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1、投資控股有限公司公文管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄第一章總則3第二章公文定義及種類3第三章職責4第四章公文發文與起草4第五章公文傳遞8第六章附錄9附錄一、集團文件編制格式規范10附錄二、文件會簽表13附錄三、文件傳閱單14附錄四、發文單15附錄五、模板（另附）：161.行文稿紙172 決定、通告（紅頭文件）183.請示報告194.通知205.會議紀要216.備忘錄227.函23第一章 總則第一條 目的：為規范公文格式，提高文件質量和流轉效率，加強集團總部與各部門、下屬子公司及外部的信息溝通，特制定本2、制度。第二條 集團總裁辦是公文的管理部門，主管集團總部的公文管理，并負責檢查、指導下屬子公司的公文管理工作。第三條 本制度適用于XX控股集團總部。集團下屬各子公司應以此為標準，自行制定其公文管理辦法，但不得與本制度規定內容相違背。下屬各子公司的公文管理辦法經子公司總經理審批實施后，還須由行政人事部報集團總裁辦備案。第四條 本制度下發之日起即刻生效，其它原有相關制度同時廢止。試行期為一個月。制度最終解釋權在集團總裁辦。第五條 集團總部各部門及下屬子公司擬稿，需以總裁名義簽發的公文，一律需經集團總裁辦審核，并送簽。涉及集團總部一個以上部門執行的公文需經集團總裁辦遞交總裁審批后，由總裁辦統一發布；各3、部門在發公文前，應先通過OA發文請示流程中起草正文，審批通過后以相應的公文形式完成；集團各部門內部的制度類公文經主管領導簽署實施后，還須向集團總裁辦報備。第二章 公文定義及種類第六條 公文定義：公文指與政府職能部門、相關部門或機構間傳送的文件，以及內部各部門或機構相互傳送的各類文件（包括會議紀要）、制度規范（不含合同類文件）。第七條 公文種類主要有：（一） 通告、決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排；傳達重要精神；獎懲有關機構和人員；任免和聘用人員；變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項；（紅頭文件）（二） 通知：適用于批轉下級單位的公文，轉發上級單位和不相隸屬單位的公文；傳達要求下級單位4、辦理和需要有關單位周知或者共同執行的事項；（三） 請示、報告：適用于向上級單位匯報工作事項，并請示批準，請求指示；（四） 函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題；請求批準和答復審批事項；（公司抬頭信紙或可采用A4紙紅頭文件）（五） 會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項；（六） 備忘錄：適用于內外部溝通，聯系工作，回復情況等；第三章 職責第八條 集團總裁辦負責公文管理中以下事項：（一） 負責以集團董事會、董事長和總裁名義簽發的決定、公告、通告、通知、通報及向政府部門遞交的報告等公文的擬稿、發布、呈送、登記和存檔；（二） 負責政府部門、社會團體及集團各部門發至集團總部、董事會、5、總裁、副總裁的公文的接收、登記、承辦、轉發、傳閱、回收和存檔；（三） 負責審核由集團各部門擬稿、請求以集團名義發布或呈送政府部門的公文以及由集團一個部門發起需要其他部門知曉或配合執行的公文的處理；（四） 負責受理集團各部門查閱集團級公文的請求；（五） 負責集團總部公文管理制度的修訂、推行、培訓和執行監督；（六） 負責集團總部與其他異地辦公的下屬機構間公文的傳遞；（七） 定期檢查集團總部各部門及下屬機構公文管理制度執行情況；（八） 負責集團總部公文的保密教育和監督。第九條 集團總部各部門：（一） 集團各部門負責本部門的公文管理。（二） 負責對本部門傳達集團發布的決定、公告、通告、通知、通報等；（6、三） 負責審核本部門下級上報集團或發往外部的公文；（四） 負責本部門的公文制度的執行、監督；（五） 負責本部門往來公文的登記、存檔和查閱受理。第四章 公文發文與起草第十條 發文準則（一） 各級部門的行文關系，應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。