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1、大酒店總經(jīng)理辦公室工作及檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 大酒店總經(jīng)理辦公室管理制度大酒店的管理體制實(shí)行總公司領(lǐng)導(dǎo)下的總經(jīng)理負(fù)責(zé)制。酒店設(shè)決策委員會(huì)，由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)組成，通過總經(jīng)理辦公室會(huì)議實(shí)施。總經(jīng)理辦公室決定酒店管理的各項(xiàng)決策，制定各項(xiàng)政策、方針、規(guī)定、發(fā)出各項(xiàng)指令并督導(dǎo)控制各部門的執(zhí)行情況；根據(jù)各種信息、資料、研究市場(chǎng)動(dòng)向、特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，分析酒店經(jīng)營(yíng)管理狀況和競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)，確定經(jīng)營(yíng)方針、管理制度、擬定決策方案、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和財(cái)務(wù)計(jì)劃，報(bào)總公司審批后執(zhí)行；根據(jù)客人需要、市場(chǎng)變化和各部門經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)2、際，分析存在問題，擬定的審批各部門的實(shí)施方案；負(fù)責(zé)酒店人才的培訓(xùn)、管理的使用，負(fù)責(zé)酒店中層以上管理人員（包括主管級(jí)）的任免、選拔、培訓(xùn)、考核、晉升審批工作；根據(jù)國(guó)家的有關(guān)方針政策、勞動(dòng)管理規(guī)定，制訂酒店的勞動(dòng)工資、獎(jiǎng)金、勞動(dòng)福利等各種制度與方案；制訂并審批酒店財(cái)務(wù)預(yù)算方案、財(cái)務(wù)管理制度，總公司批準(zhǔn)后執(zhí)行，并隨時(shí)掌握預(yù)算執(zhí)行情況，控制酒店獎(jiǎng)金使用的成本消耗，確保酒店經(jīng)濟(jì)效益；研究、制訂酒店重大活動(dòng)、促銷活動(dòng)，督導(dǎo)有關(guān)部門管理人員貫徹執(zhí)行；研究落實(shí)酒店安全制度、消防安全制度的衛(wèi)生管理制度?？偨?jīng)理辦公室的工作任務(wù)是總經(jīng)理、總監(jiān)的工作完的，在總辦主任及文員的具體協(xié)助下，成為酒店經(jīng)營(yíng)管理的中樞的指揮中心3、。（一） 酒店總經(jīng)理辦公室組織機(jī)構(gòu)總經(jīng)理副總經(jīng)理營(yíng)銷總監(jiān)辦公室主任和、任人事文員培訓(xùn)主管司機(jī)（二）總經(jīng)理辦公室工作制度紀(jì)律制度1、嚴(yán)格遵守酒店作息制度，不遲到，不早退，不曠工，嚴(yán)格請(qǐng)銷假制度。2、嚴(yán)禁在辦公室內(nèi)大聲喧嘩、閑聊、吃東西，非公事不得串崗。3、嚴(yán)禁在辦公室打撲克、睡覺、下棋或有賭博行為。4、不得在辦公室接待親戚朋友。5、嚴(yán)肅酒店紀(jì)律，不得向外界透露酒店機(jī)密。6、愛護(hù)公物，如有遺失或故意破壞要嚴(yán)肅處理。7、節(jié)約酒店能源，注意開空調(diào)時(shí)出入關(guān)門、關(guān)窗，人離燈熄，關(guān)電腦。8、節(jié)約用水，不得在酒店內(nèi)洗刷不屬于辦公用的物件或私人物品。9、節(jié)約辦公室用品，不要隨意浪費(fèi)紙張。安全制度1、 成立安全小4、組，設(shè)置安全負(fù)責(zé)人及安全員。2、 認(rèn)真酒店制定的治安、安全、保衛(wèi)工作防范能力。3、 加強(qiáng)“五防”教育，對(duì)立安全意識(shí)，增強(qiáng)防范能力。4、 辦公室滅火器材放在指定位置，注意檢查罐內(nèi)氣體存量及使用期。5、 積極配合保安部工作，嚴(yán)格執(zhí)行保安條例。衛(wèi)生制度1、 體質(zhì)室內(nèi)清潔，不亂丟煙蒂、廢紙、雜物。2、 窗明幾凈，地面無雜物。3、 保持桌面整潔，不亂擺入，辦公用品擺放整齊。4、 注意個(gè)人衛(wèi)生，保持衣著整齊，在崗時(shí)要求化淡妝，著制服。會(huì)議制度每周例會(huì)，總結(jié)本周工作情況，傳達(dá)上級(jí)指示、精神，進(jìn)行下周工作安排。培訓(xùn)制度1、 認(rèn)真學(xué)習(xí)并熟記員工手冊(cè)，規(guī)范辦公室人員的行為。2、 適時(shí)進(jìn)行酒店消防安全，培訓(xùn)，認(rèn)識(shí)消5、防安全工作的重要性，防患于未然。3、 負(fù)責(zé)對(duì)新入職員工的培訓(xùn)工作。4、 定期請(qǐng)交管部門工作人員對(duì)駕駛員進(jìn)行交通法規(guī)培訓(xùn)，以提高司機(jī)人員駕駛素質(zhì)。印章使用管理制度1、 酒店的行政印章，適用于以酒店名義制發(fā)的各類文件、公函、報(bào)表等。由辦公室主任負(fù)責(zé)保管。2、 使用酒店行政印章，須有總經(jīng)理審批的“行政用章審批單”，并填寫“用章登記本”，經(jīng)辦人簽字后方能使用。3、 酒店辦公室印章，適用于酒店內(nèi)部行文，以辦公室名義制發(fā)各種酒店規(guī)章制度、通知等。由辦公室行政文員負(fù)責(zé)保管。4、 使用辦公室印章，須有總經(jīng)理審批的“下發(fā)文件審批章”，由辦公室主任簽批，做好用章登記后方能使用。5、 酒店行政主辦公室印章由專人負(fù)責(zé)6、保管，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自轉(zhuǎn)交他人代管。