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1、公司商品倉儲收貨、發(fā)貨儲存管理規(guī)章制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 總則第一條 目的為使公司成品的繳庫、保管、交運、銷貨退回及滯存品處理等事務流程有所遵循，特制定本準則。第二條 范圍有關成品倉儲管理作業(yè)包括庫位規(guī)劃、收發(fā)貨作業(yè)及倉儲管理等事務，依本準則的規(guī)定辦理。庫位規(guī)劃第三條 庫位規(guī)劃與配置(一)物料管理科應依成品繳出庫情況、包裝、方式等規(guī)劃所需庫位及其面積，以使庫位空間有效利用。(二)庫位配置原則應依下列規(guī)定：1依銷售類別、產品類別分區(qū)存放，同類產品中計劃產品與訂制產品應分區(qū)存放，以便管理。2將各項成品依品名2、規(guī)格、批號劃定庫位，標明于“庫位配置圖”上，并隨時顯示庫存動態(tài)。3配合倉庫內設備(例如油壓車、手推車、消防設施、通風設備、電源等)及所使用的儲運工具規(guī)劃運輸通道。4收發(fā)頻繁的成品應配置于進出便捷的庫位。第四條 庫位標示(一)庫位編號依下列原則辦理，并于適當位置作明顯標示：1層次類別，依A、B、C順序由下而上逐層編訂，沒有時填“O”。2倉庫類別，依A、B、C順序編訂。3庫位流水編號。4通道類別，依A、B、C順序編訂。(二)計劃產品應于每一庫位設置標示牌，標示其品名規(guī)格及單位包裝量。(三)物料管理科依庫位配置情況繪制“庫位標示圖”懸掛于倉庫明顯處。第五條 庫位管理(一)物料管理科收發(fā)料經辦人員應3、掌握各庫位，各產品規(guī)格的進出動態(tài)，并依先進先出原則指定收貨及發(fā)貨單位。(二)計劃產品每種規(guī)格原則上應配置兩個以上小庫位，以備輪流交替使用，以達先進先出的要求。第六條 成品堆放物料管理科應會同質量管理科的質量管理人員，依成品包裝形態(tài)及質量要求設定成品堆放方式及堆積層數(shù)，以避免成品受擠壓而影響質量。收貨管理第七條 成品繳庫方式(一)繳庫部門開立“進倉明細表”一式二份，連同繳庫品送至物料管理科經收貨人員簽收后并存放于指定庫位后，第一份送回繳庫部門存查，第二份由收貨人員持回憑以核對“成品繳庫單”。(二)繳庫部門按當日的“進倉明細表”匯總開立“成品繳庫單”，送物料管理科核對簽認后第一份送會計部門，第二份4、送物料管理科據以轉記“成品庫存日(月)表”，第三份送回繳庫部門。第八條 收貨注意事項物料管理科應就繳庫內容與成品繳庫單的內容確實核對，如發(fā)現(xiàn)繳庫原因代號、品名、規(guī)格、產品繳號數(shù)量、包裝等不符時，應即時通知繳庫部門更正。發(fā)貨管理第九條 發(fā)貨注意事項(一)物料管理科接到“訂貨通知單”時，經辦人員應依產品規(guī)格及訂貨通知單編號順序列檔，內容不明確應即時反映業(yè)務部門確認。(二)因客戶業(yè)務需要，收貨人非訂購客戶或收貨地點非其營業(yè)所在地的，依下列規(guī)定辦理：1經銷商的訂貨、交貨地點非其營業(yè)所在地，其“訂貨通知單”應經業(yè)務部主管核簽方可辦理交運。2收貨人非訂購客戶應有訂購客戶出具的收貨指定通知始可辦理交運。(三5、)物料管理科接獲“訂制(貨)通知單”才能發(fā)貨，但有指定交運日期的，依其指定期交運。(四)訂制品(計劃品)在客戶需要日期前繳庫或“訂貨通知單”注明“不得提前交運”的物料管理科若因庫位問題需提前交運時，應先聯(lián)絡業(yè)務人員轉知客戶同意，且收到業(yè)務部門的出貨通知后始得提前交運，若系緊急出貨時，應由業(yè)務部主管通知物料管理科主管先予交運，在補辦出貨通知手續(xù)。(五)未經辦理繳庫手續(xù)的成品不得交運，若需緊急交運時需于交運同時辦理繳庫手續(xù)。(六)訂制品交運前，物料管理科如接到業(yè)務部門的暫緩出貨通知時，應立即暫緩交運，收到業(yè)務部門的出貨通知后再辦理交運。緊急時可由業(yè)務部門主管先以電話通知物料管理科管，但事后仍應立即6、補辦手續(xù)。(七)“成品交運單”填立后，須于“訂貨通知單”上填注日期、“成品交運單”編號及數(shù)量等以了解交運情況，若已交畢結案則依流水號順序整理歸檔。第十條 交運期限控制(一)凡遇下列情況之一者，物料管理應于一日前辦妥“成品交運單”。并于一日內交運：1計劃產品接獲客戶的“訂貨通知單”時的交貨日期。2.