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1、企業(yè)行為規(guī)范材料采購(gòu)管理制度及報(bào)銷(xiāo)細(xì)則編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 采購(gòu)管理制度及報(bào)銷(xiāo)細(xì)則 為了規(guī)范企業(yè)經(jīng)營(yíng)行為，加強(qiáng)材料，物資管理，保證工程材料，物資的供應(yīng)，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制定本辦法。1 、 請(qǐng)購(gòu)部門(mén)的劃分： 各項(xiàng)目部，辦公室2 、范圍： 2.1與工程施工有關(guān)的對(duì)外采購(gòu)的材料，輔料 2.2對(duì)外采購(gòu)使用的辦公用品，工具，機(jī)械設(shè)備及設(shè)備配件3、權(quán)責(zé)： 3.1需求的部門(mén)：負(fù)責(zé)材料，設(shè)備及配件，工具，辦公用品等申請(qǐng)及驗(yàn)收。 3.2采購(gòu)部：負(fù)責(zé)采購(gòu)作業(yè)執(zhí)行及貨品采購(gòu)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)。 3.3庫(kù)房：負(fù)責(zé)數(shù)量點(diǎn)收及貨品2、驗(yàn)收合格后辦理入庫(kù)手續(xù)。 3.4財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)原始憑證的核實(shí)審核和付款工作。 3.5總經(jīng)理：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物料計(jì)劃訂單及費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)批準(zhǔn)工作。4、.采購(gòu)流程： 4.1請(qǐng)購(gòu)：4.1.1. 主材料，輔料，工具，設(shè)備及配件采購(gòu)：請(qǐng)購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)依數(shù)量管理基準(zhǔn)，用料預(yù)算，參酌庫(kù)存情況開(kāi)立“請(qǐng)購(gòu)單”，并注明材料的品名，規(guī)格，數(shù)量，需求日期及注意事項(xiàng)，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審核后依請(qǐng)購(gòu)審批權(quán)限呈核并編號(hào)（由各部門(mén)編訂） 單價(jià)100元，總金額1000元以下的零星材料采購(gòu)可免開(kāi)請(qǐng)購(gòu)單，由各項(xiàng)目部直接交公司派駐采購(gòu)員采購(gòu)。總務(wù)性物品采購(gòu)：免開(kāi)請(qǐng)購(gòu)單，以“總務(wù)用品申請(qǐng)單”委托辦公室辦理，其列舉如下: A賀奠用物品：花圈，花籃，禮3、物等。 B招待用品：酒，飲料，香煙等。 C書(shū)報(bào)（含技術(shù)性書(shū)籍及定期刊物），名片，辦公用品等。請(qǐng)購(gòu)審批權(quán)限：A主材料，輔料，工具，設(shè)備及配件 請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在10000元 以下者，由項(xiàng)目主管審批。 請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在10000 元至20000元者，由副總經(jīng)理審批。 請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在20000元以上者，由總經(jīng)理核決。 B.總務(wù)性用品 請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1000元以下者，由項(xiàng)目主管審批。 請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1000元至4000元者，由副總經(jīng)理審批。請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在4000元以上者，由總經(jīng)理審批。 4.2采購(gòu)： 經(jīng)審批簽字的請(qǐng)購(gòu)單交材料部安排采購(gòu)。采購(gòu)人員在接到采購(gòu)?fù)ㄖ螅皶r(shí)聯(lián)系各廠(chǎng)商、供應(yīng)商報(bào)價(jià)，原則上同種物料需三4、家比價(jià)（針對(duì)各物料臨時(shí)到場(chǎng)尋找，比價(jià)的，在采購(gòu)前加以說(shuō)明），填寫(xiě)“采購(gòu)單”，詳填最新有效報(bào)價(jià)，“訂購(gòu)廠(chǎng)商”“付款條件”與“報(bào)價(jià)有效期限”經(jīng)材料主管審核，采購(gòu)單最終由總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行采購(gòu)（授權(quán)代批除外）。 