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1、投資公司檔案保密及借閱使用管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 第一節(jié)總則第一條為了加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，根據(jù)國家檔案法和有關(guān)法規(guī)，結(jié)合我司實(shí)際情況，特制定本制度。第二條企業(yè)檔案是在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、發(fā)展中形成的，對企業(yè)、社會(huì)和國家有保存價(jià)值的各種文字、聲像、圖表和其他實(shí)物等不同形式的真實(shí)記錄，是反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展的重要史料和憑證，是國家工商企業(yè)檔案的組成部分。 第三條遼寧分公司所屬各分店必2、須加強(qiáng)檔案管理工作，指定主管領(lǐng)導(dǎo)，由辦公室負(fù)責(zé)安排專人專職或兼職負(fù)責(zé)檔案收集、登記、整理、保管和使用工作。 第四條檔案管理實(shí)行分公司統(tǒng)一保管和下屬各分店分級保管相結(jié)合的管理辦法，重要檔案資料由分公司辦公室統(tǒng)一保管，其他檔案由下屬各分店辦公室統(tǒng)一保管，任何人不得據(jù)為已有。第二節(jié) 管理體制和職責(zé)第五條公司設(shè)置檔案室及檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須對檔案裝具、設(shè)備和檔案庫藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。檔案管理人員的基本職責(zé)為：（一）貫徹執(zhí)行國家檔案法及本規(guī)定，并組織實(shí)施。 （二）收集、登記、整理、保管、提供使用本公司的檔案。 （三）負(fù)責(zé)3、及時(shí)向分公司移交有關(guān)檔案資料。 （四）分公司檔案管理人員應(yīng)督促、檢查下屬各分店的檔案管理工作，不定期舉行檔案培訓(xùn)。（五）負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂。（六）負(fù)責(zé)提供檔案利用服務(wù)。（七）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。 （八）承辦有關(guān)檔案工作的其他事宜。第三節(jié) 歸檔范圍、檔案分類和管理權(quán)限第六條凡屬企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展中形成的各類文書、資料、實(shí)物等原件或復(fù)印件，均應(yīng)建檔、歸檔。主要范圍包括但不限于：（一）分公司及下屬各分店內(nèi)部形成的重要文件、資料。 （二）分公司及下屬各分店土地使用證、房屋產(chǎn)權(quán)證以及與出售、出租公司資產(chǎn)有關(guān)的所有合同、協(xié)議、證照等。 （三）分公司及4、下屬各分店經(jīng)營品牌商戶檔案材料（詳見3商戶檔案材料明細(xì)單）（四）與有關(guān)單位、廠家、商戶簽訂的購銷、租賃合同（協(xié)議）等文本。 （五）新項(xiàng)目所形成的工程設(shè)計(jì)、立項(xiàng)、規(guī)劃、驗(yàn)收、審批等所有圖紙、批件、證照等。 （六）公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中向政府和有關(guān)職能部門做出的請示、報(bào)告及批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。 （七）員工招聘登記材料、退休員工檔案、勞動(dòng)合同（協(xié)議）書、正式員工履歷、人員升遷任免文書、審批報(bào)表等人事資料。 （八）分公司及下屬各分店證照：營業(yè)執(zhí)照、代碼證、稅務(wù)登記證、物業(yè)資質(zhì)證、用水指標(biāo)證、電梯年檢合格證、從業(yè)人員上崗證及必備的資格證書，包括物業(yè)從業(yè)人員資格證書、電工證、監(jiān)控員證、會(huì)計(jì)證等相關(guān)資格證書，下5、屬各分店要建立臺(tái)帳，分公司歸檔留存。 （九）公司章程、公司開業(yè)、變更、歇業(yè)登記；歷年年檢材料、驗(yàn)資證明材料；公司及財(cái)務(wù)專用章印模；企業(yè)轉(zhuǎn)讓、破產(chǎn)清算材料等。 （十）公司與其他企事業(yè)單位、合作伙伴、商戶所發(fā)生的債權(quán)、債務(wù)清繳、結(jié)算憑證；企業(yè)所發(fā)生的各類法律糾紛，經(jīng)濟(jì)案件處理過程中相關(guān)材料、憑證。 （十一）公司創(chuàng)業(yè)史上有價(jià)值的各類紀(jì)念物品，錄音帶、錄（攝）像帶、畫冊、圖片、照片等。 （十二）科技資料、專利及獲省、部級以上名優(yōu)產(chǎn)品稱號證書、注冊商標(biāo)、企業(yè)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、重要紀(jì)念品等。 （十三）公司相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、表格、文件等。 （十四）分公司總經(jīng)理和下屬各分店店長認(rèn)為有必要?dú)w檔的其他資料。 第七6、條檔案分類應(yīng)該科學(xué)合理、編號規(guī)范。檔案分類應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素分類。集團(tuán)、分公司各類檔案一般先以部門區(qū)分，然后依文件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依順序分為若干小類。各分店檔案可以依據(jù)文件的存檔范圍進(jìn)行分類。檔案分類應(yīng)切合實(shí)用，名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表明檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，如案卷較多，一個(gè)檔案盒不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔案盒存放，并于小類之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。每一檔案盒內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“目錄表”。 各分店的文件存檔范圍應(yīng)該包括集團(tuán)、分公司發(fā)文；會(huì)議紀(jì)要（總裁辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要、月度經(jīng)營分析會(huì)會(huì)議紀(jì)要、分公司會(huì)議紀(jì)要、各分店例會(huì)會(huì)議紀(jì)要）；合同；至外函/對內(nèi)函；企業(yè)內(nèi)部資料7、等。各分店各類資料應(yīng)妥善保管、編號連貫、有序放置，不得有缺號、丟失資料的現(xiàn)象，并對集團(tuán)、分公司文件傳達(dá)及時(shí)、組織學(xué)習(xí)，注明集團(tuán)、分公司會(huì)議召開的內(nèi)容要點(diǎn)。特別是各分店的各類合同，應(yīng)采用集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)化手冊中統(tǒng)一的格式合同，如果沒有采用集團(tuán)格式合同，應(yīng)該上報(bào)集團(tuán)公司審批；合同的簽批權(quán)限應(yīng)該符合集團(tuán)合同管理辦法，合同存檔時(shí)的編號應(yīng)主要包括年度號、（類別和）順序號；存檔的合同必須是原件且有雙方代表人簽字的。各分店應(yīng)該記錄并保留本公司具有里程碑意義或者重大影響事件的資料，比如留存開業(yè)記錄的照片、光盤；留存本地主流媒體進(jìn)行的報(bào)道和評論；留存記錄加入本地相關(guān)協(xié)會(huì)的資料；留存各分店店長在各種公眾場合的講話稿、發(fā)言8、稿等材料；保存獲得本地舉辦的具有影響力的榮譽(yù)證書、牌匾。第八條 分公司及下屬各分店檔案管理權(quán)限范圍、檔案移交辦法： （一）分公司歸檔資料范圍：1.上述第六條第（四）款相關(guān)資料原件；2.上述第六條第（三）款中沈陽地區(qū)各分店經(jīng)營品牌商戶檔案材料； 3.分公司及下屬各分店法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、國家（地方）稅務(wù)登記證以及相關(guān)證件內(nèi)容變更登記等每年年檢后的原件掃面件及復(fù)印件；4.分公司及下屬各分店土地使用證、房屋產(chǎn)權(quán)證及與出租、出售公司資產(chǎn)有關(guān)的重要合同、協(xié)議等原件； 5.分公司注冊商標(biāo)原件； 6.集團(tuán)及分公司經(jīng)營管理過程中相關(guān)資料； 7.其他需由分公司保管的重要檔案。 （二）下屬各分店歸檔資料9、范圍： 1.上述第六條除需分公司統(tǒng)一存檔的其他相關(guān)資料； 2.