內銷、合作外銷訂制品，依客戶需要的日期。(二)直接外銷訂制品繳庫后，配合結關日期交運。第十一條 承運車輛調派與控制(一)物料管理科應于每日下午4點以前備妥第二天應交運的“成品交運單”，并通知承運公司調派車輛。(二)物料管理科應指定人員負責承運車輛與發(fā)貨人員的調派。(三)如承運車輛可能于營業(yè)時間外抵達客7、戶交貨地址者，成品交運前，物料管理科應將預定抵達時間通知業(yè)務部門轉告客戶準備收貨。第十二條 客戶自運(一)客戶要求自運時，物料管理科應先聯(lián)絡業(yè)務部門確認。(二)成品裝載后，承運人于“成品交運單”上簽認，依第十二條規(guī)定辦理。第十三條 直接外銷的成品交運(一)物料管理科應于結關前將成品運抵指定的碼頭或貨柜場以減少額外費用(如特驗費、監(jiān)視費等)。(二)成品交運時，物料管理科應依“外銷訂貨通知單”開立“成品交運單”一式六聯(lián)，第四、五聯(lián)，交由承運商送碼頭或貨柜場的報關行簽收后，第四聯(lián)免送客戶，仍存于物料管理科，第五聯(lián)經報關行簽收后由承運人持回，據此申請費用。(三)外銷發(fā)票正聯(lián)送業(yè)務部門收存，存根聯(lián)與開剩8、的發(fā)票則于下個月二日前匯總送會計部門。(四)成品需于廠內裝柜時應依下列規(guī)定辦理：1.物料管理科應于接到業(yè)務部門領柜通知后，即聯(lián)絡貨柜入廠裝運。2.裝柜時應依客戶要求的裝柜方式作業(yè)，裝畢后貨柜應以封條加封。第十四條 內銷及直接外銷的成品交運(一)成品交運時，物料管理科應依“訂制(貨)通知單”開立“成品交運單”，由業(yè)務部門開立發(fā)票，客戶聯(lián)發(fā)票核對無誤后寄交客戶，存根聯(lián)與開剩的發(fā)票于下月二日前匯送會計部門。(二)“訂貨通知單”上注明有預收款的，于開立“成品交運單”時，應于“預收款”欄內注明預收款金額及發(fā)票號碼，分批交運的，其收款以最后一批交運時為原則，但“訂貨(制)通知單”內有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。9、(三)承運車輛人廠裝載成品后，發(fā)貨人及承運人應于“成品交運單”上簽章，第一、二聯(lián)經送業(yè)務部核對后第一聯(lián)業(yè)務部存，第二聯(lián)會計核對入帳，第三、四、五聯(lián)交由承運商于出貨前核點無誤后始得放行。經客戶簽收后第三聯(lián)送交運客戶，第四、五聯(lián)交由承運商送回物料管理科，把第四聯(lián)送回業(yè)務依實際需要寄交指運客戶，第五聯(lián)承運商持回，據以申請運費，第六聯(lián)物料管理科自存。第十五條 成品交運單的更正“成品交運單因交運內容更改或填單錯誤需更正時，依下列規(guī)定辦理：(一)“內銷交運單”的更正：1尚未交運：開單人員應于原單錯誤處更正，并加蓋更正章，如果難以更正，則將原單各聯(lián)加蓋“本單作廢”字樣，重開“成品交運單”辦理交運。作廢的“成10、品交運單”第一聯(lián)留倉運科，其余各科聯(lián)依序裝訂成冊送會計核對存檔，另開錯誤的發(fā)票則加蓋“作廢”章，存于原發(fā)票本。2已交運：開單人員應立即開立“交運更正單(內銷)”第一、二、三聯(lián)送業(yè)務部核對后，第一聯(lián)業(yè)務部存，第二聯(lián)送會計，第三聯(lián)依實際需要轉送交運客戶，第四聯(lián)寄指送客戶，第五六聯(lián)存于倉運科。3如發(fā)票已送客戶，因錯誤而需重開者，應將新開發(fā)票連同“交運更正單”第四聯(lián)送業(yè)務部門轉交客戶，并需督促客戶取回原開發(fā)票。(二)“外銷成品交運單”的更正：1尚未交運：比照本條第一款第一項的規(guī)定辦理。2已交運：經辦人員應立即至交運的碼頭或貨柜場辦理“裝箱單”等報關文件的更正，并立即開立“交運更正單”，其流程與發(fā)票的更11、正比照第一款的規(guī)定辦理。3“交運更正單”不得作為出廠憑證。第十六條 “成品交運單”簽收回聯(lián)的審核及追責(一)審核：物料管理科收到“成品交運單”簽收回聯(lián)有下列情況者，應即附有關單據動業(yè)務部門轉客戶補簽：1未蓋“收貨章”。2“收貨章”模糊不清難以辨認，或非公司名稱全銜。3其他用途章(如公文專用章)充當“收貨章”。(二)追責：物料管理科于每月10日前就上月份交運的簽收回聯(lián)尚未收回的，應立即追責，并依合同規(guī)定罰扣運費，同時應于月底前收集齊全，依序裝訂成冊送會計科核對存查。