立、維護與匯編8. 情報資料之搜集與保管其他18、1. 貿(mào)易績效之分析與檢討2. 貿(mào)易業(yè)績之統(tǒng)計與獎金之核算3. 貿(mào)易統(tǒng)計報告之提供4. 零用金之報支5. 差旅費之報支符號說明： ：經(jīng)辦、主辦或提出 ：復核或初審 ：核準表3 投資部項次事項董事長總經(jīng)理副總經(jīng)理部門經(jīng)理業(yè)務主管承辦人備注一二三四五計劃與制度：1. 年度投資計劃之訂定與修訂2. 投資業(yè)務管理辦法之訂定與修訂3. 代理商之甄選4. 營業(yè)人員待遇辦法之訂定與修訂5. 工作人員教育訓練計劃之訂定與修訂市場研究與發(fā)展1. 市場情報之搜集整理與提供2. 新業(yè)務種類發(fā)展預案3. 政策環(huán)境與行情變動分析及投資策略的提出4. 產(chǎn)業(yè)投資目標的提出及企劃投資作業(yè)1. 投資品種的選定2. 盈利空間的設19、定3. 資金調(diào)動的提出與核準4. 證券投資的報盤5. 證券投資之結(jié)算6. 期貨交割手續(xù)之辦理商務聯(lián)系與資料管理1. 有關投資事務與相關機構聯(lián)系之事務2. 相關機構往來及接待之安排3. 清結(jié)與代理商之間之往來帳款4. 編制月度交易、核算報告5. 上市公司財務資料的收集整理6. 市場行情變動資料收集整理7. 國家有關政策法規(guī)的收集整理其他1. 投資業(yè)績統(tǒng)計及獎金核算2. 投資績效分析及檢討3. 部門零用金之報支4. 差旅費之報支結(jié)算單交財務部符號說明： ：經(jīng)辦、主辦或提出 ：復核或初審 ：核準表4 財務部項次事項董事長總經(jīng)理副總經(jīng)理部門經(jīng)理業(yè)務主管承辦人備注一二三四計劃與制度：1. 年度財務計劃之20、訂定與修訂2. 財務管理辦法之訂定與修訂3. 預算制度之訂定與修訂4. 會計制度及其作業(yè)程序之訂定與修訂財務管理1. 資金籌措與運用2. 年度預算工作之籌劃與預算之匯編3. 年度預算之審定4. 年度總預算之控制5. 各部門零用金限額之核定6. 各部門經(jīng)費之核撥7. 應付帳款之核付8. 票據(jù)承兌及貼現(xiàn)之辦理9. 有價證券憑證與契據(jù)之保管10. 結(jié)算與決算報表之編送帳項處理及審核1. 薪資之核發(fā)2. 各項稅款之報繳3. 帳目之結(jié)算與申報4. 各部門原始憑證之審核5. 各部門現(xiàn)金、票據(jù)、存貨之稽核6. 暫收、暫付、預收、預付、借支及逾期帳款等懸記帳項之處理其他1. 發(fā)票之購買與申報2. 有關政府部門21、調(diào)查表之填報3. 銀行征信調(diào)查表之填報符號說明： ：經(jīng)辦、主辦或提出 ：復核或初審 ：核準表5 總經(jīng)理辦公室（之一）項次事項董事長總經(jīng)理副總經(jīng)理部門經(jīng)理業(yè)務主管承辦人備注一二三四計劃與制度：1. 組織結(jié)構、部門職責與權責劃分之訂定與修訂2. 公司員額總編制之訂定與修訂3. 人力發(fā)展計劃之訂定與修訂4. 員工工作標準之建立5. 人事管理制度之訂定6. 文書、庶務管理辦法及其作業(yè)程序之訂定與修訂7. 總務費用預算之提出與核準8. 財產(chǎn)管理辦法之訂定與修訂一般人事作業(yè)：1. 增員需求之提出2. 招募作業(yè)計劃之提出與核準3. 員工任用之提出與核準4. 新員工工作安排5. 員工各類證明文件之核發(fā)6. 國22、內(nèi)差旅費標準之訂定與修訂7. 有關人事資料的管理與提供待遇與福利：1. 員工待遇標準之匯訂與修訂2. 薪資表之編制及其統(tǒng)計分析3. 員工福利金、退休金之籌措4. 員工福利保險、撫恤辦法之訂定與修訂5. 員工一般福利事項申請給付之審核6. 員工保險、撫恤案件之核辦7. 獎金之核發(fā)教育與培訓1. 員工教育訓練計劃匯訂與修訂2. 員工教育、訓練計劃之主辦3. 員工訓練教材之匯編及教員之選聘4. 教室之安排及教育用具的采購表5 總經(jīng)理辦公室（之二）項次事項董事長總經(jīng)理副總經(jīng)理部門經(jīng)理業(yè)務主管承辦人備注五六七工作考核：1. 員工考核獎懲辦法之訂定與修訂2. 員工晉升考核辦法之訂定與修訂3. 各部門員工平23、日考核與考績之匯辦4. 員工晉升考核及晉升公告之辦理5. 員工出勤加班及值班管理辦法之訂定與修訂事務管理1. 公司檔案集中管理之辦理2. 公司會議安排與通報3. 總務費用之分析、統(tǒng)計與控制4. 接待、會議及教育培訓等庶務費用之支用： 1000元以下 5000元以下 超過5000元5. 辦公場所之分配6. 辦公場所安全及衛(wèi)生措施7. 辦公設備、運輸工具之調(diào)度設備及用品之采購1. 采購事項之詢價、比價及價格決定 單價在1000元以下者 單價在5000元以下者 單價超過5000元者2. 采購品之驗收3. 修繕與裝璜事項之處理： 總價在3000元以下者 總價在10000元以下者 總價超過10000元者符號說明： ：經(jīng)辦、主辦或提出 ：復核或初審 ：核準表5 總經(jīng)理辦公室（之三）項次事項董事長總經(jīng)理副總經(jīng)理部門經(jīng)理業(yè)務主管承辦人備注八九財產(chǎn)管理1. 辦公設備、器材、用品之維護、保管及控制2. 辦公設備、器材、用品之分配與調(diào)撥3. 房屋、設備之租賃轉(zhuǎn)移及出售4. 財產(chǎn)之保險5. 設備、器材等固定資產(chǎn)之報廢6. 低值易耗品之簿記、統(tǒng)計與控制其他1. 有關公司權益訴訟案件之合辦2. 員工建議制度之訂定與修訂3. 公司慶?；顒?、儀式之辦理4. 部門零用金之報支符號說明： ：經(jīng)辦、主辦或提出 ：復核或初審 ：核準