屬分公司統(tǒng)一歸檔資料涉及本店面材料的復(fù)印件；3.下屬各分店經(jīng)營管理過程中相關(guān)資料； 4.其他需由下屬各分店保管的檔案； （三）檔案移交辦法： 屬于分公司歸檔范圍內(nèi)的相關(guān)資料原件由下屬各分店檔案管理人員單獨(dú)匯總整理，列清檔案明細(xì)，原則上每周一向分公司辦公室移交，重大事項(xiàng)的檔案資料分公司檔案管理部門可隨時(shí)要求上報(bào)移交。沈陽地區(qū)下屬各分店經(jīng)營品牌商戶檔案材料由下屬各分店業(yè)務(wù)部檔案管理人員根據(jù)商戶檔案材料明細(xì)單相關(guān)內(nèi)容及要求，單獨(dú)匯總整理，列清檔案明細(xì)，原則上每月15日前向分公司運(yùn)營管理部移交；由分公司運(yùn)營管理部檔案管理人員將封存品牌商戶的10、檔案材料單獨(dú)匯總整理，列清檔案明細(xì)，原則上次年1月向分公司辦公室移交。分公司及下屬各分店各部門檔案均需移交至辦公室進(jìn)行存檔，其中人資檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證等數(shù)據(jù)型涉密檔案、在利用的商戶檔案需在次年1月31日前向所屬辦公室提交存檔目錄備查，檔案材料由人力資源部（各分店辦公室）、財(cái)務(wù)部、運(yùn)營管理部（業(yè)務(wù)部）入柜存檔，并統(tǒng)一放置在企業(yè)檔案室保管。其余檔案均需提交辦公室統(tǒng)一存檔，任何部門不得私自留存檔案材料的原件及復(fù)印件。下屬各分店參照分公司檔案移交辦法，做好將檔案匯總并移交至辦公室進(jìn)行統(tǒng)一管理的相關(guān)工作。第四節(jié)檔案的保管第九條 檔案保管具體要求：（一） 歸檔的文件、資料必須完整。1.分公司各部、下屬各11、分店、各部門在生產(chǎn)、經(jīng)營中形成的檔案材料，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理人員。嚴(yán)禁經(jīng)辦人私自留存檔案材料，送交時(shí)應(yīng)確保文件齊全，圖文字跡清晰，格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，并辦理移交手續(xù)。2.電子檔案實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護(hù)檔案的完整與安全。（二）檔案管理人員對接收的檔案材料要進(jìn)一步整理，破損的材料要進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，復(fù)制件附在原件后，裝訂部位過窄或有字跡的材料，應(yīng)用紙張加襯邊。紙面過大的材料，應(yīng)按卷宗大小折疊整齊。字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)附抄件。（三）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。（12、四）檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料的形成時(shí)間或自然順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編碼，頁碼位置在文件正面右上角，空白頁面不編號；聲像、照片、圖片等材料應(yīng)當(dāng)用文字標(biāo)明錄音、攝像、實(shí)物的對象、時(shí)間、地點(diǎn)等。（五）歸檔材料分類整理后，分別裝訂成卷。每類材料首頁應(yīng)加蓋檔案戳，注明案卷號碼、目錄、裝入檔案盒。歸檔材料中如有文件、材料說明，均應(yīng)填寫備考表。同時(shí)對立卷人、檢查人的姓名和歸檔時(shí)間填寫清楚。（六）歸檔材料應(yīng)填寫檔案檢索卡，建立檔案檢索系統(tǒng)。（七）機(jī)密材料、科技成果材料、專利材料、商標(biāo)、密碼等，應(yīng)有專柜單獨(dú)保存，嚴(yán)禁外傳或傳泄。（八）財(cái)務(wù)檔案管理辦法由分公司財(cái)務(wù)部另行安排。（九）各類文件歸檔一般一式一份，比較13、重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。第五節(jié) 檔案的利用第十條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)著錄工作，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。第十一條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動(dòng)了解公司各項(xiàng)工作，搞好檔案提供利用。