行文應首先由發文人發至部門主管領導或直接上級審核，審核后發送至分管領導審核(審批)，需要總裁或董事長審批的文件，經由總裁辦辦理；（二） 集團總部各部門在職權范圍內，可以互相行文；（三） 任何行文，按照審批權限審批后，交由總裁辦統一安排下發，各發文部門保留原件，總裁辦保留附件；（四） 部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上級部門有7、權責令糾正或撤銷；（五） 向下級部門的重要行文，應當同時抄報直接上級部門；（六） 部門之間不得以發文形式來解決一般性問題；（七） 各部門一般不得越級向上行文，必要時應抄報越過的單位；按照一級抓一級的原則，向下行文只針對直屬部門和單位；（八） 各部門及機構需要對外發文，涉及重大經濟、法律事項應將文件底稿送總裁辦審核，以便統一口徑，保證發文質量；（九） 請示公文，應一文一事，一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應以抄送的形式，但不得抄送下級部門。第十一條 發文：（一） 公司因工作需要必須以文件形式行文的，應使用統一的發文稿擬定文件內容；（二） 擬稿應按照專業化擬辦的原則進行， 涉及兩個部門以8、上會稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關部門會簽；（三） 文稿擬就后，應填附發文單，詳細寫明：文件標題、發送范圍，擬稿人姓名、主辦單位、擬稿時間、簽發人等，并同公文一同交與集團總裁辦；（四） 發文應注明密級、文件閱辦緊急程度。 密級規定：n 絕密:一旦泄密會使集團利益遭受特別嚴重的損害； n 機密:一旦泄密會使集團利益遭受嚴重的損害； n 秘密:一旦泄密會使集團利益遭受較大的損害；n 內部資料:一旦泄密會使集團利益遭受一般損害； n 公開資料：公開有助于集團利益。程度規定如下： n “普通”公文應在8個工作小時內批示完畢；n “緊急”類公文應在4個工作小時內批示完畢；n “加急”公文應隨到隨批，必要9、時可以集體商榷；n 如承辦事項復雜，時限可適當延長，但不得超過規定時限的兩倍。（五） 文件格式須遵從規定起草，對不按此規定編制的文件，收文部門（包括發文部門的上級或同級部門）有權退回并要求其改正。（六） 集團各部門需總裁批準簽發的公文，應提交集團總裁辦，由總裁辦負責人核稿，并在“核稿人”欄內簽字。（七） 核稿內容：1. 審核行文的級別、方式；2. 審核與已發布的公文有無矛盾和重復；3. 涉及公司內其它職能部門或外單位的問題，會簽是否完整；4. 是否符合行文規則和公文處理程序，是否符合文種使用、公文格式的有關規定；5. 密級確定是否合乎規定，發送范圍是否恰當，主題詞標引是否準確，有關附件和資料是10、否齊備；6. 發文稿紙及版面是否整潔。（八） 經審核、會簽的文稿按批準權限送相關領導簽發，簽發人對所簽發文件的內容負最終責任。（九） 公文的會簽由發文部門或機構負責人決定會簽次序；不同部門或機構聯合發文由該部門或機構的共同主管領導決定會簽次序。 第十二條 簽發：（一） 各部門或機構間知會性公文，以及各部門或機構對內發文，由該部門或機構負責人簽發；（二） 人事任免通知，按人事管理權限簽發；（三） 重要對外文件（如對政府函件），由總裁或其授權人員簽發；（四） 以集團名義發文，由總裁或其授權人員簽發；（五） 公文簽發授權應將授權證明文件送集團總裁辦備案。第十三條 公文蓋章必須遵守集團用章管理規定，辦11、理用章登記手續。第十四條 各部門及機構應對每份發文建立臺帳，做好發文登記工作；由承辦部門自行送達的文件，應在檔案室辦理登記、簽收。第十五條 制度頒布必須經過會簽程序，經負責審批領導簽發后頒布，集團級的制度由集團總裁辦頒布，部門內部制定的制度頒布前必須送總裁辦審核和備案。第十六條 集團級公文的文件底稿和正本共兩份送交總裁辦存檔，集團各部門發出的公文原件由部門留底存檔。發文流程圖第五章 公文傳遞第十七條 外發文傳遞：（一） 集團對外發文（不包括業務文件）均由集團總裁辦負責傳遞； （二） 公文傳遞須使用外部渠道的，必須使用掛號信函、特快專遞（EMS）或集團指定的專業速遞集團，不得使用平郵，重要公文（12、可能涉及法律、經濟責任的）應要求對方收件回執，發件憑證、收件回執必須與發文底稿一起存檔；（三） 發文單位必須及時跟蹤對外發文的送達情況，發現延誤、可能丟失的情況時應及時追索，并向上級部門報告及與收文方核實。第十八條 內部公文傳遞：（一） 集團總部與異地辦公的下屬子公司間的公文傳遞系統由集團總裁辦負責運行；（二） 收發文單位必須按規定辦理公文發送、簽收登記；（三） 密級文檔必須密封傳遞，并在信封上注明密級。