第十七條 運費審核(一)物料管理科每月接獲承運公司送回的“成品交運單”簽收回聯(lián)、“運費明細表”及發(fā)票存根，應于5日內審核完畢，送回會12、計科整理付款。(二)物料管理科審核運費時，應檢視開單出廠及客戶簽收等日期，是否有逾期送達或違反合同規(guī)定，均依合同規(guī)定罰扣運費。(三)若“成品交運單”簽收回聯(lián)有第十六條的簽收異常者，除依規(guī)定辦理外，其運費亦應暫緩支付。第十八條 成品領用與發(fā)票逾月反應(一)物料管理科收到領用部門開立的“成品領用單”經審核無誤后，依其請領數(shù)量發(fā)貨。(二)業(yè)務部每月初時把上月已出貨末開立發(fā)票的客戶，訂貨(制)單、品名規(guī)格、數(shù)量、交運地點及原因與對策填立于“發(fā)票逾月未開立匯總表”一式二份，一份業(yè)務部存，一份送會計科據以核對。退貨品管理第十九條 運輸?shù)穆?lián)絡物料管理科接副業(yè)務部門送達的“成品退貨單”血先審查有無注明依據及處13、理說明，若沒有應將“成品退貨單”退回業(yè)務部門補充，若有則依“成品退貨單”上的客戶名稱及承運地址聯(lián)絡承運商運回。第二十條 退貨品的驗收(一)退貨品運回工廠后，倉運科應會同有關人員確認退回的成品異常原因是否正確，若確屬事實，應將實退數(shù)量填注于“成品退貨單”上，并經點收人員、質量管理人員簽章后，第一聯(lián)存于會計，第二聯(lián)送收貨部門存，第三聯(lián)由承運人攜回依此申請費用，第四聯(lián)送業(yè)務部向客戶聯(lián)回原發(fā)票或銷貨證明書。(二)物料管理科收到尚無“成品退貨單”的退貨品時，應立即聯(lián)絡業(yè)務部門主管確認無誤后先暫予保管，等收到“成品退貨單”。后再依前款規(guī)定辦理。第二十一條 退貨品的處理貨品的處理方式系需重處理者，物料管理科14、應督促處理部門領回處理。第二十二條 退貨的更正(一)若退回成品與“退貨單”記載的退貨品不符時，物料管理科應暫予保管(不入庫)，同時于“成品退貨單”填注實收情況后，第三聯(lián)由運輸公司攜回依此申請運費，第二聯(lián)送回業(yè)務部門處理，第一聯(lián)暫存?zhèn)}運科依此督促。(二)業(yè)務部門查驗退貨品確屬無誤時，應依實退情況更正“退貨單”送物料管理科辦理銷案。(三)倘退貨品系屬誤退時，業(yè)務部門應于原開“退貨單”第四聯(lián)注明“退貨品不符”后，送回物料管理科據以辦理退回客戶，將其交運作業(yè)按第十二條的規(guī)定辦理，并在“成品交運單”注明“退換貨不入帳”，本項退回的運費應由客戶負擔。儲存管理第二十三條 盤點(一)庫存成品應作定期或不定期的15、盤點，盤點時由會計科將盤點項目依規(guī)格類別填具“成品盤點表”會同物料管理科盤點，并按實際盤點數(shù)量填人數(shù)量欄內。(二)實施電腦化后，“成品盤點表”由電腦制表。(三)會計科將“成品盤點表”的盤點數(shù)量與帳面數(shù)量核對若有差異，即填具“盤點異常報告單”，并計算其盤點盈虧數(shù)及金額，送物料管理科查明原因，再送業(yè)務部主管研判，擬具改善措施呈總經理核決。(四)盤盈虧數(shù)量經核決后，由物料管理科開立“調整單”，第二份送會計部門，第一份會計科自存。第二十四條 帳務物料管理科收到“成品明細表”后，應立即和有關單據核對，如發(fā)現(xiàn)異常應立即辦理更正。第二十五條 消防設備倉庫內一律嚴禁煙火，物料管理科應在倉庫明顯處懸掛“嚴禁煙火16、”標志，并依工業(yè)安全衛(wèi)生管理的規(guī)定設置消防設備，由總務科指定專人負責管理，每日至少檢查一次，如有故障或失效，應立即申請修護補充，并配合廠區(qū)消防訓練，以提高應對能力。第二十六條 庫房管理應注意事項(一)易燃品、易爆品或違禁品不得攜人倉庫，物料管理科應隨時注意。(二)倉庫內不得吸煙，若因工程需要燒焊時，應先報批，并有專人負責后方可。(三)未經物料管理科主管批準，有關人員不得進入倉庫，搬運完畢后，亦不得在倉庫逗留。(四)物料管理科對所經管的成品庫存及倉運設備應負責安全使用的責任，如果破損應應立即反映給主管并立即委托修護。 (五)倉庫內應經常維持清潔，并隨時注意通風情況。(六)物料管理科人員于下班離開前，應巡視倉庫及電源、水源是否開閉，以確保倉庫的安全。附 則第二十七條 實施與修訂本管理準則經總經理批準后實施，修改時亦同。