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1、潤滑油公司內(nèi)部財務(wù)報銷制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 目錄第一部分 總則3第二部分 借支管理規(guī)定及借支流程3第三條 借款管理規(guī)定3（四） 借支金額權(quán)限：3（六） 借款銷賬規(guī)定：4（八） 借支的現(xiàn)金，要在當(dāng)月月末前，結(jié)清借支。4第四條 借款流程4第三部分 經(jīng)營性費用報銷規(guī)定及流程4第六條 材料費用的支付程序：4第七條 支付相關(guān)手續(xù)4第四部分 日常費用報銷制度及流程5第九條 費用報銷的一般規(guī)定5第十條 費用報銷的一般流程5第十一條 差旅費報銷制度及流程5（二）費用標(biāo)準(zhǔn)的補充說明：6（三） 報銷流程6第十二條 電話費2、報銷制度及流程7(一) 費用標(biāo)準(zhǔn)7(二)報銷流程7第十三條 辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程7（一）管理規(guī)定:7（二）報銷流程7第十四條 招待費、培訓(xùn)費、資料費及其他報銷制度及流程8（一）費用標(biāo)準(zhǔn)8( 二)報銷流程：8第十五條 工薪福利及相關(guān)費用支出制度及流程9（一）費用標(biāo)準(zhǔn)9（二） 工薪福利支付流程9第五部分 專項支出財務(wù)報銷制度及流程10第十七條 軟件及固定資產(chǎn)購置報銷財務(wù)制度及流程。10第十八條 其他專項支出報銷制度及流程10(三) 財務(wù)報銷流程10第六部分 其他相關(guān)規(guī)定11第十九條 關(guān)于預(yù)付款及定金、應(yīng)付賬款的支付11第二十條 關(guān)于支付憑證要有效和規(guī)范11第二十一條 關(guān)于費用的分配原3、則11第七部分 報銷時間的具體規(guī)定12（二）、借支及其他業(yè)務(wù)的不受以上的時間限制，可隨時辦理。12第八部分 附則12第二十三條 本制度解釋權(quán)歸公司財務(wù)部。12XXX有限公司財務(wù)報銷制度財務(wù)報銷制度，是指公司通過制定相應(yīng)的制度，規(guī)定各項費用的開支標(biāo)準(zhǔn)，并依據(jù)這些制度對公司各項日常費用的開支進(jìn)行嚴(yán)格的計劃、核算控制、考核與獎懲，以將公司的各項費用控制在盡可能合理的范圍內(nèi)，杜絕浪費，提高經(jīng)濟效益。各級管理人員和業(yè)務(wù)人員要樹立成本意識。第一部分 總則第一條 為準(zhǔn)確核算和監(jiān)督公司的成本費用支出，加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財務(wù)報銷行為,倡導(dǎo)一切以業(yè)務(wù)為重的指導(dǎo)思想，合理控制費用支出，特制定本制度。第二條 4、本制度根據(jù)相關(guān)的財經(jīng)法律、法規(guī)及公司的實際情況，將財務(wù)報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關(guān)費用、稅費支出、工程相關(guān)支出及專項支出等,以下分別說明報銷相關(guān)的借款流程及各項支出具體的財務(wù)報銷制度和報銷流程。 第二部分 借支管理規(guī)定及借支流程第三條 借款管理規(guī)定 (一) 出差借款：出差人員憑審批后的出差申請表按批準(zhǔn)額度辦理借款，出差返回5個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。 （二）其他臨時借款，如業(yè)務(wù)費、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應(yīng)及時報帳，除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。 （三） 各項借款金額超過5000元應(yīng)提前一天通知財務(wù)部備款。 （四） 借支金額權(quán)限：1、借支金額2000元以上的，須報公司總經(jīng)理審核。5、2、2000元以內(nèi)的借支，公司總經(jīng)理可書面授權(quán)財務(wù)部負(fù)責(zé)人審批。（授權(quán)書須報公司財務(wù)部備案）。（五）外出購進(jìn)材料需借支現(xiàn)金1萬元以上的，除按上述手續(xù)外，還應(yīng)提交物資部門主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)的采購合同、采購計劃或請購單，采購合同、采購計劃或請購單要填明所購材料名稱、牌子、規(guī)格、數(shù)量、價格、金額。（六） 借款銷賬規(guī)定：1、借款銷帳時應(yīng)以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則財務(wù)人員有權(quán)拒絕銷帳；2、借領(lǐng)支票者原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)辦理銷帳手續(xù)。 （七） 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉(zhuǎn)為個人借款從工資中扣回。 （八） 借支6、的現(xiàn)金，要在當(dāng)月月末前，結(jié)清借支。第四條 借款流程 (一) 借款人按規(guī)定填寫借款單，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現(xiàn)金。 (二) 審批流程：主管部門經(jīng)理審核簽字主管會計復(fù)核財務(wù)總監(jiān)審批公司總經(jīng)理審批。 (三) 財務(wù)付款：借款憑審批后的借款單到財務(wù)部出納處辦理領(lǐng)款手續(xù)。第三部分 經(jīng)營性費用報銷規(guī)定及流程第五條 公司的經(jīng)營性費用（包括人工費、運費、材料費）支付，由公司總經(jīng)理審批。（如公司發(fā)生的材料費、運費、人工費次數(shù)頻繁、數(shù)量太多，可由總經(jīng)理書面授權(quán)委托總監(jiān)或相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人審批，并以書面形式公司財務(wù)部備案）。第六條 材料費用的支付程序：材料進(jìn)倉驗收 倉庫記賬財務(wù)審核7、財務(wù)總監(jiān)審批總經(jīng)理（或受權(quán)人）審批報賬支付第七條 支付相關(guān)手續(xù)（一）相關(guān)部門須將采購合同原件及復(fù)印件送交財務(wù)部備案，財務(wù)部審核后，將采購合同原件返還，保留復(fù)印件。（二）材料款（含原輔材料、庫存商品、物料用品、低值品）支付的原始憑證須有發(fā)票（包括材料采購發(fā)票、運輸發(fā)票）、送貨單及驗收單、材料清單。（三） 由供貨單位開出送貨單，無送貨單的由收貨部門開具入庫單，送貨單要由送貨單位加印章，送貨單或者入庫單要由送貨人簽名、采購經(jīng)辦人簽名、收貨驗收人簽名。（四） 供貨方憑送貨單或者入庫單連同發(fā)票到財務(wù)部，經(jīng)財務(wù)部核對無誤后，憑財務(wù)部開具的雙方確認(rèn)的材料清單，經(jīng)總經(jīng)理審批，并在發(fā)票簽字后，方可支付。支付憑證8、（發(fā)票）須有收款經(jīng)手人簽字、總經(jīng)理簽批、采購經(jīng)辦人簽字。（五） 用料部門負(fù)責(zé)人須在庫房管理員月末提交的材料匯總表上簽字確認(rèn)。（六） 送貨單或入庫單必須填寫明用料部門（項目名稱）、貨物名稱、規(guī)格、包裝規(guī)格、數(shù)量、單價、金額，并由送貨人、收貨人簽章。（七） 材料款的支付，須通過銀行轉(zhuǎn)賬支付，特殊情況須現(xiàn)金支付，須提前通知所在公司財務(wù)部，并經(jīng)主管會計、財務(wù)總監(jiān)審核。第四部分 日常費用報銷制度及流程第八條 日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業(yè)務(wù)招待費、培訓(xùn)費、資料費等。在一個預(yù)算期間內(nèi)，各項費用的累計支出原則上不得超出預(yù)算。第九條 費用報銷的一般規(guī)定 （一）報銷人必9、須取得相應(yīng)的合法票據(jù)(相關(guān)規(guī)定見發(fā)票管理制 度),且發(fā)票背面有經(jīng)辦人簽名。 （二）填寫報銷單應(yīng)注意：根據(jù)費用性質(zhì)填寫對應(yīng)單據(jù)；嚴(yán)格按單據(jù)要求項目認(rèn)真寫，注明附件張數(shù)；金額大小寫須完全一致（不得涂改）；簡述費用內(nèi)容或事由。 （三）按規(guī)定的審批程序報批。 （四）報銷5000元以上需提前一天通知財務(wù)部以便備款。第十條 費用報銷的一般流程報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應(yīng)費用報銷單 須辦理申請或出入庫手續(xù)的應(yīng)附批準(zhǔn)后的申請單或出入庫單部門經(jīng)理審核簽字分管總監(jiān)審核簽字主管會計復(fù)核財務(wù)總監(jiān)審批總經(jīng)理審批到出納處報銷。第十一條 差旅費報銷制度及流程（一）銷售業(yè)務(wù)人員差旅費開支標(biāo)準(zhǔn)，由銷售總監(jiān)主持制定（包含在區(qū)域經(jīng)10、理薪酬手冊中），經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，于每年度12月向財務(wù)部報送下一年度開支標(biāo)準(zhǔn)。其他人員，車船費可實報實銷（需打的、坐飛機的需請示公司總經(jīng)理）；住宿費和餐費，總經(jīng)理的費用按單據(jù)實報實銷，其他人員限額報銷，按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：級 別住宿費（元/晚/人）伙食費（元/天）備注總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理助理300120部門經(jīng)理、副經(jīng)理200100一般員工15080（二）費用標(biāo)準(zhǔn)的補充說明： 1. 