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1、話機公司辦公用品采購檢查與考核制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公用品的采購與發(fā)放流程及管理制度編 制xx集團題 號審 核版 次 1批 準董事會辦公用品的采購與發(fā)放流程及管理制度修改次0簽 發(fā)頁 數(shù)41 目 的為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支，合理、高效地利用資金，有計劃地進行辦公用品采購與發(fā)放，特制定本辦法。2 適用范圍本辦法適用于本公司內(nèi)易耗品、部分禮品或小件物品，包括印制品（如包裝袋、信箋、信紙、文件紙等）3 主管部門及職責行政部是辦公用品采購與管理的職能部門，負責各部門辦公用品的計劃、采購2、發(fā)放及控制等管理工作。4 內(nèi) 容4.1 計劃與審批流程行政部行政文員在每月2530日間，根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平，將各業(yè)務部門及門店所需辦公用品的種類、規(guī)格、數(shù)量或控制指標統(tǒng)計、匯總。母公司辦公用品申購計劃需經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，提交管理中心總經(jīng)理審批；子公司辦公用品申購計劃經(jīng)管理部經(jīng)理審核后，交子公司總經(jīng)理核準后，再提交管理中心總經(jīng)理審批；必要時，呈送總裁審批，獲準后方可實施采購。計劃必須保證做到辦公用品品種齊全、庫存合理、開支適當。各部門臨時提出的辦公用品需求或子公司新店開業(yè)所需的辦公用品也必須形成書面申請，提交管理中心總經(jīng)理審核，對明顯不宜的購置申請應及時說明、協(xié)調(diào)妥當。公司高3、層管理人員提出的口頭購置要求，由行政部指定人員形成書面清單后請?zhí)岢鋈撕炞执_認，再交由管理中心總經(jīng)理審批，如急需事項可先電話請示同意后，在購置后補辦手續(xù)。單件價值或一次性采購總額小于1500元的申請單經(jīng)管理中心總經(jīng)理核準后實施采購，超出1500元（含1500元）的申請需經(jīng)總裁批準，方可采購。4.2 采購流程 母、子公司辦公用品采購均實行定點采購，子公司須將所定供應商名單統(tǒng)一上報母公司行政部備案。行政部指定人員須充分考察市場行情，選定具有供貨實力的供應商（商場、超市等）根據(jù)我司的采購明細提供報價，不少于三家，采用綜合性價比比較法，篩選若干后備供方，將質(zhì)優(yōu)價廉的供應商報價提交總裁室審核，將經(jīng)核準的供4、應商建檔，列入合格供方名錄，由行政部與供應商簽定辦公用品采購合同，并將報價清單同時抄送財務中心存檔，供結算時備查。定點供應商原則上不予改變。供方名錄原則上半年考評一次，就供貨價格、供貨質(zhì)量、供貨時間、服務態(tài)度、服務質(zhì)量等方面進行考評，對考評不合格者及時淘汰出供方名錄，并補充新的供應商，保證不少于三家可供選擇的合格供方。常用物品報價清單原則上由行政部指定人員每月市調(diào)一次，及時將價格變動信息提交給財務中心，并通知物品供方，要求供方及時調(diào)整價格，以保證我司低成本采購。財務中心指定人員不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告總裁室處理。采購原則上在我司正式供方名錄規(guī)定的商家實施采購，如采購商品沒有納入供方名錄時，5、則按“4.2.5”執(zhí)行。 對于臨時購置的辦公用品，單價或單次累計采購金額超過200元的采購，須有財務部指定人員參與。在時間許可的前提下，采購人員也必須貨比三家，盡量降低采購成本。采購完畢應記錄供方的名稱、地址或聯(lián)系方式，以便下次采購時節(jié)約時間、提高效率。4.2.6采購時必須依據(jù)核準的采購單進行采購，采購商品必須品種對路、價格低廉、量足質(zhì)優(yōu)。4.2.7除總裁同意之外，原則上日常用品規(guī)定在每月下旬實施采購。4.2.8母公司采購人員必須經(jīng)過總裁或管理中心總經(jīng)理授權，子（分）公司采購人員必須經(jīng)管理中心總經(jīng)理或子（分）公司總經(jīng)理授權，未經(jīng)授權的人員不得參與采購。4.2.9采購完畢，采購人員必須提供正式發(fā)6、票及經(jīng)行政部指定收貨人驗貨簽收的供貨明細單，由采購人員簽寫經(jīng)辦、注明日期，由管理中心總經(jīng)理或其授權人員核準，按財務中心05-08-01xx集團采購及費用報銷流程及標準結算入賬。4.2.10 采購時如商家不能提供正式發(fā)票，采購人員必須事先報請管理中心總經(jīng)理核準，如管理中心總經(jīng)理難以核準又確定需要采購時，可由管理中心總經(jīng)理提請總裁核準。未經(jīng)核準的采購事項一律不準報銷入賬。