大宗材料由公司材料部負(fù)責(zé)辦理，總經(jīng)理或經(jīng)理對(duì)于重要材料的采購(gòu)，可直接與供應(yīng)商或代理商議價(jià)，必要時(shí)由總經(jīng)理或指派專(zhuān)人協(xié)助辦理采購(gòu)作業(yè)。 采購(gòu)作業(yè)方式 ： 除一般采購(gòu)作業(yè)方式外，采購(gòu)部門(mén)可依材料使用及采購(gòu)特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購(gòu)。 A、集中計(jì)劃采購(gòu)：凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦理采購(gòu)。較為有利的可核定材料項(xiàng)目，通知各請(qǐng)購(gòu)部門(mén)依計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)，采購(gòu)部門(mén)定期集中辦理采購(gòu)。 B、長(zhǎng)期報(bào)5、價(jià)采購(gòu)：凡經(jīng)常性使用，且耗量較大的材料，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)事先選定廠(chǎng)商議定長(zhǎng)期供貨價(jià)格，呈準(zhǔn)后由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)按實(shí)提出請(qǐng)購(gòu)。 采購(gòu)審批權(quán)限： 采購(gòu)類(lèi)別 審批限額采購(gòu)審批權(quán)限備注統(tǒng)購(gòu)材料不論金額多寡副總經(jīng)理-總經(jīng)理財(cái)產(chǎn)支出（包括購(gòu)置的器材） 1000 元以下項(xiàng)目經(jīng)理直接核決財(cái)產(chǎn)支出（包括購(gòu)置的器材） 1000元至2000元項(xiàng)目經(jīng)理-主管4.3訂購(gòu)： 采購(gòu)員依批準(zhǔn)后的采購(gòu)單，填寫(xiě)采購(gòu)訂單發(fā)供應(yīng)商回簽，如供應(yīng)商不能回簽又已送貨的由采購(gòu)員在訂購(gòu)單上注明“有效”字樣，產(chǎn)品包裝上要求供應(yīng)商標(biāo)明（廠(chǎng)商，訂單號(hào)，規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，顏色）。4.4采購(gòu)后的驗(yàn)收及入庫(kù) 材料，輔料到達(dá)工地時(shí)，庫(kù)管員必須依“采購(gòu)單”的內(nèi)容，并核對(duì)供應(yīng)6、商送來(lái)的材料名稱(chēng)，規(guī)格，數(shù)量和送貨清單及發(fā)票（原則上要求索要發(fā)票，對(duì)總金額300元以下沒(méi)有發(fā)票的材料要求有效收據(jù)及清單），并點(diǎn)收數(shù)量無(wú)誤后在供應(yīng)商送貨單上簽名驗(yàn)收，并通知項(xiàng)目施工驗(yàn)收來(lái)料品質(zhì)，審核無(wú)誤后填制入庫(kù)單，庫(kù)管員及經(jīng)手人簽字生效。 如發(fā)覺(jué)所送來(lái)的材料與“采購(gòu)單”上所核準(zhǔn)的內(nèi)容不符時(shí)，應(yīng)即時(shí)通知采購(gòu)處理，并通知項(xiàng)目經(jīng)理，原則上非“采購(gòu)單”上所核準(zhǔn)的材料不予接受，如果采購(gòu)要求收下該等材料時(shí)，庫(kù)管員應(yīng)告知項(xiàng)目經(jīng)理，并于單據(jù)上注明實(shí)際收料狀況，并會(huì)簽采購(gòu)部門(mén)。 4.4.3 所有材料必須在每次驗(yàn)收入庫(kù)完畢后開(kāi)具入庫(kù)單。入庫(kù)單一式三聯(lián)，存根聯(lián)由保管留存，記帳聯(lián)由經(jīng)手人或?qū)Ｈ诉B同發(fā)票送交財(cái)務(wù)，一聯(lián)由7、報(bào)銷(xiāo)人留存。 入庫(kù)單的填開(kāi)必須正確完整，若是月結(jié)或月底統(tǒng)一開(kāi)發(fā)票的，應(yīng)在入庫(kù)單上注明。對(duì)貨到要賒欠賬款的材料，可根據(jù)合同辦理估價(jià)入庫(kù)，并在入庫(kù)單上注明“暫估入庫(kù)”，采購(gòu)員簽字后遞交財(cái)務(wù)部門(mén)。 