第六節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定第十二條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案須永久保存。對公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存。凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。第十三條根據(jù)集團(tuán)要求，依下列規(guī)定辦理：（一） 永久保存：公司章程；股東名14、冊；集團(tuán)發(fā)文；分公司發(fā)文；董事會(huì)、股東會(huì)會(huì)議記錄；財(cái)務(wù)報(bào)表；政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；工程設(shè)計(jì)圖；租賃合同等重要的協(xié)議；訴訟文書；其他經(jīng)核定須永久保存的文書。（二） 長期保存：預(yù)算、決算書類；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證；獎(jiǎng)金、工資等有關(guān)文書材料；其他經(jīng)核定須保存10年的文書。（三） 短期保存：期滿或解除的普通合同；其他經(jīng)核定須保存5年的文書。（四） 1年保存：結(jié)案后無長期保存必要或者臨時(shí)性的文書。第七節(jié) 保密范圍和密級確定第十四條 公司保密事項(xiàng)包括但不限于：（一）公司中長期發(fā)展戰(zhàn)略、發(fā)展方向、年度經(jīng)營管理目標(biāo)及考核獎(jiǎng)懲方案、經(jīng)營管理模式的相關(guān)內(nèi)容、重大經(jīng)營管理決策、營銷策略、招商策略、新15、項(xiàng)目開發(fā)、可行性研究等重大決策及決策中涉及的秘密事項(xiàng)等； （二）公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料、銀行開戶信息、財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告等； （三）超市銷售商品等大宗物資采購計(jì)劃、價(jià)格，企業(yè)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)內(nèi)容等； （四）各類標(biāo)的額巨大或重要客戶的合同、協(xié)議等； （五）股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及各種重要會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、尚未公開的會(huì)議決定、決議、會(huì)議記錄及其他各類信息等； （六）市場攤位布局、裝修設(shè)計(jì)方案、銷售資料、商戶（供應(yīng)商）信息、合作伙伴信息、客戶（消費(fèi)者）名單及檔案、業(yè)務(wù)流程、經(jīng)營數(shù)據(jù)、攤位定價(jià)方案、減免優(yōu)惠政策及主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等； （七）工程建設(shè)相關(guān)的立項(xiàng)、規(guī)劃、審批等相關(guān)文件、證照16、圖紙； （八）一般性合同、協(xié)議，設(shè)備圖紙、技術(shù)說明書等檔案資料； （九）標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊、員工內(nèi)部培訓(xùn)手冊、信息化管理軟件、勞動(dòng)人事資料等； （十）其他經(jīng)公司確定或員工應(yīng)當(dāng)清楚需要保密的事項(xiàng)。 一般性決定、通報(bào)、通知、行政管理資料等公開發(fā)布或標(biāo)明可公示的文件不屬于保密范圍。第十五條 密級確定（一）絕密：是公司最重要的秘密，一旦泄露會(huì)使公司利益聲譽(yù)等遭受特別嚴(yán)重的損害。上述第十三條第1、2、3款為絕密級。 （二）機(jī)密：是公司重要的秘密，一旦泄露會(huì)使公司利益聲譽(yù)等遭受嚴(yán)重?fù)p害。上述第十三條第4、5、6款為機(jī)密級。 （三）秘密：是公司一般性的秘密，一旦泄露會(huì)使公司利益聲譽(yù)等遭受損害。上述第十三條第717、8、9、10款為秘密級。第八節(jié) 檔案保密規(guī)定及罰則第十六條 檔案保密規(guī)定（一）嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機(jī)密堅(jiān)決不說，不該看、記的材料不看、不記。