參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)的，如由主辦單位安排的，從主辦單位，沒有的，按上述標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2. 上述伙食費標(biāo)準(zhǔn)，允許在偏差20%范圍內(nèi)據(jù)實報銷，住宿費嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。特殊情況需超標(biāo)準(zhǔn)開支的，須請示總經(jīng)理批準(zhǔn)。3. 差旅費的報銷。材料采購的，11、要與同批次的材料單據(jù)一同回單報銷，其他差旅費，要在差旅發(fā)生的次月底前回單報銷，否則，財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷。 4. 出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關(guān)費用。 （三） 報銷流程 1. 出差申請：擬出差人員首先填寫出差申請表，詳細(xì)注明出差地點、目的、行程安排、交通工具及預(yù)計差旅費用項目等，出差申請單由總經(jīng)理批準(zhǔn)。 2. 借支差旅費：出差人員將審批過的出差申請表交財務(wù)部,按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項。 3. 購票: 出差人員持審批過的出差申請復(fù)印件，到行政部訂票（原則上機票一律用支票支付，特殊情況不能用支票的，需事先書面說明情況，經(jīng)審批人簽字后報財務(wù)備案）12、。 4. 返回報銷：出差人員應(yīng)在回公司后五個工作日內(nèi)辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費用標(biāo)準(zhǔn)填寫差旅費報銷單，部門經(jīng)理審核簽字，財務(wù)部審核簽字，總經(jīng)理審批；原則上前款未清者不予辦理新的借支。第十二條 電話費報銷制度及流程 (一) 費用標(biāo)準(zhǔn) 1. 移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機費用的報銷采用與崗位相關(guān)制，即依據(jù)不同崗位，根據(jù)員工工作性質(zhì)和職位不同設(shè)定不同的報銷標(biāo)準(zhǔn)，具體標(biāo)準(zhǔn)見公司相關(guān)管理制度規(guī)定。2固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話，并由公司統(tǒng)一支付話費。不鼓勵員工在上班期間打私人電話。(二)報銷流程 1、 公司行政人事部每年初（10日前）將本年員工手機費執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（若有新增員須13、在當(dāng)月10日前將其執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)）交財務(wù)部。 2、 財務(wù)部按月按標(biāo)準(zhǔn)到移動公司營業(yè)廳，將手機費充入個人手機號碼，并統(tǒng)一開具發(fā)票。 3、 固定電話費由行政人事部指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續(xù)，若遇電話費異常變動情況應(yīng)到電信局查明原因，特殊情況報總經(jīng)理批示處理辦法。第十三條 辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程 （一）管理規(guī)定:為了合理控制費用支出,此類費用由公司行政人事部統(tǒng)一管理，集中購置,并指定專人負(fù)責(zé)。 （二）報銷流程 1購置申請: 公司行政人事部每月根據(jù)需求及庫存情況按預(yù)算管理辦法編制購置預(yù)算，實際購置時填寫購置申請單按資產(chǎn)管理辦法規(guī)定報批。 2報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單(14、附出入庫單)，按日常費用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(jù)（包括結(jié)賬小票）交財務(wù)部，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。 3費用歸集：財務(wù)部按月根據(jù)行政人事部提供的各部門領(lǐng)用金額統(tǒng)計表，歸集核算各部門相關(guān)費用。庫存用品作為公共費用，待實際領(lǐng)用時分?jǐn)偂５谑臈l 招待費、培訓(xùn)費、資料費及其他報銷制度及流程 （一）費用標(biāo)準(zhǔn) 1. 招待費：為了規(guī)范招待費的支出，大額招待費應(yīng)事前征得總經(jīng)理的同意，各公司全年累計發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費用，不得超出年度預(yù)算指標(biāo)。