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1、公司供應部門物品訂購、驗收與保管管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 制度名公司供應事務處理制度電子文件編碼XX頁碼5-1第一條 供應事務的方針1供應部門必須經常從經濟與使用效果兩個方面出發，選擇最合適的物品。2.必須認真制訂并審查采購計劃，努力掌握采購技巧與技術；并且經常能站在公司的全局立場上，冷靜思考與判斷，謀求最有利的采購機會。3與供應商協調好關系，努力提高自身的談判地位，以最小的代價與最佳的采購條件，達成每一筆交易。4避免供應業務給整個公司整體事務運作帶來不利影響，有效地安排好物品的采購與供應工作。5加強2、成本意識，在不影響各部門事務工作正常開展的前提下，嚴格控制物品的收發領用量，杜絕一切浪費與不當消耗，保管好物品，使供應工作及時、準確。第二條 供應事務的機構1供應事務分別由訂購、驗收入庫與保管出庫三個組承擔，不同事務不得由同一個人兼管。2為了使供應工作專業化，使供應人員具有較高的商品知識、市場交易知識以及與供應商打交道的技能，可以按物品品種，如印刷制品、消耗品、雜品與器具等等，來劃分各供應人員的職務工作。3主管科長乃至主管部長，有責任貫徹供應事務的方針，使供應機構的工作能緊緊圍繞方針展開。4為了經常地把握市場中合適且優良的物品，從各部科選拔合適的人選，組成“供應物品研究委員會”。5定期或不定期3、召開“懇談會”，邀請相關行業的關系戶，共同探討有效的供應問題，收集有關物品的信息，把握購買市場的方向。6定期與物品生產制造企業、中間商、批發商以及相關的協作企業進行聯絡，把握動向。簽發人責任人簽名第三條 供應設置1訂購、驗收與保管三個組必須分開設置，但又不能完全割裂開來；分組設置以及有關布局要便于三個組彼此聯絡。2訂購組的事務室，要布置在便于外來聯系業務者進出的位置。有關接待業務盡可能規范化與程序化，包括應答、交涉與接洽的語言都盡可能規范化。3物品接受與檢驗或清點，盡可能設置在寬廣的場所，并配置適當的設備，以便進行充分的檢驗與核對。驗收環節不充分，后患無窮，質量不合格，或數量不足等等，都成為本4、企業的損失。4保管場所一定要有遮掩與隔離，領用者或其他部門人員，不得或不能隨便進入物品保管場所與倉庫。第四條 購買計劃1供應物品的采購，原則上有計劃，按批量統一進行。任何零星、分散的、無計劃的采購，都會加大采購成本，并且不能確保獲得最合適的物品。2訂購組應該經常地對主要中間商與生產企業，以及市場狀況進行調查研究，并把各種調研結果記錄下來，匯編成冊。并且，由一線人員每天記錄物品市場的價格變動情況，以及商品目錄變動情況，使本公司的訂購與交易談判工作更富有計劃性。3平時注意各種有利的交易條件，包括交貨期、規格、支付條件、物品退換、折扣、送貨與交貨條件、交易方式，以及有關訂購與接貨事務等等。4如果分事5、業單位所在地的物品價格便宜，或者在當地采購合算，不必按總公司的采購計劃進行，允許按下列程序進行當地采購：簽發人責任人簽名（1）填寫“當地采購申請傳票”（一式三份），其中兩份交總公司供應科。在申請傳票中如實寫清當地的價格。（2）供應科據此進行測算，包括考慮批量采購折扣、運輸費與采購或訂購費等等，作出決策，在申請傳票上作出批示，返回分事業單位，指示其按供應科的決定行事。（3）返回分事業單位的“申請傳票”，作為日后向總公司財務科結算的憑證。第五條 用品規格及采購基準1編制標準的物品目錄及其分類，對器具、備品、賬票、消耗品等主要物品作出規定，以作為制訂供應計劃與供應事務的基準。