（二）接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、核對交接清單。（三）嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，絕不任意擴(kuò)大借閱范圍，對需要出具檔案證明的，要認(rèn)真核對摘抄內(nèi)容。（四）整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。（五）檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。（六）公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進(jìn)入檔案室，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。（七）發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時(shí)報(bào)告。（八）各公司有條件的應(yīng)專設(shè)檔案室，暫無專門18、檔案室的要按照檔案管理要求，做好防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲、防光（紫外線）、防塵等工作。（九）聲像檔案應(yīng)按保存期限定期檢查、復(fù)制。（十）檔案管理人員必須定期對檔案進(jìn)行檢查清點(diǎn)，做好檢查記錄。對于破損、蟲蛀、鼠咬、變質(zhì)、字跡褪色的檔案，要及時(shí)采取防治措施，修補(bǔ)或復(fù)制。發(fā)現(xiàn)案卷丟失的，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并迅速查找。（十一）各公司要逐步采用現(xiàn)代化檔案管理方法，提高檔案管理水平和利用效率。（十二）檔案卷皮、卷盒、目錄頁、備考表等參照中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)GB9708-88及檔案法有關(guān)規(guī)定制訂。第十七條 罰則根據(jù)集團(tuán)2001年10月22日制定的獎(jiǎng)懲規(guī)定第二項(xiàng)處罰規(guī)定第2款嚴(yán)重過失、第3款重大過失相19、關(guān)條款，及居然之家勞動(dòng)合同附件一保守商業(yè)機(jī)密與競業(yè)限制協(xié)議書中相關(guān)規(guī)定，將罰則細(xì)化如下：（一）凡泄露公司絕密級檔案者，公司有權(quán)不經(jīng)預(yù)告立即解除與其的勞動(dòng)關(guān)系，要求其在支付違約金的同時(shí)賠償公司的實(shí)際損失；如情節(jié)嚴(yán)重，公司有權(quán)根據(jù)中華人民共和國刑法第二百一十九條的規(guī)定，追究其刑事責(zé)任。 （二）凡泄露公司機(jī)密級檔案者，屬重大過失，公司將視情節(jié)輕重，給予其辭退或開除，并保留追究其刑事責(zé)任的權(quán)利。 （三）凡泄露公司秘密級檔案者，屬嚴(yán)重過失，公司將視情節(jié)輕重，給予其降職或降級處分，并處以200元-1000元罰款。第九節(jié)檔案的借閱、使用第十八條要建立完善的檔案借閱、使用制度。凡需使用檔案的單位和個(gè)人，必須持20、有介紹信、證明、證件，經(jīng)檔案管理人員及主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理相關(guān)借閱、使用手續(xù)后方可使用，借閱檔案要有專門的書面記錄（后附借閱檔案申請表）。沈陽地區(qū)商戶檔案由分公司運(yùn)營管理部統(tǒng)一管理，沈陽地區(qū)下屬各分店履行歸檔義務(wù)、享有借閱權(quán)利，即將商戶檔案材料統(tǒng)一上報(bào)分公司運(yùn)營管理部歸檔，在需要查閱商戶檔案時(shí)統(tǒng)一向分公司運(yùn)營管理部借閱。第十九條查閱檔案應(yīng)有專門場所，注意監(jiān)護(hù)。使用人查閱檔案時(shí)，不得脫離管理人員監(jiān)控，不得修改、污損、標(biāo)注、撕拆、抽頁、銷毀和轉(zhuǎn)借檔案材料。第二十條除司法和行政執(zhí)法機(jī)關(guān)外，其他單位和人員使用本公司檔案均應(yīng)支付費(fèi)用，標(biāo)準(zhǔn)按物價(jià)部門規(guī)定執(zhí)行。第十節(jié)附則第二十一條員工因職務(wù)上的需要所持有或保21、管的一切記錄著公司秘密信息的文件、資料、圖表、筆記、報(bào)告、信件、傳真、磁帶、磁盤、儀器以及其他任何形式的載體，均歸公司所有，而無論這些秘密信息有無商業(yè)上的價(jià)值，應(yīng)當(dāng)于離職時(shí)，或者于公司提出請求時(shí)，返還全部屬于公司的財(cái)物，包括記載著公司秘密信息的一切載體，必須交清與公司有關(guān)的檔案資料，并辦理相關(guān)手續(xù)。