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1、科技公司行政工作制度（訪客接待、辦公設(shè)備等）編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 目錄概念一、 禮儀紀(jì)律二、 工作計劃三、 會議管理四、 辦公設(shè)備五、 文書作業(yè)（一） 打印（二） 復(fù)印六、 收發(fā)文七、 用印八、 文檔（一） 圖書（二） 專業(yè)資料（三） 客戶檔案（四） 辦公文檔九、 訪客接待十、 午餐十一、 辦公用品十二、 采購十三、 固定資產(chǎn)十四、 物業(yè)十五、 Internet主頁十六、 文件檔案管理十七、 商業(yè)秘密保護十八、 公共關(guān)系十九、 廣告宣傳 二十、附錄一 禮儀紀(jì)律1. 行政部負(fù)責(zé)對公司全體員工的禮儀、辦公紀(jì)律2、出勤、外出等事項的全面監(jiān)督；2. 行政部發(fā)現(xiàn)不當(dāng)現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報備有關(guān)部門主管；3. 行政部確認(rèn)獎懲事實，可提請有關(guān)中高層管理人員（簡稱“中高層”）研究提出獎懲申請；4. 對公司禮儀紀(jì)律現(xiàn)象，行政部與各中高層均可直接向總經(jīng)理提出。二 工作計劃與報告 沒有計劃的行為是無效率的行為。通過對計劃體系的規(guī)定，并通過相關(guān)計劃流程和計劃表格的制作，實現(xiàn)工作計劃的確立、執(zhí)行和評估。（一） 公司、部門年度發(fā)展計劃1 公司總經(jīng)理、部門于年底應(yīng)制定下一會計年度的發(fā)展計劃。2 公司年度發(fā)展計劃經(jīng)公司高層管理人員討論制作，公司董事會核準(zhǔn)后確定執(zhí)行。3 部門年度發(fā)展計劃經(jīng)部門相關(guān)中高層討論制作，3、公司總經(jīng)理核準(zhǔn)后確定執(zhí)行。4 公司、部門年度發(fā)展計劃是部門、人員月度工作計劃的基礎(chǔ)和依據(jù)。5 公司、部門年度發(fā)展計劃是對公司、部門經(jīng)營發(fā)展的評價基礎(chǔ)。年度計劃流程總經(jīng)理公司年度計劃案報告董事會核準(zhǔn)各部門相關(guān)中高層報告稽核部門年度計劃草案總經(jīng)理核準(zhǔn)執(zhí) 行（二） 部門、員工月度工作計劃1 部門負(fù)責(zé)人、公司員工在每月度底分別進(jìn)行部門、員工下月度工作計劃安排。2 月度工作計劃通過對月度工作計劃表的制作來完成，在該表格中應(yīng)該相應(yīng)地填寫部門、員工下月工作內(nèi)容安排和時間控制。3 員工月度工作計劃交部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。4 部門月度工作計劃交總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。5 月度工作計劃的完成情況將作為部4、門、員工工作評估的主要依據(jù)之一。部門月度工作計劃公司年度計劃部門負(fù)責(zé)人計劃草案報告部內(nèi)員工總經(jīng)理核準(zhǔn)報告稽核計劃草案部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)執(zhí) 行（三） 員工日工作時間控制計劃1公司員工通過日工作時間控制表進(jìn)行日工作時間計劃與安排控制。2 公司員工應(yīng)該按照“日工作時間控制表填寫規(guī)定”在規(guī)定的時間按照規(guī)定的項目如實填寫并上交公司行政部。3 在日工作時間控制表中體現(xiàn)出員工對每日工作安排的合理性與計劃性，反映員工每日工作的效益性與非效益性，因此，該表格將作為對員工考核的主要依據(jù)之一，同時也是員工用于控制時間、提高效率、自我評估的依據(jù)。4 日工作時間控制表是公司對外服務(wù)的重要計費依據(jù)。日工作計劃流程部門月度計劃5、部門負(fù)責(zé)人報 告稽 核員工日計劃執(zhí) 行（四） 專項市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃1 在公司進(jìn)行新市場的開拓和新業(yè)務(wù)的推廣時，該市場和業(yè)務(wù)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)該進(jìn)行專項市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃。2 專項市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃建立在對該市場、業(yè)務(wù)的全面了解，公司主要經(jīng)營人員的深入研究、探討的基礎(chǔ)上，同時該規(guī)劃應(yīng)該結(jié)合公司、部門年度發(fā)展計劃和市場需求與競爭變化的基礎(chǔ)上。