機(jī)器及設(shè)備配件到達(dá)工地時(shí)，由項(xiàng)目機(jī)修人員驗(yàn)收;工具、辦公用品由申請(qǐng)使用者驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可辦理簽收入庫(kù)。 對(duì)驗(yàn)收不合格的，應(yīng)通知采購(gòu)，采購(gòu)應(yīng)及時(shí)以電話(huà)或書(shū)面形式知會(huì)供應(yīng)商，將處理情況反饋給項(xiàng)目部，有關(guān)扣款情況通知財(cái)務(wù)部。 對(duì)數(shù)量短缺的物料，庫(kù)管按實(shí)數(shù)入庫(kù)并及時(shí)通知采購(gòu)員處理。 數(shù)量超出采購(gòu)單，應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理核示才能依照實(shí)收數(shù)量辦理入庫(kù)，否則僅依訂貨數(shù)付款。 因質(zhì)量等原因而發(fā)生的退回產(chǎn)品，清點(diǎn)數(shù)量后辦理退庫(kù)8、手續(xù)。入庫(kù)材料保管應(yīng)當(dāng)天記入臺(tái)帳.月底將收付存報(bào)表，材料耗用匯總表報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理及公司財(cái)務(wù)。5、 領(lǐng)料 5.1班組領(lǐng)用材料時(shí)，由班組長(zhǎng)或預(yù)先指定的領(lǐng)用經(jīng)辦人員填寫(xiě)“領(lǐng)料單”，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理核簽后，向庫(kù)管員辦理領(lǐng)料。嚴(yán)禁采購(gòu)人員將所購(gòu)材料直接交班組或分包商使用。 5.2領(lǐng)用工具類(lèi)材料時(shí)領(lǐng)用人應(yīng)填寫(xiě)“工具領(lǐng)用記錄”并簽字。 5.3項(xiàng)目部之間調(diào)撥材料，應(yīng)填寫(xiě)“材料調(diào)撥單“，注明調(diào)入及調(diào)出項(xiàng)目部名稱(chēng)，材料品名，規(guī)格，數(shù)量，及總金額，雙方項(xiàng)目經(jīng)理簽字核準(zhǔn)及雙方庫(kù)管員簽交并附調(diào)出方出庫(kù)單及調(diào)入方入庫(kù)單。6、 采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)細(xì)則： 6.1 采購(gòu)員應(yīng)按照4.4條款規(guī)定辦妥收料手續(xù)，并將發(fā)票或收據(jù)于2日內(nèi)交項(xiàng)目經(jīng)理在背面9、簽字確認(rèn)。 6.2采購(gòu)員填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單時(shí)將“請(qǐng)購(gòu)單”、“采購(gòu)單”、“供方送貨單”、“入庫(kù)單”、“發(fā)票或收款收據(jù)”等憑據(jù)加貼在后，采購(gòu)需將貨品實(shí)際賣(mài)方的電話(huà)、聯(lián)系人填寫(xiě)在“發(fā)票或收款收據(jù)”背面，齊全后交主管審核。 6.3主管審核費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單憑證的完整性和真實(shí)性，無(wú)缺漏，無(wú)誤簽名，交回采購(gòu)員。 6.4財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)重點(diǎn)審核費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單憑證的完整性和真實(shí)性，應(yīng)提供的資料無(wú)缺漏，同時(shí)需對(duì)憑證中發(fā)生的貨品數(shù)量，金額進(jìn)行重新核算證實(shí)，無(wú)誤簽名，整理好統(tǒng)一交總經(jīng)理批準(zhǔn)。 6.5總經(jīng)理批后的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，項(xiàng)目部需填寫(xiě)“工程（材料、設(shè)備）支付申請(qǐng)表”申請(qǐng)轉(zhuǎn)賬支付。總金額3000元以下，需要現(xiàn)金直接支付的，采購(gòu)員在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單10、報(bào)銷(xiāo)人處簽名到出納處辦理。 6.6對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，經(jīng)辦人填寫(xiě)“工程（材料。設(shè)備）支付申請(qǐng)表”，經(jīng)項(xiàng)目部同意后，由財(cái)務(wù)根據(jù)合同審核后，報(bào)總經(jīng)理簽字審批。 6.7采購(gòu)員需要借支現(xiàn)金購(gòu)買(mǎi)材料的，憑審批后的“采購(gòu)單”申請(qǐng)，借支審批程序按財(cái)務(wù)制度。