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1、集團(tuán)公司應(yīng)付賬款財(cái)務(wù)管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 集團(tuán)公司應(yīng)付賬款管理制度(機(jī)密)1. 總則l 1.1 為規(guī)范公司的應(yīng)付賬款管理,保證應(yīng)付賬款的安全,特制定本辦法。?l 1.2 應(yīng)付賬款風(fēng)險(xiǎn)控制實(shí)行從“源頭控制、過程監(jiān)控、責(zé)任到位”的原則,業(yè)?務(wù)發(fā)起人為風(fēng)險(xiǎn)控制的第一責(zé)任人。l ?l 1.3 本制度適用于“深圳XXXX集團(tuán)有限公司”和“深圳市XXXX有限公?司”,以及在深圳總部注冊(cè)和進(jìn)行賬務(wù)處理的XX集團(tuán)下屬全資、控股二?級(jí)公司(以下統(tǒng)稱“公司”)。?l 1.4 其他二級(jí)公司結(jié)合自身情況,參照本制度編制相2、應(yīng)的“應(yīng)付賬款管理制?度”。?2. 應(yīng)付賬款核算l 2.1 應(yīng)付賬款定義?應(yīng)付帳款是指企業(yè)因購(gòu)買材料、商品和接受勞務(wù)供應(yīng)等業(yè)務(wù)活動(dòng),應(yīng)支付給供貨單位的賬款,它是由于取得商品或接受勞務(wù)與支付價(jià)款,在時(shí)間上不一致而產(chǎn)生的債務(wù)。?l 2.2 應(yīng)付賬款確認(rèn)與計(jì)量?l 2.2.1 應(yīng)付賬款入賬時(shí)間的確定,應(yīng)以所購(gòu)買物資的所有權(quán)轉(zhuǎn)移或接受勞務(wù)已發(fā)?生為標(biāo)志。在實(shí)際商品購(gòu)銷活動(dòng)中,可以區(qū)別以下兩種情況分別進(jìn)行處理: a. 在物資和發(fā)票賬單同時(shí)到達(dá)的情況下,物資驗(yàn)收入庫(kù)后,按發(fā)票賬單登?記入賬。?b. 在物資已驗(yàn)收入庫(kù),但發(fā)票尚未收到,應(yīng)當(dāng)在月末按照所購(gòu)物資和應(yīng)付?債務(wù)估計(jì)入賬,待下月初再作相反的會(huì)計(jì)分錄予以3、沖回。l ?l 2.2.2 應(yīng)付賬款一般按應(yīng)付金額入賬,而不按到期應(yīng)付金額的現(xiàn)值入賬。在實(shí)際?商品購(gòu)銷活動(dòng)中,需注意以下兩種情況:?a. 如果購(gòu)入的資產(chǎn)在形成一筆應(yīng)付賬款時(shí)是帶有現(xiàn)金折扣的,應(yīng)付賬款入?賬金額按發(fā)票上記載的應(yīng)付金額的總值(即不扣除折扣)確定,現(xiàn)金折l 扣實(shí)際獲得時(shí),沖減財(cái)務(wù)費(fèi)用。b. 由于債權(quán)單位撤銷或其他原因而無法支付的應(yīng)付賬款,直接轉(zhuǎn)入營(yíng)業(yè)外收入。2.3 應(yīng)付賬款的核算范圍因購(gòu)買材料、物資和接受勞務(wù)供應(yīng)等業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的應(yīng)付款項(xiàng),需在“應(yīng)付賬款”中核算;凡不是因購(gòu)買材料、物資和接受勞務(wù)供應(yīng)等業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的應(yīng)付款項(xiàng),不應(yīng)在“應(yīng)付賬款”中核算,可視實(shí)際賬務(wù)管理情況,在其他業(yè)務(wù)中的4、“其他應(yīng)付款”或“其他應(yīng)收款”中核算。為簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)核算, 將“預(yù)付賬款”并入“應(yīng)付賬款”中核算,“應(yīng)付賬款”如果在借方有余額則表示“預(yù)付賬款”。3. 應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)管理3.1 主要部門職責(zé)3.1.1 貿(mào)易中心a. 