3 專項市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃通過制作市場規(guī)劃表和業(yè)務(wù)規(guī)劃表來完成，并嚴(yán)格按照規(guī)劃進(jìn)行市場拓展與業(yè)務(wù)推廣。三 會議管理 會議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區(qū)分為定期例會與非定期會議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排6、同時提高會議效率。(一） 定期例會會議名稱時間安排參加人員會議內(nèi)容召集/主持人員日例會議每日上午 8:00起，用時5-30分鐘部門人員日計劃、專項問題討論各部負(fù)責(zé)人部門工作周例會 每周六下午2：00-3：00中層及相關(guān)高層、工作人員 上月度工作總結(jié)月度工作規(guī)劃報告各部負(fù)責(zé)人中高層月例會每月第一天下午中高層月度工作計劃協(xié)調(diào)總經(jīng)理員工大會每季度一次總經(jīng)理全體員工經(jīng)營總結(jié)、工作安排、其他相關(guān)內(nèi)容行政部/總經(jīng)理董事會會議每年度一次董事長、董事、總經(jīng)理公司重大事項決議董事長（二） 非定期會議會議名稱時間安排參加人員會議內(nèi)容召集/主持人員公司發(fā)展研討會不定時中高層、主要經(jīng)營業(yè)務(wù)人員就市場拓展、業(yè)務(wù)推廣、公7、司經(jīng)營等相關(guān)事項的討論行政負(fù)責(zé)人/總經(jīng)理臨時會議不定時總經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人、其他有關(guān)人員特殊事宜項目負(fù)責(zé)人/部門負(fù)責(zé)人/行政部部長/總經(jīng)理董事會臨時會議不定時董事長、董事、總經(jīng)理公司經(jīng)營特殊重大事宜總經(jīng)理/董事長（一） 會議安排1 公司內(nèi)會議由行政部安排，部門內(nèi)會議由各部自行安排2 公司內(nèi)會議的主會人會前一天需向行政部告知會議安排、會議內(nèi)容3 公司內(nèi)會議行政部須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內(nèi)容4 行政部負(fù)責(zé)會場安排與整理5 開會期中，行政部安排專人負(fù)責(zé)記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案會議計劃單（可為電子版本或短信）會議計劃會議流程行政部會議通知（可為8、電子版本或短信）通 知安 排記 錄摘要備案四 辦公設(shè)備管理1 電腦1.1行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；1.2根據(jù)保密原則需要，由行政部對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼1.3員工在所屬部門目錄下設(shè)立個人子目錄1.4員工不得私設(shè)電腦密碼2傳真機、復(fù)印機：2.1由公司行政部統(tǒng)一管理與使用2.2建立嚴(yán)格的使用登記制度2.3未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用3可運用狀態(tài)維護3.1行政部負(fù)責(zé)電腦、傳真機復(fù)印機的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設(shè)備的可運用狀態(tài)五 文書作業(yè)（一） 打印1 總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人交由文員（或秘書，下同）打印之文函、廣告，需填寫文書委派單，并標(biāo)明文件之性質(zhì)，如傳9、真、公函、內(nèi)部文及保密級別，急迫性程度行政部（或秘書）根據(jù)其緩急確定先后秩序。2 打印完畢后文員先行校核并于文書委派單上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字3 對外傳真、公函須復(fù)印存檔（參見收發(fā)文流程）4 文書處理過程中，未經(jīng)同意不得將受托文書傳閱他人總經(jīng)理/主管文書作業(yè)流程文書委派單文書委托文書委派單文員處理保密標(biāo)志文書委派單委辦校核（二） 復(fù)印1 公司復(fù)印作業(yè)由行政部文員統(tǒng)一執(zhí)行2 一般文件由各部門委托人員口頭交托行政文員3 客戶資料、服務(wù)文本、公司級文檔等特殊文件，需填寫復(fù)印委托單（文件名、秘級、用途、裝訂要求等）經(jīng)高層管理人員批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印4 復(fù)印、裝訂作業(yè)后，須填寫復(fù)印裝訂登記表（日10、期、內(nèi)容、頁數(shù)、復(fù)印機碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識等）復(fù)印流程各部門復(fù)印委托單復(fù)印委托核準(zhǔn)復(fù)印裝訂登記復(fù)印裝訂保密標(biāo)識各部門六 收發(fā)文1. 