財(cái)務(wù)在“采購(gòu)單”上加蓋“暫借款”章以示區(qū)別。采購(gòu)?fù)瓿珊蟛少?gòu)員應(yīng)在一周報(bào)銷(xiāo)充賬6.8材料費(fèi)用不報(bào)銷(xiāo)的 無(wú)材料入庫(kù)單、材料入庫(kù)單與清單不符 采購(gòu)清單無(wú)日期，無(wú)材料規(guī)格不報(bào)銷(xiāo) 材料費(fèi)用不分項(xiàng)目統(tǒng)計(jì) 押金及定金條 材料加工費(fèi)無(wú)加工明細(xì)，加工明細(xì)無(wú)加工方簽字蓋章和采購(gòu)經(jīng)辦人簽字 材料運(yùn)費(fèi)必須包括起始地、運(yùn)輸內(nèi)容、運(yùn)輸時(shí)間、對(duì)應(yīng)材料入庫(kù)單號(hào)、經(jīng)辦人和運(yùn)輸人簽字、運(yùn)輸人聯(lián)系電11、話(huà)，缺一均不報(bào)銷(xiāo)。物流提付費(fèi)用與當(dāng)?shù)厮拓涃M(fèi)一并報(bào)銷(xiāo)，并須注明對(duì)應(yīng)材料入庫(kù)單號(hào)、經(jīng)辦人和運(yùn)輸人簽字、運(yùn)輸人聯(lián)系電話(huà)，不再使用支付單報(bào)銷(xiāo)。 超過(guò)500元的材料采購(gòu)無(wú)供應(yīng)商名稱(chēng)和聯(lián)系電話(huà)的不報(bào)銷(xiāo)。 報(bào)銷(xiāo)日期距采購(gòu)日期超過(guò)2個(gè)月不報(bào)銷(xiāo)。(賒購(gòu)以及分期付款采購(gòu)的報(bào)銷(xiāo)時(shí)間暫無(wú)限制) 附表：材料領(lǐng)料單 共 頁(yè) 第 頁(yè)時(shí)間品名規(guī)格單位請(qǐng)領(lǐng)數(shù)量實(shí)發(fā)數(shù)量備注庫(kù)管員 主管 工程（材料、設(shè)備）支付審批表項(xiàng)目名稱(chēng): 編號(hào):收款單位開(kāi)戶(hù)行開(kāi)戶(hù)賬號(hào)材料名稱(chēng)合同金額結(jié)算金額支付類(lèi)別1.預(yù)付款 2.進(jìn)度款 3.結(jié)清尾款 4.質(zhì)量保證金 上期累計(jì)已付款金額及比例剩余款材料經(jīng)辦人簽字驗(yàn)收人簽字供應(yīng)商確認(rèn)項(xiàng)目經(jīng)理審批意見(jiàn)項(xiàng)目主管審批12、意見(jiàn)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn)總經(jīng)理審核意見(jiàn)備注注:本表須附有關(guān)支付依據(jù)資料,不能替代收款收據(jù)或發(fā)票 即時(shí)清結(jié)的商品不用此表請(qǐng)購(gòu)單 年 月 日 編號(hào)01QG請(qǐng)購(gòu)部門(mén)第一聯(lián)：留底聯(lián)材料名稱(chēng)品名規(guī)格單位請(qǐng)購(gòu)量用途到貨期限日期數(shù)量備注：核準(zhǔn)： 主管： 審核： 經(jīng)辦： 請(qǐng)購(gòu)單 年 月 日 編號(hào)01QG請(qǐng)購(gòu)部門(mén)第二聯(lián)：記賬聯(lián)材料名稱(chēng)品名規(guī)格單位請(qǐng)購(gòu)量用途到貨期限日期數(shù)量備注：核準(zhǔn)： 主管： 審核： 經(jīng)辦：采購(gòu)申請(qǐng)單 年 月 日編號(hào)02CG 請(qǐng)購(gòu)單編號(hào)QG第一聯(lián)：留底聯(lián)項(xiàng)次材料名稱(chēng)品牌規(guī)格供應(yīng)商單位數(shù)量金額付款條件備注核準(zhǔn)： 審核： 采購(gòu)：采購(gòu)申請(qǐng)單 年 月 日編號(hào)02CG請(qǐng)購(gòu)單編號(hào)QG第二聯(lián)：記賬聯(lián)項(xiàng)次材料名稱(chēng)品牌規(guī)格供應(yīng)商單位數(shù)量金額付款條件備注核準(zhǔn)： 審核： 采購(gòu)：訂購(gòu)單 年 月 日編號(hào)03DG共 頁(yè)，第 頁(yè)供貨商地 址電 話(huà)請(qǐng)購(gòu)單NO.項(xiàng)次材料名稱(chēng)品牌規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)合計(jì)交貨日期交貨地點(diǎn)注意事項(xiàng)交易條款核準(zhǔn)： 審核： 經(jīng)辦：材料采購(gòu)進(jìn)度控制表編制部門(mén) 采購(gòu)進(jìn)度控制表第 頁(yè)共 頁(yè)04請(qǐng)購(gòu)日期請(qǐng)購(gòu)單號(hào)碼供應(yīng)商定購(gòu)付款條件需要日期交貨記錄日期數(shù)量單價(jià)（元）總金額（元）