標準目錄盡可能具體、明確6、，例如賬票，寫明（1）名稱，（2）格式，（3）紙張質地，（4）大小尺寸，（5）裝訂，（6）每冊（本）頁數，（7）單價，（8）色彩等等。2確定采購或訂購規格與樣品，在采購或訂購時參照選購，或者提供給供應商，按規格與樣品供貨，并作為接貨與驗貨的基準。3對特別重要的物品，必須從使用成本的角度審視，確定采購物品的規格及采購基準。4制訂有關物品采購、供應以及改良物品的提案制度，改善物品供應事務。第六條 供應事務的運行1供應事務的主管，應該經常檢查部下在執行訂購方針、計劃以及處理事務過程中的情況，發現問題及時予以糾正。2任何一項訂購或采購，都必須兩人以上進行合議與商定后進行，以便使兩個人的知識與見解相互補7、充，并且防止在選擇供應商方面出現偏頗與舞弊行為。簽發人責任人簽名3采購人員必須公正自律，從企業的利益出發，采購合適與價格合理的物品。4在采購上既要注意“貨比三家”，利用競爭競價，謀求低成本購買上的好處；又要善于利用集中訂購，以及長期訂購的手段，提高交易地位，謀求有利的采購條件。5有組織地對供應商進行調查與選擇，把握供應商的供貨信譽、資信以及物品質量。6在選擇新供貨伙伴時，必須進行實地調查，按事先設計的調查用表進行填寫，交給供應科長裁決。對一些重要的供應商，在確定供貨關系前，雙方的主管至少見面會談一次。7原則上必須以訂購單的方式進行訂購。訂購單一式三份，一份用于訂購，一份用于進貨驗收，一份上報主8、管備案。8供應科應該不斷地改進工作，促進供應業務合理化。（1）設立訂購臺賬，并依靠臺賬，對整個供應過程，包括申請、預算、訂購、收發領用等過程，進行系統管理。（2）編制訂購日報，按日向主管、財務部門和保安部門作出報告。（3）編制若干種標準的契約書格式，以提高供貨或采購契約締結的效率，避免簽約時的失誤。（4）對樣品按各種規格、型號與形狀，進行分類整理，便于采購計劃的制訂、預算的編制，以及訂購與驗收。（5）對交易伙伴前來參觀，以及對本企業供應設施、機械和操作方法進行研究，應予以接待。（6）訂購預算，以及與供應商有關的各種通報，必須盡可能轉告相關部門。（7）運用訂購管理板，對訂購事務進行管理。另外，運9、用訂購管理卡，對訂購與接貨責任人員進行管理。簽發人責任人簽名（8）對采購價格情況進行統計分析，按類別編制報表，以示明供應商的價格情況，以及各供應商訂購成本降低的意義。第七條 物品的保管1對保管物品的倉庫設施，包括貨架、貨柜進行更新改造，提高物品存放領取的效率，提高倉庫面積利用效率，并且對各種物品進行合理分類，便于取存與有規則地碼放。2保管物品的分類，原則上按下列標準進行：（1）印刷物（按通用品、各部科用品，以及功能或性能進行細分）。（2）備品（按通用、特殊進行細分）。（3）低值易耗品（按使用頻率細分，或按價格細分）。（4）其他(按容量、重量、體積以及放置場所細分）。3倉庫中貨架、貨柜等，都得掛上現有物品領用登記卡，對收發領用量進行登記，并核算其余量，以防止丟失與被盜。4在物品倉庫的事務室中，設置管理板，展示各物品申請需用量、庫存量及需要訂購量。5保管物品組，必須經常清理倉庫各貨架與貨柜，及時清理死貨、無用物品及廢品，移入統一存放這類物品的指定地點或場所。6保管物品組必須制作倉庫物品放置平面圖，并在貨架貨柜上貼上分類與編號標簽。分類與編號可以用不同顏色標出，或依物品類別用不同色彩表示。7按所保管物品品種統計并編制“收發領用月報”，送報訂購組，以及主管科長。在收發領用月報中，對各部科實際領用數量進行統計。在庫存余量邊上，注明各部科已經提出的申請訂購量簽發人責任人簽名