文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。公司的每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。2. 本公司對外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人統(tǒng)一辦理，她是各級文件管理的直接承擔(dān)者。附收、發(fā)文登記表。3. 收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收，文員對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果，并對文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。4. 公司的各類文件均屬內(nèi)部機密文件,文員不得截留11、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟處罰、除名或追究法律責(zé)任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。5. 本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見文檔管理制度。6. 文件傳真的發(fā)文工作亦由文員負(fù)責(zé)，需發(fā)文者將文稿經(jīng)負(fù)責(zé)人簽字后交文員處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。7. 對一些機密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。8. 每月未，文員應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報行政部備查。附檔案資本銷毀情況記錄表9. 文件管理應(yīng)參見文檔管理制度規(guī)定辦12、理。對公司所有訂閱的報刊由專項負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交文員按分類歸檔，文員必須做好登記造冊工作。每月未，文員應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。10. 每半年將經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進(jìn)行修補、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。責(zé)任人：文員、總臺監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、行政負(fù)責(zé)人總臺電話快遞文員送郵信件傳真分理發(fā)文登記表復(fù)印存檔用印流程用公司印負(fù)責(zé)人簽字保密標(biāo)識發(fā)函打印發(fā)函發(fā)文責(zé)任人：文員、行政部監(jiān)督人：行政負(fù)責(zé)人總經(jīng)理登記歸檔行政部篩選負(fù)責(zé)人歸檔總經(jīng)理業(yè)務(wù)部門公函歸檔私函自理部門信函個人信函收函登記表收件人簽收總臺收函信函收文 收發(fā)文流程 七 用印1. 公司13、各部申請簽章及總經(jīng)理、董事長職章，應(yīng)提出申請(匯簽)經(jīng)總經(jīng)理、董事長核準(zhǔn)后交行政部，由負(fù)責(zé)文員登記于登記表。2. 本公司以公司名義對外之行文由行政部安排的專人或核準(zhǔn)人親自負(fù)責(zé)蓋印。用印申請單董事會章公司章合同章法人章財務(wù)章用印申請 用公司印流程行政部董事長、總經(jīng)理簽準(zhǔn)用印行政部專人申請單歸類責(zé)任人：行政部專人負(fù)責(zé)監(jiān)督人：GM申請人八 文檔圖書登記表圖書購進(jìn)圖書管理流程文員登記圖書清點報告入庫每月清點一次借閱圖書借閱登記表文員登記按時回庫責(zé)任人：文員監(jiān)督人：行政負(fù)責(zé)人借書人（一）圖書雜志1. 公司所屬圖書是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱，由行政部統(tǒng)一保管，于每年6月、12月下旬詳實盤點。2. 文秘應(yīng)將圖14、書書名、出版社名稱、數(shù)冊、金額按類型編號，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點期限或公務(wù)上需參考將隨時通知收閱,借書人不得拒絕。附圖書登記冊3. 一般情況下，圖書只得在司內(nèi)閱讀，借書冊數(shù)以三冊為限，借書期限不得超出過二周，若要續(xù)借者，重新到行政部處登記。4. 