負(fù)責(zé)簽訂采購(gòu)合同,確保每一筆貿(mào)易的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性,并全程跟進(jìn)、達(dá)成其“貨款、貨物、貨權(quán)單據(jù)、發(fā)票”等合同事項(xiàng),按“合同的約定、相關(guān)法律法規(guī)條款及內(nèi)部相關(guān)管理約定”辦理。?b. 建立健全貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)控制體系,將貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)控制在公司可控范圍之內(nèi),減少貿(mào)易業(yè)務(wù)的資金占用成本。?c. 申請(qǐng)采購(gòu)合同對(duì)應(yīng)的貨款、點(diǎn)價(jià)保證金或合同內(nèi)其他保證金款項(xiàng)的支付, 建立采購(gòu)合同項(xiàng)下相關(guān)應(yīng)付款項(xiàng)的管理帳務(wù),為貨5、款或保證金的安全性負(fù)責(zé)。?d. 每月定期與供應(yīng)商、財(cái)務(wù)中心核對(duì)“貨款、貨物、貨權(quán)單據(jù)、發(fā)票”等合同事項(xiàng),確保三方“賬實(shí)相符、賬賬相符”。?e. 建立健全相關(guān)貿(mào)易檔案管理及臺(tái)帳管理制度,及時(shí)對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行備案, 確保采購(gòu)合同涉及的全部信息有據(jù)可查,保證帳務(wù)的有序性、完整性和規(guī)范性。每月定期處理業(yè)務(wù)臺(tái)帳上的未達(dá)事項(xiàng)(合同涉及的,但又未完成的事項(xiàng)),直至其按照“合同約定、相關(guān)法律法規(guī)條款及內(nèi)部相關(guān)管理約定”辦理結(jié)束為止。?3.1.2 財(cái)務(wù)中心?a. 審核、支付采購(gòu)合同貨款及對(duì)應(yīng)的保證金,同步建立或完善業(yè)務(wù)臺(tái)帳信息。b. 及時(shí)反饋付款信息,及時(shí)將付款業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理。?c. 審核、簽收、保管采購(gòu)合同對(duì)6、應(yīng)的發(fā)票,及時(shí)對(duì)進(jìn)項(xiàng)稅票進(jìn)行認(rèn)證抵扣, ?同步進(jìn)行賬務(wù)處理及完善業(yè)務(wù)臺(tái)帳的發(fā)票信息。d. ?e. 建立健全相關(guān)貿(mào)易檔案管理及臺(tái)帳管理制度,及時(shí)對(duì)每一筆采購(gòu)合同進(jìn)?行備案,確保每一筆采購(gòu)合同涉及的全部信息有據(jù)可查,保證帳務(wù)的有序性、完整性和規(guī)范性。每月定期處理業(yè)務(wù)臺(tái)帳上的未達(dá)事項(xiàng)(合同涉及的,但又未完成的事項(xiàng)),直至其按照“合同約定、相關(guān)法律法規(guī)條款及內(nèi)部相關(guān)管理約定”辦理結(jié)束為止。?f. “監(jiān)控、反饋、控制”貿(mào)易主要風(fēng)險(xiǎn),將貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)控制在公司可控范圍之內(nèi),每月定期與供應(yīng)商、貿(mào)易中心核對(duì)“貨款、貨物、物權(quán)單據(jù)、發(fā)票”等合同事項(xiàng),確保三方“賬實(shí)相符、賬賬相符”,同步與供應(yīng)商之間形成書面的應(yīng)付賬款確7、認(rèn)函。?g. 定期對(duì)“應(yīng)付賬款”進(jìn)行賬齡分析,異常信息做到“及時(shí)反饋、跟蹤處理”。?3.2 管理要求l 3.2.1 采購(gòu)合同?