超預(yù)算總額的開支需按預(yù)算管理制度報批后方可開支。1）、各級管理人員業(yè)務(wù)招待費開支權(quán)限、總經(jīng)理級以上的業(yè)務(wù)接待費按預(yù)算指標(biāo)控制開支；、總監(jiān)為1000元以下15、，超出須報總經(jīng)理；、一般工作及業(yè)務(wù)接待用餐每人不得超過100元；、一般工作及業(yè)務(wù)接待住宿標(biāo)準(zhǔn)為標(biāo)準(zhǔn)（普通）雙人房。2）、業(yè)務(wù)招待費報銷單據(jù)簽批權(quán)限：、業(yè)務(wù)接待費須在發(fā)生的次月底前回單報銷，否則，財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷。 、業(yè)務(wù)招待費須經(jīng)財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理審批后方可報銷。2. 培訓(xùn)費:為了便于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費用由公司行政人事部統(tǒng)一管理，各部門培訓(xùn)需求應(yīng)及時報送行政人事部，行政人事部根據(jù)實際需要編制培訓(xùn)計劃報總經(jīng)理審批。 3. 資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。各部門在購買資料前必須先填寫資料申請表，在報銷前必須到行政人事部資料管理人員處進(jìn)行登記(資料管理人員在資料發(fā)票16、背面簽字)。 4.其他費用：根據(jù)實際需要據(jù)實支付。 ( 二)報銷流程： 1. 招待費由經(jīng)辦人按日常費用報銷一般規(guī)定及一般流程辦理報銷手續(xù)。2.培訓(xùn)費由行政人事部人員根據(jù)審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)。 3.資料費在報銷前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序?qū)徟蟮膱箐N單及申請表到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。4.其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。第十五條 工薪福利及相關(guān)費用支出制度及流程（一）費用標(biāo)準(zhǔn)工薪福利等支出包括工資、獎金、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二） 工薪福利支付流程 1、每年元月20日由行政人事部將本年經(jīng)公司總經(jīng)理審批后的工資支付標(biāo)準(zhǔn)（含人員17、變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息）轉(zhuǎn)交財務(wù)部；2、每月5日前由行政人事部將本月考勤情況、人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息，轉(zhuǎn)交財務(wù)部； 3、年度獎金：財務(wù)部根據(jù)行政人事部年度審批后的獎金分配方案進(jìn)行編制工資表；4、按工薪審批程序?qū)徟?、每月10日前由財務(wù)部通過銀行代發(fā)形式支付工資；6、每月末之前員工到財務(wù)部領(lǐng)工資條并與工資卡內(nèi)資金進(jìn)行核實。（三）臨時工資支付流程同工資支付流程（四）社會保險及住房公積金支付流程：1、由行政人事部將由公司總經(jīng)理審批后的支付標(biāo)準(zhǔn)交財務(wù)部進(jìn)行相關(guān)的財務(wù)處理；2、住房公積金由行政人事部按工薪審批程序申請轉(zhuǎn)帳支票支付；社會保險金由財務(wù)18、部協(xié)助行政人事部辦理銀行托收手續(xù)，財務(wù)部收到銀行托收單據(jù)應(yīng)交行政人事部專人簽字確認(rèn)，若有差異應(yīng)查明原因并按實際情況進(jìn)行調(diào)整。 （五）其他福利費支出由公司行政人事部按審批后的支付標(biāo)準(zhǔn)填寫報銷單經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認(rèn)財務(wù)總監(jiān)進(jìn)行財務(wù)復(fù)核報總經(jīng)理審批，審批后的報銷單及支付標(biāo)準(zhǔn)交財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。第五部分 專項支出財務(wù)報銷制度及流程第十六條 專項支出主要包括對外投資、軟件及固定資產(chǎn)購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。 項目投資總額，100萬元以上的，須經(jīng)過董事會討論決定；100萬元以下的，由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公會議討論決定。