6、 不得私自攜帶印章外出。如遇特殊情況，需報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。7、 不得私自在空白信箋、介紹信上加蓋印章。如遇特殊情況，需報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理制度1、 文書檔案，凡是反映酒店工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件、材料，以及與外單位簽訂的各種合同均屬文書檔案歸檔范圍。包括：酒店制訂的各項(xiàng)規(guī)章制度，酒店與不相隸屬單位協(xié)商工作中形成的有查考利用價(jià)值的文件、材料；酒店的正式行文，即上行文、下行文、平行文級(jí)單位發(fā)來的、與酒店業(yè)工作有關(guān)的、需貫徹執(zhí)行的文件、材料等。2、 文書檔案的整理本著文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)別不同價(jià)值、便于保管和利用的原則7、進(jìn)行操作。3、 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)排列，即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后。4、 裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上背面的左上角與流水而號(hào)。5、 不裝訂的案卷，應(yīng)卷內(nèi)每份文件、材料的右下角逐件編寫件號(hào)。6、 填寫卷內(nèi)文件目錄及卷內(nèi)備考，須用鋼筆或簽字筆填寫，卷內(nèi)目示放在卷首，卷內(nèi)備考表入在卷尾。7、 卷內(nèi)文件材料應(yīng)去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)裱糊整齊，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。保密制度1、 文件存入地點(diǎn)應(yīng)安全保密，又便于利用的查考。2、 重要文件在醞釀、起草、修改、講座過程中要注意保密。3、 各種草稿、講座8、稿、未定稿注意保存。4、 重要文件不得隨意帶走。因公外出確需帶出時(shí)，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5、 在公文處理的整個(gè)過程中，均不準(zhǔn)無關(guān)人員接觸，不得向無關(guān)人員泄露文件內(nèi)容。6、 不得隨意復(fù)印秘密文件，確因工作需要，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可行。證照的管理制度1、 酒店的照包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、機(jī)構(gòu)代碼證、國(guó)家稅務(wù)登記證、地方稅務(wù)登記證、特種待業(yè)經(jīng)營(yíng)證、道路運(yùn)輸許可證、衛(wèi)生許可證、環(huán)保證、用工許可證等。2、 每年準(zhǔn)時(shí)完成各種證的年審工作，保證證照的正常使用。3、 做好各種證照的管理工作，不得隨意帶離酒店。因公外出確需帶出時(shí)，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并做好借用手續(xù)，登記在案，并督促經(jīng)辦人限期歸還。4、 有關(guān)業(yè)務(wù)需提酒店證9、照復(fù)印件并加蓋印章的，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，登記在案，關(guān)復(fù)印件上注明“僅供辦理XX之用”方能使用。文件收發(fā)制度1、 酒店文件的處理一般為登記、分辦、批辦、承辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等。2、 凡酒店的收文，由辦公室簽收登記；經(jīng)理收文，由總經(jīng)理辦公室簽收，屬領(lǐng)導(dǎo)新收信件，一律交收件人親自拆封。3、 文件登記后，根據(jù)總經(jīng)理的批示，轉(zhuǎn)交有關(guān)管理人員傳閱，或需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦者，由文員送交并請(qǐng)有關(guān)人員登記，簽收。4、 閱讀文件要按規(guī)定范圍，秘密級(jí)以上文件須到總經(jīng)理辦公室閱讀，均不可帶出辦公室，因工作需要借閱文件時(shí)，要辦理手續(xù)，用完后及時(shí)退還，不準(zhǔn)丟失。5、 實(shí)行文件催辦制度，各部門或個(gè)人承辦的文件，必須按規(guī)定期限辦理，不準(zhǔn)拖延積壓，負(fù)責(zé)辦理文件的人員，對(duì)著手處理的文件，要件件有落實(shí)，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，杜絕積壓誤事。6、 文件處理完畢，根據(jù)文出立卷，歸檔的規(guī)定，及時(shí)收公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。7、 文件要根據(jù)店內(nèi)文件、政府文件的不同、秘密級(jí)別的不同，辦理存檔、移交手續(xù)。8、 各級(jí)管理人員調(diào)動(dòng)，調(diào)離工作時(shí)，應(yīng)將文件資料清理、移交。9、 沒有存查價(jià)值的文件，經(jīng)過認(rèn)真檢查、鑒別后，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，總經(jīng)理辦公室定期銷毀。