第十九條 收文管理：（一） 收文、登記：各部門及機構指定專人負責收文操作，收到文件應書面簽收后，對來文進行編號、備份；（二） 傳簽：集團各部門文件需上級多部門依層級審核、批準的，采用文件會簽表13、呈報，上級部門依職級、職責和流程由低至高審核、批準。一般事項采用文件會簽表，重要或許需要額外說明的另附備忘錄；（三） 傳閱：有關公文需經相關單位傳閱，由發文單位填寫文件傳閱單，各傳閱單位應在4個工作小時內（或發文單位要求）簽閱完畢并送回收文處；對需送多位領導傳閱的公文，一般應按領導排序由前向后遞送；（四） 批示：公文批示時，對有具體辦理事項的，批示人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他批示人簽閱視為同意；沒有具體辦理事項的，簽閱表示閱知。批示人不能親自批示（如開會、外出等），由收文人員負責電話聯系，并根據電話記錄代為簽署意見，事后，由批示人補簽；（五） 承辦：有關公文事項承辦單位按上級公文規14、定或按領導批示確定，及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理；如有多個領導批示，按級別最高的領導指示確定；（六） 跟蹤催辦：1. 收文部門和崗位人員應對由其發出或接收的每份公文建立臺帳，登記公文處理情況，并做好公文催辦工作。2. 做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦，不積壓、不誤傳，防止漏辦和延誤。催辦方法多種多樣，可以電話督查、發函催辦、實地督辦；3. 承辦人員對不能及時處理或答復的公文，應先以電話、便函等形式答復對方；需延時處理的必須經所在部門領導批準，不得無故拖延。第二十條 文件的立卷歸檔和銷毀（一） 外來公文、集團的各類發文以及集團在工作中形成的文書、聲15、像檔案材料，由集團檔案室負責立卷歸檔；（二） 集團各部門形成的各類有價值性文件材料，由承辦人收集齊全，立卷歸檔；（三） 沒有存檔價值和多余、重復的文件，由各部門清理銷毀；（四） 聯合辦理的公文，原件由主辦單位整理（立卷）、歸檔，其它單位保存復制件或其它形式的公文副本；（五） 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。第六章 附錄1. 集團文件編制格式規范2. 文件呈簽表3. 文件傳閱單4. 發文單5. （發文常用）模板附錄一、集團文件編制格式規范本規范是集團公文管理制度的操作指引文件，集團及各下級機構進行公文寫作時須遵從本規范的規定：一、集團公文的編制格式（一）發布權限16、：本集團因公需要對集團內部或外部發布的決定、公告、通告、通報和（重大事項）通知。（二）眉首部分，即文頭，由發文機關標識和發文字號組成。1. 位于公文首頁紅線上，與主體分隔，約占全頁的1/3；2. 發文機關標識為宋體字，由發文公司全稱加“文件”兩字形成；3. 發文字號：公司代字+（部門代字）+年度+發+文件編號，如“XX控股（總辦）2010發1號”或HMKG-ZB-1，處于紅線之上居中位置、在發文機關標識之下。公司代字要規范，長期固定使用，字數不宜過多；公司代字、年份、序號三者順序不可更換；年份不能省略，六角括號不能寫成圓括號或中括號；年份、序號應使用阿拉伯數字，序號不編虛位（如1不編為001）17、，不加“第”字；4. 文件實行統一編號管理，集團由總裁辦公室指定人員負責；5. 集團總部代字為：XX控股6. 集團總部部門代字統一規定如下：集團人力資源部，部門代字：人集團財務管理中心，部門代字：財集團總裁辦，部門代字：總辦集團工程管理中心，部門代字：工集團采購管理中心，部門代字：采集團成本管理中心，部門代字：成集團球場建設部，部門代字：球建7. 下屬子公司的發文號應參照集團發文號要求統一編制（參見上文第3條）。各子公司代字規定如下：北京鴻華綠苑運動休閑中心有限公司，公司代字：鴻華球會（HHQH）天津東方XX旅游地產開發有限公司，公司代字：天津開發（TJKF）天津鴻立東方體育發展有限公司，公司18、代字：濱海湖球會（BHHQH）天津XX物業管理有限公司，公司代字：天津物業（TJWY）騰沖鴻立投資有限公司，公司代字：騰沖開發（TCKF）三亞鳳凰假日運動休閑有限公司，公司代字：三亞開發（SYKF）江蘇宜興鴻立東方旅游地產開發有限公司，公司代字：宜興開發（YXKF）8. 