對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。（二）專業(yè)資料1 資料分類： 1.1公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本 及復(fù)印件；1.2公司由政府負(fù)責(zé)人部門購買的政策法規(guī)；1.3公司各類剪報;1.4公司搜集的各類行業(yè)（如建材、裝飾等）材料2 公司資料只可于公司內(nèi)借閱當(dāng)天歸還，不得攜出司15、外3 特殊情況需復(fù)印者，須填報復(fù)印申請批準(zhǔn)資料整理資料管理流程登記表保密標(biāo)識登記注冊入 庫清點報告定時清點復(fù)印借閱復(fù)印申請借閱登記登記申請當(dāng)天回庫借閱人復(fù)印人（三） 客戶檔案1 客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護作業(yè)中的重要領(lǐng)域2 客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務(wù)過程中制作的各類文件、文本3 客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當(dāng)天歸還，不得攜出司外4 特殊情況需復(fù)印時，須填報復(fù)印申請報批5 服務(wù)結(jié)案前，由指定專案人員負(fù)責(zé)客戶資料管理，并承擔(dān)保密責(zé)任客戶檔案管理流程專案人員管理結(jié) 案登記表行政登記保密標(biāo)識清點報告入 庫定時清點復(fù) 印借 閱借閱登記復(fù)印申請申 請登 記當(dāng)天回庫借閱人復(fù)印人16、（四）辦公文檔1 行政部負(fù)責(zé)對公司全體員工的辦公文檔進(jìn)行系統(tǒng)管理2 行政辦公文檔包括： 工作計劃與報告 司內(nèi)行政文件3 業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè)： 工作計劃與報告 司內(nèi)行政文件 拓展資料 洽談項目A、B、C 執(zhí)行項目A、B、C九 訪客接待 1. 來本公司之賓客由行政部負(fù)責(zé)接待。2. 接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)負(fù)責(zé)人部門聯(lián)系接洽。3. 行政部做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項并向有關(guān)負(fù)責(zé)人匯報。專員上茶文員上茶出迎進(jìn)辦公室出迎進(jìn)接待室出迎進(jìn)專案室電話專員電話受訪人業(yè)務(wù)員總臺應(yīng)對董事長/GM朋友朋友客戶推銷商總臺詢問訪客訪客接待流程責(zé)任人：總臺、專員（秘書或文17、員）、文員監(jiān)督人：各級主管十 午餐1. 午餐公司作為福利制度的補充政策安排2. 午餐費用包括“公司補貼+員工自籌兩部分，其中公司補貼3元/餐。午餐費用于購買菜、米、油、調(diào)味品、煤氣等流動開支。電費公司另外補貼，不計入午餐費用。3. 通常情況下，公司每餐按照6元的標(biāo)準(zhǔn)安排伙食，即員工自籌額度也為3元。如果條件允許，可以按員工要求自愿增加自籌出資部分來改善伙食標(biāo)準(zhǔn)，但自籌標(biāo)準(zhǔn)一經(jīng)確定，不容許輕易改變，以方便就餐管理4. 就餐安排由行政部指定專人負(fù)責(zé)。根據(jù)就餐人員大多數(shù)人的意見，可以聯(lián)系餐館訂飯菜成品全餐；也可以餐館訂成品菜，公司安排人員兼職做飯；當(dāng)就餐人數(shù)達(dá)到30人以上時，也可以考慮公司聘請專人做18、飯菜5. 就餐人員每天8：10前（最好于前一天下班前）應(yīng)在行政部確認(rèn)當(dāng)日午餐是否就餐，一經(jīng)確認(rèn)，無論是否就餐，都作為已經(jīng)就餐處理。如果晚報名導(dǎo)致成本增加，個人自負(fù)增加就餐的成本6. 當(dāng)日沒有就餐的，行政部將未3元的補貼統(tǒng)計，累積到一定數(shù)額時向總經(jīng)理申請用于員工的加餐（提前通知所有員工某一餐增加伙食標(biāo)準(zhǔn)）7. 出差人員外出已經(jīng)安排生活補貼的，不再重復(fù)給予午餐補貼。8. 午餐避免在工作環(huán)境就餐，行政部安排統(tǒng)一就餐地方并管理環(huán)境衛(wèi)生。 十一、辦公用品（一） 文具1 行政部負(fù)責(zé)辦公文具的采購與領(lǐng)用登記2 行政部須特別注意隨時檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)19、務(wù)程序的正常進(jìn)行（二） 茶、水1 行政部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購與使用登記2 定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩序3 公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動時，行政部應(yīng)及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進(jìn)行十二 采購1. 