第二十二條檔案材料經(jīng)過三年后，確認(rèn)已無保存價(jià)值需要銷毀的，須經(jīng)分公司或各分店主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，指定二人在規(guī)定的場所銷毀，監(jiān)銷人和檔案管理人應(yīng)在銷毀清冊上簽字（后附檔案銷毀清冊）。第二十三條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。附件：1. 檔案借閱一覽表（借用檔案申請單） 2. 檔案銷毀清冊 3. 商戶檔案22、材料明細(xì)單附件1： 檔 案 借 閱 一 覽 表（適用公司內(nèi)部）序號借閱日期檔案名稱借閱方式機(jī)密程度借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理簽批審批人簽字及意見辦公室檔案管理人簽字歸還日期備注1原件 復(fù)印件 查閱2原件 復(fù)印件 查閱3原件 復(fù)印件 查閱4 原件 復(fù)印件 查閱5原件 復(fù)印件 查閱6原件 復(fù)印件 查閱7原件 復(fù)印件 查閱8原件 復(fù)印件 查閱9原件 復(fù)印件 查閱10原件 復(fù)印件 查閱11原件 復(fù)印件 查閱12原件 復(fù)印件 查閱 借用檔案申請單（適用分公司、店面間借用）借用門店/部門借用人部門經(jīng)理檔案名稱借用日期年月日所需份數(shù)歸還日期年月日用檔事由是否原件原件 復(fù)印件 傳真件 掃描件審批人簽字辦公室檔23、案保管人備注注：為便于檔案保存完整，非特殊或重大事件，檔案原件概不借出。 借用檔案申請單（適用分公司、店面間借用）借用門店/部門借用人部門經(jīng)理檔案名稱借用日期年月日所需份數(shù)歸還日期年月日用檔事由是否原件原件 復(fù)印件 傳真件 掃描件審批人簽字辦公室檔案保管人備注注：為便于檔案保存完整，非特殊或重大事件，檔案原件概不借出。附件2： 檔案銷毀清冊單位（公章）：序號檔案名稱冊數(shù)/頁數(shù)密級起止年度編號應(yīng)保管期限已保管期限銷毀原因銷毀時(shí)間/地點(diǎn)備注1-2-3-4-5-檔案管理員意見檔案主管領(lǐng)導(dǎo)意見店長意見分公司辦公室意見分公司總經(jīng)理意見檔案管理人： 銷毀經(jīng)辦人： 監(jiān)銷人： 商戶檔案材料明細(xì)單序號材料名稱更24、新期限份數(shù)類型有效期收件人審核人1省級以上質(zhì)檢部門出具的質(zhì)檢檢測報(bào)告每年2廠家營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件每年3廠家營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件每年4代理商營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件每年5代理商營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件每年6廠家法人及代理商身份證復(fù)印件每年7廠家組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件每年8稅務(wù)登記證復(fù)印件每年9總經(jīng)銷、總代理授權(quán)書復(fù)印件有效期10商標(biāo)注冊證、商標(biāo)使用許可證復(fù)印件有效期11全國工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證復(fù)印件（燈飾、電器、瓷磚行業(yè)）有效期123C認(rèn)證或中國強(qiáng)制性產(chǎn)品認(rèn)證書、經(jīng)營許可證、環(huán)境標(biāo)識(shí)產(chǎn)品認(rèn)證證書復(fù)印件有效期13原產(chǎn)地證明復(fù)印件有效期14外商投資稅務(wù)登記證復(fù)印件（進(jìn)口）每年15氣源適配性檢驗(yàn)報(bào)告復(fù)印件（電器行業(yè)）每年16報(bào)關(guān)單復(fù)印件（出口）-17產(chǎn)品圖冊樣本-18合同原件-19營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件(居然之家營業(yè)執(zhí)照）每年注： 橫線處填寫攤位號及經(jīng)營品牌。 類型項(xiàng)填寫是原件還是復(fù)印件。 有效期填寫文件標(biāo)記有效日期，如未標(biāo)記按有效期1年計(jì)算。 審核人項(xiàng)為運(yùn)管部填寫。 每個(gè)商戶的檔案均需附上此表，每月15日移交分公司運(yùn)管部。