4.3 入庫及保管流程辦公用品采購到位后，由行政部指定專人驗收并辦理入庫手續(xù)。所采購物品必須一一登記造冊，如：名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格及用途等。保管員必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，并經(jīng)常整理與清潔，必要時要實行防蟲、防霉等保全7、措施。辦公用品應定期盤點，原則上每周盤點一次，由財務部指定人員參與盤點。盤點要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，無緣無故丟失或損壞者，其損失由保管員承擔。印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準，對領用的數(shù)量隨時進行記錄并進行加減，計算出余量。如果消耗品用完，立即寫報告遞交行政部經(jīng)理。保管員必須對各部門所領用的辦公用品進行調(diào)查。調(diào)查方式是定期對每月領用量、使用量以及余量(未用量)作出統(tǒng)計，向上級報告。行政部指定專人對報告進行核對，檢查各部門所報統(tǒng)計數(shù)據(jù)是否與倉庫的各部門領用臺賬中的記錄相一致，最后把報告分部門進行編輯保存。44 發(fā)放與控制流程 提出申購的部門可到行政部辦公用品保管員處辦理8、領用手續(xù)，在領用記錄上簽字確認。辦公用品領用之后，使用人員應盡量節(jié)約，嚴禁浪費或假公濟私。行政部須指定人員每周不定期抽查（至少二次）辦公用品的領用情況，發(fā)現(xiàn)問題要及時指出，并采取控制措施，對于超過指標的部門或個人可以拒絕采購或發(fā)放，或者采取代購方式，采購金額由個人承擔，或按超過指標的金額直接扣到部門、子（分）公司（包括門店）。對于計算器、釘書機、水筆、墨盒等物品，采取以舊換新的慣例，禁止無限制發(fā)放領用。4.5 費用報銷流程行政部采購人員根據(jù)核準的計劃統(tǒng)一采購、驗收、入庫，憑有效發(fā)票、經(jīng)保管人員簽收的供貨明細單按財務中心05-08-01xx集團采購及費用報銷流程及標準報銷。采購完畢，采購人員須提9、交正規(guī)發(fā)票及實物，經(jīng)保管人員按供貨明細單對照驗貨簽收，經(jīng)行政經(jīng)理查驗發(fā)票金額及入庫明細單后核準報銷。 原則上不報銷辦公用品的裝卸費用。5 檢查與考核5.1 日常辦公用品采購計劃必須按母公司規(guī)定日期及時統(tǒng)計并報審，超過規(guī)定日期原則上不再核準。因此影響公司業(yè)務正常開展，造成直接經(jīng)濟損失的責任由計劃人員個人承擔80%，行政人事經(jīng)理承擔20%。5.2 辦公用品計劃必須切合實際，并嚴格控制在預算范圍內(nèi)，超出預算范圍的必須有充足的理由，否則，超出預算部分的費用由計劃人員個人全額承擔。5.3 辦公用品采購人員必須嚴格按照經(jīng)核準的采購清單采購，品種和數(shù)量方面嚴禁自作主張多購或少購。違反規(guī)定者將作50元/次處罰10、，多購部分將由采購人員承擔超出部分金額的20%，長期不能使用的，由采購人員全額承擔。對臨時缺貨的，必須作出書面報告，并限定時間補足。5.4辦公用品采購人員在采購過程中必須嚴格把好價格和質(zhì)量關，嚴禁以次充好、假公濟私或其他違反規(guī)定的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將處以1000元以上罰款并作辭退處理，情節(jié)嚴重者將依法追究法律責任。5.5 辦公用品保管人員必須認真做好辦公用品的管理和控制工作，嚴禁營私舞弊。行政部指定專人與保管員一起每周對辦公用品庫存進行盤點，若因保管不善，造成辦公用品損壞或丟失的，其損失將由保管員全額賠償。5.6 行政部每月對本制度的執(zhí)行情況形成報告，提交總裁審核。6 附 則6.1 本制度由集團管11、理中心負責解釋。6.2 本制度自xx年9月1日起執(zhí)行。附件一：xx供方名錄附件二：辦公用品領用發(fā)放記錄附件三：辦公用品申購計劃表附件四：特殊辦公用品申購計劃表附件一：xx供方名錄xx供方名錄序號供方名稱商品名稱及規(guī)格單價聯(lián)系人/電話地址備注附件二：辦公用品領用發(fā)放記錄辦公用品領用發(fā)放記錄序號名稱及規(guī)格數(shù)量單價金額領用部門簽字說明注：上述表單在實際使用時可適當調(diào)整。 附件三：辦公用品申購計劃表序號物品名稱規(guī)格單位總經(jīng)辦人力市場部商務部售后部店店店維修店合計申領數(shù)量單價金額實領數(shù)量1復寫紙刀342傳真紙卷13訂書針盒713456789合 計制表人：行政人事經(jīng)理子公司總經(jīng)理：行政部經(jīng)理：附件四：特殊辦公用品申購計劃表特殊辦公用品申購計劃單部門： 200 年 月 序號物品名稱規(guī)格單位申領數(shù)量單價金額實領數(shù)量12345678合 計申領理由：部門經(jīng)理： 辦公室主任： 部門經(jīng)理或 子公司總經(jīng)理：管理中心總經(jīng)理：