公司辦公用品、后勤保障用品由行政部統(tǒng)一購置。生產(chǎn)物料、設(shè)備及生產(chǎn)外包業(yè)務(wù)的采購由生產(chǎn)采購部門負(fù)責(zé)（相應(yīng)機構(gòu)未設(shè)立時由行政部負(fù)責(zé)）。2. 辦公設(shè)備維修、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托行政部統(tǒng)一處理。設(shè)備維修由設(shè)備部門處理3. 行政部、采購部門須對固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應(yīng)商。4. 公司各業(yè)務(wù)部門將需要購置的辦公用固定20、資產(chǎn)以申請單形式上報行政部，生產(chǎn)物料、設(shè)備等報生產(chǎn)采購部門，經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政部或生產(chǎn)采購部門會同申購部門（監(jiān)督）、使用部門（監(jiān)督）對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價格進(jìn)行統(tǒng)計、分析、比較，作出清單，遞交分管高層審核、總經(jīng)理批示，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政部下達(dá)采購指令，予以履行同供應(yīng)商進(jìn)行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價格及合同條款，委任采購人員進(jìn)行其它后續(xù)工作。合同文本交行政部門備案。驗收付款流程定貨合同采購申請單大宗采購一般采購?fù)▓髸婫M復(fù)議詢價/比價GM批示采購申請責(zé)任人：行政專員、采購員監(jiān)督人：行政主管、GM 采購作業(yè)流程行政專員或采購員行政專員或采購員詢價/比價單、報告21、/審核意見固定供應(yīng)商/商店資產(chǎn)登記表行政資產(chǎn)管理財務(wù)付款入帳GM批示請款接收退貨驗收報告到貨詢價/比價單采購申請單采購合同驗收付款流程必要時財務(wù)支付定金行政、品質(zhì)、倉管、技術(shù)或設(shè)備/財務(wù)驗收責(zé)任人：行政、采購負(fù)責(zé)人、財務(wù)監(jiān)督人：GM請款單、審核意見十三 固定資產(chǎn)管理1. 行政部對公司所有固定資產(chǎn)進(jìn)行登記注冊2. 固定資產(chǎn)因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者,由使用部門或設(shè)備部門填制“固定資產(chǎn)處分申請單”一式二聯(lián),注明申請單位、日期、財產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后,依核決權(quán)限送呈簽核。3. “固定資產(chǎn)申請單”一式二聯(lián)22、,經(jīng)核準(zhǔn)后,由使用部門分送如下：第一聯(lián)送財務(wù)部；第二聯(lián)送行政部。4. 財務(wù)部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報廢或遺失時，應(yīng)備有報廢或損失清單及有關(guān)機關(guān)之核準(zhǔn)或證明文件，在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財產(chǎn)目錄。如為出售則暫時存檔。5. 行政部收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應(yīng)依核準(zhǔn)之方式處理資產(chǎn)，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時填）填入“財產(chǎn)管理卡”后抽出并“固定資產(chǎn)處分申請單”存檔。6. 固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，行政部應(yīng)提出損失清單及向警察單位報案辦理。十四 物業(yè)1 行政部負(fù)責(zé)公司辦公室的各項物業(yè)管理2 負(fù)責(zé)與物業(yè)管理公司協(xié)調(diào)水、電、信函及安全事宜3 負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務(wù)管理4 負(fù)23、責(zé)辦公室內(nèi)的清掃保潔5 負(fù)責(zé)辦公室的鑰匙管理十五 公司主頁1. 行政部負(fù)責(zé)公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜2. 