第十七條 軟件及固定資產(chǎn)購置報銷財務(wù)制度及流程。 (一) 填寫購置19、申請：按公司資產(chǎn)管理制度相關(guān)規(guī)定填寫資產(chǎn)購置申請單并報批。 (二) 報銷標(biāo)準(zhǔn)：相關(guān)的合同協(xié)議及批準(zhǔn)生效的購置申請。 (三) 結(jié)賬報銷：1、資產(chǎn)驗收（軟件應(yīng)安裝調(diào)試）無誤后，經(jīng)辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報銷單（經(jīng)辦人在發(fā)票背面簽字并附出入庫單）；2、按資金支出規(guī)定審批程序?qū)徟?、財務(wù)部根據(jù)審批后的報銷單以支票形式付款；4、若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。 第十八條 其他專項支出報銷制度及流程 (一) 費用范圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費用（含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用）支出。 (二) 費20、用標(biāo)準(zhǔn)：此類費用一般金額較大，由主管總監(jiān)根據(jù)實際需要向總經(jīng)理提交請示報告（含項目可行性分析、費用預(yù)算及相關(guān)收益預(yù)測表等），經(jīng)總經(jīng)理簽署審核意見后報董事長及其授權(quán)人審批。 (三) 財務(wù)報銷流程1審批后的報告文件到財務(wù)部備案，以便財務(wù)備款。 2簽訂合同：由直接負(fù)責(zé)部門與合作方簽訂正式合作合同，（合同簽訂前由公司法律顧問的審核，合同應(yīng)注明付款方式等）。 3付款流程：1）、由經(jīng)辦人整理發(fā)票等資料并填寫費用報銷單（填寫規(guī)范參照日常費用報銷一般規(guī)定）；2）、按審批程序?qū)徟褐鞴懿块T經(jīng)理審核簽字 財務(wù)復(fù)核 財務(wù)總監(jiān)審批總經(jīng)理審批；3）、財務(wù)部根據(jù)審批后的報銷單金額付款；4）、若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借21、支手續(xù)，并在5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。第六部分 其他相關(guān)規(guī)定第十九條 關(guān)于預(yù)付款及定金、應(yīng)付賬款的支付1、貨款的支付原則上應(yīng)是貨物經(jīng)驗收后，手續(xù)齊全才付款，如遇特殊情況，確須預(yù)付購貨款或工程款的，須提供供貨合同或工程合同。2、預(yù)付款的支付，須由經(jīng)辦人書面提出，公司財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批。預(yù)付的金額不得超出合同規(guī)定的金額。財務(wù)部要與經(jīng)濟合同核對后，方可支付。3、應(yīng)付賬款的支付，由供應(yīng)商或物資（采購）部門、經(jīng)辦部門（合同）負(fù)責(zé)人提出付款申請，并提供發(fā)票或材料對賬清單，經(jīng)主管會計審核，財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批后，方可支付。第二十條 關(guān)于支付憑證要有效和規(guī)范（一）、報銷的原始憑證必須字跡清楚、數(shù)字準(zhǔn)確，金額22、數(shù)字不得涂改，其他內(nèi)容修改要有開具方在更正處蓋章確認(rèn)。2、報銷憑證的抬頭（單位名稱）必須與支付款單位一致，收款單位與憑證加具的收款單位印章一致。3、差旅費、業(yè)務(wù)招待費的報銷，須分別填制“差旅費報銷單”、“費用報銷審批單”。4、材料、物資購進(jìn)的單據(jù)必須是發(fā)票，并附送貨單或驗收單。5、行政部門收取的費用，須是財政部門監(jiān)制的收款收據(jù)。第二十一條 關(guān)于費用的分配原則費用的分配按誰受益，誰承擔(dān)的原則，各部門直接支出的費用，列入各部門承擔(dān)，共用費用按受益情況由財務(wù)部擬定比例進(jìn)行分配。第七部分 報銷時間的具體規(guī)定 第二十二條 為了協(xié)調(diào)公司對內(nèi)、對外的業(yè)務(wù)工作安排，方便員工費用報銷，財務(wù)部將報銷時間具體安排如下： （一）、財務(wù)報銷：公司財務(wù)部每周二、五為財務(wù)報銷日。若當(dāng)月的最后一個報銷日在該月的28日以后，為了便于財務(wù)部集中時間月末結(jié)賬，該報銷日停止財務(wù)報銷。 （二）、借支及其他業(yè)務(wù)的不受以上的時間限制，可隨時辦理。第八部分 附則第二十三條 本制度解釋權(quán)歸公司財務(wù)部。 第二十四條 本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會議討論通過并由董事長或其授權(quán)人簽字后生效。