各子公司自行規定部門代字，需向集團總裁辦審核、備案。 （三）主體部分：由標題、主送機關（僅限于用函使用）、正文、附件、成文日期、印章組成。1. 標題：位于分隔線之下正中位置，它是文件內容的集中體現和高度濃縮。公司文件標題一般為事由和文種組成，事由前一般使用介詞“關于”，表示涉及的范圍和事務。標題中除制度名稱加書名號外，一般不用19、標點符號。2. 主送機關（僅限于用函使用）：即抬頭，指對公文負有主辦或答復責任的單位書寫在標題之下靠左頂格位置。3. 正文：由開頭（敘述緣由、交代背景、說明發文必要性）、主體、結語組成。層次序數第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”第四層為“（1）”。4. 附件：凡帶附件的，應在正文之下（空一行）左起空兩格位置標明附件的順序和名稱，附件名稱不必加書名號，其后也不用標點符號。附件如有序號，應使用阿拉伯數字（如附件1、附件2等）附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第l行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件(或帶序號)。5. 成文日期：指文件20、的生效日期，以簽發日期為準。標注在正文右下方（右空四字），年月日必須齊全，一律用小寫漢字書寫（如2010年寫為“二一年”，“”不得用“零”或“0”代替）。6. 印章：是發文機關對文件生效負責的憑證。加蓋在日期上，落款處署發文機關名稱。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距辦法解決，務必使印章與正文同處一頁，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。（四）正式行文統一使用A4紙打印稿，不得手寫。標題用2號宋體字或三號黑體字；正文用4號宋體字，單倍行距。二、內部公文編制格式：（一）發布權限：（1） 集團總部部門依據部門職責對集團其他部門、下屬機構或員工發布的通知、會議紀要；（221、） 集團下屬機構及機構內部門向本機構內全體或部分部門、員工發布的通知、會議紀要。（二）格式詳見模板。三、 會議紀要編制格式：（一）用途：適用于記載、傳達會議情況和議定事項,會議紀要在會議結束后一個工作日內整理完畢，并分發相關領導及部門。（二）格式詳見模板。附錄二、文件會簽表部 門呈報人時 間類 型請示匯報 建議 調查 反映 制度 通知 其它主題會簽說明部門負責人 意 見相關部門負責人意 見相關/主管領導意見其他附錄三、文件傳閱單傳閱日期： 年 月 日文件名稱發文字號份數發文單位發文日期傳閱人簽名 附錄四、發文單序號發文發文字號文件標題內容摘要簽發人主送單位抄送發文經辦人月日 附錄五、模板（另附22、）：1、 行文稿紙2、 決定、通告（紅頭文件）3、 請示報告4、 通知5、 會議紀要6、 備忘錄7、 函1. 行文稿紙XX控股有限公司行文稿紙行文主題 部門代字 文號 附件 上報部門 上報人 報送 上報時間 發放范圍 密級（可選）： 絕密 保密 秘密 發文類型： 通告、決定 通知 請示、報告 函 會議紀要 備忘錄 正文： 經辦人簽字： 部門經理意見： 相關/主管領導意見： 總經理意見： 集團相關領導/主管意見： 集團總裁辦意見： 總裁/董事長意見： 2 決定、通告（紅頭文件）控 股 有 限 公 司 文 件文號，格式：XX控股（單位代字：總辦/人/財）時間：2011發 號發文標題（黑體3號，居中23、）正文，宋體四號，首行縮進2字符，單倍行距。 簽名 日期3. 請示報告XX控股有限公司內部請示報告行文主題 文號 附件 上報部門 上報人 報送 上報時間 發放范圍 密級： 絕密 保密 秘密 內部資料 公開資料 正文： 經辦人簽字： 部門經理意見： 相關/主管領導意見： 總經理意見： 集團相關領導/主管意見： 總裁/董事長意見： 4. 通知通 知編號 日期：發布部門：擬定人：第1 頁共1頁發至： 主題: 正文。公司/部門日期5. 會議紀要主題時間地點參會人記錄人發往抄送會議主要內容如下：12345本次會議主要事項及決議如下，請遵照執行。事項責任人期限1.23.4.5.6.簽發人：會簽：6. 備忘錄主題發件人發往抄送傳真號碼文號正文 簽名： 日期：7. 函XX 有 限 公 司 函 標題主送單位：正文（要求結構、層次明晰，） 落款 日期