行政部組織公司業(yè)務(wù)部門根據(jù)需要，策劃和更改主頁內(nèi)容3. 行政部根據(jù)經(jīng)確認(rèn)的主頁內(nèi)容，進(jìn)行下載、修改及上傳的技術(shù)處理4. 行政部負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)公司委托主頁宣傳事宜5. 行政部負(fù)責(zé)主頁反饋查詢、上網(wǎng)人數(shù)的統(tǒng)計和報告事宜十六 商業(yè)秘密保護制度（一）目的保護公司與客戶的商業(yè)秘密，維護公司的安全與利益。（二）使用范圍本規(guī)則適用于公司全體員工。（三）定義1、公司的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，并經(jīng)公 司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。 其中： 不為公眾所知悉，系指該24、信息不能通過公開渠道（如：報紙、新聞、出版物等）由外界直接獲取； 能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，系指該信息具有確定的可應(yīng)用性，能為公司帶來現(xiàn)實的或者潛在的經(jīng)濟利益或競爭優(yōu)勢； 經(jīng)公司采取保密措施的，系指包括設(shè)置保密警示標(biāo)識、制訂保密條款、簽訂保密協(xié)議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實施。2、前款所述之技術(shù)信息和經(jīng)營信息，包括：（1）公司管理、財務(wù)、人事等方面的系統(tǒng)設(shè)計、制度文本內(nèi)容及方法；（2）公司綜合服務(wù)的內(nèi)容與方法。（3）公司公共關(guān)系的內(nèi)容與方法；（4）公司客戶名冊；（5）公司經(jīng)營計劃與營銷策略；（6） 招投標(biāo)的規(guī)劃與標(biāo)底；（7） 客戶資料；（8）上述列舉以外的技術(shù)信息和經(jīng)營信息，25、符合本條第一款所述之定義的，認(rèn)定為公司商業(yè)秘密。3、公司商業(yè)秘密的來源：（1）公司自行制作并符合所述定義者；（2）公司以外第三方制作并符合所述定義者；（3）公司與第三方合作制作并符合所述定義者。4、本制度所稱之載體系指載有公司商業(yè)秘密內(nèi)容的：（1）工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄件）；（2） 公司文件檔案管理制度規(guī)定的各類秘密文件、資料等。（四）保護原則保護商業(yè)秘密的工作，遵循積極防范、層級管理、既確保商業(yè)秘密之安全性又便利于各項工作的原則。（五）責(zé)任部門與人員1 由行政部與法律顧問協(xié)同負(fù)責(zé)公司商業(yè)秘密監(jiān)督、管理事宜。2 公司全體員工負(fù)有保護商業(yè)秘密的責(zé)任26、和義務(wù)。（六）保護措施1 在*公司勞動合同中明確或單獨以保密協(xié)議規(guī)定商業(yè)秘密保護條款，員工在聘用期與解聘后規(guī)定期限內(nèi)須承擔(dān)規(guī)定的義務(wù)。2 公司根據(jù)需要，可要求專案和有關(guān)人員簽訂對特定事項的保密承諾書。3 行政部對電腦設(shè)定完整的文件目錄和子目錄系統(tǒng)，并根據(jù)需要設(shè)定管理密碼，由專人控管；同時公司與密碼控管人簽定保密責(zé)任協(xié)議書。4 行政部對傳真機、復(fù)印機統(tǒng)一管理，由專人使用，建立嚴(yán)格的使用登記管理流程。5 行政部建立嚴(yán)格的管理流程對公司發(fā)文進(jìn)行管理。6 行政部負(fù)責(zé)根據(jù)文件檔案管理制度進(jìn)行對各類載體設(shè)置警示標(biāo)識的工作。警示標(biāo)識包括：密級標(biāo)識、字樣及“不得復(fù)印”、“不得攜出”等特定字樣。（七）泄密應(yīng)急127、 員工發(fā)現(xiàn)公司商業(yè)秘密有可能泄露時，均有義務(wù)報告負(fù)責(zé)人部門立即采取防范措施；2 公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，發(fā)現(xiàn)人與當(dāng)事人均有義務(wù)立即報告負(fù)責(zé)人部門即采取補救措施；（八）泄密責(zé)任追究1 當(dāng)公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，公司有權(quán)追究當(dāng)事人的經(jīng)濟和法律責(zé)任；2 根據(jù)情況，公司同時可追究負(fù)責(zé)人部門和人員的連帶責(zé)任。（九）培訓(xùn)行政部組織對公司全體員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。