貿(mào)易部與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同后,及時(shí)將采購(gòu)合同在財(cái)務(wù)中心“應(yīng)付崗位人員”處備案一份,貿(mào)易中心和財(cái)務(wù)中心及時(shí)完善采購(gòu)合同歸檔及業(yè)務(wù)臺(tái)帳錄入工作。?l 3.2.2 貨款、點(diǎn)價(jià)保證金或合同內(nèi)其他保證金的支付a. 在款項(xiàng)到期時(shí),貿(mào)易部依據(jù)“采購(gòu)合同及其他有力證據(jù)”確定付款具體?金額,填寫付款申請(qǐng)表走審批流程。b. ?c. 財(cái)務(wù)中心出納在見到審核完畢的付款申請(qǐng)表后,視資金情況及時(shí)付款。?付款完畢后,將付款信息及時(shí)反饋至相關(guān)人員。d. ?l 3.2.3 賬務(wù)處理?出納及時(shí)將付款單據(jù)傳8、至?xí)?jì)人員處,會(huì)計(jì)人員及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。l ?l 3.2.4 發(fā)貨通知、反饋及物權(quán)單據(jù)?a. 在滿足采購(gòu)合同的發(fā)貨條件后,貿(mào)易中心準(zhǔn)時(shí)通知發(fā)貨單位按合同約定發(fā)貨。?3/4 b. 發(fā)貨單位在完成發(fā)貨作業(yè)后,貿(mào)易中心需追蹤其及時(shí)將發(fā)貨的物權(quán)單據(jù)原件(特殊情況下不能取得原件時(shí),可用復(fù)印件代替)快遞(或掃描發(fā)郵件,或傳真)至貿(mào)易中心操作人員。在發(fā)貨完成后,貿(mào)易中心需及時(shí)將物權(quán)單據(jù)收集齊全,并將其原件(特殊情況下不能取得原件時(shí),可用復(fù)印件代替)交于財(cái)務(wù)中心應(yīng)付崗位人員處。3.2.5 發(fā)票管理a. 在履行完畢采購(gòu)合同相關(guān)事項(xiàng)后,貿(mào)易中心及時(shí)從供應(yīng)商處取得貨物發(fā)?票,并及時(shí)將發(fā)票交于財(cái)務(wù)中心。b. 貨物發(fā)票9、經(jīng)財(cái)務(wù)中心審核通過并簽收后,財(cái)務(wù)中心擔(dān)負(fù)發(fā)票保管責(zé)任; ?若有未通過審核的發(fā)票,財(cái)務(wù)中心將發(fā)票及時(shí)退回貿(mào)易中心,貿(mào)易中心d. ?及時(shí)將發(fā)票退回供貨單位,并重新取得發(fā)票。e. ?f. 稅務(wù)人員及時(shí)將審核通過的貨物發(fā)票完成認(rèn)證、抵扣工作。?l 3.2.6 應(yīng)付賬款對(duì)賬每個(gè)月結(jié)束后(特殊情況在對(duì)應(yīng)交易完成后),財(cái)務(wù)中心應(yīng)付崗位人員需與貿(mào)易中心操作人員、供應(yīng)商財(cái)務(wù)人員(或供應(yīng)商銷售人員)進(jìn)行應(yīng)付賬款對(duì)賬工作。經(jīng)核對(duì)無誤的應(yīng)付賬款信息,需與供應(yīng)商之間形成書面的應(yīng)付賬款確認(rèn)函,以便明確購(gòu)、銷雙方間的債務(wù)與債權(quán)關(guān)系。?l 3.2.7 合同未盡事項(xiàng)處理對(duì)于未及時(shí)履行的“付款、發(fā)貨、貨權(quán)單據(jù)移交、發(fā)票”等主要合同事項(xiàng), 貿(mào)易中心和財(cái)務(wù)中心需每月定期按“業(yè)務(wù)臺(tái)帳”體現(xiàn)的未達(dá)事項(xiàng)進(jìn)行跟進(jìn)處理,直至其按照“合同約定、相關(guān)法律法規(guī)條款及內(nèi)部相關(guān)管理約定”辦理結(jié)束為止。同時(shí),財(cái)務(wù)中心“應(yīng)付崗位人員”需每月定期反饋、跟蹤處理“逾期未達(dá)事項(xiàng)”,直至辦理結(jié)束為止。?4. 附則?4.1 本制度由集團(tuán)財(cái)務(wù)中心擬定,報(bào)集團(tuán)常務(wù)副總裁及董事會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。4.2 制度生效之日起,原應(yīng)收及往來款項(xiàng)管理細(xì)則V1.0 作廢。