十七 文件檔案管理制度（一） 意義（二） 文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏（硬盤存藏、磁盤存藏）形式。在不影響記錄有效性的情況下，能以電子文檔存檔的盡量采用無紙辦公處理。1. 公司法律文件：公司章程、批準(zhǔn)證書、營28、業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2. 公司董事會文件：董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等3. 公司管理制度：公司運營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4. 公司財務(wù)資料：各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等5. 公司人事薪資：人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄勞動合同等6. 公司經(jīng)營策略規(guī)劃：客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實施計劃等7. 公司客戶名冊：客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、訪談名冊及記錄等8. 公司業(yè)務(wù)文件：公司各項對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有29、關(guān)方法培訓(xùn)資料、報價體系等9. 公司客戶服務(wù)文件：服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10. 公司客戶檔案：已結(jié)案客戶的完整檔案，包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計成果等11. 公司專業(yè)資料：公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、技術(shù)理論、方法、同業(yè)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府負(fù)責(zé)人部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等12. 公司圖書、雜志：公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志13. 公司日常行政文件：日常通知、備忘、報告、批復(fù)、外來文函14. 公司宣傳資料：公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)30、主頁介紹等十八 公共關(guān)系1 公司的對外公共關(guān)系工作包括：公司與客戶、股東、媒體及政府機構(gòu)之間的關(guān)系。2 公共關(guān)系主要體現(xiàn)在各部門開辦及各項業(yè)務(wù)活動進(jìn)行所需的對外事務(wù)性及手續(xù)中建立的長期、友好的關(guān)系。 3 對外建立必要的咨詢、服務(wù)關(guān)系；必要的外界溝通、聯(lián)絡(luò)。維護公司的利益和聲譽；積極服務(wù)各項業(yè)務(wù)經(jīng)營活動的開展；保障外界關(guān)系的渠道暢通，最大限度的節(jié)省開支是對外公共關(guān)系工作的原則。4 一切因工作關(guān)系建立的對外溝通渠道屬公司所有，由本公司對外聯(lián)絡(luò)人向行政部報送有關(guān)工作單位、職務(wù)、通訊地址電話，與本公司的關(guān)系及聯(lián)絡(luò)等資料，各部門的公共關(guān)系必須無條件用于公司工作的開展，各部門均有義務(wù)積極協(xié)助行政部建立暢通31、的對外渠道。附客戶溝通聯(lián)絡(luò)登記表5 客戶投訴、意見均需得到及時的記錄、處理與反饋。附客戶意見反饋表十九 廣告宣傳1. 廣告是極其重要的業(yè)務(wù)活動。廣告費用是公司營運成本控制和擴展市場的重要 環(huán)節(jié)。2. 行政部門根據(jù)公司服務(wù)的定位特點，對廣告策劃方案進(jìn)行審查、審批，確保廣告的效益。3. 廣告費用使用的強度、媒體或提出的責(zé)任人為公司業(yè)務(wù)部門，它的使用分配須經(jīng)過行政部和總經(jīng)理的審批。4. 財務(wù)部是廣告費用支付執(zhí)行的審查者和把關(guān)部門，它依據(jù)批準(zhǔn)的廣告方案、廣告計劃、廣告費用來審查費用支出的合理性。5. 公司可根據(jù)目前實際的經(jīng)營狀況，每年申請廣告費額度，在申請報告中需包括廣告計劃、費用金額以及使用方式和時間，其基本格式由各業(yè)務(wù)部門提供6. 如業(yè)務(wù)情況不理想，公司可中止廣告以節(jié)省費用，原申請額度自動作廢，行政部以文字形式通知財務(wù)部。二十 附錄。本制度由董事會負(fù)責(zé)解釋、簽發(fā)，涉及的表格由行政部負(fù)責(zé)擬訂。